Archiefverordening Waterschap Drents Overijsselse Delta 2016 (Waterschap Drents Overijsselse Delta)

Archiefverordening Waterschap Drents Overijsselse Delta 2016Het algemeen bestuur van het Waterschap Drents Overijsselse Delta; gelezen het voorstel van de Voorbereidingscommissie van het waterschap Drents Overijsselse Delta i.o.; gelet op het bepaalde in de artikelen 35, eerste lid, 36 en 37, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995; B E S L U I T : vast te stellen de Archiefverordening Waterschap Drents Overijsselse Delta 2016 Artikel1Begripsbepalingen In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: de wet: de Archiefwet 1995; waterschapsorganen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot het waterschap; de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 36 van de wet door het bestuur aangewezen archiefbewaarplaats; beheerder: degene die als gevolg van artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; beheereenheid: een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening; informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd; waterschapssecretaris: de overeenkomstig artikel 37, eerste lid van de wet bedoelde secretaris, belast met het beheer van de archiefbewaarplaats. Artikel2De archiefbewaarplaats Als archiefbewaarplaats van het waterschap wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van het Historisch Centrum Overijssel aan de Van Wevelinkhovenstraat (zonder nummer) te Zwolle. Artikel3De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden Het dagelijks bestuur zorgt voor de inrichting en instandhouding van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel4 Het dagelijks bestuur zorgt voor het aanwijzen van de beheerder(s). Artikel5 Het dagelijks bestuur zorgt voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor archiefwerkzaamheden, ongeacht hun vorm. Artikel6 1.Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefstukken op zo’n wijze gebeurt, dat het behoud van deze stukken voldoende is gewaarborgd. 2.Het eerste lid geldt ook ten aanzien van de vervaardiging van stukken bestemd voor een overheidsorgaan of een andere belanghebbende, als redelijkerwijs kan worden aangenomen dat deze stukken ook voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel7 Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat ieder jaar op de waterschapsbegroting voldoende middelen worden begroot voor de kosten die aan de zorg voor de archiefstukken zijn verbonden. Artikel8 Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefstukken van de waterschapsorganen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast. Artikel9 Het dagelijks bestuur doet jaarlijks aan het algemeen bestuur verslag over wat gedaan is met betrekking tot de zorg van de archiefstukken. Artikel10Inwerkingtreding en citeertitel 1.De Archief- en documentatieverordening Waterschap Groot Salland 2011, vastgesteld door het algemeen bestuur van Waterschap Groot Salland op 15 december 2011 en de Archiefverordening waterschap Reest en Wieden 2010, vastgesteld door het algemeen bestuur van het Waterschap Reest en Wieden op 26 oktober 2010, worden ingetrokken met ingang van de in het tweede lid van dit artikel genoemde datum. 2.Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van de bekendmaking en werkt terug tot 1 januari

1. 3.De verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening Waterschap Drents Overijsselse Delta
2. Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van het waterschap Drents Overijsselse Delta in de openbare vergadering van 4 januari
3. ir. H.H.G. Dijk, ir. E. de Kruijk,interim-dijkgraaf, secretaris-directeurToelichtingArchiefverordening Waterschap Drents Overijsselse Delta 2016 Algemeen Artikel 35 van de Archiefwet 1995 bepaalt dat het bestuur een verordening vaststelt waarin wordt geregeld dat het dagelijks bestuur zorgt voor de archiefstukken van de organen van het waterschap. Deze verordening moet worden meegedeeld aan Gedeputeerde Staten. Artikel 37, lid 2 van de Archiefwet 1995 bepaalt vervolgens dat het bestuur ook een verordening vaststelt (en meedeelt aan GS) waarin het toezicht op de naleving van de Archiefwet 1995 geregeld wordt. Voorliggende verordening voorziet hierin. De verordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg die het dagelijks bestuur draagt voor de archieven van de waterschapsorganen en de regeling voor het beheer van de archiefstukken die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 zelf, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefstukken, maar ook op digitale stukken. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Waar in de wet wordt gesproken over ‘het bestuur’ wordt bedoeld het algemeen bestuur. Artikel 2 Dit artikel regelt de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, die in overeenstemming met artikel 36 van de Archiefwet plaatsvindt door het algemeen bestuur. Artikelen 3 tot en met 9 bevatten bepalingen die het begrip “zorg” nader uitwerken. Wat “voldoende en doelmatige archiefruimten” zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling. Artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 stelt bovendien vast aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 6 De Archiefregeling 1995 stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels over de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefstukken. Dit artikel kent deze verplichting alleen ten behoeve van interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel is ervoor gekozen om te bepalen dat ook externe stukken (te verzenden stukken) aan de Archiefregeling 1995 moeten voldoen. Het waterschap heeft als ontvanger van door andere overheden opgestelde stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 8 Dit artikel maakt het voor het dagelijks bestuur mogelijk om nadere voorschriften vast te stellen. Artikel 9 Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht.