Verzuimprotocol (Leeuwarden)

VerzuimprotocolVerzuimprotocol Verzuimprotocol InhoudsopgaveInleiding Begripsbepalingen Artikel 1 Begripsbepalingen Medewerker Artikel 2 Ziekmelding Artikel 3 Gedragingen tijdens ziekte Artikel 4 Contact tussen arbodienst en medewerker Artikel 5 Spreekuur bedrijfsarts Artikel 6 Beter melding Artikel 7 Langdurige ziekte Leidinggevende Artikel 8 Registratie ziek- en beter melding Artikel 9 Contact tussen leidinggevende en arbodienst Artikel 10 Frequent ziekteverzuim Artikel 11 Sociaal Medisch Team Bedrijfsarts (arbodienst) Artikel 12 Probleemanalyse Artikel 13 Plan van aanpak Artikel 14 Hulpverlening bij ziekte of preventie Artikel 15 Evalueren en bijstellen plan van aanpak Artikel 16 Verzuimmelding bij het UWV Artikel 17 Eerstejaarsevaluatie Artikel 18 Re-integratieverslag (= verzuimdossier) Artikel 19 Verplichtingen leidinggevende en werknemer bij re-integratie Artikel 20 WIA-aanvraag Beoordeling door UWV Artikel 21 Poortwachtertoets Artikel 22 Beoordeling WIA-aanvraag door het UWV Artikel 23 Sancties Artikel 24 Inwerkingtreding InleidingIn dit verzuimprotocol zijn de regels opgenomen met betrekking tot de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de begeleiding van ziekteverzuim, verplichtingen omtrent ziek- en betermeldingen daaronder begrepen, de arbeidsgezondheidskundige begeleiding en de daarbij in acht te nemen procedures (artikel 7:9 lid 4 van de ARL). De rechten en plichten van zowel werkgever als medewerker worden in dit protocol vastgelegd. Dit protocol is een leidraad voor leidinggevenden, medewerkers en P&O. BegripsbepalingenArtikel 1 BegripsbepalingenVoor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder: medewerker: de ambtenaar in tijdelijke dan wel vaste dienst of de ambtenaar die als oproepkracht werkzaam is binnen de gemeente Leeuwarden. leidinggevende: de direct leidinggevende van de medewerker, diens vervanger of de door de direct leidinggevende aangewezen vertegenwoordiger. eerste ziektedag: de eerste ziektedag is de dag dat de werknemer wegens ziekte het werk niet kan verrichten of het werk neerlegt wegens ziekte. bedrijfsarts: de door de gemeente ingeschakelde bedrijfsarts. arbodienst: de arbodienst zoals bedoeld in artikel 7:1, eerste lid, onder f, van de ARL. re-integratie: de werkzaamheden zoals bedoeld in artikel 7:1, eerste lid, onder b, van de ARL. re-integratieverslag: verslag van de vastgelegde afspraken en acties in het kader van de re-integratie MedewerkerArtikel 2 ZiekmeldingLid 1De medewerker die als gevolg van ziekte zijn werk niet of niet geheel kan vervullen, informeert zijn leidinggevende hierover. Dit gebeurt zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval op de eerste verzuimdag vóór 09.00 uur. Deze ziekmelding gebeurt altijd mondeling en niet via SMS of e-mail; Bij deze ziekmelding is de werknemer verplicht de vermoedelijke duur van het verzuim aan te geven aan de leidinggevende; Vastgesteld moet worden bij de ziekmelding of er sprake is van de vangnetbepalingen uit de Ziektewet (ziekte ten gevolge van zwangerschap of orgaandonatie), arbeidsongeval (verplichting melding bedrijfsongevallen) of privé ongeval (verhaalrecht); Lopende afspraken en werkzaamheden worden besproken; Ook wordt gevraagd naar de reden van ziekmelding. Waarbij moet worden opgemerkt dat de medewerker het recht heeft om deze vraag niet te beantwoorden; Tevens wordt