Nota Privacybeleid Gemeente Echt-Susteren 2015 Het college van burgemeester en wethouders stelt de volgende regeling vast. 1. Inleiding De gemeente heeft er per 1 januari 2015 taken bijgekregen. Dat komt door de decentralisatie van de Jeugdwet, Wmo 2015 en de Participatiewet. Daardoor heeft de gemeente een nog belangrijkere verantwoordelijkheid gekregen waar het gaat om de verwerking van persoonsgegevens van inwoners. Immers: de gemeente wisselt voortaan nog vaker dan voorheen persoonsgegevens uit met instanties buiten de gemeentelijke organisatie. Ook is de bescherming van persoonlijke gegevens complexer geworden. De gemeente verzamelt en bewerkt persoonsgegevens voor de dienstverlening aan inwoners en bedrijven. Het gaat bijvoorbeeld om de gegevens in de gemeentelijke basisregistratie personen, de registratie van uitkeringsgerechtigden, het bijhouden van gegevens uit bouwaanvragen, het bijhouden van gegevens van mensen die een Wmo-voorziening hebben aangevraagd, en de uitvoering van de Jeugdwet en de gemeentelijke schulddienstverlening. De gemeente heeft als uitgangspunt én als wettelijke verplichting dat zij met deze gegevens behoorlijk en zorgvuldig omgaat in verband met de privacy van de betrokkenen. Bescherming van persoonsgegevens is een grondrecht. Het verwerken van gegevens gebeurt op een faire, veilige en betrouwbare manier en inwoners worden op maat geholpen. De gemeente moet ook begrijpelijk uitleggen welke maatregelen het onrechtmatig gebruik van gegevens voorkomen. Een zorgvuldige omgang met de gegevens van inwoners vormt een essentiële bouwsteen voor het vertrouwen in de overheid. Bij privacybeleid gaat het niet alleen om naleving van de wet. Het leidt ook tot efficiënter werken, omdat het deel uitmaakt van het kwaliteitsbeleid. Met het gemeentelijk privacybeleid zorgen we voor een goed gedocumenteerd stelsel van interne afspraken waarmee we persoonlijke en gemeentelijke belangen kunnen waarborgen. In deze beleidsnota is verhoudingsgewijs veel aandacht besteed aan het sociale domein. Wanneer inwoners een beroep doen op ondersteuning en/of hulp door de gemeente, worden immers vaker dan voorheen hun persoonsgegevens buiten de gemeentelijke organisatie verwerkt. Dit beleidsdocument stelt de algemene kaders vast waarbinnen de gemeente de privacy van inwoners regelt. Ook bepaalt het de richting voor het nader vast te stellen thematisch beleid. Uit berichten in de media en uit gegevens van het College bescherming persoonsgegevens (CBP) blijkt dat het niet adequaat verwerken van persoonsgegevens een bron van ergernis is bij inwoners, zeker als de verwerking in strijd is met de wet. Het kan zelfs leiden tot onacceptabele situaties, waarbij bijvoorbeeld iemands identiteit wordt 'gestolen' en misbruikt. De juiste toepassing van wettelijke regels is van groot belang. Dit beleid vormt een nadere uitwerking van de wettelijke regelgeving en is daarnaast een praktische handleiding voor de ambtelijke organisatie. Het CBP streeft voortdurend naar een behoorlijke en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens. Natuurlijk moet de gemeente over een goed stelsel van processen, werkafspraken en contracten beschikken om de privacy te kunnen waarborgen. Dat is in het belang van de inwoner én van de gemeente. Maar processen en protocollen worden uitgevoerd door mensen. Daarom streeft de gemeente naar een actief privacybeleid dat vooral gericht is op bewustwording, een open en kritische cultuur en kennisoverdracht. 2. Ambitie De gemeente levert vele verschillende soorten diensten en biedt ondersteuning aan haar inwoners. Het is onontkoombaar dat daarbij informatie over personen wordt verwerkt. De verwerking van persoonsgegevens is inherent aan de gemeentelijke taakuitoefening. Voor een goede en zorgvuldige dienstverlening moet de gemeente gegevens van inwoners bewerken en soms met andere instanties delen. Informatieverwerking gaat gepaard met de verantwoordelijkheid om effectieve privacybescherming te bieden. De gemeente vindt dat inwoners moeten kunnen vertrouwen op een veilige verwerking van persoonsgegevens. Niet alleen vanwege de wettelijke verplichting en de beheersing van bestuurlijke risico's, maar vooral ook omdat in deze informatiesamenleving de digitale leefbaarheid van inwoners bij de gemeente hoog in het vaandel staat. Vertrouwen in de publieke dienstverlening is van groot belang. Onze gemeente vindt privacy een maatschappelijk vraagstuk en zoekt daarom actief naar manieren om inwoners te betrekken bij dit onderwerp en de bijbehorende dilemma's. Goede privacy-services, communicatie, transparantie en dialoog met inwoners vormen het fundament van ons privacybeleid. 3. Reikwijdte Het gemeentelijk privacy beleid is van toepassing op alle taken en processen waar de gemeente verantwoordelijk voor is. Het privacy beleid is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: Gegevens van burgers worden binnen de kaders van de geldende wet- en regelgeving verwerkt. Dit gebeurt uitsluitend als dit nodig is voor goede gemeentelijke taakuitoefening; Voor het bereiken van het doel waarvoor we de persoonsgegevens verwerken, beperken we de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokken inwoner zoveel mogelijk (subsidiariteit); De inbreuk op de belangen van de betrokkene mag niet onevenredig zijn, in verhouding tot het te dienen doel (proportionaliteit); Gegevens worden gebruikt voor duidelijk omschreven doelen. Voor andere doelen worden ze enkel gebruikt of gedeeld wanneer de wet dat toestaat; De gemeente communiceert transparant hoe we over privacy denken en hoe we privacy borgen. Inwoners worden in algemene zin proactief geïnformeerd over wat met zijn of haar informatie gebeurt en waarom. In het thematisch beleid werken we nader uit of en in hoeverre we in individuele gevallen nadere informatie aan inwoners verstrekken; Bij de verwerking van persoonsgegevens ziet de gemeente erop toe dat de werkwijzen worden vastgelegd en professioneel worden uitgevoerd conform functionele en praktische protocollen of procesbeschrijvingen; Gegevens zijn steeds voldoende actueel en ze zijn een nauwkeurige weergave van de feitelijke situatie; De afhandeling van klachten en verzoeken van inwoners en bedrijven over hun privacy gebeurt op een toegankelijke, laagdrempelige wijze; Bij samenwerking met externe partners (specifiek binnen het sociale domein), waarbij sprake is van verwerking van persoonsgegevens, spreken we af aan welke de eisen de gegevensuitwisselingssystemen moeten voldoen. Door middel van in-control-statements wordt jaarlijks verantwoording afgelegd aan het college. Veel voorkomende processen die voor het werk belangrijk zijn, worden in specifieke procedures beschreven. Daarbij geven we aan hoe we met privacygevoelige informatie omgaan. Die specifieke procedures moeten voldoen aan de uitgangspunten van dit gemeentebrede beleid en natuurlijk aan het wettelijk kader. Dergelijke specifieke procedures (werkprocessen) worden ter vaststelling voorgelegd aan het college; De gemeente is altijd (eind)verantwoordelijk voor de gegevensverwerking en de privacy daarvan. Dit geldt ook als we gegevens ter beschikking stellen aan derden of delen in samenwerkingsverbanden. 4. Governance De manier waarop we het privacybeleid binnen de gemeente verankeren, vormt het fundament van de privacyborging. Volgens de Wet bescherming persoonsgegevens is het college van burgemeester en wethouders verantwoordelijk voor de juiste uitvoering ervan. Deze paragraaf geeft aan hoe we de taken, verantwoordelijkheden en borging van het privacybeleid binnen de gemeente organiseren. Hoewel de gemeente nu al de privacyrechten van haar inwoners borgt, vraagt de implementatie van dit beleidsplan tijd en inzet van medewerkers. In 2015 wil de gemeente de inhoud, zoals in deze paragraaf omschreven, inrichten. In 2016 gaan we de werking verder optimaliseren. 4.1 Relatie met de raad Het college is verantwoordelijk voor de juiste naleving van de Wet bescherming persoonsgegevens. Deze wet reikt daarvoor de basisset van privacy management controls aan. Het college informeert de raad binnen de jaarlijkse planning en control cyclus over de risico's en over de getroffen beheersmaatregelen binnen de processen waar de gemeente voor verantwoordelijk is. Om te zorgen dat inwoners de overheid vertrouwen, wil de gemeente op transparante wijze informatie verstrekken en verantwoording afleggen over het privacybeleid en daarmee over belangrijke rechten van onze inwoners. 