Regeling organisatie 2012 (Rotterdam)

Gemeenteblad 2012 Regeling organisatie 2012 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam, gelezen het voorstel van de wethouder Financiën, Bestuur, Organisatie en Volksgezondheid van 29 mei 2012, kenmerk: 954439; gelet op artikel 160, eerste lid, onderdeel c, van de Gemeentewet; besluit vast te stellen: Regeling organisatie 2012 Artikel1Begripsomschrijvingen In deze regeling wordt verstaan onder: algemeen directeur: functionaris aan het hoofd van de ambtelijke organisatie en eindverantwoordelijk voor het dagelijks beheer daarvan, met uitzondering van de griffier en de ambtelijke organisatie van de griffie, de Rekenkamer Rotterdam, de Gemeentelijke Ombudsman en de bestuurscommissies; concerndirectie: het ambtelijke orgaan dat onder leiding van de algemeen directeur de ambtelijke organisatie aanstuurt, en verder bestaat uit de concerndirecteuren en de concerncontroller; concerndirecteur: functionaris belast met het dagelijks beheer en de dagelijkse leiding van een cluster en eindverantwoordelijk daarvoor; cluster: organisatieonderdeel dat is belast met de ontwikkeling en uitvoering van beleid op daartoe door het college vastgestelde werkterreinen; directeur Bestuursdienst: functionaris die belast is met het dagelijks beheer en de dagelijkse leiding van de Bestuursdienst; algemeen directeur Rotterdamse Service Organisatie: functionaris die belast is met het dagelijks beheer en de dagelijkse leiding van de Rotterdamse Service Organisatie; concerncontroller: functionaris die verantwoordelijk is voor het middelenbeheer van het concern Rotterdam; clustercontroller: functionaris die verantwoordelijk is voor het middelenbeheer van een cluster of de Rotterdamse Serviceorganisatie. Artikel2Onderdelen van het concern Rotterdam 1.Het college stelt de hoofdstructuur van de gemeentelijke organisatie vast en besluit in het kader hiervan tot instellen, wijzigen of opheffen van clusters en ander onderdelen van de gemeentelijke organisatie. 2.Binnen de gemeente bestaan de volgende clusters: cluster Maatschappelijke Ontwikkeling; cluster Stadsontwikkeling; cluster Stadsbeheer; cluster Dienstverlening; cluster Werk en Inkomen. 3.Binnen de gemeente Rotterdam bestaan naast de clusters de volgende organisatie-onderdelen: Bestuursdienst; Rotterdamse Service Organisatie. 4.De in het tweede en derde lid genoemde organisatie-onderdelen, alsmede de griffie, de gebiedscommissies, de ambtelijke organisaties van de Rekenkamer Rotterdam, de Gemeentelijke Ombudsman, de bestuurscommissies en de tijdelijke organisatorische eenheden vormen tezamen het concern Rotterdam. Artikel3Algemeen beheer van de gemeente Rotterdam 1.Het algemeen beheer van de gemeentelijke organisatie berust bij het college. 2.De gemeentesecretaris is tevens algemeen directeur en directeur Bestuursdienst. Artikel4Concerndirectie 1.Het college benoemt de leden van de concerndirectie. 2.De concerndirectie heeft tot taak de algemeen directeur te ondersteunen bij de uitvoering van collegeopdrachten en te adviseren bij: organisatie van de bedrijfsvoering in het concern Rotterdam en sturing op kwaliteit en kostenefficiency daarvan; organisatie en bewaking van de kwaliteit van de dienstverlening aan burgers en ondernemers; inhoudelijke onderwerpen, waarvan het college te kennen heeft gegeven deze als collegebrede integrale dossiers te willen aansturen; verdere implementatie van het gebiedsgericht werken. 3.Tot het de bedrijfsvoering als bedoeld in het vorige lid wordt in ieder geval gerekend: het financieel beleid; het personeels- en organisatiebeleid; het informatiebeleid; het communicatiebeleid; het onderzoeksbeleid; het juridisch beleid; het facilitair beleid; het inkoopbeleid. 4.De algemeen directeur is voorzitter van de concerndirectie. Hij wijst uit de leden zijn plaatsvervanger als voorzitter van de concerndirectie aan. Deze plaatsvervanger treedt bij zijn afwezigheid ook op als bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden voor het overleg met de Centrale Ondernemingsraad. 5.Het college kan een reglement vaststellen met betrekking tot de taken, de bevoegdheden en de werkwijze van de concerndirectie. Artikel5Clusters 1.De concerndirecteur is verantwoordelijk voor het cluster dat hij in portefeuille heeft, binnen de kaders van het door het bevoegd gezag vastgestelde beleid. 2.De hoofdstructuur van een cluster wordt tot en met het eerste niveau onder de concerndirecteur vastgesteld door het college. 3.De concerndirecteur: stuurt het cluster op clusterbrede managementvraagstukken, de coördinatie van het proces voor clusteroverstijgende programma’s en op efficiënte en effectieve samenwerking binnen het cluster en met andere clusters; draagt er zorg voor dat concernbrede afspraken over de inrichting van de bedrijfsvoering worden uitgevoerd binnen het cluster; coördineert het proces van de inhoudelijke en organisatorische inbreng van de tot het cluster behorende organisatie-onderdelen en programmatische onderdelen ten behoeve van de inbreng in de concerndirectie. Artikel6Cluster Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling 1.Het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling heeft de volgende taken: stimuleren van burgers tot participatie in de stad; bieden van faciliteiten voor sport, cultuur, onderwijs, zorg of andere maatschappelijke dienstverlening; bieden van ondersteuning aan burgers die niet zelfstandig kunnen leven als de omgeving die niet kan bieden; ·intensieve inzet van de noodzakelijke zorg bieden aan burgers als het echt niet anders kan (bemoeizorg). 2.Het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling bestaat uit de volgende onderdelen: Sport en Cultuur; Jeugd en Onderwijs; Publieke gezondheid en Zorg; Activering en Welzijn. Artikel7Cluster Stadsontwikkeling 1.Het cluster Stadsontwikkeling heeft de volgende taken: ·bieden van strategisch advies op het gebied van de ruimtelijk-economische ontwikkeling en het bewaken van de ruimtelijke kwaliteit; ·mogelijk maken en ondersteunen van ruimtelijk-economische initiatieven van bewoners, bezoekers, instellingen en ondernemers en zorg dragen voor aansluiting van de inrichting van de buitenruimte en het verkeerssysteem bij de behoeften; ·initiëren van ontwikkelingen ten aanzien van de ruimtelijk-economische ontwikkeling van de stad. 2.Het cluster Stadsontwikkeling bestaat uit de volgende onderdelen: Ruimtelijk-Economische Ontwikkeling; Stedelijke inrichting; Projectmanagement en engineering; Vastgoed. Artikel8Cluster Stadsbeheer 1.Het cluster Stadsbeheer heeft tot taak de buitenruimte van de stad Rotterdam op peil te houden, zowel boven- als ondergronds. 2.Het cluster Stadsbeheer bestaat uit de volgende onderdelen: ·Schoon; ·Heel; ·Toezicht en Handhaving. Artikel9Cluster Dienstverlening 1.Het cluster Dienstverlening heeft de volgende taken: ·frontoffice gemeente Rotterdam; ·toezicht op de informatiehuishouding van de gemeente; ·informatiebeheer: behoud, verzamelen, toegankelijk maken en beschikbaar stellen van informatie; ·heffen, factureren en innen van gemeentelijke heffingen; ·waarde bepalen van onroerende zaken; ·shared service center Incasso voor het concern; ·shared service center Rijksheffingen voor het concern; ·burgerzakenproducten; ·beheer en ontwikkeling Gemeentelijke Basis Administratie; ·uitgeven vergunningen voor andere clusters; ·organiseren van verkiezingen voor publiekrechtelijke organen; ·centraal registratie en inlichtingen bureau; ·regie op dienstverlening door het concern. 