Regeling attenties bij rouw en trouw gemeentepersoneel (Bronckhorst)

Regeling attenties bij rouw en trouw gemeentepersoneelBurgemeester en wethouders van de gemeente Bronckhorst; overwegende : dat het wenselijk is om de Regeling “attenties bij rouw en trouw” gemeentepersoneel aan te passen; gelet op de verkregen instemming van de Ondernemingsraad d.d. 30 oktober 2014; BESLUITEN: Tot vaststelling van de regeling: “attenties bij rouw en trouw” gemeentepersoneel; a.bij geboorte of adoptie, wordt een cadeau aangeboden ter waarde van € 25,- en bloemen ter waarde van max € 25,- (incl. bezorgkosten); b.bij een huwelijk, of bij samenwoning (geregeld bij notariële akte), een 12 ½, 25 of 40 jarig huwelijks/samenwoningjubileum een cadeau ter waarde van € 50,- en bloemen ter waarde van max € 25,- (incl bezorgkosten); c.bij overlijden van een medewerker, diens echtgeno(o)t(e)/ partner of kinderen een grafstuk ter waarde van +/- € 50,- een rouwadvertentie in de krant; d.bij een 25 of 40 jarig ambtsjubileum worden bloemen aangeboden ter waarde van max € 25,- (incl bezorgkosten) en een gratificatie zoals vermeld in de rechtspositieregeling; e.bij een dienstverband van 25 of 40 jaar bij deze gemeente worden bloemen aangeboden ter waarde van max € 25,- (incl bezorgkosten) en een cadeau ter waarde van € 250,- . Voor een dienstjubileum van 25 of 40 jaar wordt in overleg met de leidinggevende en de medewerker een bijeenkomst (receptie), koffiemoment of lunch georganiseerd.; f.bij ontslag na een dienstverband koter dan 5 jaar worden bloemen aangeboden ter waarde van max € 25,- (incl bezorgkosten); g.bij ontslag na een dienstverband langer dan 5 jaar worden bloemen ter waarde van max € 25,- (incl bezorgkosten) aangeboden en een cadeau ter waarde van € 15,- per dienstjaar. Tevens wordt in overleg met de leidinggevende en de medewerker een bijeenkomst (receptie), koffiemoment of lunch georganiseerd; h.bij ziekte langer dan 1 maand wordt een attentie aangeboden ter waarde van +/- € 20,-. Bij aanhoudende ziekte wordt de attentie na drie maanden herhaald; i.bij indiensttreding een welkomsboeket ter waarde van max € 25,- (incl bezorgkosten); j.in bijzondere gevallen kunnen burgemeester en wethouders afwijken van deze regeling. Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2015 en kan worden aangehaald als de “Regeling “attenties bij rouw en trouw” gemeentepersoneel. De regeling van 11 maart 2009 komt hierbij te vervallen. Burgemeester en wethouders van Bronckhorst, de secretaris, de burgemeester, A.H van Hout H.A.J. Aalderink Bijlage1Uitvoeringsregeling "attenties bij rouw en trouw" gemeente Bronckhorst Bijeenkomsten Zoals vastgesteld in de regeling onder e en g kan bij een dienstverband van 25 of 40 jaar of bij ontslag na een dienstverband langer dan 5 jaar, de medewerker kiezen voor een georganiseerde bijeenkomst, koffiemoment of lunch in één van de hieronder genoemde locaties. Dit in overleg met de leidinggevende. Locaties bijeenkomst De medewerker mag als locatie een keuze maken uit de: Kantine gemeentekantoor In de huiskamer van de afdeling/cluster Werkplaats (buitendienst) Hal gemeentehuis Wanneer twee jubilea vrij snel achter elkaar plaatsvinden, bijvoorbeeld 25 jaar overheidsdienst en 25 jaar in dienst van eigen gemeente binnen een aantal jaren, wordt in overleg met de jubilarissen één bijeenkomst gehouden. Catering De catering bij bijeenkomsten worden verzorgd door de interne catering. Gasten Op verzoek van de medewerker worden de volgende gasten uitgenodigd voor een georganiseerde bijeenkomst: - partner en kinderen - de medewerkers van de eigen afdeling - een afvaardiging (i.o. met afdelingshoofden 2-5 personen) van de andere afdelingen - bestuur personeelsvereniging - directie - oud collega’s - externe relaties (i.o. met leidinggevende, gelimiteerd) De uitnodigingen worden verzorgd door de management assistent. Tijdstip De bijeenkomst start om 16.30 uur. Bijwonen van de bijeenkomst Medewerkers die een bijeenkomst bezoeken krijgen hiervoor een haf uur compensatie. Vastgesteld bij directiebesluit van oktober 2014 ……………………………… A.H. van Hout Directeur/gemeentesecretaris Bijlage2Protocol overlijden (oud) medewerker gemeente Bronckhorst Wanneer het een huidige medewerker betreft:

1. Na ontvangst van het bericht neemt de direct leidinggevende contact op met de berichtgever en of familie.
2. Directie en of leidinggevende informeert het personeel. - samenkomst kantine voor alle personeelsleden
3. Uitvoering regeling rouw en trouw - opstellen van een rouwadvertentie (Communicatie-P&O met toets door afdelingshoofd) - bestellen van een grafstuk (€ 50,-- managementassistente-P&O)
4. Direct leidinggevende neemt opnieuw contact op met de familie - informeren of er prijs op wordt gesteld om namens de werkgever te spreken bij begrafenis of crematie - meedelen dat er binnenkort iemand van de gemeente contact opneemt mbt de rechtspositionele zaken
5. Medewerkers kunnen de begrafenis/crematie bezoeken en genieten hiervoor bijzonder verlof voor zover deze in diensttijd is.
6. De Salarisadministratie eindigt de betaling van de bezoldiging met ingang van de dag na het overlijden van de medewerker
7. Bekijken of nabestaanden recht hebben op overlijdensuitkering (CAR-UWO art. 8:16:2). Naar aanleiding hiervan evt overlijdensuitkering berekenen, de nabestaanden per brief hierover informeren door P&O/salarisadministratie
8. Na begrafenis /crematie bezoek aan de familie over afwikkelen van diverse procedures.(P&O eventueel met leidinggevende)
9. een in memoriam plaatsen op Intranet / Hart (Communicatie) voor begrafenis/crematie op voorstel van het afdelingshoofd.
10. Inname gemeentelijke eigendommen (telefoon e.d. )
11. stoppen mailbox/smoelenboek/ blokkeren account Gemeenteraad: een signaal naar de griffier i.v.m. een moment van stilte tijdens de eerstvolgende raadsvergadering ter nagedachtenis aan de overleden medewerker. Procedure tijdens raadsvergadering: raadsvoorzitter meldt bij de opening van de raadsvergadering dat er stil gestaan wordt bij het overlijden van ...., vervolgens geeft de raadsvoorzitter het woord aan de nestor; de nestor spreekt een ‘In memoriam’ uit dat door de griffier is opgesteld; na het ‘In memoriam’ bedankt de raadsvoorzitter de nestor en verzoekt degenen die kunnen gaan staan te gaan staan en een minuut stilte in acht te nemen. Daarna wordt de vergadering hervat. Overwegingen die aan de orde zijn geweest in het MT overleg van 17-8-
13. Vlag half stok? Gaan we niet doen, we gaan dit niet extern uitdragen is en blijft een interne aangelegenheid).
14. Foto van de medewerker etaleren en een condoleanceregister openen? Niet doen, iedereen kan op zijn of haar eigen wijze d.m.v. een kaartje, aanwezigheid bij begrafenis/crematie zijn of haar medeleven betuigen eventueel via boekje met boodschap op de afdeling op initiatief van de collega’s .
15. Relaties van de overleden medewerker persoonlijk informeren? Neen, er wordt een rouwadvertentie opgesteld en gepubliceerd in een regionale krant en Contact. Dit moet voldoende zijn. Wanneer het een oud medewerker betreft: Voor het plaatsen van een rouwadvertentie bij overlijden van een oud medewerker wordt maatwerk geleverd. Bepalende factoren hiervoor zijn: • is de gemeente op de hoogte gebracht van het overlijden van de oud medewerker; • is de gemeente Bronckhorst de laatste werkgever geweest van de oud medewerker; • hoelang is de oud medewerker uit dienst van de gemeente Bronckhorst. Als grens wordt hier de termijn van 10 jaar in acht genomen. Wanneer het een oud-bestuurder betreft: Afgesproken is, dat bij het overlijden van een oud-bestuurder, als de gemeente geïnformeerd wordt, er een kaart gestuurd wordt. Maar geen aandacht te schenken hieraan in de raadsvergadering.