Archiefverordening Haaksbergen (8.4a) (Haaksbergen)

Archiefverordening Haaksbergen (8.4a)Archiefverordening Haaksbergen Samenvatting Deze verordening gaat over de zorg van het college voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De gemeenteraad van Haaksbergen; Voorstel van het college van: 16 december 2014 Wettelijke basis: bepalingen van Archiefwet 1995 (artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid), de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht. Besluit: Vast te stellen de Archiefverordening Haaksbergen Hoofdstuk1Algemene bepalingen Artikel1Begripsbepaling Deze verordening verstaat onder: de Archiefwet: de Archiefwet 1995; gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de Archiefwet, voor zover behorende tot de gemeente; de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de Archiefwet door het college aangewezen archiefbewaarplaats; beheerder: degene die ingevolge artikel 3 van deze verordening is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; beheereenheid: een door het college als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening; informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd. Hoofdstuk2De zorg van het college voor de archiefbescheiden Artikel2 Het college draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel3 Het college draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s). Artikel4 Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. Artikel5 1.Het college draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel6 Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel7 Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast. Artikel8 Het college doet jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen het college heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet. Hoofdstuk3Slotbepalingen Artikel9Inwerkingtreding 1.Deze verordening treedt in werking op 13 februari

1. 2.Op het moment dat deze verordening in werking treedt, wordt de op 30 januari 2008 vastgestelde Archiefverordening ingetrokken. Artikel10Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening. Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 28 januari
2. mr. G. Raaben griffier dr. J.C. Gerritsen burgemeester Toelichting op de Archiefverordening Dit is een Archiefverordening van een gemeente zonder benoemde archivaris Memorie van toelichting Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 , en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet
3. Deze verordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het bij of krachtens de Archiefwet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk 2 bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en in de Archiefregeling. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1Begripsbepalingen zijn alleen uit de Archiefwet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel 2De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 3Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. Artikel 5De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel wordt dit onjuist geacht. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 7De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Artikel 8De gemeenteraad verneemt op deze manier jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht.