Besluit op de organisatie van de gemeente Dongeradeel (Dongeradeel)

Besluit op de organisatie van de gemeente DongeradeelHet college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dongeradeel, gelet op artikel 160 van de Gemeentewet en artikel 14 van de Financiële verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet; b e s l u i t : vast te stellen: BESLUIT OP DE ORGANISATIE VAN DE GEMEENTE DONGERADEEL Hoofdstuk 1 Algemeen Artikel 1 Begripsbepaling In dit besluit wordt verstaan onder: afdeling: iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht aan de algemeen directeur/secretaris heeft. bedrijfsvoering: de bedrijfsvoering omvat de voorbereiding en de uitvoering van: het personeelsbeleid; het financiële beleid; het organisatiebeleid; het informatiebeleid; het automatiseringsbeleid; het communicatiebeleid; het juridische beleid; het investeringsbeleid in bedrijfsmiddelen; het huisvestingsbeleid van het gemeentelijk apparaat, alsmede het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer. budgethouder: ambtenaar van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten en aan wie het (onder-)mandaat is toegekend bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en investeringskredieten. financiële rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie. juridische rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke, nationale en Europese wet- en regelgeving. Hoofdstuk 2 De ambtelijke organisatie Artikel 2 Inrichting van de organisatie Onder de veranwoordelijkheid van het college berust de dagelijkse leiding van de ambtenlijke organisatie bij de algemeen directeur/secretaris. De verantwoordelijkheden van de directie zijn neergelegd in een directiestatuut. De ambtelijke organisatie van de gemeente bestaat, afgezien van de griffie, uit de volgende organisatorische eenheden: afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning (BMO); afdeling Financiële en Juridische Zaken; afdeling Gemeentewurk; afdeling Ontwikkeling; afdeling Publiekszaken; eenheid ICT. Artikel 3 Hoofdtaken van de afdelingen Artikel 3a Hoofdtaken van de afdeling Bestuurs- en managementondersteuning (BMO) De algemene taak van de afdeling, die de functies Bestuurssecretariaat, Bodedienst, Communicatie, Documentaire Informatievoorziening en Personeel & Organisatie omvat, bestaat uit het ondersteunen van bestuur, management en organisatie, alsmede het daarover verantwoording afleggen. Artikel 3b Hoofdtaken van de afdeling Financiële en Juridische Zaken (FJZ) De algemene taak van de afdeling bestaat uit het verzorgen van de concerntaken op het gebied van het financiële beleid en de financiële administratie, algemeen juridische zaken en een aantal publiekstaken, zoals de gemeentelijke belastingen, alsmede het daarover verantwoording afleggen. Artikel 3c Hoofdtaken van de afdeling Gemeentewurk De algemene taak van de afdeling bestaat uit de zorg voor de uitvoerende taken zoals afvalinzameling, onderhoud riolen, oppervlaktewater en wegen, bestrijding van ongedierte en onderhoud openbare ruimten en beheer van bruggen en sporthallen, alsmede het daarover verantwoording afleggen. Deze taken worden uitgevoerd voor zowel de gemeente Dantumadiel als de gemeente Dongeradeel. Artikel 3d Hoofdtaken van de afdeling Ontwikkeling De algemene taak van de afdeling bestaat uit: het ontwikkelen van beleid op het gebied van ruimtelijke ordening, volkshuisvesting, woningbouw, grondzaken, milieu en economische zaken; het ontwikkelen van beleid en het beheer en de uitvoering van de openbare ruimte (infrastructuur, groenplannen, verkeer, bouwkunde); het ontwikkelen en uitvoeren van beleid op het gebied van welzijn, volksgezondheid, cultuur, sport, recreatie en onderwijs; alsmede het daarover verantwoording afleggen. Artikel 3e Hoofdtaken van de afdeling Publiekszaken De algemene taak van de afdeling bestaat uit het verrichten van de publieksgerichte taken op het gebied van burgerzaken, vergunningen en ontheffingen, enz., alsmede het daarover verantwoording afleggen. Artikel 3f Hoofdtaken van de eenheid ICT De algemene taak van de eenheid bestaat uit de zorg voor ontwikkeling en beheer van ICT-voorzieningen (computers, telefoon, enz.), alsmede het daarover verantwoording afleggen. Artikel 4 Leiding van de afdelingen 1.Onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur/secretaris berust de dagelijkse leiding van een afdeling bij de afdelingsmanager van de afdeling. De leiding van de eenheid ICT berust bij de algemeen directeur/secretaris. 2.Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verleent het college mandaten en volmachten zoals vastgelegd in het geldende mandaatbesluit en de daarbij behorende mandaatregeling. Artikel 5 Benoeming, schorsing, ontslag en vervanging functionarissen 1.De algemeen directeur/secretaris wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het college. 2.Het college wijst een functionaris aan als loco-secretaris. Bij afwezigheid van de algemeen directeur/secretaris wordt zijn functie uitgeoefend door de loco-secretaris. 3.De afdelingsmanagers worden op voordracht van de directie benoemd, geschorst en ontslagen door het college, met inachtneming van door het college verleende mandaten en volmachten als bedoeld in artikel 4 lid 2. 4.Het college wijst de afdelingsmanager Financiën aan als concerncontroller. 5.Bij afwezigheid van de afdelingsmanager Financiën regelt de directie diens vervanging. Hoofdstuk 3 Functies Artikel 6 Directie Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college draagt de algemeen directeur/secretaris zorg voor het zowel strategisch als operationeel sturen en vormgeven van de gemeentelijke organisatie en het inhoud geven aan de gewenste cultuur, op een zodanige wijze dat de gestelde doelen van de organisatie worden gerealiseerd. De nadere regeling hiervan is vastgelegd in het directiestatuut. Artikel 7 Algemeen directeur/secretaris 1.Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college draagt de algemeen directeur/secretaris in zijn functie van gemeentesecretaris als eerste adviseur van de organisatie zorg voor de integrale beleidsadvisering aan het college op een zodanige wijze, dat de besluitvorming een evenwichtige afweging vormt van de belangen van politiek en bestuur, organisatie en burgers en dat het beleid van de gemeente consistent is. De nadere regeling hiervan is vastgelegd in de instructie voor de secretaris van de gemeente Dongeradeel. 2.De algemeen directeur/secretaris draagt als bestuurder in de zin van de WOR zorg voor het voeren van het overleg met de Ondernemingsraad. Artikel 8 Afdelingsmanager 1.Onder de verantwoordelijkheid van de directie is een afdelingsmanager, met inachtneming van de gemeentebrede kaders en op basis van integrale managementverantwoordelijkheid, belast met de dagelijkse leiding van een afdeling. 2.Een afdelingsmanager is met betrekking tot het taakgebied van de afdeling verantwoordelijk en draagt zorg voor een goede vakinhoudelijke advisering – zonodig via de directie – aan het college van burgemeester en wethouders en aan de gemeenteraad. 3.Een afdelingsmanager is verantwoordelijk en draagt zorg voor het toetsen van voorstellen die in opdracht van de directie voor het college worden voorbereid, op: de tijdigheid, de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie; de juridische rechtmatigheid, de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid, alsmede de aanwijzing van ambtenaren van de afdeling die de verantwoordelijkheid zullen dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten. 4.Een afdelingsmanager is binnen de afdeling verantwoordelijk en draagt zorg voor de feitelijke uitvoering van de beleidsbeslissingen. 5.Een afdelingsmanager draagt zorg voor regelmatig werkoverleg met zijn/haar medewerkers en voor de uitvoering van het personeelsbeleid. Hoofdstuk 4 Overlegstructuur Artikel 9 Managementoverleg 1.Het managementteam (MT) bestaat uit de directie en de afdelingsmanagers. De algemeen directeur/secretaris is voorzitter van het managementteam. 2.In het managementteam vindt overleg en afstemming plaats over het beleid, het beheer en de uitvoering van de taken van het ambtelijk apparaat en over afdelingsoverstijgende zaken in het algemeen. Dit betreft: het verkennen en bespreken van inhoudelijke en organisatorische trends en ontwikkelingen op strategisch niveau; het bespreken van voorstellen gericht op strategie, visieontwikkeling en organisatieontwikkeling op langere termijn. de centrale beleidscoördinatie en –integratie en de centrale middelensturing. Hoofdstuk 5 Bestuursopdrachten Artikel 10 Bestuursopdrachten 1.Voor opdrachten op strategisch beleidsniveau en voor majeure projecten geeft het college bestuuropdrachten aan de directie. 2.Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid en de uitvoering van projecten. 3.De directie draagt zorg voor de uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie. Hoofdstuk 6 Financieel management en administratieve organisatie Artikel 11 Nadere beschrijving bevoegdheden en verantwoordelijkheden. In afzonderlijke verordeningen worden regels vastgesteld met betrekking tot: de inrichting van de financiële organisatie, het financiële beheer en de uitgangspunten van het financiële beleid van de gemeente (artikel 212 Gemeentewet); de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente (artikel 213 Gemeentewet); het uitvoeren van periodiek onderzoek door het college van burgemeester en wethouders naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente (artikel 213a Gemeentewet). Artikel 12 Functionarissen 1.Het college wijst functionarissen aan als concerncontroller/afdelingsmanager Financiële en Juridische Zaken, financieel consulent, administrateur, comptabele en kashouder(

1. s)alsmede hun respectievelijke plaatsvervangers. 2.Het college stelt zonodig nadere richtlijnen vast voor het functioneren van deze functionarissen. 3.De functies van controller/afdelingsmanager Financiële en Juridische Zaken en administrateur zijn onverenigbaar met die van comptabele en kashouder, alsmede met enige, de functiescheiding wezenlijk aantastende, andere functie. Dit betreft met name functies die verantwoordelijkheid dragen voor het financieel beheer. Artikel 13 Concerncontroller 1.De concerncontroller, tevens afdelingsmanager Financiële en Juridische Zaken, heeft, onverlet de in artikel 4, 6, 7 en 8 aangeduide verantwoordelijkheden van de directie en de afdelingsmanagers, onder meer de zorg voor: de financiële planning van de gemeente als geheel en de aansluiting daarvan op de beleidsplanning en op het beleid en de plannen ten aanzien van de middelen; het doen opstellen van periodieke (voortgangs)rapportages voor de gemeente als geheel. 2.De concerncontroller ondersteunt het management bij de bevordering en de bewaking van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en de administratie en voor het onderzoek naar de mate van effectiviteit van de uitgevoerde activiteiten. De concerncontroller is behulpzaam bij de opzet en de werking van de control, planning en administratieve organisatie. 3.Indien de concerncontroller van oordeel is, dat een meer doelmatig beheer kan worden gerealiseerd, treedt hij in overleg met de afdelingsmanager. Zo nodig legt hij zelfstandig via de directie voorstellen voor aan het college. 4.De concerncontroller kan het college gevraagd en ongevraagd adviseren ten aanzien van de in dit artikel genoemde taken. 5.Het college kan na afstemming met de directie onderwerpen vaststellen ten aanzien waarvan de concerncontroller, met het oog op handhaving en uitvoering van deze verordening, nadere richtlijnen kan geven. 6.De concerncontroller is verantwoording verschuldigd aan het college voor de aan hem in deze verordening opgedragen taken en verantwoordelijkheden. Artikel 14 Afdelingsmanager Financiën 1.De afdelingsmanager Financiële en Juridische Zaken, tevens concerncontroller, draagt onverlet de verantwoordelijkheden van de directie en de afdelingsmanagers mede zorg voor: het opstellen van de gemeentebegroting en de meerjarenbegroting en de aansluiting op de daaraan ten grondslag liggende werk- en middelenplannen; een tijdige en volledige informatieverstrekking aan het college en aan de daarvoor in aanmerking komende functionarissen; de tijdige totstandkoming van de financiële beleidsplanning en advisering, de perspectiefnota en budgetprognose, de kredietbewaking, bedrijfseconomische calculaties, de jaarrekening en het jaarverslag. 2.De afdelingsmanager Financiële en Juridische Zaken heeft een eigen verantwoordelijkheid voor: de opzet en het instandhouden van een administratieve organisatie welke zodanig is dat kan worden voldaan aan de eisen van doelmatig beheer en het nemen van alle maatregelen, nodig voor een goede werking van de interne controle, gericht op de volledigheid, de juistheid en de tijdigheid van de financieel-administratieve verantwoording en op de getrouwheid van de jaarrekening van de gemeente en alle daarmee samenhangende verantwoordingen; de financieel-technische aspecten van de begroting, de rekening, de financiële rapportages en de beleidsvoorstellen. Indien en voor zover er sprake is van een afwijkend standpunt in die stukken ten opzichte van het algemene financiële beleid, doet hij hiervan, na overleg met de directie, mededeling bij het desbetreffende stuk. Artikel 15 Financieel consulent 1.De financieel consulent heeft voor zijn organisatie-eenheid, onverlet de verantwoordelijkheden van de directie en de afdelingsmanagers, de zorg voor: de financiële planning en de aansluiting daarvan op de beleids- en middelenplanning; het opstellen van de begroting en de aansluiting op de daaraan ten grondslag liggende werk- en middelenplannen; het opstellen van periodieke rapportages; 2.De financieel consulent ondersteunt het desbetreffende management bij de bevordering en de bewaking van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en de administratie en voor het onderzoek naar de mate van effectiviteit van de uitgevoerde activiteiten. De financieel consulent is behulpzaam bij de opzet en de werking van de control, planning en administratieve organisatie. 3.Indien de financieel consulent een meer doelmatig beheer mogelijk acht, treedt hij hierover in overleg met de leiding van de organisatie-eenheid. Zo nodig treedt hij zelfstandig op in overleg met de concerncontroller. 