4.2 Vastleggen van verantwoordelijkheden binnen de gemeente 4.2.1 Vaststelling van privacybeleid Het college stelt het gemeentelijk privacybeleid vast. Het neemt daarbij de aanbevelingen van de privacyfunctionaris (zie onder 4.2.3) in acht en het bevordert de beschikbaarheid van voldoende middelen om privacy bescherming passend te waarborgen. 4.2.2 Uitvoering van privacybeleid Het college wijst uit zijn midden een portefeuillehouder privacy aan. Deze is bestuurlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het gemeentelijk privacybeleid en voor de controle op de naleving van afspraken. De feitelijke uitvoering wordt opgedragen aan een ambtelijk medewerker (privacyfunctionaris, zie onder 4.2.3). Deze draagt daar samen met een team van professionals (de privacy- en informatiebeveiligingswerkgroep, zie onder 4.3.6) zorg voor. 4.2.3 Toezicht Voor onafhankelijk toezicht op de uitvoering van het privacy beleid wijst het college een functionaris voor de gegevensbescherming (ook wel privacy functionaris genoemd) aan conform artikel 62-64 van de Wet bescherming persoonsgegevens. De privacyfunctionaris fungeert tevens als privacy ombudsman en is in voorkomende gevallen de liaison met de landelijke ombudsman. Zijn positie en taakuitoefening worden nader geregeld in een statuut dat het college vaststelt. 4.2.4 Beheer van het beleid De privacyfunctionaris is de beheerder van het gemeentelijk privacybeleid, in samenspraak met de privacy- en informatiebeveiligingswerkgroep. De privacyfunctionaris brengt verslag uit aan het college over de voortgang en kwaliteit van de uitvoering van het privacybeleid en doet aanbevelingen voor verdere optimalisering. 4.2.5 Verantwoordelijkheid voor het ontwikkelen van thematisch beleid De portefeuillehouder privacy is bestuurlijk verantwoordelijk voor het ontwikkelen van het thematisch beleid. Namens hem ziet de privacyfunctionaris toe op de feitelijke ontwikkeling en uitvoering van themagericht privacybeleid (themabeleid), zoals de Basisregistratie Personen, Participatie en Jeugd. Een leidinggevende is hiervan proceseigenaar. Die krijgt ondersteuning van de privacy- en informatiebeveiligingswerkgroep. 4.2.6 Ontwikkeling van themabeleid en praktische privac waarborgen De proceseigenaar is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en uitvoering van themabeleid binnen de door het college gestelde kaders. Onder ontwikkeling en uitvoering van themagericht privacybeleid verstaan we met name: aantoonbare concretisering van beleid in praktische privacywaarborgen (documenteren), zodat ook op operationeel niveau structureel sprake is van behoorlijke en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming met de wet. Hierbij maken we bij voorkeur gebruik van bestaande oplossingen, voor zover uit toetsing blijkt dat deze zijn in te passen. 4.2.7 Risico gedreven aanpak De gemeentelijke uitvoering van het privacy beleid is evenwichtig. Oplossingen zijn gebaseerd op privacy impact assessments (PIA's). De effecten, zowel kansen als bedreigingen voor personen en de gemeente, zijn in kaart gebracht en zijn afgewogen op basis van de inhoud. De risico’s worden door praktische, organisatorische en technische maatregelen beheerst. Een risicoanalyse (zie afbeelding) brengt de mate van persoonlijk en bestuurlijk risico in kaart. Deze vormt het vertrekpunt voor het maken van beleidskeuzes. 4.2.8 Interne verantwoording Proceseigenaren rapporteren minimaal een keer per jaar aan de portefeuillehouder over de resultaten die zij hebben bereikt bij realisatie en beheer van passende privacymaatregelen. Zij melden hem onverwijld privacy-incidenten conform een vast te stellen incidentenprocedure. Wanneer proceseigenaren verantwoordelijkheden hebben overgedragen of uitbesteed, zorgen zij voor een gelijkwaardige vorm van verantwoording. Afspraken hierover leggen we schriftelijk vast. 4.2.9 Verantwoordelijkheid van audit Namens de portefeuillehouder privacy ziet de privacyfunctionaris toe op de totstandkoming van een privacy-auditplan op basis van de uitgevoerde PIA's en de ijkpunten (key controls) van de gekozen beheersmaatregelen volgens het themabeleid en de nadere concretisering. 