Organisatiebesluit gemeente Coevorden 2016Nr. <…> Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Coevorden; gelezen het voorstel van de afdeling Kwaliteit en Concerncontrol van 25 november 2015; gelet op artikel 106, eerste lid en artikel 160, aanhef en eerste lid onder c Gemeentewet, besluit: vast te stellen het navolgende besluit. Artikel1 Begripsbepalingen In dit besluit wordt verstaan onder: algemeen directeur: de gemeentesecretaris/het hoofd van de ambtelijke organisatie; ambtelijke organisatie: het geheel van natuurlijke personen, in dienst van de gemeente Coevorden, anders dan de bestuurders; concerncontroller: de ambtenaar die is belast met de sturing van de planning- en controlcyclus en de advisering van het college en management op het gebied van kwaliteitsbewaking en kwaliteitsverbetering van de bedrijfsvoering. concernmanager: de ambtenaar belast met de integrale aansturing van een afdeling; medewerker: de natuurlijke personen die in dienst zijn van de gemeente Coevorden, anders dan bestuurders en leidinggevenden teamleider: de ambtenaar die eerstverantwoordelijk is voor en leiding geeft aan de medewerkers van een taakveld, of een cluster van samenhangende taakvelden; unitmanager: de ambtenaar belast met de integrale aansturing van een unit Artikel2Structuur en inrichting ambtelijke organisatie 1.De hoofdstructuur en inrichting van de organisatie is tot stand gekomen vanuit de dragende gedachte dat: de organisatie open en omgevingsbewust is; de organisatie compact en flexibel is; er contextgedreven en systeemgedreven wordt gewerkt. 2.De ambtelijke organisatie bestaat uit drie afdelingen en een unit, overeenkomstig bijlage 1 van dit besluit. 3.De algemeen directeur kan besluiten de structuur van elke afdeling nader onder te verdelen. Over een dergelijk voornemen wordt de betrokken concernmanager gehoord. 4.De algemeen directeur kan besluiten tot toewijzing van onderdelen van het takenpakket van een afdeling aan een andere afdeling. Over een dergelijk voornemen worden de betrokken concernmanagers gehoord. Artikel3De algemeen directeur 1.Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders is de algemeen directeur het hoofd van de ambtelijke organisatie. 2.De algemeen directeur is verantwoordelijk voor de organisatiebrede strategische beleidsontwikkeling en kaderstelling voor de organisatie waaronder: het signaleren en analyseren van in- externe ontwikkelingen en de vertaling hiervan in beleidsinitiatieven en instrumenten; het ontwikkelen, toetsen en bewaken van kaders en richtlijnen op het strategische beleidsterrein. 3.De algemeen directeur is voorzitter van het managementteam en is eindverantwoordelijk voor: het aansturen van de concernmanagers, de unitmanager en de concerncontroller; het ontwikkelen en het functioneren van de organisatie; het formuleren, bewaken en realiseren van de doel- en taakstellingen van de organisatie; de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van de geleverde producten en diensten; het bewaken van processen, afstemming en samenwerking tussen de verschillende organisatie-eenheden; de bedrijfsvoering en inzet van middelen. 4.De algemeen directeur treedt op als bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden. Artikel4De concernmanager 1.De concernmanager voert zijn taken uit onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur. 2.De concernmanager geeft integraal leiding aan zijn afdeling, waaronder de verantwoordelijkheid voor: het direct aansturen en coachen van teamleiders en medewerkers; het formuleren en bewaken van de doel- en taakstellingen van de eenheid; de kwaliteit en tijdigheid van de geleverde producten en diensten; de bedrijfsvoering en het beleid en taken op het gebied van personeel, informatisering, organisatie, financiën, aanschaf en huisvesting; het bewaken van processen, afstemming en samenwerking tussen de verschillende organisatie-eenheden. 3.De concernmanager is verantwoordelijk voor beleidsontwikkeling en -uitvoering binnen zijn afdeling, waaronder: het signaleren en analyseren van in- en externe ontwikkelingen en de vertaling van hiervan in beleidsinitiatieven en instrumenten; het toetsen van beleid op effect. 