Verordening basisregistratie personen (Tilburg)

Verordening basisregistratie personenTekst van de regeling De raad van de gemeente Tilburg; gelet op Wet basisregistratie personen (wet BRP) gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders; Besluit -de navolgende verordening vast te stellen: Verordening basisregistratie personen Artikel1.Begripsbepalingen Deze verordening verstaat onder: a. de wet: de Wet basisregistratie personen; b. besluit: het Besluit basisregistratie personen c. verordening: de Verordening basisregistratie personen; d. basisregistratie personen: de basisregistratie als bedoeld in artikel 1.2 van de wet; e. GBA-V: de verstrekking voorziening als bedoeld in artikel 37 lid 1 van het besluit; f. autorisatiebesluit: een besluit als bedoeld in artikel 3.2 van de wet betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens g. ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1.1 lid c. van de wet BRP, in de basisregistratie is opgenomen; h. ingezetene De ingeschrevene, die zijn adres heeft in een gemeente in Nederland, en op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen; i. niet ingezetene een persoon die wel een relatie met de Nederlandse overheid heeft maar niet hier woonachtig is. j. authentiek gegeven: een in de basisregistratie personen opgenomen gegeven dat op grond van artikel 1.6 van de wet als authentiek wordt aangemerkt; k. aangehaakt gegeven: in de basisregistratie personen over de ingeschrevenen opgenomen gegeven anders dan ter uitvoering van de wet; l. verantwoordelijke: het orgaan dat verantwoordelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens in de basisregistratie personen en de uitvoering van het autorisatiebesluit; m. beheerder: de functionaris die namens de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de basisregistratie personen en het beheer van het autorisatiebesluit; n. overheidsorgaan: een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld, of een ander persoon of college, met enig openbaar gezag bekleed; o. binnengemeentelijk overheidsorgaan: elke afdeling of orgaan die deel uit maakt van de gemeentelijke organisatie; p. derde: elke natuurlijke persoon niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene en elke rechtspersoon die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleed Artikel2.Verantwoordelijkheid en beheer van de basisregistratie personen en het autorisatiebesluit 1.De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in de basisregistratie personen (met uitzondering van de registratie van niet-ingezetenen) en voor de uitvoering van het autorisatiebesluit is het college van burgemeester en wethouders; 2.De verantwoordelijke is bevoegd nadere invulling te geven aan: (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke gegevensverwerkingen; (rechtstreekse) toegang tot de basisregistratie personen middels andere geautomatiseerde toepassingen; overige verstrekkingen aan binnengemeentelijke organen of daaraan gelijkgestelde; 3.Beheerder van de basisregistratie personen en het autorisatiebesluit is het afdelingshoofd Informatievoorziening; 4.Het afdelingshoofd Informatievoorziening heeft de bevoegdheid tot het verlenen van ondermandaat. Artikel3.Doel van de basisregistratie personen De basisregistratie personen heeft tot doel: de binnengemeentelijke organen, genoemd in de artikelen 5, 6 onder c en 7 te voorzien van gegevens ter vervulling van hun taken, zodanig dat deze organen kunnen voldoen aan de verplichtingen als bedoeld in artikel 1.7 en 2.34 van de wet; de derden, genoemd in artikel 8, te voorzien van gegevens, in de gevallen bedoeld in deze verordening; een ingeschrevene en een geregistreerde van hem betreffende gegevens te voorzien; gegevens te leveren ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek. Artikel4.Categorieën van personen over wie gegevens worden verwerkt en de verwerkte gegevens In de basisregistratie personen worden gegevens verwerkt over ingeschrevenen en niet-ingezetenen. Artikel5.Verbanden met andere gemeentelijke gegevensverwerkingen Op grond van een door de verantwoordelijke te nemen besluit worden, met het oog op het met elkaar in verband brengen van deze gegevens met de in de basisregistratie vastgelegde gegevens, op systematische wijze de gegevens uit de basisregistratie verstrekt aan binnengemeentelijke organen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Artikel6.Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen en tot de GBA-V. Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen en de GBA-V hebben: de beheerder; de door de beheerder aangewezen medewerkers werkzaam bij de teams KCC en Basisregistraties en gemeentelijke Heffingen: de krachtens een besluit van de verantwoordelijke aangewezen binnengemeentelijke organen voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de juiste vervulling van zijn taak. Artikel7.Overige verstrekking aan binnengemeentelijke organen en de gegevens die worden verstrekt Met inachtneming van artikelen 3.8 van de wet worden aan door de verantwoordelijke aan te wijzen binnengemeentelijke organen gegevens uit de basisregistratie personen systematisch verstrekt ten behoeve van de uitvoering van de aan hen opgedragen taken. Artikel8.Verstrekkingen aan derden en de gegevens die kunnen worden verstrekt 1.Het college van burgemeester en wethouders kan overeenkomstig artikel 3.9 van de Wet basisregistratie personen, op verzoek van een derde aan hem gegevens verstrekken uit de basisregistratie personen als: de derde voorafgaande schriftelijke toestemming heeft van de ingeschrevene over wie gegevens worden verstrekt, of de verstrekking in overeenstemming is met het bepaalde krachtens het tweede lid 2.Het college van burgemeester en wethouders wijst aan: de werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente, ten behoeve waarvan gegevens uit de basisregistratie kunnen worden verstrekt; en de categorieën van derden die in aanmerking komen voor verstrekking van gegevens uit de basisregistratie Artikel9.Protocolplicht De beheerder houdt van het verstrekken van gegevens uit de basisregistratie gedurende twintig jaren volgend op verstrekking aantekening van de verstrekking van gegevens, met inachtneming van het bepaalde in artikel 3.11 van de wet. Artikel10.Terugmelding 1.Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisregistratie, doet hiervan mededeling aan de beheerder; 2.De verantwoordelijke kan binnengemeentelijke organen aanwijzen die tevens mededeling doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Aangewezen wordt welke gegevens het betreft; 3.De beheerder regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan; 4.De beheerder regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 2.34 van de wet en de artikelen 27 en 28 van het besluit. Artikel11.Recht op inzage en kennisneming van verstrekking 1.Verzoeken om inzage en verzoeken om mededeling van verstrekkingen ten aanzien van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens worden ingediend bij de beheerder; 2.De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker. Artikel12Recht op correctie 1.Verzoeken om verbetering, aanvulling of verwijdering van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens worden schriftelijk ingediend bij de beheerder; 2.De beheerder beslist namens de verantwoordelijke op de in het eerste lid genoemde verzoeken; 3.De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker. Artikel13.Verwijdering van gegevens Gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de basisregistratie personen verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen 3 maanden na dit besluit. Artikel14.Beveiliging De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde informatiebeleid en de daaruit voortvloeiende beveiligingsplannen. Artikel15.Vernietiging Vernietiging van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens geschiedt met inachtneming van de Archiefwet 1995 en de lijst zoals opgenomen in bijlage 6 bij de Regeling Basisregistratie personen Artikel16.Toezicht De beheerder brengt jaarlijks naar aanleiding van de resultaten van de zelfevaluatie verslag uit over de gegevensverstrekking aan derden als bedoeld in de artikel 3.9 van de wet BRP en de daaromtrent ingediende klachten als omtrent de afhandeling van die klachten. Artikel17.Bestuurlijke Boete Het college is op grond van het bepaalde in artikel 4.17 van de Wet bevoegd tot het opleggen van een bestuurlijke boete van ten hoogste 325 euro. Artikel18.Handhaving 1.Met het toezicht op de naleving van het bij of krachtens deze verordening bepaalde zijn belast de daartoe door het college aangewezen ambtenaren. 2.De in het eerste lid genoemde ambtenaren hebben de bevoegdheden als genoemd in de artikelen 5:15-5.19 en 5:48 Algemene wet bestuursrecht. Artikel19.Slotbepaling 1.De Verordening gemeentelijke basisregistratie personen zoals vastgesteld op 14 januari 2013 wordt ingetrokken. 2.Deze verordening treedt in werking op 6 januari

