Archiefregeling BWB 2014 (Oosterhout)

Archiefregeling BWB 2014Besluit Van Het Algemeen Bestuur van de BWB 6 Onderwerp Vaststellen ‘Archiefregeling BWB 2014’ Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking West-Brabant; Gelezen: het voorstel van het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling belastingsamenwerking West-Brabant d.d. 10 oktober 2014; gezien: de beraadslagingen op voornoemde datum; gelet op: artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 40 van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking West-Brabant; Besluit: vast te stellen de navolgende ‘Archiefregeling BWB 2014’ betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk I. Algemene bepalingen Artikel 1 In deze regeling en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a. de wet: de Archiefwet 1995; b. de archiefbewaarplaats: de door het algemeen bestuur overeenkomstig artikel 40, tweede lid van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; c. de archivaris: de door het algemeen bestuur overeenkomstig artikel 40, tweede lid van de wet benoemde archivaris; d. beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; e. beheereenheid: een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening; informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd. Hoofdstuk II. Het aanwijzen van de archiefbewaarplaats Artikel 2 Als archiefbewaarplaats van de gemeenschappelijke regeling wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van het Regionaal Archief West-Brabant. Hoofdstuk III. De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden Artikel 3 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel 4 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s). Artikel 5 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. Artikel 6 Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen Artikel 7 Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel 8 Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast. Artikel 9 Het dagelijks bestuur doet eenmaal per jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Het dagelijks bestuur legt daarbij over het verslag dat door de archivaris aan hem is uitgebracht in verband met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk IV Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel 10 De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Artikel 11 De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel 12 De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden. Artikel 13 De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel 14 De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan het dagelijks bestuur een voorstel te doen tot: opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats respectievelijk archiefruimte; verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen Artikel 15 De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan het dagelijks bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht. Hoofdstuk V Slotbepalingen Artikel 16 De ‘Archiefverordening BWB 2012’, wordt ingetrokken. Artikel 17 Deze regeling treedt één dag na de bekendmaking in werking. Artikel 18 Deze regeling wordt aangehaald als ‘Archiefregeling BWB 2014’. Aldus vastgesteld op 31 oktober 2014.Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke RegelingBelastingsamenwerking West-Brabantsecretaris, voorzitter,drs. M.M.M.F. de Schwartz drs. Th.J.J.M. Schots