2.Het cluster Dienstverlening bestaat uit de volgende onderdelen: ·Stadsarchief; ·Belastingen; ·Publiekszaken; ·Programma dienstverlening en vermindering regeldruk. Artikel10Cluster Werk en Inkomen 1.Het cluster Werk en Inkomen heeft de volgende taken: ·uitvoering van wetten op het gebied van werk en inkomen; ·optimaliseren van het inkomensproces; ·herontwerpen van het proces werk. 2.Het cluster Werk en Inkomen bestaat uit de volgende onderdelen: ·werkintake en prematching; ·werkgeversservicepunt; ·sw beschut; ·toetsing en toezicht; ·beheer inkomen; ·regionaal bureau zelfstandigen; ·bestuurlijke en strategische advisering; ·bedrijfsvoering en ontwikkeling; ·besturing en control. Artikel11Bestuursdienst 1.De Bestuursdienst heeft tot taak het gemeentebestuur en de concerndirectie te ondersteunen. 2.De Bestuursdienst bestaat uit de volgende onderdelen: ·Directie Bestuur en Communicatie; ·Directie Veiligheid; ·Directie Middelen en Control; ·Bureau Gemeentesecretaris; ·Interim-organisatie. Artikel12Rotterdamse Service Organisatie 1.De Rotterdamse Service Organisatie heeft tot taak geïntegreerde diensten te verlenen aan de organisatie-onderdelen van het concern Rotterdam op het gebied van de bedrijfsvoering. 2.De Rotterdamse Service Organisatie bestaat uit de volgende onderdelen: ·Dienstencentrum HR; ·Dienstencentrum Communicatie; ·Dienstencentrum Financiën; ·Dienstencentrum Inkoop; ·Dienstencentrum Onderzoek & Informatie; ·Dienstencentrum ICT; ·Dienstencentrum Juridische Diensten; ·Dienstencentrum Facilitaire Diensten; ·Dienstencentrum Management. Artikel13Concerncontroller 1.De directeur Middelen en Control van de Bestuursdienst is de concerncontroller. 2.De concerncontroller heeft de volgende taken: het gevraagd en ongevraagd adviseren van het bestuur en de algemeen directeur over de kwaliteit en de doelmatigheid van bedrijfsprocessen en de effectiviteit van de gemeentelijke producten; het adviseren van het bestuur en de algemeen directeur over de naleving van kaders en richtlijnen en de kwaliteit van de in het kader van de begroting, jaarrekening en periodieke management-rapportages overgelegde informatie; het houden van toezicht op de administratieve organisatie en de werking van de interne controle van het concern; het toezicht op de control op de risicovolle projecten, bedoeld in de Regeling risicovolle projecten, door middel van toetsing van de financiële rapportages, de krediet- en exploitatiebijstellingen en het periodiek onderzoeken van het verloop van een bepaald project of –onderdeel; het toetsen van college- en raadsvoorstellen op financiële en beleidsmatige aspecten; het opstellen van bindende instructies voor de organisatie, ter verzekering van een effectieve en betrouwbare bedrijfsvoering; het adviseren over de aanstelling van clustercontrollers; het leveren van informatie over het functioneren van de clustercontrollers ten behoeve van de beoordelingscyclus; het voorschrijven van kaders aan de clustercontrollers inzake de sturing en beheersing van de gemeente. Artikel13aClustercontroller De clustercontroller heeft de volgende taken: eindverantwoordelijkheid voor het cluster-aandeel in de gemeentelijke P&C-cyclus; het bewaken en toetsen van het beleid op het gebied van inzet van middelen en bedrijfsvoeringsondersteuning; het rapporteren over financiële en bedrijfseconomische analyses, gericht op beheersbaarheid, effectiviteit en efficiency; het gevraagd en ongevraagd adviseren van de clusterdirectie en de concerncontroller op strategisch niveau over het gemeentelijk financieel beleid, de uitvoering van de taken van het cluster en de inrichting van de sturings- en beheersingsprocessen en de effectiviteit van de gemeentelijke producten die tot het aandachtsgebied van het desbetreffende cluster behoren; borgen dat administratief organisatorisch beleid wordt ontwikkeld en geïmplementeerd met betrekking tot concernbrede en clusterspecifieke processen en procedures; het toezien op het periodiek actualiseren van risico’s en beheersmaatregelen, het rapporteren over de omvang van de risico’s en de kwaliteit van de getroffen beheersmaatregelen en het waar nodig doen van verbetervoorstellen Artikel14Mandaten Voor de uitoefening van hun bevoegdheden verlenen het college en de burgemeester mandaat, volmacht en machtiging aan de algemeen directeur. Deze laatste kan ondermandaat, ondervolmacht en ondermachtiging verlenen aan de concerndirecteuren, de directeur Bestuursdienst en de algemeen directeur Rotterdamse Service Organisatie. Artikel15Intrekking oude regeling De Regeling Organisatie 2011 wordt ingetrokken. Artikel16Overgangsbepaling De organisatie-onderdelen die worden genoemd in de onderdelen A en B van de bij deze regeling horende bijlage blijven in stand voor zolang medewerkers, werkzaam bij deze organisatie-onderdelen, nog niet geplaatst zijn bij één van de in artikel 2, tweede lid, genoemde clusters, dan wel bij de Bestuursdienst of de Rotterdamse Service Organisatie. Artikel18Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking op 1 juni

1. Artikel19Citeertitel Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling organisatie
2. Aldus vastgesteld in de vergadering van 29 mei
3. De secretaris, De burgemeester, Ph. F. M. Raets A. Aboutaleb Dit gemeenteblad is uitgegeven op 30 mei 2012 en ligt op werkdagen van 8.30 tot 16.00 uur ter inzage bij het Kenniscentrum Bestuursdienst Rotterdam (KBR), locatie Stadswinkel Centrum, Coolsingel 40 (zijde Doelwater, tegenover hoofdbureau politie) (Zie ook: www.bds.rotterdam.nl – Gemeentebladen) Bijlage bij de Regeling organisatie 2012 A. Clusters en takken van dienstCluster Maatschappelijke Ontwikkeling Bibliotheek Rotterdam Dienst Kunst en Cultuur (DKC) Dienst Jeugd, Onderwijs en Samenleving (JOS) Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SoZaWe) Gemeentelijke Gezondheidsdienst Rotterdam-Rijnmond (GGD RR) Sport en Recreatie (S en R) Cluster StadsontwikkelingDirectie Strategie en Investeringen Directie Gebiedsontwikkeling Directie Stedelijke inrichting Directie Vastgoed Projectmanagementbureau Dienst van Gemeentewerken (GW), exclusief Buitenruimte Cluster StadsbeheerDienst van Gemeentewerken (GW) Buitenruimte Dienst Stadstoezicht (STZ) Roteb Cluster Dienstverlening Gemeentearchief Rotterdam (GAR) Gemeentebelastingen Rotterdam (GBR) Publiekszaken Rotterdam (PZR) OverigeAudit Services Rotterdam (ASR) Bestuursdienst (BSD) Servicedienst B. Takken van dienst, waarvan de exploitatie is gestaakt:Afvalverwerking Rijnmond (AVR) Dienst Werkstad Gemeentelijke Kredietbank (GKB) Voormalige organisaties in liquidatie (Voil), bestaande uit de volgende voormalige takken van dienst: Dienst Gemeentelijke Kunstgebouwen (DGK): Concert- en congresgebouw de Doelen Luxor Theater Rotterdamse Schouwburg Theater Zuidplein Bergwegziekenhuis (BZH) Centrum Beeldende Kunst (CBK) Deltaziekenhuis (DZH) Dienst AmbulanceZorg Rotterdam-Rijnmond/RHRR (AZRR/RHRR) Dienst Gemeentelijke Gebouwen (DGG) Dienst Gemeentelijke Verpleeghuizen en Verzorgingshuizen (DGVV) Dienst Openbaar Onderwijs (DOO) Gemeentedrukkerij (GDR) Gemeentelijke Arbo-dienst Gemeentelijke Brandweer Rotterdam Gemeentelijk Havenbedrijf Rotterdam (GHR) Gemeentelijk Rekencentrum (GRC) Gemeentelijk Woningbedrijf (GWR) Historisch Museum Rotterdam (HMR) Luchthaven Rotterdam (Luha) Maritiem Museum Rotterdam (MMR) Museum Boijmans Van Beuningen (BVB) Openbaar Slachthuis (OS) Rotterdams Dienstencentrumwerk (RDC) Rotterdamse Elektrische Tram (RET) Stedelijke Adviescommissie gehandicaptenbeleid (SAG) Stedelijke Adviescommissie Multiculturele Stad (SAMS) Stedelijke Adviescommissie Ouderenbeleid (SAO) Wereldmuseum Rotterdam (WMR) Zuiderziekenhuis (ZZH) ToelichtingA.Algemeen De gemeente Rotterdam is een concern met vijf clusters, een Bestuursdienst, een Rotterdamse Service Organisatie, de griffie, de Rotterdamse Rekenkamer, de Gemeentelijke Ombudsman, 14 deelgemeenten en een wisselend aantal tijdelijke organisatorische eenheden met een programma-opdracht.Om de complexe opgaven, die de burgers en de maatschappelijke ontwikkelingen aan de gemeente stellen, het hoofd te kunnen bieden heeft het college in 2011 besloten tot de inrichting van clusters van diensten met verwante taken, onder aanwijzing van een van de betrokken hoofden van dienst als clusterdirecteur (inmiddels wordt over concerndirecteuren gesproken). Vervolgens is besloten tot opheffing van de takken van dienst en de organisatie van de gemeente op clusterniveau vorm te geven. Het college heeft daarbij besloten de algemeen directeur (formeel) aan het hoofd te stellen van de ambtelijke organisatie en eindverantwoordelijk te maken voor het algemeen beheer daarvan. Hij is verantwoordelijk voor de goede uitvoering van de collegeopdrachten, een goede dienstverlening aan de burgers en voor de bedrijfsvoering van het concern. Hij is tevens verantwoordelijk voor de uitvoering van de Bestuursakkoorden en de verdere implementatie van gebiedsgericht werken.De concerndirecteuren zijn eindverantwoordelijk voor het cluster dat zij in portefeuille hebben.De bevoegdheid van het ambtelijk apparaat om namens en onder verantwoordelijkheid van het college besluiten te nemen is in deze regeling primair bij de algemeen directeur gelegd. Het is aan hem om deze bevoegdheid verder onder te verdelen.B. ArtikelsgewijsArtikel 2Het college is verantwoordelijk voor de totale organisatie van het concern, met uitzondering van die van de griffie, die onder verantwoordelijkheid van de raad valt, van de deelgemeenten waar het dagelijks bestuur de verantwoordelijkheid voor de organisatie heeft en van de organisaties van de Rekenkamer Rotterdam, de Gemeentelijke Ombudsman en de bestuurscommissies.Artikel 3Het college is bestuurlijk verantwoordelijk voor het concern. De zorg voor het algemeen beheer daarvan berust bij de algemeen directeur. Met de invulling van de opdracht aan de algemeen directeur is deze de hiërarchisch leidinggevende van de hoofden van dienst. De algemeen directeur is ook verantwoordelijk voor het verkeer met de ingezetenen van de gemeente. De algemeen directeur is vanuit zijn concernverantwoordelijkheid aangewezen als bestuurder voor de Centrale ondernemingsraad (COR). Dit vloeit voort uit het gegeven dat de COR tot taak heeft de medezeggenschapsbevoegdheden voor concernbrede of meer dan de helft van de organisatie-onderdelen betreffende onderwerpen uit te oefenen.Artikel 4De algemeen directeur zorgt voor de kwaliteit van de organisatie, adviseert het bestuur over concernbrede vraagstukken en levert door het college gevraagde resultaten. De concerndirectie richt zich op de hoofdlijnen en concernbrede bedrijfsvoering. De concerndirectie bestaat uit de algemeen directeur, een vijftal concerndirecteuren die een cluster in portefeuille hebben en de directeur Middelen en Control van de Bestuursdienst. De