gevraagd wat de leidinggevende kan doen om te ondersteunen en wordt gevraagd wat een medewerker eventueel wel aan werk kan doen; Tot slot vindt afstemming plaats t.a.v. de registratie van de melding in het registratiesysteem. Lid 2Beëindigt een medewerker tijdens werktijd zijn werk wegens ziekte dan informeert hij zijn leidinggevende hier zo spoedig mogelijk over. Lid 3Medewerker geeft aan waar hij te bereiken is. Artikel 3 Gedragingen tijdens ziekteLid 1De zieke medewerker is bereikbaar voor de leidinggevende en geeft een eventuele wijziging van zijn verpleegadres door. Lid 2De zieke medewerker maakt afspraken over het vervolgtraject met de leidinggevende. Lid 3Medewerker maakt specifieke afspraken met de leidinggevende indien hij met vakantie wilt gaan of vrije dagen wilt opnemen. Lid 4De leidinggevende vraagt hierover zo nodig advies aan de bedrijfsarts. Lid 5De zieke medewerker doet al het noodzakelijke wat zijn herstel bevordert dan wel laat gedragingen achterwege die het herstel kunnen belemmeren. Lid 6De medewerker is verplicht om zich, indien noodzakelijk, onder behandeling van een arts te stellen, en de adviezen van de arts, dan wel bedrijfsarts, op te volgen. Lid 7Medewerker heeft de verplichting er alles aan te doen zo spoedig mogelijk zijn werkzaamheden te hervatten. Lid 8Wanneer de medewerker het niet eens is met het advies van de bedrijfsarts kan de medewerker een deskundigenoordeel bij het UWV aanvragen. Artikel 4 Contact tussen arbodienst en medewerkerLid 1Tussen de arbodienst en de medewerker moet contact plaatsvinden indien de leidinggevende, de medewerker of de arbodienst kennis dragen van feiten en/of omstandigheden die, ter beperking van de verzuimduur, direct ingrijpen wenselijk of noodzakelijk maken. Lid 2Het bedoelde contact in het eerste lid kan inhouden dat de medewerker op eigen initiatief contact opneemt met de bedrijfsarts, zonder tussenkomst van de leidinggevende. Lid 3Het bedoelde contact in het eerste lid kan een oproep voor een bezoek aan het spreekuur inhouden. Andere contactmogelijkheden zijn telefonisch, een huisbezoek of een spoedcontrole. Lid 4De medewerker is verplicht alle relevante informatie omtrent zijn klachten door te geven aan de arbodienst. Lid 5Wanneer een medewerker langer dan 4 weken nog (gedeeltelijk) ziek is, dan vindt er uiterlijk de 6e week van het verzuim een gesprek met de bedrijfsarts plaats (zie ook artikel 9 van dit protocol). Artikel 5 Spreekuur bedrijfsartsLid 1De medewerker geeft verplicht gevolg aan een oproep om te verschijnen op het spreekuur van de bedrijfsarts. Lid 2Indien medewerker om redenen niet in staat is gevolg te geven aan deze oproep dan dient hij hiervoor toestemming te hebben van leidinggevende. Lid 3Ook nadat de medewerker zijn werkzaamheden heeft hervat is hij verplicht gevolg te geven aan een oproep, als bedoeld in het eerste lid. Artikel 6 Beter meldingDe medewerker meldt zich mondeling, en niet via SMS of e-mail, op de eerste dag dat hij zich weer in staat voelt om geheel of gedeeltelijk te kunnen werken, (gedeeltelijk) beter bij zijn leidinggevende. Artikel 7 Langdurige ziekte Lid 1Blijft de medewerker langer dan 6 maanden ziek dan vindt korting op het salaris plaats van 10% gedurende maand 6 tot maand 12 25% gedurende het tweede jaar 30% gedurende het derde jaar Lid 2Indien een medewerker volledig ziek is bouwt hij pas gedurende de laatste 6 maanden van zijn ziekte verlof op. LeidinggevendeArtikel 8 Registratie ziek- en beter meldingLid 1De leidinggevende vraagt de medewerker de reden van ziekmelding, hoe lang hij verwacht ziek te zijn en waar de medewerker te bereiken is. Indien de medewerker de leidinggevende niet aan de telefoon heeft kunnen krijgen belt de leidinggevende per omgaande de medewerker terug. Medewerker is verplicht antwoord te geven op de gestelde vragen m.u.v. de reden van ziekmelding. Over aard en oorzaak ziekte hoeft medewerker niets te zeggen. Wel moet medewerker aangegeven of er sprake is van vangnetbepaling (ziekte ten gevolge van zwangerschap/orgaandonatie), bedrijfsongeval of privé ongeval (verhaalrecht). Lid 2De leidinggevende is verantwoordelijk voor de ziekteregistratie vóór 11.00 uur, het doorgeven van een verandering in verblijfsplaats van de medewerker, een gedeeltelijke of volledige betermelding of andere informatie die van belang is voor de verzuimbegeleiding in het personeelsinformatiesysteem. Het eventueel registreren van aard en oorzaak in het verzuimsysteem zal in overleg met de medewerker tot stand komt. Lid 3Leidinggevende kan besluiten in de 1e week over te gaan tot inschakeling van de bedrijfsarts. In ieder geval wordt de bedrijfsarts uiterlijk de 6e week, op initiatief van de Arbodienst ingeschakeld. (zie artikel 4.5 en artikel 8.1) Lid 4Indien de leidinggevende kennis draagt van feiten en omstandigheden die, ter beperking van de verzuimduur, direct ingrijpen wenselijk of noodzakelijk maken, meldt hij dit bij de bedrijfsarts en bespreekt de te ondernemen stappen. Lid 5Leidinggevende houdt gedurende de 1e 6 weken op regelmatige basis contact met de medewerker. Vanaf de 6e week wordt een plan van aanpak opgesteld (n.a.v. de probleemanalyse door de bedrijfsarts) en dit wordt 6 wekelijks geëvalueerd, conform artikel 8.3 en artikel

1. Artikel 9 Contact tussen leidinggevende en arbodienst Lid 1Het eerste contact tussen de leidinggevende en de arbodienst over een medewerker vindt, plaats direct na de 1e afspraak van medewerker bij de bedrijfsarts (uiterlijk in de 6e week na de 1e ziektedag). Lid 2In bijzondere situaties kunnen in afwijking van het eerste lid afwijkende afspraken worden gemaakt. Lid 3Bij dit contact kunnen er afspraken worden gemaakt over (gedeeltelijke) werkhervatting, (vervangende) werkzaamheden die de medewerker gedurende zijn verzuimverlof kan oppakken, hulp bij het herstel en over hoe vaak en op welke wijze er contact zal zijn tussen leidinggevende en medewerker. Artikel 10 Frequent ziekteverzuimIndien de medewerker zich voor een 3e keer ziek meldt binnen een periode van 12 maanden zal de leidinggevende daarover in gesprek gaan met de medewerker. Artikel 11 Sociaal Medisch TeamIndien een leidinggevende dit wenst kan hij een SMT aanvragen. Doel van dit SMT is de verzuimsituatie binnen een sector en ten aanzien van medewerkers te bespreken met de bedrijfsarts en de P&O adviseur. Bedrijfsarts (arbodienst)Artikel 12 ProbleemanalyseLid 1De bedrijfsarts overhandigt binnen zes weken na de eerste ziektedag of zoveel eerder als nodig is, aan de leidinggevende een probleemanalyse en een advies. Het advies gaat in op de beperkingen en de medisch verantwoorde mogelijkheden om te werken. Lid 2De probleemanalyse kan medische of andere privacygevoelige informatie bevatten, zoals een beschrijving van de klachten en een diagnose. De leidinggevende