Verordening ambtelijke bijstand (Alkmaar)

Verordening ambtelijke bijstandNr. 21 De raad van de gemeente Alkmaar; gelet op het advies van de Raadscoördinatiecommissie Fusie; BESLUIT De Verordening ambtelijke bijstand als volgt vast te stellen: Artikel 1 In deze verordening wordt verstaan onder: informatie: feitelijke informatie van geringe omvang, zowel schriftelijk als mondeling; advies: het mondeling of schriftelijk kenbaar maken van een inhoudelijk oordeel; ambtelijke bijstand: het verzamelen en verwerken van informatie, het geven van advies en het verlenen van hulp bij het formuleren van (sub-)amendementen, moties, initiatiefvoorstellen,schriftelijke vragen en inlichtingen. Artikel 2 Verzoeken om informatie en/of mondeling advies van de leden van de raad worden rechtstreeks gericht aan het betreffende manager/directeur, respectievelijk aan de betreffende beleidsambtenaar. Artikel 3 De leden van de raad, die schriftelijk advies en/of ambtelijke bijstand wensen, wenden zich daarvoor schriftelijk of mondeling tot de griffier, waarna de ondersteuning in overleg met de gemeentesecretaris vanuit de organisatie ter beschikking wordt gesteld. De gemeentesecretaris kan één of meer ambtenaren aanwijzen die het gevraagde schriftelijk advies en/of de gevraagde ambtelijke bijstand verstrekken c.q. verlenen. Artikel 4 De gemeentesecretaris draagt zorg voor het verstrekken van schriftelijk advies en/of het verlenen van ambtelijke bijstand tenzij: het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat het schriftelijk advies en/of de ambtelijke bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad; de taakuitoefening van de desbetreffende functionarissen hierdoor aanmerkelijk zou worden belemmerd; dit het belang van de gemeente kan schaden. Artikel 5 Wanneer de gemeentesecretaris van mening is dat zich een geval voordoet waarin géén schriftelijk advies en/of ambtelijke bijstand kan of behoort te worden verstrekt respectievelijk verleend, treedt hij in overleg met de griffier. Wordt in dit overleg geen overeenstemming bereikt, dan legt de gemeentesecretaris het verzoek om schriftelijk advies en/of ambtelijke bijstand voor aan het college en doet hij daarvan mededeling aan de indiener van het verzoek. Artikel 6 Indien een verzoek om schriftelijk advies en/of ambtelijke bijstand door het college niet wordt gehonoreerd, legt de griffier dit ter beoordeling via het presidium voor aan de raad. Artikel 7 Wanneer een lid van de raad niet tevreden is over de behandeling van de verzoeken om informatie, advies en/of ambtelijke bijstand door de aangewezen ambtenaar kan hij de zaak voorleggen aan de griffier, die hierover in overleg treedt met de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris bespreekt de in het eerste lid bedoelde zaak met de betrokken ambtenaar en deelt het raadslid de uitkomst van die bespreking mede, door tussenkomst van de griffier. Mocht het raadslid zich niet kunnen vinden in deze uitkomst, dan kan hij de zaak voorleggen aan het presidium en via het presidium aan de raad. De raad beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek. Indien de gemeentesecretaris zelf de informatie, het advies en/of de ambtelijke bijstand aan een lid van de raad heeft verstrekt c.q. verleend en het raadslid is niet tevreden over de verstrekte informatie, het verstrekte advies en/of de verleende bijstand, kan het raadslid de zaak door tussenkomst van de griffier voorleggen aan het college. Het college bespreekt de in het derde lid bedoelde zaak met de gemeentesecretaris en brengt het raadslid zo spoedig mogelijk op de hoogte van zijn bevindingen, door tussenkomst van de griffier. Indien het raadslid niet instemt met het antwoord dat hij n.a.v. het in het vierde lid gestelde ontvangt dan kan hij de kwestie voorleggen aan het presidium en via het presidium