4.De concernmanager adviseert en rapporteert de directie over de realisatie van gestelde doelen, inzet van middelen en beleidsontwikkelingen. Artikel5De unitmanager 1.De unitmanager voert zijn taken uit onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur. 2.De unitmanager geeft integraal leiding aan zijn unit, waaronder de verantwoordelijkheid voor: het direct aansturen en coachen van medewerkers; de HR-gesprekscyclus; het formuleren en bewaken van de doel- en taakstellingen van de unit; de kwaliteit en tijdigheid van de geleverde producten en diensten; de bedrijfsvoering en het beleid en taken op het gebied van personeel, informatisering, organisatie, financiën, aanschaf en huisvesting; het bewaken van processen, afstemming en samenwerking tussen de verschillende organisatie-eenheden. 3.De unitmanager is verantwoordelijk voor beleidsontwikkeling en -uitvoering binnen zijn unit, waaronder: het signaleren en analyseren van in- en externe ontwikkelingen en de vertaling van hiervan in beleidsinitiatieven en instrumenten; het toetsen van beleid op effect. 4.De unitmanager adviseert en rapporteert de directie over de realisatie van gestelde doelen, inzet van middelen en beleidsontwikkelingen. Artikel6De concerncontroller 1.De concerncontroller voert zijn taken uit onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur. 2.De concerncontroller is eerste adviseur van de algemeen directeur, het bestuur en het managementteam en geeft gevraagd en ongevraagd advies en rapporteert over de realisatie van gestelde doelen, beleidsinitiatieven en instrument ontwikkelingen. 3.De concerncontroller draagt zorg voor de kaders en richtlijnen voor strategische beleids- en/of instrumentenontwikkeling en -toepassing ten behoeve van de bedrijfsvoering en de planning en controlcyclus. 4.De concerncontroller ontwikkelt en verzorgt de informatievoorziening en communicatie over beleidsontwikkeling, -uitvoering en evaluatie aan de algemeen directeur, het managementteam en de medewerkers. 5.De concerncontroller ontwikkelt en geeft inhoud aan risicomanagement. Artikel7De teamleider a.De teamleider voert zijn taken uit onder verantwoordelijkheid van de concernmanager van de afdeling waartoe zijn team behoort. b.De teamleider is verantwoordelijk voor: het direct aansturen en coachen van medewerkers; de HR-gesprekscyclus; het formuleren, bewaken en realiseren van de doel- en taakstellingen van het team; de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van de geleverde producten en diensten op zijn taakgebieden, zoals verwoord in bijlage 2; het zorgdragen voor een efficiënte en effectieve inzet van beschikbare middelen. c.Draagt zorg voor de beleidsuitvoering of beleidsontwikkeling en -advisering op het werkterrein van het team, waaronder: het signaleren en analyseren van in- en externe ontwikkelingen en de vertaling hiervan in (beleids) initiatieven; het toetsen en/of beoordelen van beleidsvoornemens en/of plannen, aanvragen, rapportages, vergunningen, programma’s, trajecten, berekeningen en tekeningen. d.De teamleider adviseert en rapporteert over de realisatie van gestelde doelen en ontwikkelingen op het werkterrein van het team aan de concernmanager van de afdeling waartoe zijn team behoort. Artikel8Vervangingsregeling 1.De heffingsambtenaar wordt bij diens afwezigheid vervangen door de concernmanager publieksservice en bij diens afwezigheid vervolgens conform de vervanging als genoemd in lid
- 2.De invorderingsambtenaar wordt bij diens afwezigheid vervangen door de concernmanager bedrijfsvoering en bij diens afwezigheid vervolgens conform de vervanging als genoemd in lid
