Verordening Wijk- en dorpsraden gemeente Hulst (Hulst)

Verordening Wijk- en dorpsraden gemeente HulstDe raad van de gemeente Hulst; gelezen het voorstel van Burgemeester en Wethouder van 14 april 2009; gezien het advies van de commissie Samenleving van 13 mei 2009; gelet op het rapport “De kern centraal” van de Rekenkamercommissie Hulst; overwegende, de leefbaarheid van de bewoners van de gemeente Hulst optimaal te behartigen; overwegende, dat het werkgebied van een wijk- of dorpsraad zich uitstrekt tot de grenzen aangegeven in de statuten van elk van de wijk- en dorpsraden. B E S L U I T : Vast te stellen de navolgende verordening: Verordening Wijk- en dorpsraden gemeente Hulst Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen De verordening verstaat onder: kerncontactpersoon: een door het bestuur van de wijk- en dorpsraad gekozen bestuurslid, of zijn plaatsvervanger, die de contacten met de coördinator kernenbeleid onderhoudt namens de wijk- en dorpsraad; coördinator kernenbeleid (hierna te noemen: kernencoördinator): ambtenaar die optreedt als eerste aanspreekpunt voor de wijk- en dorpsraden; kernwethouder: lid van het college van burgemeester en wethouders dat optreedt als bestuurlijk aanspreekpunt voor de wijk- en dorpsraad, volgens een door het college van burgemeester en wethouders opgestelde indeling; wijk- en dorpsraad: een door het college van burgemeester en wethouders erkend team van vrijwilligers dat zich de behartiging van het algemeen belang van de kern en zijn bewoners ten doel stelt, zulks in wisselwerking met die bewoners. Hoofdstuk 2 Erkenning wijk- en dorpsraden Artikel 2.1 Een wijk- en dorpsraad kan bij het college van burgemeester en wethouders een schriftelijk verzoek tot erkenning indienen. Artikel 2.2 Een wijk- en dorpsraad wordt door het college van burgemeester en wethouders erkend, indien: de statuten aangeven over welk geografisch gebied zich de activiteiten van de wijk- en dorpsraad uitstrekt; uit de statutairedoelstelling blijkt dat de wijk- en dorpsraad zich de behartiging van het algemeen belang van de kern en zijn bewoners ten doel stelt, zulks in wisselwerking met die bewoners; het bestuur van de wijk- en dorpsraad een zo evenredig mogelijke vertegenwoordiging van de inwoners van de kern vormt; het bestuur van de wijk- en dorpsraad uit tenminste drie, in de betreffende kern woonachtige, leden bestaat die benoemd worden voor een periode van maximaal vier jaar. Aftredende leden zijn herkiesbaar, zoals dit geregeld is in de staturen van de wijk- en dorpsraad; de leden van het bestuur van de wijk- en dorpsraad geen lid van de gemeenteraad zijn; het bestuur van de wijk- en dorpsraad tenminste drie maal per jaar openbaar vergadert; besluiten, inhoudende adviezen aan het gemeentebestuur, genomen worden bij meerderheid van stemmen en in een openbare vergadering, waarbij tenminste de helft van het aantal bestuursleden aanwezig is. Artikel 2.3 Het college van burgemeester en wethouders kan de erkenning van een wijk- en dorpsraad weigeren indien de statuten niet voldoen aan de in het tweede lid van dit artikel vermelde bepalingen of wanneer het door de wijk- en dorpsraad bestreken (werk)gebied onderdeel uitmaakt van het (werk)gebied van een andere reeds erkende wijk- en dorpsraad. Artikel 2.4 Het college van burgemeester en wethouders kan de erkenning intrekken indien de statuten van de wijk- en dorpsraad niet meer voldoen aan de erkenningsvoorwaarden of wanneer de gedragingen van de bestuursleden niet langer overeenstemmen