Archiefverordening gemeente Best 2015 (Best)

Archiefverordening gemeente Best 2015 De raad van de gemeente Best; gezien het voorstel van Burgemeester en wethouders; gelet op artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995; besluit: tot vaststelling van een verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeente voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven, genaamd: “Archiefverordening gemeente Best 2016” HoofdstukI. Algemene bepalingen In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: de wet: de Archiefwet 1995; de gemeenschappelijke regeling: de Gemeenschappelijke regeling Metropoolregio Eindhoven 2015; gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet voor zover behorende tot de gemeente; de streekarchivaris: de archivaris, overeenkomstig artikel 5, lid 3 onder c en artikel 18 ,lid 2 onder c, van de gemeenschappelijke regeling door het Dagelijks Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven benoemd als gemeentearchivaris in de zin van artikel 32 van de wet; de archiefbewaarplaats: de regionale archiefbewaarplaats, overeenkomstig artikel 5, lid 3 en artikel 12 van de gemeenschappelijke regeling door het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven aangewezen als gemeentelijke archiefbewaarplaats in de zin van artikel 31 van de wet; archiefbescheiden: de in de wet in artikel 1,onder c, bedoelde archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, daaronder mede verstaan de gegevensverzamelingen die samen met toepassingsprogrammatuur een bescheid visualiseren; beheerder: degene die ingevolge artikel 3 van deze verordening is belast met (de aansturing van) het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; beheereenheid: een door het college van burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel dat zelfstandig verantwoordelijk is voor het registreren, ordenen en beheren van archiefbescheiden; informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd. HoofdstukII. De zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten. Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het aanwijzen van: beheereenheden en hun beheerders; de verantwoordelijk beheerder voor ieder werkproces of groep van gerelateerde werkprocessen, voor zover bij de uitvoering meerdere beheereenheden zijn betrokken; de beheerder voor alle overige organisatieonderdelen welke niet als beheereenheid zijn aangewezen. Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm. Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter dekking van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Het college van burgemeester en wethouders stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden voor zover die archiefbescheiden nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Het college van burgemeester en wethouders ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, eerste en tweede lid, van de Archiefwet in een regeling waarbij een gemeentelijk orgaan wordt opgeheven of een tijdelijk gemeentelijk orgaan wordt ingesteld tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot het beheer en de bewaring van de onder het betreffende gemeentelijk orgaan berustende archiefbescheiden. Het college van burgemeester en wethouders ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, eerste lid, van de Archiefwet in een regeling waarbij een gemeentelijk orgaan wordt samengevoegd of gesplitst met een ander overheidsorgaan tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot het beheer en de bewaring van de onder het gemeentelijk orgaan berustende archiefbescheiden. Het college van burgemeester en wethouders ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, eerste lid, van de Archiefwet in een regeling, waarbij taken van een gemeentelijk orgaan worden overgedragen, aan een ander overheidsorgaan tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot de terbeschikkingstelling of vervreemding van noodzakelijke archiefbescheiden alvorens tot terbeschikkingstelling respectievelijk vervreemding wordt overgegaan. Het college van burgemeester en wethouders ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, derde lid, van de Archiefwet in een regeling, waarbij taken van een overheidsorgaan geheel of gedeeltelijk worden overgedragen, aan een rechtspersoon tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot de tijdelijke terbeschikkingstelling van noodzakelijke archiefbescheiden alvorens tot terbeschikkingstelling wordt overgegaan. Het college van burgemeester en wethouders doet tenminste tweejaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet. Zij overleggen daarbij de verslagen die aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. HoofdstukIII Slotbepalingen De “ Verordening Documentaire Informatie 2008” van 16 juni 2008 van de gemeente Best wordt hierbij ingetrokken. Na vaststelling treedt deze verordening in werking 8 dagen na de publicatie op de daarvoor voorgeschreven werkwijze . Deze verordening wordt aangehaald als “Archiefverordening gemeente Best 2016”. Aldus besloten door de raad van de gemeente Best in zijn vergadering van 25 januari 2016. Marcel Baijens Anton van Aert griffier Voorzitter Memorie van toelichting Algemeen De 21 gemeenten in Zuid-Oost Brabant hebben besloten tot een vierde wijziging van de Regeling Samenwerkingsverband Regio Eindhoven 2005 (Staatscourant 2010, 17175). Bij deze vierde wijziging is de regeling volledig herzien en herbenoemd tot Gemeenschappelijke regeling Metropoolregio Eindhoven 2015 (Staatscourant 5 februari 2015). Krachtens de Gemeenschappelijke regeling Metropoolregio Eindhoven 2015 hebben de deelnemende gemeenten het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven als gezamenlijk archiefbewaarplaats. De betrokken gemeenten blijven zelf verantwoordelijk voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de regionale archiefbewaarplaats(

1. en)bij het openbaar lichaam Metropoolregio Eindhoven, welk is ingesteld krachtens de gemeenschappelijke regeling. De zorg voor en het beheer van de archiefbescheiden welk zijn overgebracht naar de regionale archiefbewaarplaats(
