Het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst Rivierenland;Gelet op; -artikel 13 van de Financiële verordening Omgevingsdienst Rivierenland; Besluit vast te stellen de; Budgethoudersregeling Omgevingsdienst Rivierenland 2014 Artikel 0.Algemeen Op basis van artikel 13 van de Financiële verordening Omgevingsdienst Rivierenland geeft deze regeling aanvullende beleidsregels op het gebied van het budgetbeheer. 1. Inleidende bepalingen Artikel1Definities In de regeling wordt verstaan onder: Budget : de middelen die via de programmabegroting en productenraming zijn toegekend voor het realiseren van een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaten en prestatieafspraken. Hoofdbudgethouder : de directeur die uit hoofde van zijn functie verantwoordelijk is voor de coördinatie op programmaniveau en paragrafen in de programmabegroting en –rekening. Budgethouder : De functionaris die uit hoofde van zijn functie verantwoordelijk is voor de beheersing van het budget op programma- en kostenplaatsniveau. Budgetbeheerders : de gezamenlijke hoofdbudgethouder en budgethouders. 2. Aanwijzing van budgethouders Artikel2Hoofdbudgethouder 1.Het Dagelijks Bestuur wijst op basis van het mandaatbesluit een hoofdbudgethouder aan die verantwoordelijk is voor de door het van Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties goedgekeurde begroting voor alle lasten en baten. 2.De hoofdbudgethouder is voor het Dagelijks Bestuur aanspreekbaar en verantwoording verschuldigd voor alle aan hem toevertrouwde budgetten per programma. 3.Alle in deze regeling opgenomen bepalingen voor budgethouders zijn van overeenkomstige toepassing op de hoofdbudgethouder. 4.De hoofdbudgethouder ziet erop toe, dat voor alle afzonderlijke programma’s, producten en kostenplaatsen budgethouders worden aangewezen. 5.Het ondermandaat van verantwoordelijkheden is uitsluitend mogelijk aan een of meer medewerkers op het hiërarchisch naast lagere niveau. Voor elke ondermandatering wordt schriftelijk kennis gegeven aan het hiërarchisch naast hogere niveau en de controller. Artikel3Budgethouder Per programma wordt een budgethouder aangewezen als verantwoordelijke, zoals in bijlage 1 ‘Aanwijzing Budgethouders’ is opgenomen. De budgethouder kan de toegewezen programma’s, producten en budgetten niet door mandateren. De programma’s zijn niet deelbaar tussen budgethouders. 3. Verantwoordelijkheden Artikel4Aanvullende voorschriften De directeur kan, na advies van de controller, per geval of in het algemeen instructies geven aan de budgetbeheerders over de administratieve vastlegging en verantwoording. Artikel5Verdeling budgetbeheerders De budgethouders zijn verantwoordelijk voor de paragrafen zoals in de bijlage 1 budgethouder is ingedeeld. Artikel6Budgethouder De budgethouder is verantwoordelijk voor de beheersing en uitvoer van het aan hem toegewezen programma. De budgethouder is bevoegd tot het doen van uitgaven ten laste van de budgetten waartoe hij in de begroting is geautoriseerd , met in achtneming van het bepaalde in artikel 7. De budgethouder is verantwoordelijk voor de realisatie van de in de begroting geraamde inkomsten ten aanzien van de aan hem toegewezen budgetten. Bij afwezigheid wordt de budgethouder vervangen door een collega budgethouder zoals verwoord in de vervangingsregeling. Indien een afdelingshoofd budgetten heeft doorgemandateerd geld de mandaatgever als eerste vervanger. 4. Bevoegdheden en verplichtingen Artikel7aangaan van verplichtingen en betalingen 1.De budgetbeheerders zijn namens het Dagelijks Bestuur, met inachtneming van de mandaatregeling, bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven: tot maximaal de desbetreffende product- en kostenplaatsbudgetten, waarvoor hen een machtiging is verstrekt; tot maximaal het saldo van de voorziening waarvoor hen een machtiging is verstrekt, met inachtneming van de geldende nota reserves en voorzieningen. Voor reserves geldt het budget dat in de exploitatie is geraamd. tot maximaal het bedrag van het door het Algemeen Bestuur vastgestelde en door het Dagelijks Bestuur beschikbaar gestelde investeringskrediet waarvoor hem een machtiging is verstrekt. Onverlet het bovenstaande dient bij een verplichting en/of factuur die hoger is dan € 30.000 de hoofdbudgethouder mee te paraferen. 2.Bij het aangaan van betalingsverplichtingen worden minimaal de geldende regels met betrekking tot de administratieve organisatie, interne controle en het inkoopbeleid van de Omgevingsdienst Rivierenland gevolgd. 3.De budgethouder tekent facturen voor akkoord ten aanzien van het budget. 4.De budgethouder dient zoveel mogelijk een derde aan te wijzen om te tekenen voor akkoord ten aanzien van levering. Indien dit onmogelijk is kan de budgethouder zelf tekenen voor levering. 5.De budgethouder draagt er zorg voor dat de inkomende facturen, gecodeerd op grootboeknummer en grootboekrekening, ondertekend en voor het verstrijken van de betalingstermijn(
- en)aan de financiële administratie worden aangeleverd. 6.Indien een crediteur niet bekend is in de financiële administratie wordt bij gerede twijfel door de administratie gecontroleerd op naw gegevens in combinatie met het rekeningnummer, alvorens tot betaling kan worden overgegaan. Artikel8Verschuiven van exploitatiebudgetten 1.Het verschuiven van budget voor bestaand beleid kan gedurende het boekjaar plaatsvinden, maar hierop zijn verschillende bevoegdheden van toepassing: De budgethouder kan binnen zijn toegewezen producten de budgetten verschuiven. Hierbij is leidend dat door de verschuiving nog steeds alle beoogde activiteiten en prestaties van het betrokken product worden uitgevoerd. Budgettair neutraal overhevelen van budgetten binnen producten is een bevoegdheid van de hoofdbudgethouder. De hoofdbudgethouder kan op voorstel van de budgethouder budgetten schuiven tussen producten die binnen één programma vallen. Hierbij is leidend dat door de verschuiving nog steeds alle beoogde en in het programma benoemde (maatschappelijke) effecten worden bereikt. De onder c genoemde bevoegdheid geldt niet voor de ruimte die beschikbaar is gesteld voor investeringen. Artikel9Verschuiven van kostenplaatsbudgetten De hoofdbudgethouder is bevoegd tot het budgettair neutraal overhevelen van budgetten binnen de kostenplaatsen van de omgevingsdienst. Dit in samenspraak met de budgethouder(
- s)van de kostenplaatsen. De hoofdbudgethouder is bevoegd tot het budgettair neutraal verschuiven tussen de kostenplaatsbudgetten. Dit in samenspraak met de budgethouder(
- s)van de kostenplaatsen. 5. Planning, rapportage en verantwoording Artikel10Advisering 1.De budgethouder adviseert het Dagelijks Bestuur door middel van de planning en control instrumenten en/of beleidsnotities, hij doet dit onder verantwoordelijkheid van de hoofdbudgethouder. 2.De budgethouder rapporteert periodiek over de door hem gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen van het toegekende budget. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen lasten en/of baten, afwijkingen in prestatie-eenheden, analyses, en overige kerncijfers. 3.Binnen drie maanden na afloop van een project dient het project te worden afgesloten. De rapportages hiervan worden opgenomen in de jaarrekening. Artikel11Decharge 1.Met de jaarstukken legt de directeur aan het Dagelijks Bestuur verantwoording af van het gevoerde beleid. 2.Het Dagelijks Bestuur verleent aan de directeur decharge door het aanbieden van de jaarstukken aan het Algemeen Bestuur. 3.Door vaststelling van de jaarstukken door het Algemeen Bestuur wordt ook het Dagelijks Bestuur decharge verleend. 7.Slotbepalingen Artikel12 In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het Dagelijks Bestuur. Artikel13Inwerkingtreding 1.Deze regeling gaat in op 1 januari 2014 2.Deze regeling treedt in werking een dag na bekendmaking. 