4.3 Privacy Control Systeem Met een reeks maatregelen wil de gemeente waarborgen dat we continu werken aan het optimaliseren en borgen van de kwaliteit van de werkprocessen waarbij privacy een rol speelt. Juist omdat privacy voor een belangrijk deel mensenwerk is, moet op alle niveaus binnen de gemeente ruime aandacht zijn voor het cyclisch denken. Door privacy vast op de diverse agenda's te plaatsen, ontstaat een continu proces van veranderen en verbeteren. Door vanuit verschillende niveaus en rollen binnen de gemeente naar de kwaliteit van de uitvoering van privacy te kijken, ontstaat een evenwichtig systeem van ‘checks and balances’. Hieronder beschrijven we de belangrijkste elementen van deze borging. 4.3.1 Planning en control proces Privacy vormt een onderdeel van het planning en control proces van de gemeente. Het college informeert de raad binnen de jaarlijkse planning en control cyclus over de risico's en beheersmaatregelen met betrekking tot het privacybeleid. 4.3.2 Onderdeel plannen Privacy is een vast onderdeel van alle (deel)plannen van de gemeente. Hierdoor ontstaat ruimte voor beleidsmatige verbeteringen. 4.3.3 In control statement De gemeente gaat werken met in control statement. In deze verklaring leggen proceseigenaren jaarlijks verantwoording af. Daarbij vermelden ze of de uitvoering van processen rondom privacy volgens het beleid verloopt. Ze geven ook aan waar afwijkingen zijn en welke beheersmaatregelen worden getroffen. 4.3.4 Auditplan Op basis van risicoanalyse wordt een privacy-auditplan opgesteld onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder privacy en de ambtelijke verantwoordelijkheid van de privacyfunctionaris. 4.3.5 Werkoverleg Leidinggevenden en medewerkers maken privacy tot een onderdeel van hun werkoverleg. Hiermee werken we actief aan een open cultuur, aan het optimaliseren van kennis en een transparante procesuitvoering. Bevindingen of vragen kan iedereen voorleggen aan de privacy- en informatiebeveiligingswerkgroep. 4.3.6 Privacy- en informatiebeveiligingswerkgroep De gemeente heeft een privacy- en informatiebeveiligingswerkgroep waarin enkele kernfuncties zijn vertegenwoordigd. De privacyfunctionaris maakt hiervan deel uit. De privacy- en informatiebeveiligingswerkgroep treedt op als adviseur voor het college, is een vraagbaak voor de medewerkers en leidinggevenden, en vormt de kern van het auditteam privacy. 4.3.7 Toezicht door de privacyfunctionaris De privacyfunctionaris toetst of de aanwezigheid en werking van het gemeentelijk privacybeleid afdoende is ingericht. Hij heeft vrij toegang tot systemen en processen van de gemeente. Hij rapporteert rechtstreeks aan het college van burgemeester en wethouders. De privacyfunctionaris treedt ook op als ombudsman wanneer inwoners klachten hebben over de service van de gemeente bij de uitoefening van de privacyrechten en het privacybeleid. 4.4 Bemensing 4.4.1 Privacyfunctionaris Het aanstellen van de een privacy functionaris is een belangrijke stap in het waarmaken van de maatschappelijke privacy-ambities. Bij de Europese privacywetgeving, te verwachten in 2016, wordt de aanstelling van zo'n functionaris waarschijnlijk verplicht. De gemeente stelt een privacyfunctionaris aan om het eigen toezicht te organiseren. Deze medewerker heeft een belangrijke coördinerende rol en adviseert over oplossingen met betrekking tot privacy. Belangrijk is ook dat hij aan de voorkant meekijkt bij de inrichting van processen. De privacyfunctionaris maakt deel uit van de gemeentelijke privacy- en informatiebeveiligingswerkgroep. 4.4.2 Gemeentelijke privacy- en informatiebeveiligingswerkgroep Binnen de gemeente wordt een privacy- en informatiebeveiligingswerkgroep gevormd. Die is de vraagbaak voor privacy vraagstukken, adviseert over beleid en uitvoering, draagt bij aan kennisverspreiding en cultuur, en heeft een rol binnen het interne audit programma. De privacy- en informatiebeveiligingswerkgroep wordt gerealiseerd door de bestaande (informatie)-beveiligingswerkgroep (die het merendeel van de gewenste rollen al bevat) uit te breiden met een jurist en de privacyfunctionaris. De werkgroep kan eventueel op afroep worden uitgebreid met communicatie en hoofd bedrijfsvoering. De privacyrollen zijn evenals de informatiebeveiligingsrollen onderdeel van het regulier werk. 4.5 Services richting inwoners 4.5.1 Transparantie Rechten van de burger zijn binnen de gemeente op transparante wijze ingericht. Het recht op inzage, informatie, correctie en verwijdering van gegevens is vertaald in heldere, laagdrempelige procedures en wordt helder gecommuniceerd richting inwoners. 