Archiefverordening gemeente Groesbeek 2015 (Berg en Dal)

Archiefverordening gemeente Groesbeek 2015De raad van de gemeente Groesbeek; gelezen het voorstel van de stuurgroep/de gezamenlijke colleges van 16 december 2014; gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995; gelet op de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet; gelet op het bepaalde in artikel 28 en 29 Wet Arhi; overwegende dat: deze verordening is opgesteld in verband met de herindeling van de gemeenten Millingen aan de Rijn, Ubbergen en Groesbeek per 1 januari 2015; de stuurgroep/gezamenlijke colleges van de MUG gemeenten hebben ingestemd met het voorstel; b e s l u i t : Vast te stellen Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats (Archiefverordening gemeente Groesbeek 2015). HoofdstukI.Algemene bepalingen In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: de wet: de Archiefwet 1995; het besluit het Archiefbesluit 1995 gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; archiefbescheiden bescheiden, zoals omschreven in artikel 1c van de wet, waaronder ook wordt verstaan vastgelegde informatie, opgemaakt of ontvangen bij de aanvang, uitvoering of voltooiing van een instituele of individuele activiteit van de gemeente of van haar ambtenaren, die voldoende inhoud, context en structuur bevat om als bewijs van de activiteit te dienen; documentaire verzameling bescheiden, niet zijnde archiefbescheiden, die zijn bijeengebracht en die voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kunnen worden geacht. de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders aangewezen archiefbewaarplaats; beheerder: degene die ingevolge Artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening; informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd. HoofdstukIIDe zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbscheiden Artikel2 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikerl 31 van de wet alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s). Artikel4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. Artikel5 1.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel6 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel7 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats regels vast. Artikel8 Burgemeester en wethouders bevorderen, dat bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen zo veel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet. Artikel9 Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. HoofdstukIIISlotbepalingen Artikel10 De Archiefverordeningen van de gemeente Ubbergen