met het bepaalde in de statuten. Met intrekking van de erkenning vervallen de gevolgen die deze verordening aan een erkende wijk- en dorpsraad toekent. Hoofdstuk 3 Wederzijdse contacten Paragraaf 1 Communicatie Artikel 3.1.1 Ter verzekering van een wederzijdse goede en juiste communicatie, afstemming en terugkoppeling treedt namens de wijk- en dorpsraad één verantwoordelijke contactpersoon (of zijn vervanger) op. Deze kerncontactpersoon onderhoudt de communicatie met de gemeente en fungeert als aanspreekpunt. Artikel 3.1.2 De gemeente stelt een kernencoördinator aan die binnen de interne ambtelijke organisatie tijdig: wijk- en dorpsraadaangelegenheden aanhangig maakt; contact legt tussen het college van burgemeester en wethouders en de kerncontactpersoon; binnen de ambtelijke organisatie wijk- en dorpsraad-aangelegenheden bewaakt; de stand van zaken rapporteert en de status actualiseert. Artikel 3.1.3 Incidentele klachten over zaken, zoals groenbeheer (maaien e.d.), straatwerk, straatmeubilair en verlichting worden door de wijk- en dorpsraad rechtstreeks doorgegeven via het servicemeldsysteem van de gemeente. Paragraaf 2 Jaarvergadering Artikel 3.2.1 De jaarvergadering van de wijk- en dorpsraad wordt bijgewoond door het college van burgemeester en wethouders, vergezeld van de kernencoördinator. Artikel 3.2.2 Omtrent de datum van de jaarvergadering heeft de wijk- en dorpsraad minimaal drie maanden voor de beoogde datum overleg met de kernencoördinator in verband met de planning van de gemeente. Artikel 3.2.3 Tenminste veertien dagen voorafgaande aan de jaarvergadering voorziet de wijk- en dorpsraad het college van burgemeester er wethouders en de bewoners van de betreffende kern van de agenda van de jaarvergadering. Artikel 3.2.4 Het verslag van de jaarvergadering wordt door de wijk- en dorpsraad opgesteld en binnen één maand na de jaarvergadering aan het college van burgemeester en wethouders gezonden. Artikel 3.2.5 Actiepunten uit het verslag van de jaarvergadering worden door de kernencoördinator in overleg met de wijk- en dorpsraad samengevat in het ‘actiepuntenoverzicht’. Na uiterlijk zes weken wordt de wijk- en dorpsraad door de kernencoördinator op de hoogte gebracht van de stand van zaken. Actiepunten die zijn afgewerkt worden pas na de eerstvolgende jaarvergadering uit het ‘actiepuntenoverzicht’ verwijderd. Paragraaf3Overleg Artikel3.3.1 De wijk- en dorpsraad wordt in de gelegenheid gesteld om overleg te voeren met zijn kernwethouder. Bij dit overleg is tevens de kernencoördinator aanwezig. Artikel3.3.2 Tenminste drie weken voorafgaand aan het in artikel 3.3.1 bedoelde overleg voorziet de wijk- en dorpsraad de kernencoördinator van de te behandelen gespreksonderwerpen. Artikel3.3.3 Het verslag van het in artikel 3.3.1 bedoelde overleg wordt gemaakt door de kernencoördniator. Artikel3.3.4 Actiepunten uit het verslag van het in artikel 3.3.1 bedoelde overleg worden door de kernencoördinator in overleg met de wijk- en dorpsraad samengevat in het ‘actiepuntenoverzicht’. De behandeling van dit document alsmede de vervolgacties hierop vinden plaats als genoemd onder artikel 3.2.

1. Artikel3.3.5 Actiepunten die op een andere wijze dan op grond van artikel 3.3.1 en artikel 3.3.4 tussen de gemeente de wijk- en dorpsraad worden bepaald, worden door de kernencoördinator in overleg met de wijk- en dorpsraad samengevat in het ‘actiepuntenoverzicht’. De behandeling van dit document als mede de vervolgacties hierop vinden plaats als genoemd onder artikel 3.2.