1. 3.De verordening ligt ter inzage bij de Stadswinkel centrum. 4.Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening basisregistratie personen. Artikelsgewijze toelichting. Artikel1 In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. De verordening betreft de basisregistratie personen. In deze basisregistratie worden gegevens geregistreerd van alle personen die in Nederland woonachtig zijn, overledenen en niet-ingezetenen. Niet ingezetenen zijn personen die niet in Nederland wonen, maar die wel een relatie hebben met (meerdere) Nederlandse overheidsinstellingen. De basisregistratie bevat naast gegevens de zogenaamde aangehaakte gegevens. Dat zijn gegevens van voormalige inwoners van Tilburg, die nog in gebruik zijn, maar die strikt formeel geredeneerd niet tot de basisadministratie worden gerekend. Artikel2.Verantwoordelijkheid en beheer De Wet BRP wijst in artikel 1.4 het college van burgemeester en wethouders aan als verantwoordelijke voor de bijhouding van persoonsgegevens van ingezetenen in de basisadministratie. Opneming van die verantwoordelijkheid in de verordening is daarom op zichzelf niet nodig. Wel is het noodzakelijk de verantwoordelijkheid en het beheer van basisregistratie personen, als overkoepelende voorziening waarvan de basisadministratie deel uitmaakt, te beleggen. Het beheer van de basisregistratie personen is belegd bij het afdelingshoofd Informatievoorziening. Artikel3.Doel van de basisregistratie personen In het doel van de basisregistratie personen komt tot uitdrukking ten behoeve van welke organen en instellingen de gegevens worden geadministreerd. Bovendien geeft dit artikel aan ten behoeve waarvan deze organen en instellingen gegevens verstrekt kunnen krijgen. Artikel4:Categorieën van personen en de persoonsgegevens Het verplicht gebruik van de gegevens van personen betreft alle ingezetenen die in de basisadministratie zijn opgenomen. Artikel5.Verbanden met andere registraties Op grond van dit artikel vindt verstrekking van persoonsgegevens uit de basisregistratie personen aan andere binnengemeentelijke afdelingen plaats. Het aanleggen van verbanden hangt samen met het gemeentelijk informatiebeleid. Het is om redenen van efficiency aan te bevelen om het aanwijzen van de verbanden tussen de basisregistratie personen en andere gegevensverzamelingen over te laten aan het college, binnen de door de wet en door de raad in de verordening gestelde kaders. Artikel6.Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen en de GBA-V. Rechtstreekse toegang wil zeggen: het via een "on-line verbinding" kunnen raadplegen of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. Onderdeel a en b regelen de toegang van de beheerder en de medewerkers bij de teams KCC en Basisregistraties en Gemeentelijke Heffingen tot de BRP. Het past in de bevoegdheidsverdeling tussen raad en college en het is praktisch om het aanwijzen van gemeentelijke organisatieonderdelen aan het college te delegeren. Bij organisatieveranderingen hoeft de verordening dan niet gewijzigd te worden. In de schriftelijke aanwijzing door de beheerder wordt de toegang tot de basisregistratie personen door middel van autorisaties beperkt tot het raadplegen van gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de taken van de betrokken medewerkers. Buiten gemeentelijke organen en derden mogen geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie. Ze komen dan ook niet voor in deze bepaling. Artikel7.Verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke organen Er zijn binnengemeentelijke organen aan wie systematisch gegevens worden verstrekt zonder dat hun rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen is gegeven. In dit verband kan worden gedacht aan periodieke selecties. Het is praktisch om zoals reeds opgemerkt in de voorgaande artikelen, de regeling van het systematisch verstrekken van gegevens aan het college over te laten. Artikel8.Overige verstrekkingen Gemeenten hebben de bevoegdheid om op basis van artikel 3.9 van de Wet BRP bij of krachtens verordening te bepalen of en in welke mate gegevens worden verstrekt uit de basisadministratie aan derden. Voorwaarde is dat het gemeentelijk verstrekkingenbeleid is vastgelegd in een gemeentelijke verordening. ( Zie uitgebreide toelichting onder het kopje ' Verstrekkingen uit de basisregistratie' in het raadsvoorstel ) Artikel9.Protocolleren Informatieverstrekkingen die plaatsvinden op basis van artikel 3.9 worden geprotocolleerd. Artikel10 Dit