4.5.2 Meldingen en klachten Meldingen en klachten over privacy komen bij de gemeente binnen via de bestaande kanalen. De proceseigenaar geeft de melding of klacht door aan de privacy- en informatiebeveiligingswerkgroep, waar deze wordt geregistreerd. De desbetreffende proceseigenaar is verantwoordelijk voor de afwikkeling en het treffen van eventuele verbetermaatregelen. Indien de inwoner hierover niet tevreden is, kan hij een klacht indienen bij de privacyfunctionaris. 5. Juridisch kader De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelt het algemene kader voor de omgang met privacy. Deze is te beschouwen als parapluwetgeving die van toepassing is op bijna alle sectoren, instellingen en bedrijven in Nederland. Voor het verwerken van persoonsgegevens voor privégebruik geldt de Wbp niet. De Wbp vereist dat voor elke verwerking van persoonsgegevens een beroep kan worden gedaan op één van de grondslagen die in artikel 8 van de Wbp worden genoemd. Na vaststelling van die grondslag is het mogelijk om gestructureerd te bepalen welke verwerking, van welke persoonsgegevens, voor welke doeleinden rechtmatig en noodzakelijk is. Daarnaast zijn in tal van bijzondere wetten regels over privacy opgenomen. Bijlage B bevat een opsomming van de relevante regelgeving. 6. Bewustwording, communicatie en evaluatie Privacy is voor een belangrijk deel een zaak van bewustwording, cultuur en communicatie. Bestuur, ambtenaren en hulpverleners moeten zich bij de uitoefening van hun werk voortdurend bewust zijn van het belang van het waarborgen van de rechten van de inwoners. De samenleving maakt op dit moment een belangrijke kanteling door. Er wordt een groot beroep gedaan op saamhorigheid en zelfredzaamheid, met als doel: de eigen kracht van inwoners versterken. Mensen moeten ook minder afhankelijk worden van door de gemeente gefinancierde zorg en ondersteuning. De rijksoverheid wil dat burgers zelfstandig hun leven kunnen leiden, hun eigen problemen kunnen oplossen en een bijdrage leveren aan de samenleving. De burger moet meer regie voeren over zijn leven, maar ook over de uitvoering van de zorg. Dit geldt ook voor het betrekken van burgers bij privacyvraagstukken en het gebruik van persoonsgegevens. Soms zullen professionals en ambtenaren dit lastig vinden, maar uiteindelijk is het maatschappelijk gewenste effect hiermee het beste gediend. In een voor de burger onveilige en complexe situatie biedt de wet bij uitzondering mogelijkheden om anders om te gaan met bijvoorbeeld toestemming voor de uitwisseling van informatie. Dit is dan in het belang van de burger zelf. Het is belangrijk dat personen die daadwerkelijk met persoonsgegevens werken, weten wat hun verantwoordelijkheid is en hoe ze zorgvuldig met deze gegevens moeten omgaan. Professionals in het veld en binnen de gemeente moeten zich daarom bewust zijn van de regels en gedragsnormen rondom privacy. De gemeente ondersteunt dit door onder meer privacyprotocollen en afwegingskaders te ontwikkelen. Richting inwoners is communicatie over de privacy van belang. Inwoners hebben het recht te weten wat er met hun gegevens gebeurt. De professionals moeten zich bewust zijn van het belang van privacy. Zij moeten persoonsgegevens op een zorgvuldige manier verwerken, zoals omschreven in het privacybeleid en de bijbehorende regelingen. Er worden trainingen georganiseerd over hoe zij vanuit hun functie/rol met privacyvraagstukken moeten omgaan. De gemeente streeft naar een cultuur waarbij professionals elkaar in alle openheid aanspreken op het eigen gedrag rondom privacy en daarmee van elkaar leren. Communicatie, openheid en toetsing zijn belangrijke randvoorwaarden om een optimaal privacybeleid te realiseren. Dit alles moet binnen het privacybeleid worden verankerd. Het beleid wordt uiterlijk op 31 december 2016 geëvalueerd door middel van een Privacy Impact Assessment. 