ARCHIEFVERORDENING WATERSCHAP AMSTEL, GOOI EN VECHT (Waterschap Amstel, Gooi en Vecht)

ARCHIEFVERORDENING WATERSCHAP AMSTEL, GOOI EN VECHTHet algemeen bestuur van Waterschap Amstel, Gooi en Vecht, gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van het Waterschap Amstel, Gooi en Vecht, gelet op artikelen 35, eerste lid, 36, 37, tweede lid, van de Archiefwet 1995,overwegend dat de laatst vastgestelde archiefverordening is: de Archiefverordening van het hoogheemraadschap Amstel, Gooi en Vecht, 1998, vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van het hoogheemraadschap Amstel, Gooi en Vecht, november 2005, Besluit vast te stellen de navolgende: Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening). Hoofdstuk I. Algemene bepalingen Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: de wet de Archiefwet 1995; waterschapsorganen de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot het waterschap; de archiefbewaarplaats de overeenkomstig artikel 36 van de wet door het algemeen bestuur aangewezen archiefbewaarplaats; de archivaris de overeenkomstig artikel 37 van de wet door het algemeen bestuur benoemde waterschapsarchivaris; beheerder degene die ingevolge artikel 4 van deze verordening is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; beheereenheid een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening; informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd. Hoofdstuk II. De aanwijzing van de archiefbewaarplaats Artikel2 Als archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 36 van de wet wordt het daartoe bestemde depot aangewezen in het waterschapskantoor Korte Ouderkerkerdijk 7 te Amsterdam, voorheen bekend als Spaklerweg 16 te Amsterdam. Hoofdstuk III. De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden Artikel3 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel4 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerders. Artikel5 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van een voldoende aantal deskundige ambtenaren voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle waterschapsarchiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. Artikel6 1.Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden, bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel7 Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de waterschapsbegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel8 Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast, gehoord de archivaris. Artikel9 Het dagelijks bestuur doet tenminste eenmaal per jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 35 van de wet. Het dagelijks bestuur legt daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in de artikelen 13 en

1. Hoofdstuk IV. Het beheer van de archiefbewaarplaats Artikel10 Onder de bevelen van het dagelijks bestuur is de archivaris belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Artikel11 De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. Artikel12 De archivaris kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld. Artikel13 De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan het dagelijks bestuur over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk V. Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel14 De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel15 De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 37, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel16 1.De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degenen die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden. Artikel17 De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel18 De beheerders doen aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot, en van het voornemen om aan het bestuur een voorstel te doen tot: opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; bouw, verbouw, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. Artikel19 De archivaris doet eenmaal per jaar aan het dagelijks bestuur verslag betreffende de uitoefening van het toezicht. Hoofdstuk VI Slotbepalingen Artikel20 De Archiefverordening van het hoogheemraadschap Amstel, Gooi en Vecht, 1998, vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van het hoogheemraadschap Amstel, Gooi en Vecht, november 2005, wordt ingetrokken. Artikel21 Deze verordening treedt in werking met ingang van de achtste dag na die van de bekendmaking. Artikel22 Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van het Waterschap Amstel, Gooi en Vecht,
2. Vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van het Waterschap Amstel, Gooi en Vecht, Amsterdam, 10 oktober 2013drs. H.J. Keldermansecretaris-directeurJ.de Bondtdijkgraaf