4.De financieel consulent heeft een eigen verantwoordelijkheid voor de financieel-technische aspecten van de begroting, de rekening, de financiële rapportages en de beleidsvoorstellen. Indien en voor zover er sprake is van een afwijkend standpunt in die stukken ten opzichte van het algemene financiële beleid, doet hij hiervan, na overleg met de leiding, mededeling bij het desbetreffende stuk. Artikel 16 Administrateur 1.De administrateur heeft, onverlet de verantwoordelijkheden van de directie en de afdelingsmanagers, de zorg voor: het voeren van de financiële administratie; het opstellen van periodieke financiële rapportages en van de jaarrekening. 2.Bij het uitvoeren van zijn taken neemt de administrateur de functionele richtlijnen en de aanwijzingen van de afdelingsmanager in acht. 3.De administrateur zorgt voor het tijdig, het juist en het volledig verwerken van de gegevens in zijn administratie. 4.De administrateur zorgt voor het tijdig, het juist en het volledig verstrekken van de gegevens uit zijn administratie aan de afdelingsmanager Financiële en Juridische Zaken en de budgetverantwoordelijken. Artikel 17 Comptabele 1.Het beheer van de geldmiddelen van de gemeente is opgedragen aan de comptabele. 2.Het beheer omvat de bewaring van de financiële middelen, de inning van de inkomsten en het doen van betalingen van de gemeente. 3.De comptabele is verantwoordelijk voor een doelmatig en effectief beheer van de geldmiddelen. 4.Tot de taak van de comptabele behoort mede de belegging van financiële middelen overeenkomstig daarvoor door het college gegeven richtlijnen en onder toezicht van de afdelingsmanager Financiële en Juridische Zaken. 5.Het geldverkeer wordt uitsluitend geleid via door het college aangewezen banken. Het college stelt nadere regels vast ten aanzien van de teken- en beschikkingsbevoegdheden van de financiële rekeningen bij de aangewezen banken. 6.Het college kan, gehoord de comptabele, besluiten tot het aanhouden van chartale kassen. Onder de verantwoordelijkheid van de comptabele is/zijn (een) kashouder(
2. s)belast met de bewaring van de chartale gelden. Hoofdstuk 7 Juridische rechtmatigheid Artikel 18 Juridische rechtmatigheid 1.De senior beleidsmedewerker van het team Algemeen Juridische Zaken van de afdeling Financiële en Juridische Zaken treedt op als juridisch controller en draagt onder de verantwoordelijkheid van de directie en onverminderd de verantwoordelijkheid van de afdelingsmanagers zorg voor: het toetsen van voorstellen aan het college en overeenkomsten van de gemeente met derden op juridische rechtmatigheid; het gevraagd en ongevraagd geven van juridisch advies aan de directie en de afdelingen; het opstellen van richtlijnen voor de afdelingen voor het toetsen van voorstellen aan het college en het toetsen van de door de gemeente te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid; het toezicht op een juiste toepassing door de ambtenaren van de afdelingen van gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving; de behandeling van beroepschriften en de behandeling van en beslissingen op verzoek- en bezwaarschriften; het vertegenwoordigen van de gemeente in gerechtelijke procedures; het onderhouden van contacten met advocaten en notarissen; voorzover deze taken niet door het college aan andere ambtenaren in de organisatie zijn opgedragen. 2.De juridisch controller deelt een afdelingsmanager zijn bevindingen mee over de naleving van gemeentelijke, nationale- en Europese wet- en regelgeving door de desbetreffende afdeling. 3.Indien daar aanleiding toe bestaat, doet de juridische controller aan de directie verslag van zijn bevindingen. Artikel 19 Juridische rechtmatigheid bij afdelingen Een afdelingsmanager draagt onder de verantwoordelijkheid van de directie zorg voor: de implementatie en een juiste toepassing van gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving door de onder zijn afdeling vallende ambtenaren, waarbij de door het college goedgekeurde richtlijnen van de juridisch controller worden nageleefd; de toetsing van voorstellen van zijn afdeling aan het college en de toetsing van de door zijn afdeling voor de gemeente te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid. Hoofdstuk 8 Slotbepalingen Artikel 20 Nadere regels Het college van burgemeester en wethouders is bevoegd nadere regels te stellen ten aanzien van zaken, de ambtelijke organisatie betreffend, die in deze verordening niet of niet uitputtend zijn geregeld. Artikel 21 Inwerkingtreding en citeertitel Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2011 en kan worden aangehaald als “Organisatiebesluit 2011”. Het ‘Organisatiebesluit 2009’, zoals vastgesteld door het college d.d. 7 april 2009, wordt ingetrokken met ingang van de datum waarop dit besluit in werking treedt. Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Dongeradeel in zijn vergadering van 7 december 2010., secretaris , burgemeester