Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nissewaard houdende regels omtrent het vervangen van archiefbeschieden Besluit

Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente NissewaardHet college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nissewaard; gelet op artikel 6 van het Archiefbesluit 1995, artikel 26b van de Archiefregeling 2010, laatst gewijzigd 2013 en artikel 2 tweede lid van het Besluit Informatiebeheer 2015; besluit: het ‘Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Nissewaard’ als volgt vast te stellen: Hoofdstuk1Reikwijdte Artikel1Toepassing van vervanging 1.Voor vervanging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995 komen in aanmerking alle papieren archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 lid c 1 van de Archiefwet 1995, ongeacht bestemming of functie, behoudens het gestelde in het volgend lid. 2.Van vervanging worden uitgesloten de archiefbescheiden: die opvallende of bijzondere kenmerken of een bijzondere intrinsieke waarde bezitten en als zodanig van belang zijn als onderdeel van het cultureel erfgoed als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder c. en d. van het Archiefbesluit 1995; waarvan een gelijkluidend digitaal origineel beschikbaar is; waarbij het uit technisch oogpunt niet mogelijk is bescheiden zonder verlies van informatie te digitaliseren; waarvan vervanging uit bedrijfsmatige overwegingen niet doelmatig is. Hoofdstuk2Apparatuur, software en instellingen Artikel2Toepassing apparatuur en programmatuur Vervanging geschiedt met gebruikmaking van apparatuur en programmatuur die het behoud van authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid van de te vervangen bescheiden, inclusief de bijbehorende metadata, waarborgt. Artikel3Zwart-wit, grijswaarde of kleur Digitalisering geschiedt in zwart-wit, grijswaarde of kleur. De keuze leidt niet tot nadeel voor de leesbaarheid, de esthetische of artistieke waarde voor zover dit relevant is voor de juiste interpretatie van de gedigitaliseerde archiefbescheiden. Artikel4Resolutie Beelden van: teksten, gedrukt en handgeschreven, worden gemaakt in zwart-wit of kleur, met ten minste 300 dots per inch (dpi); afbeeldingen en tekeningen worden gemaakt in 8-bits grijswaarden of kleur, met ten minste 200 dpi. Artikel5Opslagformaat Te vervangen archiefbescheiden worden opgeslagen in een formaat dat naar de stand der techniek de facto standaard is, en voldoet aan de wettelijke eisen. Hoofdstuk3Uitvoering van het vervangingsproces Artikel6Uitvoering 1.De uitvoering van het digitaliseren en registreren van ingekomen en ‘te bewaren’ intern opgemaakte archiefbescheiden geschiedt door een ter zake deskundige medewerker onder directe verantwoordelijkheid van de beheerder, bedoeld in artikel 1 van het Besluit Informatiebeheer. 2.Er kan gebruik worden gemaakt van apparatuur en faciliteiten van derden. Artikel7Vastlegging metadata bij routinematige vervanging 1.Bij routinematige vervanging van archiefbescheiden wordt in het gemeentelijk documentair informatiesysteem ten minste de volgende metadata vastgelegd: een uniek document identificatienummer of –code; of het een inkomend, intern of uitgaand bescheid betreft; onderwerp; naam, adres en woonplaats van afzender of geadresseerde (voor zover van toepassing); de datum op het document (de kennelijke creatiedatum); ontvangstdatum; registratiedatum; nadere aanduiding van de context waar het bescheid onderdeel van uitmaakt; vorm en structuur voor zover dit voor een juiste interpretatie van de reproducties noodzakelijk is. 2.Voor zover bescheiden niet voor blijvende bewaring in aanmerking komen en steeds terugvindbaar blijven, kan van het gestelde in het vorig lid afgeweken worden. Artikel8Vastlegging metadata bij retrospectieve vervanging Bij retrospectieve vervanging van archiefbescheiden wordt in het documentair informatiesysteem ten minste de metadata vastgelegd die toereikend is voor het terugvinden van de archiefbescheiden. Hoofdstuk4Kwaliteitscontrole en foutherstel Artikel9Toetsing Gedigitaliseerde archiefbescheiden en bijbehorende metadata worden getoetst op