aan de raad. Artikel 8 De betreffende ambtenaar geeft, na overleg met het betrokken raadslid, van de door hem/haar verleende ambtelijke bijstand kennis aan de gemeentesecretaris, indien hij/zij moet of kan vermoeden dat zulks in het belang is van een goede bestuursvoering. Artikel 9 De verordening ambtelijke bijstand van de gemeente Alkmaar, vastgesteld bij raadsbesluit van 3 maart 2003, alsmede de verordening ambtelijke bijstand van de gemeente Schermer, vastgesteld bij raadsbesluit van 25 februari 2003 en de verordening ambtelijke bijstand van de gemeente Graft-De Rijp, vastgesteld bij raadsbesluit van 20 februari 2003 worden ingetrokken. Deze verordening treedt in werking op één dag na bekendmaking ervan in het Gemeenteblad en werkt terug tot 1 januari

1. Deze verordening wordt aangehaald als Verordening ambtelijke bijstand
2. Alkmaar, 2 januari 2015De raad voornoemd,, voorzitter, griffierToelichting per artikel Artikel 1 De ambtelijke bijstand waarop de raad en de leden van de raad een beroep kunnen doen, kent drie vormen: informatie, advies en ambtelijke bijstand. Het begrip informatie is afgeleid uit de Wet Openbaarheid van Bestuur (Wet van 31 oktober 1991, Stb. 703). Onder 'gegevens neergelegd in schriftelijk stukken' vallen niet alleen de door de gemeente zelf gecreëerde stukken maar ook van buiten komende stukken en ander voor de gemeente bestemd materiaal. Tot "ander materiaal dat gegevens bevat" behoren onder andere foto's, videobanden en floppy's. Het begrip advies behoeft geen toelichting. Er wordt in deze verordening onderscheid gemaakt tussen mondeling en schriftelijk advies. Het begrip ambtelijke bijstand is zodanig afgebakend dat daarmee wordt voorkomen dat met gebruikmaking van ambtelijke bijstand wordt beoogd een bepaald beleid te ontwerpen. De beleidsontwikkelingen en de oordeelsvorming daarover zijn specifieke aangelegenheden van de daarvoor verantwoordelijke raadsleden. Door deze omschrijving wordt tevens voorkomen dat het ambtelijk apparaat wordt geconfronteerd met tegenstrijdige opdrachten. Artikel 2 Verzoeken om informatie en/of mondeling advies worden door de raad dan wel - overeenkomstig de huidige praktijk - door raadsleden rechtstreeks gericht aan de betreffende persoon. Artikelen 4, 5 en 6 Beoordeling of één van de hier genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in relatie tot het in artikel 3 bepaalde, in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris. Vanuit zijn gemeentewettelijke positie is dit de aangewezen weg. In de artikelen is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verstrekken van schriftelijk advies en/of het verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan het college. Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover het college verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 169 van de Gemeentewet). Artikel 7 Wanneer - naar de mening van de raad of het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn verzoek om hulp gehoor wordt gegeven, kan de zaak via de griffier aan de gemeentesecretaris dan wel aan het college worden voorgelegd. Indien de raad of het raadslid ontevreden is over de wijze waarop de gemeentesecretaris de zaak oplost, kan hij de zaak voorleggen aan het presidium. Gelijk bij de beslissing op weigeringsgronden (zie artikel 5) door het college kan de raad of het raadslid gebruiken maken van zijn recht ingevolge artikel 169 van de Gemeentewet. Artikel 8 In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de gemeentesecretaris op de hoogte is van door het ambtelijk apparaat verstrekte bijstand. De secretaris kan dan de portefeuillehouder op de hoogte brengen. Uiteraard heeft één en ander slechts betrekking op de zogenaamde politiek gevoelige onderwerpen. Enige feeling ter zake wordt dan ook bij de verstrekkers verondersteld.