concerndirectie adviseert de algemeen directeur over concernbrede vraagstukken en het leveren van de door het college gevraagde resultaten en zorgt daartoe voor integraliteit tussen clusters en voor de kwaliteit van de organisatie. De algemeen directeur stuurt op en is aanspreekpunt voorvoor integrale onderwerpen als het uitvoeren van de Bestuursakkoorden die met de deelgemeenten worden afgesloten en het behalen van de targets uit het Collegewerkprogramma. Voor inhoudelijke zaken zal de vakwethouder direct blijven aansturen op de verantwoordelijke programma- of concerndirecteur. Besluitvorming over het gemeentelijk beleid ligt bij burgemeester en wethouders, met inachtneming van het budgetrecht van de raad. Artikel 5Clusters worden gevormd op basis van de samenhang van beleidsterreinen die door de samenwerkende onderdelen worden bestreken. Omdat het werkterrein en de collegeprioriteiten binnen de gemeente in de tijd wisselen kan de samenstelling van clusters wijzigen. De concerndirecteur die een cluster in portefeuille heeft is integraal verantwoordelijk voor dat cluster. Hij informeert binnen het cluster vanuit de concerndirectie, coördineert en zorgt voor de onderlinge synergie en verbinding binnen het cluster en met de andere clusters en voor de performance ten aanzien van het Gebiedsgericht Werken. Dit betekent dat hij/zij de bestuursondersteuning goed regelt, aanspreekbaar is op de gebieden en complexe programma’s en projecten. De betreffende concerndirecteur is aldus verantwoordelijk voor de coördinatie en de informatielijnen tussen de integrale concerndirectie en de sectorale en programmatische onderdelen van het cluster. Ook coördinatie bij de bestuursondersteuning (bezuinigingen, begroting) behoort hier toe. De betreffende concerndirecteur is het aanspreekpunt voor de deelgemeenten en coördineert de inzet vanuit het cluster voor het Gebiedsgericht Werken. De concerndirecteur borgt dat het stedelijk belang wordt gediend in de programma’s en projecten in het cluster en zorgt waar nodig dat verbinding en synergie ontstaat met activiteiten in de andere clusters. Artikel 16Hoewel de Regeling organisatie per 1 juni 2012 van kracht wordt, zal de nieuwe opzet van de ambtelijke organisatie nog niet op 1 juni 2012 daadwerkelijk vorm hebben gekregen. Het is helder dat (lang) niet al het personeel op 1 juni 2012 formeel geplaatst zal zijn in de nieuwe ambtelijke organisatie. Om deze reden is in het overgangsrecht in de Regeling organisatie 2012 vastgelegd dat takken van dienst (ook na 1 juni 2012) in stand blijven, voor zolang medewerkers die bij deze takken van dienst werkzaam zijn nog niet binnen de nieuwe ambtelijke organisatie geplaatst zijn. Bij de vaststelling van de Regeling organisatie 2012 is ook een besluit genomen over de verantwoordelijkheid voor voormalige medewerkers met wie nog een relatie bestaat, omdat zij bijvoorbeeld recht hebben op een uitkering wegens ontslag of een aanvullende uitkering bij arbeidsongeschiktheid in en door de dienst. Het college heeft besloten dat de verantwoordelijkheid hiervoor overgaat naar het organisatie-onderdeel waar de opgeheven tak van dienst in opgaat. Ook is een besluit genomen over het onderbrengen van de rechten en verplichtingen die op 1 juni 2012 bij de takken van dienst liggen. Dit om helderheid te hebben over kwesties die zich in de toekomst ten aanzien van een opgeheven tak van dienst voordoen, maar betrekking hebben een situatie waarin deze tak van dienst nog bestond. Het college heeft besloten dat de rechten en verplichtingen die betrekking hebben op de opgeheven takken van dienst overgaan op het organisatie-onderdeel waar de tak van dienst in opgaat.