juistheid, volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid. Artikel10Toetsingskader 1.Onder juistheid wordt verstaan dat: de ingevoerde metadata correct zijn; alle pagina’s binnen een document tot het bescheid behoren; er geen tekst of beeld is weggevallen; het beeld correct horizontaal of verticaal op de pagina staat en een met het origineel overeenkomende bladspiegel heeft; pagina’s overeenkomstig het origineel portrait of landscape worden getoond; tekeningen geen valse vouwen tonen die van invloed zijn op de interpretatie ervan; de afmetingen van de digitale bescheiden gelijk zijn aan de afmetingen van de oorspronkelijke papieren bescheiden met een tolerantie van maximaal 1%. 2.Onder volledigheid wordt verstaan dat: alle pagina’s, inclusief bijlagen, zijn gescand; van iedere pagina de voor­ en achterkant is gedigitaliseerd; er geen lijnen of letters zijn onderbroken, beelden zijn niet verkleind en geconcentreerd door het wegsnijden van de randen of anderszins onvolledig zijn; voor zover relevant alle kleuren aanwezig zijn; kleuren overeen komen met die van het origineel. 3.Onder leesbaarheid wordt verstaan dat: ieder betekenisvol detail van het origineel dat met het oog te zien is op het origineel, op het beeld en afdruk vergelijkbaar zichtbaar en leesbaar is; de scherpte van het beeld vergelijkbaar is met het origineel; bij gebruik van Optical Character Recognition, de tekst die wordt herkend correspondeert met de visuele waarneming; er voldoende contrast is tussen inhoud en achtergrond; er geen verlies is van enkele of meerdere scanlijnen; er geen sprake is van herhaalde beeldlijnen of herhaalde pixels op opvolgende beelden; gedigitaliseerde bescheiden niet ondersteboven of in spiegelbeeld getoond worden. 4.Onder terugvindbaarheid wordt verstaan dat te vervangen bescheiden steeds terug te vinden zijn aan de hand van de toegekende metadata. Artikel11Kwaliteitscontroles 1.Kwaliteitscontrole geschiedt steekproefsgewijs. 2.Van de steekproeven wordt in het documentair informatiesysteem een formulier bewaard en bijgehouden, dat per gecontroleerd bescheid tenminste een opgave bevat van: de naam van de controleur; het unieke document ID of indien dat ontbreekt, het dossier ID; de datum van controle; de uitkomst van controle; een korte beschrijving van een eventuele herstelactie. Artikel12Uitvoering kwaliteitcontroles 1.De uitvoering van kwaliteitscontroles geschiedt door een deskundig medewerker onder directe verantwoordelijkheid van de beheerder. 2.De medewerker in het vorig lid is niet is belast met de uitvoering van het digitaliseren en registreren van de te controleren archiefbescheiden. Artikel13Maatregelen bij afwijking Bij afwijkingen worden, door of namens de beheerder, direct na constatering maatregelen genomen om gebreken te herstellen en verder ontstaan van afwijkingen te voorkomen. Hoofdstuk5Vernietigingsprocedure Artikel14Uitvoering De uitvoering van de procedure tot vernietiging van gedigitaliseerde papieren bescheiden geschiedt door een ter zake deskundige medewerker onder directe verantwoordelijkheid van de beheerder. Artikel15Bewaartermijn Vernietiging van gedigitaliseerde papieren bescheiden geschiedt niet eerder dan het moment waarop de datum van registratie vier maanden verstreken is. Artikel16Vernietiging De gedigitaliseerde papieren bescheiden worden vernietigd door een erkend bedrijf, dat daartoe een verklaring van vernietiging afgeeft. Hoofdstuk7Nadere uitwerking Artikel17Vaststelling Handboek Deze regeling wordt nader uitgewerkt in een - eveneens door ons vast te stellen – op een specifiek toepassingsgebied toegeschreven Handboek. Artikel18Opstellen en aanpassing Handboek Voor het opstellen of aanpassen van het Handboek wordt de archivaris advies gevraagd. Hoofdstuk8Inwerkingtreding en citeertitel Artikel19Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het gemeenteblad waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot 2 juni 2015. Artikel20Citeertitel Dit besluit wordt aangehaald als: ‘Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Nissewaard’. Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nissewaard van 15 december 2015. de secretaris, M.L.M. Weerts de burgemeester, M. Salet