artikel regelt de verplichting van bestuursorganen om bij gerede twijfel aan de juistheid van de authentieke gegevens terug te melden aan de beheerder van de basisadministratie. Gegevensuitwisselingen beperken zich in het algemeen niet uitsluitend tot de authentieke gegevens. Ook in de niet-authentieke gegevens kunnen eventuele fouten voorkomen, die door daartoe door het college aan te wijzen organen teruggemeld moeten kunnen worden. Op grond van artikel 2.34, van de wet BRP is het college van burgemeester en wethouders de bevoegdheid toegekend om nadere regels te stellen omtrent de terugmelding door de binnengemeentelijke organen aan de basisadministratie; nadere regels te stellen omtrent de kennisgeving door het college aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding; binnengemeentelijke organen aan te wijzen die een terugmelding doen op andere dan de authentieke gegevens, waarbij is aangegeven welke gegevens dit betreft. De ‘terugmelding aan de basisadministratie’ houdt zowel terugmelding in aan de gemeente Tilburg als ook aan andere gemeenten. Artikelen 11 tot en met 13 De wet BRP regelt uitputtend de rechten van de burger met betrekking tot inzage, correctie en verwijdering van diens gegevens in de basisadministratie. Op het deel van de basisregistratie dat niet als basisadministratie wordt aangemerkt, is de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing. De rechten die de burger op grond van die wet heeft, zijn overgenomen in deze verordening. Nieuw in de Wet BRP is de plaats onafhankelijke inzage. De burger kan bij elk willekeurig college van B&W informeren of er persoonsgegevens over hem worden verwerkt en verzoeken om een uittreksel uit de basisadministratie. In de Wet BRP is de termijn van het bewaren van protocolleringsgegevens over verstrekkingen, als gevolg van recente jurisprudentie verhoogt van 1 naar 20 jaren. Artikel14.Beveiliging De BRP stelt een aantal eisen op het gebied van beveiliging: Artikel 6 Besluit BRP stelt dat er voldoende voorzieningen van technische en organisatorische aard getroffen moeten zijn ter beveiliging van de in de BRP vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens. Het daarin gestelde is uit te splitsen naar de volgende aandachtsgebieden: Het systeem dan wel de methode voor het ontwikkelen, uitvoeren, meten dan wel controleren en bijsturen van beveiligingsmaatregelen; de maatregelen van technische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen; de maatregelen van organisatorische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen. In Tilburg zijn er maatregelen getroffen op deze terreinen. De maatregelen zullen worden opgenomen in een beveiligingsplan. Artikel15.Vernietiging Vernietiging van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens geschiedt met inachtneming van de Archiefwet 1995 en de lijst zoals opgenomen in bijlage 6 bij de Regeling Basisregistratie personen Artikel16.Toezicht Ook hier geldt dat het praktisch is om de regeling van de verstrekking van gegevens op grond van deze bepaling, over te laten aan het college. Wij tekenen daar bij aan dat de Auditcommissie toeziet op de uitvoering van deze bepaling door middel van het jaarlijks aan de Auditcommissie uit te brengen verslag over de gegevensverstrekking aan derden, hetgeen is geregeld in artikel 16 van deze Verordening. Bovendien houdt de beheerder een protocol bij van de gegevensverstrekkingen, waardoor tot een jaar terug is te zien aan wie welke gegevens zijn verstrekt. Artikel17 en 18Bestuurlijke Boete De noodzakelijke verhoging van de betrouwbaarheid van de gegevens kan ook worden bevorderd door een betere handhaving van de verplichtingen van degenen die de desbetreffende gegevens moeten aanleveren. Dit heeft geleid tot het in de wet opnemen van de mogelijkheid voor de colleges van B&W om een bestuurlijke boete op te leggen. Een college van B&W kan in een aantal gevallen daartoe overgaan indien een ingezetene niet voldoet aan de wettelijke verplichting om desgevraagd inlichtingen te verstrekken die van belang zijn voor de bijhouding van gegevens over hem. Artikel19.Slotbepaling In verband met de invoering op 6 januari 2014 van de Wet basisregistratie personen is de Verordening gemeentelijke basisregistratie persoonsgegevens in zijn geheel, met terugwerkende kracht tot 6 januari 2014, vervangen door de onderhavige Verordening basisregistratie personen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 15 december
2. de griffier, de voorzitter,