7. Uitgangspunten privacybeleid De vorige paragrafen vormen een generiek beleidskader voor het gemeentelijk privacy beleid. Door de decentralisaties per 1 januari 2015, neemt de verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens alsmaar toe. Daarom zoomen we hieronder kort in op de gegevensverwerking in het sociale domein. De uitvoering van de gedecentraliseerde taken brengt met zich mee dat de gemeente en diverse instellingen en instanties gegevens moeten uitwisselen. In de wetten en daarop gebaseerde besluiten is - soms vrij nauwkeurig, soms meer in algemene termen - beschreven welke gegevens nodig zijn voor de taakuitoefening en welke instanties/instellingen bevoegd zijn om die te verstrekken (zie bijlage B). Bij het uitoefenen van die bevoegdheid moeten ze wel bepaalde principes in acht nemen: behalve doelbinding (die in de meeste gevallen dus rechtstreeks uit de wet voortvloeit) gaat het om de principes van subsidiariteit en proportionaliteit. Dit zijn ook de leidende principes van de Wet bescherming persoonsgegevens. Bovendien gelden er strengere eisen wanneer sprake is van bijzondere gegevens (met name gezondheidsgegevens en strafrechtelijke gegevens). Bij het verwerken van gegevens over de gezondheid van personen is in veel gevallen de Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst leidend. Met het oog op de uitwisseling van bijzondere gegevens is het wenselijk om duidelijk te zijn over het beleid dat de gemeente hanteert voor de uitvoering in de praktijk. Hiervoor zijn de volgende uitgangspunten geformuleerd: Hulpverleningsperspectief in veel gevallen leidend; Gegevensverwerking op basis van 'need to know'; Gegevensverwerking op basis van 'toestemming, tenzij'; Zorg voor betrokkenheid van cliënt. Hieronder volgt een nadere uitwerking van deze uitgangspunten. 7.1 Hulpverleningsperspectief in veel gevallen leidend De gemeentelijke overheid is verantwoordelijk voor het toekennen van voorzieningen die voor een belangrijk deel betrekking hebben op hulpverlening, zoals zorg en ondersteuning. Soms met een gedwongen karakter, maar ook dan is sprake van hulpverlening. Een belangrijk aspect is dat er een vertrouwensrelatie ontstaat. Het in de hulpverlener gestelde vertrouwen is essentieel om taken goed te vervullen. 7.2 Gegevensverwerking op basis van 'need to know' Dit uitgangspunt heeft enerzijds te maken met het vereiste van doelbinding: alleen die gegevens die noodzakelijk zijn vanuit een bepaald doel worden verwerkt. 'Need to know' is dus geen 'nice to know'. Bij dit uitgangspunt speelt ook de vraag in hoeverre bij verwerking wordt voldaan aan de uitgangspunten van proportionaliteit (niet meer privacy-inbreuk dan nodig) en subsidiariteit (ander middel dat minder inbreuk op privacy maakt om het gestelde doel te realiseren, heeft de voorkeur). Dit speelt vooral bij de verwerking van gegevens in het kader van signalering en bij de vraag hoe lang gegevens moeten worden bewaard. Het is belangrijk dat al vanaf het begin (toegang) prioriteiten worden gesteld en de privacy-inbreuk zo beperkt mogelijk blijft. Dat gebeurt door een goede vraaganalyse of vraagverheldering. 7.3 Gegevensverwerking op basis van 'toestemming, tenzij' Gegevensverwerking vindt eerst en vooral plaats met toestemming van de betrokkene. In geval van hulpverlening betekent toestemming voor de behandeling ook toestemming voor gegevensverwerking. Is er eenmaal sprake van toestemming voor de behandeling (tevens: begeleiding en verzorging), dan hoeft niet ook nog eens afzonderlijke toestemming te worden gevraagd voor het delen van gegevenstussen zorgverleners die rechtstreeks bij de behandeling zijn betrokken. In bijlage B is dit verder uitgewerkt onder het kopje Jeugdwet. Soortgelijke bepalingen zijn ook opgenomen in de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (Wgbo). Wie rechtstreeks betrokken zijn bij de behandeling, is op te maken uit het ondersteuningsplan dat de betrokkene ondertekent. Nadrukkelijk wordt aangetekend dat het verlenen van toestemming niet de enige grond is voor de verwerking van persoonsgegevens. In artikel 8 van de Wbp staat een limitatieve opsomming van de gronden die een gegevensverwerking rechtvaardigen. Er moet altijd sprake zijn van transparantie. Een burger moet immers gebruik kunnen maken van zijn recht op verzet. 7.4 Zorg voor betrokkenheid van cliënt Hoe meer de cliënt het gevoel heeft dat hij echt wordt betrokken, hoe minder noodzakelijk het is om hem voor diverse handelingen vooraf toestemming te vragen. Dit heeft veel te maken met het begrip transparantie, een begrip waarop vooral de in de Wgbo uitgewerkte informatieplicht is gebaseerd. Uitgangspunt bij overleg moet zijn dat we niet óver de cliënt, maar mét de cliënt praten. 8. Convenanten en overeenkomsten Met het oog op de omgang met privacy door alle partijen waar de gemeente mee samenwerkt en waarbij persoonsgegevens worden verwerkt, worden convenanten, bewerkersovereenkomsten en protocollen afgesloten. De gemeente moet de eisen rondom gegevensverwerking borgen in contracten. Hier moet tevens de grondslag worden gelegd voor het laten uitvoeren van een privacy-audit. Ook wordt hierbij verwezen naar de bijbehorende privacymatrix (zie bijlage C). Hoe we afspraken maken met ketenpartners is sterk afhankelijk van de positie in de informatieketen en de aard van de samenwerking. Hierin wordt in ieder geval aangegeven: De betrokken organisaties, verantwoordelijken en relevante doelstellingen; De verwerking van bijzondere persoonsgegevens; De wijze waarop betrokken inwoners worden geïnformeerd over het gebruik van hun persoonsgegevens; De belangrijkste verwerkingen van persoonsgegevens die binnen de samenwerking plaatsvinden, de melding daarvan bij het College bescherming persoonsgegevens en de eenduidige protocollering van de privacyregels die bij de verwerking in acht genomen moeten worden; De wijze waarop we bij betrokken inwoners toestemming verkrijgen voor gegevensverwerking; Een beschrijving van de gevallen waarin zonder toestemming van de betrokkene gegevens worden verwerkt; Een beschrijving van een procedure in verband met escalatie bij spoed- en/of noodgevallen; De wijze waarop betrokkenen gebruik kunnen maken van hun rechten op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens. De wijze waarop organisaties invulling geven aan informatiebeveiliging en geheimhoudingsplicht. vastgesteld door het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Echt-Susteren op 9 juni 2015 Bijlage 1: Functionaris voor de gegevensbescherming (privacyfunctionaris) In deze bijlage wordt uitgelegd wat de rol van privacyfunctionaris inhoudt. Voor privacyfunctionaris wordt hierna de wettelijke term gehanteerd: functionaris voor de gegevensbescherming (FG). Privacytoezicht algemeen Om de rol van FG goed te begrijpen, moet hier eerst het toezichtsysteem van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) worden uitgelegd, want de Wbp regelt toezicht op verschillende manieren. Waar meestal als eerste aan wordt gedacht, is het toezicht door de landelijke toezichthouder, het College bescherming persoonsgegevens (CBP). Maar de Wbp kent ook aan het college van burgemeester en wethouders een toezichthoudende rol toe, als regievoerder en de controleur op nakoming van afspraken. Daarnaast zijn ook burgers in zekere zin toezichthouder, omdat de Wbp hen het recht toekent om bij de gemeente de verwerking van hun eigen gegevens te controleren. Ze hebben het recht op schadevergoeding wanneer het gemeentelijk privacybeleid tekort schiet en ze mogen bij het CBP een handhavingsverzoek indienen. Daarmee is de Wbp een systeem van ‘checks and balances’. Dit systeem werkt echter niet goed, zolang er geen FG is aangewezen. Dit komt onder meer doordat privacy een complex vraagstuk is, dat ook met misverstanden is omgeven. Het CBP staat op een te grote afstand om op reguliere wijze privacybeleidsvoering van een gemeente te kunnen controleren. De aanwijzing van een FG- eveneens een toezichthouder die in de Wbp wordt genoemd - is daarom een logische zaak. Zéker omdat de nieuwe gemeentelijke taken in het sociaal domein extra privacy risico's met zich meebrengen. Wat is een FG? De FG laat zich het beste vergelijken met een accountant. Het grote verschil is echter dat de FG advies en toezicht juist niet mag scheiden, maar moet combineren. Een FG denkt mee over privacybestendige