Onderzoeksverordening gemeente Olst-Wijhe, 2005 (Olst-Wijhe)

Onderzoeksverordening gemeente Olst-Wijhe, 2005De raad van de gemeente Olst-Wijhe; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 1 november 2005, nr. 2005/83; gelet op artikel 213a Gemeentewet; besluit: vast te stellen: de Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente Olst-Wijhe. Artikel1.Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a. Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen. b. Doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald. Artikel2.Onderzoeksfrequentie 1.Het college onderzoekt jaarlijks de doelmatigheid van de in het onderzoeksprogramma, genoemd in artikel 3, opgenomen (onderdelen van) organisatie-eenheden van de gemeente en/of de uitvoering van taken door de gemeente. 2.Het college toetst jaarlijks de doeltreffendheid van minimaal één(deel van) een programma en/of paragraaf. Artikel3.Onderzoeksprogramma 1.Het college zendt ieder jaar uiterlijk voor 15 november een onderzoeksprogramma naar de raad van de in het erop volgende jaar te verrichten interne onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid. 2.In het onderzoeksprogramma wordt per intern onderzoek globaal aangegeven: het object van onderzoek; de reikwijdte van het onderzoek; de onderzoeksmethode; doorlooptijd van het onderzoek; de wijze van uitvoering. 3.In het onderzoeksprogramma wordt aangegeven welke budgetten in de productenraming zijn opgenomen voor de uitvoering van de onderzoeken. Artikel4.Voortgang onderzoeken Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid en de uitputting van de bijbehorende budgetten. Artikel5.Rapportage en gevolgtrekking 1.De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen voor verbeteringen. 2.Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college indien nodig een plan van verbetering op. De rapportage en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Het college neemt op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen. Artikel6.Intrekking oude verordening De “Onderzoeksverordening gemeente Olst-Wijhe 2003”, vastgesteld op 10 november 2003, wordt ingetrokken. Artikel7.Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2006. Artikel8.Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als: “Onderzoeksverordening gemeente Olst-Wijhe 2005”. Toelichting op de artikelen van de OnderzoeksverordeningArtikel 2. OnderzoeksfrequentieIn artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Het college moet op grond van de Gemeentewet periodiek toetsen of bij de ten uitvoerlegging van het gemeentelijke beleid wordt voldaan aan de eisen van doelmatig en doeltreffend bestuur. Ook dient het college periodiek te onderzoeken of de inrichting van de gemeentelijke organisatie (in brede zin) en het gemeentelijke middelenbeheer aan de gestelde eisen voldoet. De raad eist een minimaal aantal uit te voeren interne onderzoeken per jaar van het college. Hierbij wordt in de verordening een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid. De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. De uitvoering wordt gedaan door ten eerste de gemeentelijke organisatie, zodat deze onderzoeken zich ten eerste richten op de organisatie-eenheden van de gemeente. Een tweede ingang voor de doelmatigheidsonderzoeken is de procesgang. Hiervoor kan men kijken naar de gemeentelijke taken. Het voordeel hiervan is dat ook de doelmatigheid van de uitvoering van gemeentelijk beleid en het beheer van middelen door derden wordt onderzocht. De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma’s of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma’s omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten. Voor wat de onderzoeksfrequentie betreft wordt er voor gekozen jaarlijks te bezien hoeveel onderzoeken plaatsvinden. De onderzoeken worden opgenomen in het onderzoeksprogramma. Uitgangspunt is het doen van jaarlijks minimaal één onderzoek naar de doelmatigheid van (onderdelen van) organisatieonderdelen en/of de uitvoering van taken en één onderzoek naar de doeltreffendheid van een programma en/of paragraaf. De onderzoeksverordening 2003 ging uit van minimaal vijf onderzoeken per jaar. Hoewel in de praktijk veelal zal worden aangesloten bij op dat moment lopende of geplande onderzoeken kan het zijn dat dat aantal vanwege tijdsinvestering voor de organisatie en kosten in enig jaar nogal ambitieus is. Op termijn moet de verordening uitvoerbaar blijven. Dit wordt in het kader van rechtmatig handelen door de gemeente ook vereist. Artikel 3. OnderzoeksprogrammaDe beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als hij dat nodig acht invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het onderzoeksprogramma. Het onderzoeksprogramma moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal. De onderzoeken in het onderzoeksprogramma worden per onderzoek uitgewerkt. Het onderzoeksprogramma wordt aangeboden aan de raad, en de raad kan het ter bespreking agenderen, maar het wordt door het college vastgesteld. In de verordening kan worden aangegeven wat in een onderzoeksprogramma in ieder geval moet worden opgenomen. De onderwerpen genoemd in het tweede lid kunnen als volgt worden toegelicht:

1. a)Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.
2. b)De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, college), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken.
3. c)Hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (benchmarking, enquête, enzovoorts).
4. d)Een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen.
5. e)Onderzoeken kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door het ambtelijke apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert zullen in de onderzoeksopzet waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. Dat betekent dat van het onderzoek wel mag worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. De analyse en de aanbevelingen tot verbetering echter moeten zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. Artikel 4. Voortgang onderzoekDe bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met de inhoud van de programma’s van de begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand om in deze paragaaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekkingMet de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid, van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt zodra ze zijn vastgesteld. Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in deze Verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd. Artikel 7. InwerkingtredingDe gewijzigde verordening kan inwerking treden op 1 januari 2006. Artikel 8. CiteertitelIn dit artikel wordt de naam gegeven, waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen. Inhoudsopgave Artikel 1. Definities Artikel 2. Onderzoeksfrequentie Artikel 3. Onderzoeksprogramma Artikel 4. Voortgang onderzoeken Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking Artikel 6. Intrekking oude verordening Artikel 7. Inwerkingtreding Artikel 8. Citeertitel