Voorschriften betreffende het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen, voorzover deze informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaatsburgemeester en wethoudersvan de gemeente gouda Gelet op artikel 8 van de Archiefverordening 2003; besluiten: vast te stellen de navolgende Voorschriften betreffende het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen, voorzover deze informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. hoofstuk I - algemene bepalingen artikel1 Dit besluit verstaat onder: archiefverordening: de in artikel 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad van 2003; informatie: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats; beheer van informatie: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren; informatiebestand: informatie, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden; informatievoorziening: het geheel van handelingen, samenhangend met de inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten. hoofdstukII- verantwoordelijkheid artikel2 Als beheerseenheid wordt in verband met dit besluit het volgende organisatieonderdeel aangemerkt: dienst Informatievoorziening, afdeling Post- en Archiefzaken. artikel3 Het hoofd van de beheerseenheid is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de informatie van de beheerseenheid, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. artikel4 Het hoofd van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers. HoofdstukIII -archiefvorming en -ordening Artikel5productie van informatie Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vastlegging van informatie op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat de houdbaarheid ervan tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel6 Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van informatie, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast. Artikel7 Van informatie die wordt verzonden, wordt een geauthentiseerde kopie (minuut) bewaard. Artikel8 Het hoofd van de beheerseenheid draagt – voor zover van toepassing – zorg voor de opstelling van procedures voor berichtenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne post, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen. Artikel9 1.Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat uit de informatie blijkt wanneer de informatie is ontvangen of geproduceert, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak de informatie betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van de informatie is, en wanneer en aan wie de informatie is verzonden. 2.Ten aanzien van informatie dienen kenmerken zodanig te zijn vastgelegd dat de informatie met behulp daarvan op eenvoudige wijze kan worden teruggevonden. 3.Het vorige lid heeft geen betrekking op informatie die niet benodigd is in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift wordt opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houdt met de communicatie met de burger. Artikel10 Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van informatie en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt. Artikel11ordening en toegankelijkheid van informatie Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de informatie geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek. Artikel12 Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe dat van informatiebestanden een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken. Artikel13 Uit de in het vorige artikel beschreven inventaris blijkt te allen tijde waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd. HoofdstukIV -beheer van informatie Artikel14bewaring van informatie Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard. Artikel15 Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat ten aanzien van de archiefruimten die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel16 Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van informatie, behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de streekarchivaris gehoord. Artikel17beveiliging en raadpleging van informatie Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van informatie die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen. Artikel18 Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke informatie uit de onder zijn beheer staande informatiebestanden wordt uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening, inzage of informatieverstrekking van en uit informatie is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid. Artikel19 Het is verboden informatie uit informatiebestanden te verwijderen tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels. Artikel20 1.Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende informatie. 2.Raadpleging en uitlening van informatie die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding is onderworpen is, behoudens toestemming van burgemeester en wethouders, slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid. 3.Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat de daarvoor aangewezen functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 4 de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke informatie aan enige bijzondere vorm van geheimhouding is onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende informatie noodzakelijk is. 4.Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden. Artikel21vervanging van informatie Ten aanzien van besluiten tot vervanging van informatie door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het besluit wordt vooraf het advies van de streekarchivaris ingewonnen. Artikel22 Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van informatie als bedoeld in artikel 7 van het besluit wordt vooraf het advies van de streekarchivaris ingewonnen. Artikel23vervreemding en overdracht van informatie Overdracht van informatie aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in artikel 27 niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de streekarchivaris gehoord Artikel24selectie en vernietiging van informatie De streekarchivaris kan voorstellen doen aan burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de wet. Artikel25 1.Het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van informatie voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften. 2.Ingeval van selectie voor vernietiging worden de informatie voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft. 3.Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 12 bedoelde inventaris. Artikel26 Het hoofd van de beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare informatie met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare informatie behoeft de goedkeuring van de streekarchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging. Artikel27overbrenging van de informatie 1.Bij overbrenging van informatie als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem, voorzover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht. 2.Ten aanzien van het tijdstip en de wijze waarop en de vorm waarin de informatie wordt overgebracht, pleegt het hoofd van de beheerseenheid van te voren overleg met de streekarchivaris hoofdstukV- slotbepalingen artikel28 Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit wordt ingetrokken het Besluit Post, archief- en documentatiezaken Gouda
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.