3.De stukken voor het begrotingsjaar 2014 en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze regeling. Artikel14Citeertitel Deze regeling kan worden aangehaald als “Budgethoudersregeling Omgevingsdienst Rivierenland 2014”. Aldus vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks Bestuur van 2 december 2013. de voorzitter, de secretaris, C.A.H. Zondag A. Schipper Bijlage 1:Aanwijzing budgethouders Nummer Omschrijving Budgethouder 4210 Kostenplaats Vergunningverlening Afdelingshoofd vergunningverlening 4220 Kostenplaats Toezicht/handhaving Afdelingshoofd Handhaving 4230 Kostenplaats Advisering Afdelingshoofd specialisten en advies 4240 Kostenplaats Ketentoezicht Programma manager ketentoezicht 6100 Programma Vergunningverlening Afdelingshoofd vergunningverlening 6200 Programma Toezicht/handhaving Afdelingshoofd Handhaving 6300 Programma Advisering Afdelingshoofd specialisten en advies 6400 Programma Ketentoezicht Programma manager ketentoezicht Overige producten en kostenplaatsen Directeur Paragrafen Directeur Toelichting op de artikelen Artikel 1In artikel 1 worden de definities gegeven zoals deze in de regeling worden gehanteerd. Artikel 2In dit artikel wordt het mandaat van de uitvoering van de programmabegroting bij de hoofdbudgethouder gelegd en de taken die hieraan zijn verbonden vastgelegd. Artikel 3Dit artikel bevat de aanwijzing van de budgethouders. Per programma zoals in de begroting is verwoord wordt een budgethouder aangewezen. Binnen een programma kunnen niet twee budgethouders verantwoordelijk zijn. Zodat voor het bestuur, de hoofdbudgethouder en de ambtelijke organisatie duidelijk is wie verantwoordelijk is voor een programma. Artikel 4In dit artikel wordt de bevoegdheid aan de directeur gegeven om aanvullende instructies te geven. Hierbij kan worden gedacht aan nadere regels voor het rapporteren bij de P&C-instrumenten. Artikel 5Artikel 5 is opgenomen om een eenduidige aanspreekpunt te hebben voor de ambtelijke organisatie en het bestuur ten aanzien van de paragrafen. Artikel 6In dit artikel is verwoord op welke manier de budgethouder voor de aan hem toegewezen budgetten verantwoordelijk is. Hij mag uitgaven doen tot de omvang van het budget en voor de budgetten die hem zijn toegewezen Lid 4 regelt de vervanging bij ziekte of vertrek e.d Artikel 7Dit artikel geeft de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen, het geven van opdrachten en betalen van facturen. Er wordt in dit artikel onderscheid gemaakt tussen levering (het ontvangen van goed, dienst of werk) en het budget. Uitgangspunt is dat de budgethouder verantwoordelijk is voor budget. Voor de levering dient zoveel mogelijk een derde te tekenen van binnen de organisatie die de levering kan beoordelen. Indien het bedrag van de verplichting of factuur groter is dan € 30.000 dient de direct hiërarchisch meerdere van de budgethouder mee te paraferen. Artikel 8Het Algemeen Bestuur autoriseert op programma niveau de budgetten. Hierdoor is het mogelijk binnen de kaders van een programma met budgetten te schuiven. Hierbij dient in het oog te worden gehouden dat het budget niet het uitgangspunt is maar een combinatie van budget, activiteiten en prestaties. Met budgetten kan worden geschoven indien de afgesproken prestaties worden gerealiseerd. Als dit niet kan worden bereikt, dient de verschuiving aan het Algemeen Bestuur te worden voorgelegd. Voor het schuiven van budgetten binnen programma’s zijn de volgende kaders gesteld: Budgettair neutraal Beoogde activiteiten en prestaties wijken niet af Valt binnen 1 boekjaar (Vrijvallende) kapitaallasten kunnen niet worden verschoven Tussen investeringen kan niet worden geschoven Tussen exploitatie en kostenplaatsen kan niet worden geschoven. Artikel 9Legt de bevoegdheid van het schuiven van budgetten tussen en binnen kostenplaatsen vast. De hoofdbudgethouder kan schuiven tussen afdelingskostenplaatsen eventueel in overleg met de budgethouder en binnen de afdelingsbudgetten schuiven. Artikel 10Legt de P&C-cyclus vast voor de ODR en de bijbehorende verantwoordelijkheden. Geeft de budgetbeheerder de opdracht om te rapporteren over de stand van zaken en gegevens aan te leveren ten behoeven van het P&C-instrumentarium. Artikel 11Legt het decharge-regime vast voor de omgevingsdienst. Artikel 12Als er zich gebeurtenissen voordoen waarin deze regeling of andere regelingen niet voorziet kan het Dagelijks Bestuur een besluit nemen. Artikel 13Het artikel bepaalt dat de regeling van toepassing is op alle stukken van het genoemde begrotingsjaar en latere jaren. De jaarstukken van het vorige begrotingsjaar moeten nog voldoen aan de bepalingen die gelden voor de begroting 2013 Artikel 14Citeertitel geeft de naam, waarmee in de gemeentelijke stukken naar deze regeling moet worden verwezen.