ontvangt alleen dat gedeelte van de probleemanalyse (niet medisch) dat hij nodig heeft om een plan van aanpak voor re-integratie te kunnen maken. De medewerker ontvangt een volledige probleemanalyse. Artikel 13 Plan van aanpakLid 1Uiterlijk in de achtste week na de ziekmelding stelt de leidinggevende in samenspraak met de medewerker en op basis van de probleemanalyse een plan van aanpak op teneinde werkhervatting c.q. re-integratie te bewerkstelligen. In het plan van aanpak is in ieder geval opgenomen: wie leidinggevende is; wat de doelstelling is; welke acties door wie hiertoe worden ondernomen; eventuele afspraken over contact tussen bedrijfsarts en overige behandelaars; bij herplaatsing elders: afspraken over de uitvoering van de re-integratie; binnen welke termijn een actie dient te zijn uitgevoerd en wanneer de 6 wekelijkse evaluatie van het plan van aanpak plaatsvindt. De medewerker en de medewerker P&O ontvangen een kopie van het getekende plan van aanpak. Lid 2De leidinggevende zorgt ervoor dat een exemplaar van het plan van aanpak evenals de gespreksverslagen over de voortgang worden toegevoegd aan het re-integratiedossier. Artikel 14 Hulpverlening bij ziekte of preventieLid 1Indien een medewerker langdurig ziek is, kan op advies van de bedrijfsarts en P&O, door de leidinggevende besloten worden tot inzet van aanvullende hulpverlening. Te denken valt aan de inzet van psychologische hulpverlening, coach o.i.d. Lid 2De kosten worden alleen vergoed indien de noodzaak vaststaat, en de mogelijkheden van de ziektekostenverzekering van de medewerker onderzocht zijn. Lid 3Het eventueel te vergoeden bedrag wordt gemaximaliseerd. Lid 4Indien een medewerker frequent verzuimd kan extra hulpverlening ook in de preventieve sfeer ingezet worden. Artikel 15 Evalueren en bijstellen plan van aanpakLid 1De leidinggevende en de medewerker evalueren het plan van aanpak tenminste iedere zes weken. Indien nodig wordt het plan van aanpak bijgesteld. Lid 2Het plan van aanpak wordt in ieder geval bijgesteld indien de medewerker niet meer in de eigen organisatie kan terugkeren en een re-integratiebedrijf ingeschakeld moet worden. Lid 3Voor zover van toepassing gelden de regels voor het plan van aanpak ook voor de bijgestelde versies van het plan van aanpak. Artikel 16 Verzuimmelding bij het UWVUiterlijk de 42e week na de 1e dag van ziekmelding wordt de ziekmelding doorgegeven aan het UWV door P&O. Artikel 17 EerstejaarsevaluatieLid 1Uiterlijk in de 52ste week evalueert de leidinggevende met de medewerker de tot dan toe ondernomen acties. Tevens wordt de actuele stand van zaken vastgelegd en het doel voor de komende periode bepaald. gecheckt wordt of het plan van aanpak nog steeds voldoet; gecheckt wordt of gewerkt aan de afgesproken re-integratie; gecheckt wordt of andere stappen nodig zijn voor een geslaagde re-integratie (let op dit dient vastgelegd te worden in een bijstelling van het plan van aanpak); besproken wordt of het 2e (externe) spoor ingezet moet worden. Lid 2Het verslag van de eerstejaarsevaluatie wordt bewaard in het re-integratiedossier. Artikel 18 Re-integratieverslag (= verzuimdossier)Lid 1De leidinggevende en de medewerker stellen in overleg en in samenspraak met de bedrijfsarts het re-integratieverslag (RIV) samen. Het RIV vormt de basis van de WIA aanvraag. Lid 2De leidinggevende is verantwoordelijk voor de volgende