2. en)bij de Metropoolregio Eindhoven, zijn krachtens de gemeenschappelijke regeling overgedragen (artikel 5, lid 3, onder l van de gemeenschappelijke regeling). Eveneens overgedragen is het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden voor zover die archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats (artikel 5, lid 3, onder m van de gemeenschappelijke regeling). Ook zo is de verordeningsbevoegdheid met betrekking tot dit toezicht (artikel 32, lid 2, Archiefwet 1995) overgedragen aan het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven (artikel 5, lid 3, onder d van de gemeenschappelijke regeling). Deze onderhavige gemeentelijke verordening beperkt zich daarom tot de voornoemde zorg voor de archiefbescheiden voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de regionale archiefbewaarplaats(en). Deze model Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Staatsblad 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Staatsblad 671) en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van het in de aanhef genoemde artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995. Zij beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. De regeling voor de zorg en het beheer van de regionale archiefbewaarplaats(
3. en)en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente, voor zover die archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, wordt beschreven in de archiefverordening van het krachtens gemeenschappelijke regeling ingestelde Samenwerkingsverband Metropoolregio Eindhoven, waaraan deze taken en bevoegdheden zijn gedelegeerd. Deze verordening is, evenals wet en besluit, van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden en op de moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn, is geregeld in artikel 13 van het Archiefbesluit 1995 en de mede daaruit voortvloeiende Archiefregeling. Het model is gebaseerd op het BRAIN-model (het voormalige LOPAI-model, zoals tevens door de VNG ter beschikking gesteld). Het model is aangepast op de situatie in het werkgebied van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven. Artikelsgewijze toelichting Artikel1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel2 De Archiefregeling bepaalt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefruimten moeten voldoen. Een archiefruimte is de ruimte die is bestemd en/of is aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Onder dergelijke ruimten worden verstaan de ruimten waarin afgesloten archiefgedeelten (semi-statische archieven) door de administratie vóór hun overbrenging naar een archiefbewaarplaats in de zin van de Archiefwet 1995 worden bewaard. De wettelijke omschrijving is zodanig dat een ruimte zowel in geval van feitelijke ingebruikneming als in geval van formele aanwijzing wordt aangemerkt als archiefruimte. Bewust ontbreekt in de archiefverordening een overeenkomstige bepaling ten aanzien van de archiefbewaarplaats. De regionale archiefbewaarplaats wordt overeenkomstig artikel 5, lid 3, onder jo. artikel 12 van de gemeenschappelijke regeling door het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven aangewezen en geldt daarmee als de gemeentelijke archiefbewaarplaats in de zin van artikel 31 van de wet. Het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven draagt daarom de zorg voor de aanwijzing, inrichting en instandhouding van een archiefbewaarplaats als bedoelt in artikel 31 van de wet. Artikel3 De aanwijzing van de beheereenheden en beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. In beginsel zal er sprake zijn van een een-op-een relatie tussen beheereenheid en beheerder. Het is echter mogelijk, zoals bijvoorbeeld bij de uitvoering van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht, dat de uitvoering geschiedt door meerdere beheereenheden. Dit zal zich met name voordoen bij grotere gemeenten waar de DIV-afdeling gedeconcentreerd opereert. Het verdient bij dergelijke werkprocessen de aanbeveling om één beheerder aan te wijzen als eindverantwoordelijke voor het beheer van de archiefbescheiden. Artikel5 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11, lid 2, van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel wordt dit als onjuist geacht. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de Archiefregeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel7 De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Artikel8 Het artikel is vooral van administratieve aard. Het vestigt de aandacht op reeds bestaande verplichtingen krachtens artikel 4 van de wet. Wanneer voorzieningen krachtens artikel 4 van de wet ontbreken behoren de archiefbescheiden te berusten onder de desbetreffende gemeentelijke organen en vallen zij derhalve onder de zorg die het college van burgemeester en wethouders heeft te dragen voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Het college dient er daarom op toe te zien de archiefbescheiden binnen zijn invloedsfeer te behouden tot het moment dat in overeenstemming met de wet anders is voorzien. In een gemeenschappelijke regeling zal vrijwel altijd invulling moeten worden gegeven aan de verplichtingen krachtens artikel 4 van de wet. Indien van toepassing moet in een gemeenschappelijke regeling eveneens invulling worden gegeven aan artikel 40 van de wet. Artikel 40 van de wet ziet toe op de archiefbescheiden van de organen van een bij een gemeenschappelijke regeling ingesteld openbaar lichaam respectievelijk de archiefbescheiden van een bij een gemeenschappelijke regeling ingesteld gemeenschappelijk orgaan. De verplichting krachtens artikel 40 van de wet staat daarmee los van de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Er wordt daarom in het onderhavige artikel van de verordening bewust niet gerefereerd aan artikel 40 van de wet. Artikel9 Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad op deze manier tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. De verplichte verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaarder accent wordt gelegd op de horizontale verantwoording. Volgens het programmaplan voor het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven is de doelstelling dat de toezichthouder tweejaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders rapporteert. Een tweejaarlijkse verslaglegging van het college aan de gemeenteraad zorgt ervoor dat beide rapportages gelijk op kunnen lopen.