- 3.De algemeen directeur wordt bij diens afwezigheid in de volgende volgorde vervangen: Unitmanager bestuurs- en concernondersteuning Concernmanager bedrijfsvoering Concernmanager publieksservice Concernmanager leefomgeving 4.De concernmanagers, unitmanager en teamleiders worden bij hun afwezigheid als volgt vervangen: Functie Eerste vervanger Tweede vervanger Concernmanager leefomgeving Concernmanager publieksservice Unitmanager bestuurs- en concernondersteuning Concernmanager publieksservice Concernmanager leefomgeving Unitmanager bestuurs- en concernondersteuning Concernmanager bedrijfsvoering Unitmanager bestuurs- en concernondersteuning Concernmanager Leefomgeving Unitmanager bestuurs- en concernondersteuning Concernmanager bedrijfsvoering Concernmanager Leefomgeving Teamleider omgevingsontwikkeling Teamleider economie & leefbaarheid Teamleider vastgoed & infrastructuur Teamleider economie & leefbaarheid Teamleider vastgoed & infrastructuur Teamleider omgevingsontwikkeling Teamleider vastgoed & infrastructuur Teamleider omgevingsontwikkeling Teamleider economie & leefbaarheid Teamleider openbare ruimte zuid Teamleider openbare ruimte noord Teamleider vastgoed & infrastructuur Teamleider openbare ruimte noord Teamleider openbare ruimte zuid Teamleider vastgoed & infrastructuur Teamleider KCC, burgerzaken & belastingen Teamleider maatschappelijke ondersteuning Teamleider actief voor werk Teamleider maatschappelijke ondersteuning Teamleider actief voor werk Teamleider KCC, burgerzaken & belastingen Teamleider actief voor werk Teamleider maatschappelijke ondersteuning Teamleider KCC, burgerzaken & belastingen Teamleider advies & services Teamleider advies & middelen Concernmanager bedrijfsvoering Teamleider advies & middelen Teamleider advies & services Concernmanager bedrijfsvoering 5.Indien zowel de eerste als tweede vervanger als bedoeld in het vierde lid niet beschikbaar zijn, voorziet de leidinggevende zelf in zijn vervanging. Artikel9Het concernmanagementteam 1.Collegiaal management is het leidende managementprincipe van de organisatie, waarbij in het denken en handelen van het management de belangen van de organisatie voor de belangen van de eigen afdeling gaan. 2.Het concernmanagementteam bestaat uit de algemeen directeur en de concernmanagers en zorgt gezamenlijk voor de uitvoering van die zaken die in het belang zijn voor het concern. 3.Het concernmanagementteam: adviseert het college en de algemeen directeur bij bestuurlijk strategische en gemeentebrede vraagstukken; heeft tot taak de gemeentelijke organisatie als geheel in stand houden en te ontwikkelen en een cultuur die bijdraagt aan het verwezenlijken van de organisatiedoelen te bevorderen; draagt zorg voor de afdelingsoverschrijdende vorming van het middelenbeleid en de coördinatie van en toezicht op het beheer en inzet van deze middelen; stelt kaders vast voor de inhoudelijke en bedrijfsvoeringprocessen en de beheersing daarvan en organiseert de integrale samenhang, afstemming en monitoring. 4.Het concernmanagementteam is gezamenlijk verantwoordelijk voor de tijdige signalering van vraagstukken van strategische aard en de advisering hierover richting het bestuur. Artikel10Werkoverleg 1.Ter bewaking van de eenheid in advisering door het organisatieonderdeel en ter bevordering van de onderlinge coördinatie en de samenwerking vindt binnen elke afdeling en binnen elk team periodiek werkoverleg plaats. 2.De concernmanager en de teamleider dragen de zorg voor de organisatie van respectievelijk het afdelingsoverleg en teamoverleg. Artikel11 Leidinggevendenoverleg 1.Ter bevordering van de onderlinge samenwerking en afstemming vindt periodiek een leidinggevendenoverleg plaats. 2.Het overleg is gericht op ontwikkelingen van algemene aard. 3.Alle leidinggevenden van de organisatie nemen deel aan dit overleg. 4.Door het leidinggevendenoverleg kunnen derden worden uitgenodigd om structureel of eenmalig aan het leidinggevendenoverleg deel te nemen. Artikel12 Portefeuillehoudersoverleg 1.Tussen de concernmanager en de portefeuillehouder vindt periodiek overleg plaats. 2.Het overleg is gericht op de ondersteuning van de portefeuillehouder in zijn rol als bestuurder. 3.In het overleg worden politiek-bestuurlijke zaken binnen de portefeuille besproken en aangelegenheden die betrekking hebben op de externe vertegenwoordiging van de gemeente door de portefeuillehouder. 4.Voor zover deze van belang zijn voor de portefeuillehouder, wordt gesproken over de voortgang, knelpunten en prioriteitstelling van de producten die de afdeling levert. 5.De concernmanager draagt de zorg voor de organisatie en verslaglegging van het overleg 6.De concernmanager kan derden uitnodigen om structureel of eenmalig aan het portefeuillehoudersoverleg deel te nemen. Artikel13Nadere regels Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels vast te stellen ten aanzien van de structuur en werkwijze van de ambtelijke organisatie. Artikel14Citeertitel Dit besluit wordt aangehaald als: “Organisatiebesluit gemeente Coevorden 2016”. Artikel15Intrekking De Organisatieverordening gemeente Coevorden 2011 wordt ingetrokken. Artikel16 Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking op 1 januari
- Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders gemeente Coevorden in haar vergadering van 15 december 2015., secretaris , burgemeesterBijlage1Organogram Bijlage2Taakgebieden van de Afdelingen, de unit en de teams Afdeling leefomgeving Economie en bedrijven Ruimtelijke Ontwikkeling Infrastructuur Civiele techniek Beheer openbare ruimte Vastgoed handhaving en veiligheid Vergunningen RO backoffice Onderwijs Cultuur Afdeling publieksservice Zorg en Welzijn Participatie c.a. Sociale teams Burgerzaken Belastingen Afdeling bedrijfsvoering Financiën en Control Personeel en Organisatie ICT Informatievoorziening Facilitair Juridische zaken en inkoop Unit Bestuurs- & concernondersteuning Programmasturing Concernondersteuning Bestuursadvisering Directiesecretaris Communicatie, Kabinet Bestuurssecretariaat Team Advies & Middelen Financiële administratie Financieel advies, beleid en treasury Juridische zaken Inkoop en contractbeheer Control, AO/IC en benchmarks Planning & Control-cyclus Secretariaat commissie bezwaarschriften P&O advies, beleid en ARBO Personeels- en salarisadministratie Team Advies & Services Archief Post Historisch archief en archivaris I-advies Informatiebeveiliging Accountmanagement ICT Managementinformatie Facilitair Bodes Beheer Team KCC, Burgerzaken & Belastingen Afhandeling eerstelijns klantcontacten Burgerzaken Verkiezingen Huwelijken Begraafplaatsadministratie Adresonderzoek Naturalisatie Belastingen en heffingen en kwijtscheldingen Team Maatschappelijke Ondersteuning Jeugd Wet maatschappelijke ondersteuning Schuldhulp Armoedebeleid Inkoop Sociaal Domein Sociale Teams Vrijwilligers en mantelzorg Maatschappelijke Welzijn Coevorden Humanitas Team Actief voor Werk Reïntegratie van de doelgroep van de Participatiewet Terugkeer naar werk Sociaal maatschappelijke activering Juridische kwaliteitstaken op het gebied van de Wet maatschappelijke participatie, schuldhulp en jeugd Team Economie & Leefbaarheid Economische ontwikkeling Ondernemersdienstverlening Openbare orde en veiligheid Vergunningen APV Maatschappelijke en sport accommodaties Wonen en leefomgeving Voorzieningen in wijken en kernen Subsidies Welzijn en leefomgeving Team Vastgoed & Infrastructuur Vastgoed Infrastructuur Coördinatie van teams openbare ruimte Afval / reiniging Team Openbare Ruimte Noord Groenonderhoud openbare ruimte Onderhoud sportvelden en begraafplaatsen Afhandeling meldingen en calamiteiten in de openbare ruimte Contact met (groepen) burgers over de openbare ruimte Weginspecties, onderhoud bebording en klein straatwerk Onderhoud riolering Consignatie (7x24) Gladheidsbestrijding Ondersteuning bij evenementen, wijk- en dorpenronde en gebiedsgericht werken Operationele begeleiding WWB-ers en WSW-ers (geen formeel werkgeverschap) Team Openbare Ruimte Zuid Groenonderhoud openbare ruimte Onderhoud sportvelden en begraafplaatsen Afhandeling meldingen en calamiteiten in de openbare ruimte Contact met (groepen) burgers over de openbare ruimte Weginspecties, onderhoud bebording en klein straatwerk Onderhoud riolering Consignatie (7x24) Gladheidsbestrijding Ondersteuning bij evenementen, wijk- en dorpenronde en gebiedsgericht werken Operationele begeleiding WWB-ers en WSW-ers (geen formeel werkgeverschap) Team Omgevingsontwikkeling Klantcontact vergunningen Vergunningverlening Toezicht en handhaving Juridische kwaliteitszorg Ruimtelijke ontwikkelprojecten Strategisch ruimtelijk beleid Beleid cultuurhistorie, archeologie, water, bodem/duurzaamheid Ruimtelijke procedures