Archiefverordening Duiven 2015HoofdstukI.Algemene bepalingen Artikel 1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: de wet: de Archiefwet 1995; besluit: het Archiefbesluit 1995 gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; informatie: in artikel 1, onder c, Archiefwet 1995 bedoelde archiefbescheiden de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders aangewezen archiefbewaarplaats; archiefruimte: ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van informatie die nog niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats; de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde streekarchivaris van het Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg; beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats; beheereenheid: het organisatieonderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening (zie Besluit Informatie Beheer); informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd. Ordeningssysteem: systeem van ordening van informatie of informatiebestanddelen binnen een (deel van een) archief. HoofdstukII.De zorg van burgemeester en wethouders voor de informatie Artikel 2 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel 3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s). Artikel 4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke informatie, ongeacht hun vorm en status. Artikel 5 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de informatie geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van informatie bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke informatie redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als informatie voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel 6 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de informatie zijn verbonden. Artikel 7 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van informatie van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast. Artikel 8 Burgemeester en wethouders doen één maal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. HoofdstukIIIToezicht van de archivaris op het beheer van de informatie welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel 9 De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Artikel 10 De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek of een gelijkwaardige opleiding als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel 11 De beheerder(
- s)verstrekt (verstrekken) aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden. Artikel 12 De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel 13 De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot: opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats respectievelijk archiefruimte; verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen; voorgenomen conversie of migratie van digitale archiefbescheiden; wijzigen van informatiesystemen. Artikel 14 De archivaris doet één maal per twee jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht. HoofdstukIVSlotbepalingen Artikel 15 De Archiefverordening Duiven, 2006 wordt ingetrokken met ingang van d.d. 2 november 2015. Artikel 16 Deze verordening treedt in werking met ingang van d.d. 2 november 2015. Artikel 17 Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Duiven, 2015. Aldus in zijn openbare vergadering 2 november 2015. De raad van de gemeente Duiven, griffier, voorzitter, Memorie van toelichting op de Archiefverordening 2014 Deze model Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 , en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995. Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, van toepassing op papieren en digitale archiefbescheiden. Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling. Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet revitalisering generiek toezicht en de per die datum gewijzigde Archiefwet. Artikelsgewijze toelichting Artikel1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel2 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel3 Het aanwijzen van de beheerder(
- s)is opgenomen in: het Besluit Informatiebeheer. Artikel5 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel7 De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Artikel8en artikel 14 De gemeenteraad verneemt op deze manier één maal per 2 jaar wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een tweejaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht. Artikel11 De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden. Ondanks de ruimere betekenis van “informatie” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht. Artikel13 Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de informatie en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben. Artikel14 De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van burgemeester en wethouders aan de raad zoals bedoeld in artikel 8.