Archiefverordening Gemeente Geertruidenberg 2015 (Geertruidenberg)

Archiefverordening Gemeente Geertruidenberg 2015De gemeenteraad van Geertruidenberg gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 11-11-2014 gelet op artikelen 30, 31 en 32 van de Archiefwet 1995 besluit vast te stellen de: Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van archiefbescheiden van niet-overgebrachte archieven en het beheer van de overgebrachte archieven. HoofdstukIAlgemene bepalingen Artikel1 Deze verordening verstaat onder: de wet: Archiefwet 1995; besluit: Archiefbesluit 1995; archiefregeling: Archiefregeling, zoals gepubliceerd in de Staatscourant van 6 januari 2010, nr. 70 en van 17 december 2012, nr. 26238; archiefbescheiden: de in de Archiefwet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden; gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, sub b 1e , van de wet, voor zover behorende tot de gemeente, alsmede andere beheerseenheden; zorg: de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de Archiefwet 1995 college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Geertruidenberg; beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren; de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen bewaarplaats(en); archiefruimte: een ruimte bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden voor zover niet overgebracht naar de archiefbewaarplaats; e-depot: het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris; belast met het beheer van de archiefbewaarplaatsen en het onder de bevelen van het college van burgemeester en wethouders uit te oefenen toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden beheerder: het hoofd van een beheerseenheid; beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, alsmede de griffie, adviesraden en commissies; informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan informatie kan worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd; informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn; HoofdstukIIDe zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Artikel2 Het college is belast met de zorg voor zowel de niet-overgebrachte als de overgebrachte archieven en collecties. Artikel3 Het college draagt zorg voor het aanwijzen, inrichten en in standhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, hierbij tevens begrepen een e-depot. Hij draagt zorg voor voldoende en doelmatige archiefruimten en voor een veilige digitale beheeromgeving waarin de digitale archiefbescheiden duurzaam worden bewaard. Artikel4 Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende gekwalificeerd personeel c.q. voor voldoende middelen voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. Artikel5 Het college draagt zorg voor het jaarlijks ramen van voldoende middelen op de gemeentebegroting ter dekking van de kosten, die aan de zorg voor en het beheer van de archiefbescheiden, alsmede het toezicht daarop, zijn verbonden. Artikel6 1.Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden voorschriften vast in het “Besluit Informatiebeheer”. 2.Het college ziet er op toe dat bij deelname in, of oprichting van specifieke (privaatrechtelijke) rechtspersonen, of samenwerking binnen andere beheerseenheden het beheer van archiefbescheiden overeenkomstig de bepalingen van de wet gebeurt. 3.Het college draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden gedurende de wettelijke bewaartermijn is gewaarborgd. 4.Het college draagt er zorg voor, dat de archiefbescheiden in geordende en toegankelijke staat worden gebracht en bewaard zodanig, dat het behoud van deze bescheiden gedurende de wettelijke bewaartermijn is gewaarborgd. Artikel7 Het college doet ter uitvoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht en van artikel 30 van de wet tweejaarlijks verslag aan de raad omtrent de staat van de informatiehuishouding binnen de gemeente. Hij overlegt daarbij de verslagen die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaatsen. HoofdstukIIIToezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel8 De archivaris is belast met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht, overeenkomstig de bepalingen van de wet en ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. Artikel9 De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen of te laten bijstaan. Artikel10 1.De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, hieronder begrepen zowel archiefruimten als informatiesystemen. Artikel11 De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel12 De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen tot: Opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere (privaatrechtelijke) beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; Bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; Ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; Voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen; Verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Artikel13 Bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte en/of archiefbewaarplaats inclusief de opslag van digitale archiefbescheiden behoeft de goedkeuring van de archivaris. Artikel14 De archivaris doet tweejaarlijks verslag aan het college betreffende de uitoefening van het toezicht over de niet-overgebrachte archiefbescheiden. HoofdstukIVBeheer van de archivaris van de overgebrachte archieven Artikel15 1.Het college benoemt de archivaris. 