2. Artikel3.3.6 In het kader van het dualisme kan de gemeenteraad, dan wel een vertegenwoordiging hiervan, op eigen initiatief (georganiseerd) overleg voeren met de wijk- en dorpsraad, dan wel met de wijk- en dorpsraden gezamenlijk. In dit kader lopen de contacten tussen de gemeente en de wijk- en dorpsraden via de raadsgriffier. Hoofdstuk 4 Informatie Artikel 4.1 De wijk- en dorpsraad is bevoegd bij het college van burgemeester en wethouders nadere informatie in te winnen over de ter advisering voorgelegde concrete beleidsvoornemens. Deze informatie kan bestaan uit het verstrekken van een toelichting. Artikel 4.2 De wijk- en dorpsraad wordt aangemerkt als een “overlegpartner” (conform artikel 3.1.1 BRO). Hierdoor ontvangt de wijk- en dorpsraad informatie over plannen met aanzienelijke ruimtelijke gevolgen voor de kern. De wijk- en dorpsraad wordt tevens uitgenodigd om reacties op het ontwerp-plan te geven. Artikel 4.3 Aan de wijk- en dorpsraad wordt de agenda's van de vergaderingen van de vaste adviescommissies aan het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad ter informatie digitaal toegezonden. Hoofdstuk 5 Inspraak en Advisering Paragraaf 1 Inspraak Artikel 5.1.1 Inspraak wordt bepaald bij wet. Op deze paragraaf is de aangepaste ‘Inspraakverordening gemeente Hulst’ en de toelichting daarop van toepassing. Paragraaf 2 Advisering Artikel 5.2.1 Het college van burgemeester er wethouders zal de wijk- en dorpsraad advies vragen over het voornemen tot en de uitvoering van beleidsplannen, inrichtingsplannen en beheersplannen die het algemeen belang van de kern specifiek betreffen. Paragraaf 3 Adviesaanvraag Artikel 5.3.1 Het college van burgemeester en wethouders vraagt schriftelijk advies over het concrete beleidsvoornemen als bedoeld in artikel 5.2.1 en vermeldt daarbij de termijn waarbinnen het advies moet zijn uitgebracht. Van deze adviestermijn kan slechts in uitzonderlijke en gemotiveerde gevallen worden afgeweken. Artikel 5.3.2 De adviesaanvraag gaat vergezeld van alle voor de advisering relevante informatie. Indien het college van burgemeester en wethouders bepaalde informatie vertrouwelijk ter beschikking heeft gesteld, neemt de wijk- en dorpsraad deze vertrouwelijkheid in acht. Paragraaf 4 Uitbrengen van advies Artikel 5.4.1 De wijk- en dorpsraad brengt zijn advies binnen de daartoe gestelde termijn en zonodig vergezeld van een nadere toelichting uit aan het college van burgemeester en wethouders. Indien binnen het bestuur van de wijk- en dorpsraad geen eenstemmigheid bestaat omtrent het uit te brengen advies, wordt daarvan in het advies gemotiveerd melding gemaakt. Artikel 5.4.2 Indien het college van burgemeester en wethouders omtrent het beleidsvoornemen waarover advies is uitgebracht een besluit neemt dat afwijkt van het advies, wordt daarvan aan de wijk- en dorpsraad onder opgave van redenen melding gemaakt. In aangelegenheden die de bevoegdheid van de gemeenteraad betreffen, wordt in het betreffende raadsvoorstel gemotiveerd ingegaan op de uitgebrachte adviezen. Hoofdstuk 6 Financiële middelen Artikel 6.1 Op grond van de ‘Algemene subsidieverordening Gemeente Hulst’ kan de wijk- en dorpsraad jaarlijks in aanmerking komen voor een waarderingssubsidie ter tegemoetkoning in de vergader-, administratie- en kopieërkosten. Artikel 6.2 Bij de oprichting van een nieuwe wijk- en dorpsraad worden de door het college van burgemeester en wethouders goedgekeurde (eenmalige) oprichtingskosten vergoed. Artikel 6.3 De kosten voor de jaarvergadering (specifiek: zaalhuur, koffie, thee), zoals bedoeld in hoofdstuk 3, paragraaf 2 van deze verordening, worden door de gemeente vergoed. Hoofdstuk 7 Slotbepaling Artikel 7.1 Tijdens de jaarlijkse evaluatie zullen het college van burgemeester en wethouders en de wijk- en dorpsraden hun ervaringen met betrekking tot deze verordening bespreken. Deze evaluatie vindt plaats in het eerste kwartaal van het volgende kalenderjaar. Artikel 7.2 Conclusies met betrekking tot de werking van deze verordening kunnen leiden tot het adviseren aan de gemeenteraad om deze verordening aan te passen. Artikel 7.3 Het college van burgemeester en wethouders kan met betrekking tot de uitvoering van deze verordening in overleg met de wijk- en dorpsraden nadere regels stellen. Artikel 7.4 Deze verordening kan worden aangehaald als ”Verordening Wijk- en dorpsraden gemeente Hulst”. Artikel 7.5 Deze verordening treedt in werking op 1 juni
3. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van de gemeente Hulst van 28 mei 2009.De gemeenteraad van de gemeente Hulst,De Raadsgriffier, De Raadsvoorzitter,