oplossingen (preventief toezicht), maar toetst ook achteraf of oplossingen daadwerkelijk binnen de kaders van de wet zijn vormgegeven (privacy audits). Zijn aanbevelingen zijn bestemd voor het college van burgemeester en wethouders. Dat neemt niet weg dat de FG in de praktijk vooral samenwerkt met afdelingen en tweede lijn-professionals, zoals informatiemanagers, informatiebeveiligers, juristen en ICT-ers. Functieprofiel FG De FG is een multidisciplinaire senior. De wet vereist dat hij voldoende betrouwbaar is en stevig genoeg in zijn schoenen staat om onafhankelijk te kunnen adviseren. Hij moet praktijkdeskundig zijn (kennis van organisaties, processen, ICT en informatiebeveiliging) en een expert op het gebied van privacywetgeving. Nog afgezien van zijn interne betrokkenheid, speelt hij ook extern een belangrijke rol. Hij geeft het gemeentelijk privacybeleid een gezicht en heeft een bufferfunctie in de relaties met het College bescherming persoonsgegevens. Een FG moet daarom een goed gevoel hebben voor interne en externe verhoudingen en moet beschikken over vaardigheden op het gebied van communicatie, public relations en regulatory affairs. Positie FG De positie van de FG wordt beschreven in paragraaf 2 van hoofdstuk 9 Wbp over derde lijn-toezicht. Paragraaf 1 van dit hoofdstuk regelt de positie van het CBP. De wet bevat geen bepalingen over een hiërarchische relatie. De FGis dus geen verlengstuk van het CBP. Wél is het zo dat de FG bij twijfel het recht heeft om het CBP te consulteren. Mits dat goed is aangepakt, kan dat helpen om bij het CBP begrip te kweken voor de gemeentelijke aanpak. Het CBP hecht veel waarde aan de aanwijzing van FG's. Organisaties met een FG genieten bij de landelijk toezichthouder extra vertrouwen. Vanwege zijn wettelijke rol en deskundigheid, is het oordeel van de FG juridisch zwaarwegend. In de praktijk wordt dat echter niet altijd begrepen. Ook komt het voor dat op een FG druk wordt uitgeoefend om zijn zienswijze te herzien. Het is belangrijk om dit soort dingen van te voren door te spreken. Een FG moet veilig kunnen adviseren en moet daarvoor goed de ruimte krijgen. De wet geeft aan dat hij niet uit zijn functie kan worden gezet. Om over dit soort zaken duidelijk te zijn, verdient het sterk de aanbeveling om zijn positie te regelen in een statuut. Door een FG aan te wijzen, functioneert het CBP meer op de achtergrond. Het CBP treedt weer op de voorgrond wanneer het gemeentelijk toezicht niet goed blijkt te functioneren. Aanwijzing FG De aanwijzing van een FG wordt onder de Wbp aanbevolen en wordt onder de nieuwe EU-privacyverordening (invoering naar verwachting in 2016) hoogstwaarschijnlijk verplicht. Hij kan in dienst zijn of worden genomen, worden ingehuurd of worden betrokken via een organisatie waarbij een gemeente is aangesloten. Het college van burgemeester en wethouders moet over de aanwijzing van een FG besluiten en dat vervolgens melden bij het CBP[1]• Dat neemt zijn gegevens over in het openbare FG-register[2]. Het CBP beoordeelt niet de geschiktheid van de FG. De aanwijzing van een gekwalificeerde privacyfunctionaris blijft dus de eigen verantwoordelijkheid van het college. De geschiktheid van een FG kan blijken uit zijn CV (studie, werkervaring, publicaties, bij voorkeur een certificaat van de lAPP, de Internationale Associatie van Privacy Professionals, etc.). Het salarisniveau van een FG ligt in Nederland gemiddeld op schaal 11-12, wat lager is dan in andere EU-landen (schaal 13-14) [3]. Het salaris hangt ook samen met de mate waarin de FG een coördinerende/leidinggevende rol heeft. Een FG heeft kantoorfaciliteiten, tooling en overige middelen nodig voor professionele invulling van zijn taken. Hiervoor zijn ook lean & mean-oplossingen denkbaar. Het scheelt wanneer de FG kan rekenen op een werkgroep van tweede lijn-professionals. [1] 1https://cbpweb.nl/sites/default/files/atoms/files/fg aanmeldingsformulier.pdf [2] https://cbpweb.nl/nl/zelf-doen/functionaris-gegevensbescherming/register-functionarisgegevensbescherming-e-tm-h [3] Onderzoek NGFG,gepubliceerd in Privacy & Compliance 04-05/2013 Bijlage 2: Toelichting wettelijke kaders
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.