2.De archivaris is belast met het formele beheer van de overgebrachte archieven en collecties. Artikel16 De beheertaak van de archivaris met betrekking tot de overgebrachte archieven omvat: Formele opname in de archiefbewaarplaats. Formeel beheer van de overgebrachte archieven en collecties. Toe- en afwijzen van een verzoek tot raadpleging van niet-openbare archiefbescheiden voor zover de bevoegdheid in de archiefverordening en akten van overbrenging bij de archivaris is belegd. Formeel uitlenen van archieven en collecties aan overheidsorganen en particulieren, die archieven en collecties hebben overgedragen. Verstrekken van gewaarmerkte afschriften van authentieke akten. Opstellen en ondertekenen van akten van overbrenging van archieven en collecties. Het opstellen van een lijst van de te vernietigen archiefbescheiden, die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het daadwerkelijk vernietigen. Het opstellen en ondertekenen van besluiten van vernietiging uit en vervreemding van overgebrachte archieven en collecties. De archivaris stelt jaarlijks een lijst op van de door de gemeenten en particuliere eigenaren overgebrachte nieuwe archieven en collecties. De archivaris ziet er op toe dat de uitbestede archiefbeheer werkzaamheden door de instelling die dit archiefbeheer uitvoert op een juiste wijze, wordt uitgevoerd; hij kan hiertoe adviezen en dwingende aanwijzingen geven. De archivaris is bevoegd tot het vaststellen van mandaat in het geval van 3, 6 en

1. Artikel17 De uitvoering van het feitelijke beheer vindt plaats overeenkomstig de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven wettelijke voorschriften door een derde partij waarmee de gemeente Geertruidenberg een overeenkomst aangaat. Deze uitvoerende partij zal daarbij de aanwijzingen van de gemeentearchivaris in acht nemen. Artikel18 De archivaris doet tweejaarlijks verslag aan het college over het formele beheer van de overgebrachte archiefbescheiden en collecties. HoofdstukVOvergangs- en slotbepalingen Artikel19 1.Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van bekendmaking. 2.Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening vervalt de Archiefverordening gemeente Geertruidenberg
2. Artikel20 Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening Gemeente Geertruidenberg
3. Raamsdonksveer, De griffier, de voorzitterDrs. K.M.C. Millenaar – Rammelaere, Drs. W. van HeesNota-toelichtingMemorie van toelichting De archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet
4. In 2008 is de Archiefverordening naar aanleiding van de dualisering aangepast. In 2015 spelen andere fundamentele veranderingen een rol: digitalisering, ketensamenwerking en veranderingen in het toezicht. De archiefverordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen, en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals de Archiefwet en Archiefbesluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op digitale informatiedragers. Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn, is geregeld in art. 3 van het Archiefbesluit
5. Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 32, tweede lid van de wet. Artikelsgewijze toelichting: Artikel 1 Begripsbepalingen zijn uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel 3 Het college is op grond van artikel 31 van de Archiefwet 1995 de zorgdrager en als zodanig bestuurlijk verantwoordelijk voor de aanwijzing van een archiefbewaarplaats. De aanwijzing van de archiefbewaarplaats wordt in een collegebesluit vastgelegd. De ministeriële regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 4 Het aanwijzen van een beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 6 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. Artikel 6 De bedoelde voorschriften zijn uitgewerkt in het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Geertruidenberg
6. Artikel 7 Door de grotere nadruk op horizontaal toezicht dient het college te rapporteren aan de Raad. Tweejaarlijkse rapportages over de staat van de informatiehuishouding en het beheer van de archiefbewaarplaats krijgen daarmee meer belang in het geheel van het beheer van informatie. Artikel 8 De archivaris voert het toezicht (de inspectie) uit over de nog niet overgebrachte bestanden. Artikel 9 De archivaris kan zich laten vertegenwoordigen door een of meerdere archiefinspecteur(s). Dit kan een interne of externe functionaris zijn. De gemeentearchivaris blijft eindverantwoordelijk. Artikel 10 De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden. Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 45 van de Wet Persoonsregistraties. Artikel 11 Op basis van de uitgevoerde inspectie wordt door de archivaris een rapport opgesteld. Artikel 12 Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben of tot onevenredige hoge kosten zouden kunnen leiden. Artikel 13 Dit artikel komt voort uit de verdergaande digitalisering. Voor analoge en digitale archiefbescheiden gelden verschillende eisen ten aanzien van de opslag. De rol van de archivaris is om die reden niet (meer) beperkt tot het passief kennis nemen van voornemens tot bouw, verbouw, verandering van inrichting of ingebruikneming. Hij dient zijn goedkeuring te hechten aan plannen om zodoende een duurzame (digitale) opslag te garanderen. Artikel 14 Dit artikel sluit aan bij de verantwoordelijkheid van het college te rapporteren aan de raad over de staat van de informatiehuishouding. Dat is eerst mogelijk, wanneer de archivaris daartoe het onderliggende rapport aanlevert. Artikel 15 Dit artikel vloeit voort uit artikel 32, lid 1 van de Archiefwet
7. Artikelen 16-17 De in het artikel 17 genoemde punten stemmen overeen met het takenpakket van de gemeentearchivaris zoals dat beschreven is in de overeenkomst die de gemeente Geertruidenberg met een derde partij afsluit in het kader van de uitvoering van archiefbeheerwerkzaamheden. Artikel 18 Het college doet ter uitvoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht en van artikel 30 van de wet tweejaarlijks verslag aan de raad over het beheer van de archiefbewaarplaatsen. Het college overlegt daarbij het verslag, dat door de archivaris aan hen is uitgebracht over het beheer van de archiefbewaarplaats.