formulieren: het plan van aanpak en eventuele bijstellingen van het plan van aanpak; de eerstejaarsevaluatie van het plan van aanpak en de eindevaluatie van het plan van aanpak; Deze informatie wordt ook aan P&O verstuurd. Lid 3De medewerker ontvangt via de bedrijfsarts de volgende informatie: de medische informatie; de probleemanalyse en eventuele bijstellingen van de probleemanalyse. Lid 4De medewerker vult zelf het formulier ‘oordeel van de werknemer’ in. Lid 5De in het tweede, derde en vierde lid genoemde formulieren en informatie vormen het RIV. Overige informatie die van belang kan zijn bij de beoordeling van de WIA-aanvraag kunnen eveneens toegevoegd worden aan het RIV. Artikel 19 Verplichtingen leidinggevende en werknemer bij re-integratieLid 1De werknemer heeft de verplichting om passende werkzaamheden in het kader van zijn re-integratie te accepteren. Lid 2De leidinggevende heeft de verplichting om zo nodig aangepast werk aan te bieden in het kader van re-integratie van een medewerker. Lid 3De leidinggevende is verplicht om zo nodig de arbo-omstandigheden (binnen redelijke grenzen) van de betrokken medewerker aan te passen. Artikel 20 WIA-aanvraagLid 1In de 87ste week ontvangt de medewerker een WIA-aanvraagformulier van het UWV. Dit WIA-aanvraagformulier wordt door de medewerker uiterlijk in de 91ste week samen met het RIV ingediend bij het UWV. Lid 2De medewerker dient de aanvraag tijdig en volledig in te dienen en toont aan bij leidinggevende dat hij dit gedaan heeft bijv. middels een kopie van de ontvangstbevestiging van het UWV. Lid 3Desgewenst kan medewerker bij de indiening van de WIA aanvraag de ondersteuning inroepen van P&O. Beoordeling door UWVArtikel 21 PoortwachtertoetsVoordat het UWV een beslissing neemt over de WIA-aanvraag van de medewerker voert het UWV eerst de ‘Poortwachter toets’ uit. Deze toets houdt in dat het UWV bekijkt of de leidinggevende en de medewerker voldoende hebben gedaan aan re-integratie. Bij onvoldoende re-integratie-inspanningen volgt er een loonsanctie van maximaal 52 weken. De WIA-aanvraag wordt in een dergelijke situatie niet verder in behandeling genomen. Artikel 22 Beoordeling WIA-aanvraag door het UWVIndien UWV van oordeel is dat er voldoende re-integratie-inspanningen zijn verricht beoordelen een arts en een arbeidsdeskundige van het UWV of de medewerker nog kan werken. Als de arts vindt dat de medewerker (nog voor een deel) kan werken, krijgt de medewerker een uitnodiging voor een gesprek met de arbeidsdeskundige van het UWV. De arbeidsdeskundige bekijkt welk werk de medewerker nog zou kunnen doen, en wat hij daarmee zou kunnen verdienen. Op basis van deze gesprekken beslist UWV binnen 14 weken of en welke WIA-uitkering de medewerker ontvangt. Wordt een medewerker voor meer dan 80% afgekeurd voor werk dan volgt ontslag en ontstaat recht op een uitkering. Wordt een medewerker voor minder dan 80% afgekeurd dan geldt een derde ziektejaar waarin gezocht wordt naar ander werk. Artikel 23 SanctiesIndien door een medewerker de voorschriften uit dit protocol dan wel de verplichting uit hoofdstuk 7 van de ARL niet nageleefd worden, kunnen sancties volgen op grond van artikel 7:13, 7:14 dan wel 8:5a ARL. Artikel 24 InwerkingtredingLid 1Dit protocol kan aangehaald worden als “Verzuimprotocol 2014” en vervangt het verzuimprotocol
2. Lid 2Dit protocol treedt met ingang van 1 januari 2014 in werking.