Archiefverordening Rijnland 2015 (Hoogheemraadschap van Rijnland)

Archiefverordening Rijnland 2015HoofdstukIAlgemene bepalingen Artikel1 In deze verordening wordt verstaan onder: de wet: de Archiefwet 1995; de Archiefregeling: Archiefregeling, zoals gepubliceerd in de Staatscourant van 6 januari 2010, nr. 70 en van 17 december 2012, nr. 26238; archiefbescheiden: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden waterschapsorganen : de in de wet in artikel 1, onder b, eerste lid, bedoelde overheidsorganen, voor zover behorend tot het waterschap; zorg: de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de wet; het dagelijks bestuur: het college van dijkgraaf en hoogheemraden beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren; de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 36 van de wet door het algemeen bestuur aangewezen archiefbewaarplaats; archiefruimte: een ruimte bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden voor zover niet overgebracht naar de archiefbewaarplaats; e-depot: het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van digitale archiefbescheiden mogelijk maakt; de waterschapsarchivaris: de overeenkomstig artikel 37 van de wet benoemde archivaris, belast met het beheer van de archiefbewaarplaats en het onder de bevelen van het dagelijks bestuur uit te oefenen toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden; beheerder: het hoofd van een beheereenheid; beheereenheid: een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel; informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd; informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn. HoofdstukIIDe aanwijzing van de archiefbewaarplaats Artikel2 Als archiefbewaarplaats van het waterschap wordt aangewezen de bewaarplaats die zich bevindt in het Rijnlandshuis, Archimedesweg 1, 2333 CM Leiden. HoofdstukIIIDe zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden Artikel3 Het dagelijks bestuur is belast met de zorg voor zowel de overgebrachte als de niet-overgebrachte archieven en collecties. Artikel4 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en in standhouden van de archiefbewaarplaats, hierbij tevens begrepen een e-depot. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor voldoende en doelmatige archiefruimten en voor een veilige digitale beheeromgeving waarin de digitale archiefbescheiden duurzaam worden bewaard. Artikel5 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s). Artikel6 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende gekwalificeerd personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en de collecties van het waterschap, ongeacht hun vorm. Artikel7 Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden gedurende de wettelijke bewaartermijn is gewaarborgd. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de archiefbescheiden in geordende en toegankelijke staat worden gebracht en bewaard zodanig, dat het behoud van deze bescheiden gedurende de wettelijke bewaartermijn is gewaarborgd. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel8 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het jaarlijks ramen van voldoende middelen op de begroting van het waterschap ter dekking van de kosten, die aan de zorg voor en het beheer van de archiefbescheiden, alsmede het toezicht daarop, verbonden zijn. Artikel9 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en in standhouden, overeenkomstig artikel 16 van de Archiefregeling, van een kwaliteitssysteem. Artikel10 Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de overgebrachte en de niet-overgebrachte archiefbescheiden voorschriften vast in een Besluit Informatiebeheer. Het dagelijks bestuur ziet er op toe dat bij deelname in, of oprichting van specifieke (privaatrechtelijke) rechtspersonen, of samenwerking binnen andere beheerseenheden het beheer van archiefbescheiden overeenkomstig de bepalingen van de wet gebeurt. Artikel11 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het instellen, overeenkomstig de Nota van Toelichting van het Archiefbesluit, van een Strategisch Informatieoverleg. Artikel12 Het dagelijks bestuur doet ter uitvoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht en van artikel 35 van de wet jaarlijks verslag aan de Verenigde Vergadering omtrent de staat van de informatiehuishouding binnen het waterschap. Het overlegt daarbij de verslagen die door de waterschapsarchivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden en het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. HoofdstukIVHet toezicht van de waterschapsarchivaris op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden Artikel13 De waterschapsarchivaris is belast met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht, overeenkomstig de bepalingen van de wet en ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. Artikel14 De waterschapsarchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 37, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen of te laten bijstaan. Artikel15 De beheerder verstrekt aan de waterschapsarchivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. De waterschapsarchivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, hieronder begrepen zowel archiefruimten als informatiesystemen. Artikel16 De waterschapsarchivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel17 De beheerder doet aan de waterschapsarchivaris tijdig mededeling van het voornemen tot: Opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere (privaatrechtelijke) beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon. Bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte. Ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem. Voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. Verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Artikel18 Bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte en/of archiefbewaarplaats inclusief de opslag van digitale archiefbescheiden behoeft de goedkeuring van de waterschapsarchivaris. Artikel19 De waterschapsarchivaris doet jaarlijks verslag aan het dagelijks bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. HoofdstukVOvergangs- en slotbepalingen Artikel20 Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening vervalt de Archiefverordening Rijnland 2005 van 19 januari

1. Artikel21 Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening Rijnland
2. Leiden, [datum]De Verenigde Vergadering,G.J. Doornbos,dijkgraafir. A. Haitjema,secretaris Memorie van toelichting De Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door de Verenigde Vergadering te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen van de Archiefwet
3. Na de fusie van het hoogheemraadschap met de inliggende waterschappen per 1 januari 2005 is een nieuwe Archiefverordening vastgesteld. Belangrijke veranderingen zoals digitalisering, ketensamenwerking en veranderingen in het interbestuurlijk toezicht maken een aanpassing noodzakelijk. De Archiefverordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van dijkgraaf en hoogheemraden draagt voor de archieven van de organen van het waterschap, en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals de Archiefwet en het Archiefbesluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op digitale informatiebestanden. Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip ‘zorg’, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn, is geregeld in artikel 3 van het Archiefbesluit
4. Hoofdstuk IV is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de Archiefwet
5. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Begripsbepalingen zijn uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel 2 Het dagelijks bestuur is op grond van artikel 35 van de Archiefwet 1995 de zorgdrager en als zodanig bestuurlijk verantwoordelijk. Artikel 4 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. De inrichting van de digitale beheeromgeving moet in ieder geval voldoen aan de normen zoals beschreven in NEN 15489 en
6. Artikel 5 Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 10, eerste lid te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. Artikel 7 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid is dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. Het waterschap heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 9 De Archiefregeling stelt in artikel 16 dat de informatiehuishouding van een overheidsorgaan moet voldoen aan de toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem. Hoewel verder niet concreet uitgewerkt, is het borgen van de kwaliteit van de informatiehuishouding toch een verantwoordelijk van de zorgdrager. Artikel 10 De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Artikel 11 Door de wijziging van het Archiefbesluit 1995 is het waterschap verplicht een strategisch informatieoverleg (SIO) te voeren, in ieder geval wanneer sprake is van een nieuwe selectielijst of vervreemding van archief. Het SIO dient tijdig, op het passende ambtelijk niveau en in relatie met andere onderwerpen die de informatiehuishouding aangaan, te besluiten over strategische informatiehuishoudkundige vraagstukken waaronder waardering en selectie. Waardering krijgt daarbij een ruime context. Om daadwerkelijk te kunnen bijdragen aan de kwaliteit van de informatiehuishouding van de overheid, moet bij waardering ook rekening worden gehouden met vraagstukken van informatiebeveiliging, actieve openbaarmaking van informatie, rubricering, vervroegde overbrenging en openbaarheidsbeperkingen. Het SIO heeft dus de regie over en bewaakt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding. Artikel 12 Het algemeen bestuur verneemt op die manier jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. De verslaglegging door de waterschapsarchivaris over het toezicht op het beheer is opgenomen in artikel 19, de verslaglegging over het beheer van de overgebrachte archieven in het Besluit Informatiebeheer, artikel
7. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het nieuwe interbestuurlijk toezicht. Artikel 15 De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden. Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht. Artikel 17 Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.