Verordening op de werkwijze politiek forum 2008 met de daarbij behorende toelichting (Oldenzaal)

Verordening op de werkwijze politiek forum 2008 met de daarbij behorende toelichtingDe raad van de gemeente Oldenzaal; gelezen het voorstel van het raadspresidium van 8 december 2008; gelet op artikel 16 van de Gemeentewet; b e s l u i t : vast te stellen de navolgende Verordening op de werkwijze politiek forum 2008 met de daarbij behorende toelichting HOOFDSTUK1BEGRIPSBEPALINGEN Artikel1Begripsomschrijvingen In deze verordening wordt verstaan onder: presidium: het presidium als bedoeld in artikel 1.5 van het Reglement van orde voor de raad 2008; lid: lid van de raad; voorzitter: voorzitter van een politiek forum of diens vervanger; griffier: griffier van de raad of diens vervanger; vergadering: vergadering van het politiek forum; fractie: een in de raad vertegenwoordigde politieke partij. HOOFDSTUK2INSTELLING, TAKEN EN SAMENSTELLING Artikel2.1Instelling politiek forum 1.De raad stelt ter voorbereiding van raadsbesluiten het politiek forum in. 2.In het politiek forum worden de onderwerpen ingedeeld naar portefeuillehouder en worden de onderwerpen verdeeld over twee sporen. In voorkomende (uitzonderings)gevallen kan door het presidium een derde spoor ingericht worden. 3.De diverse onderwerpen worden voorzien van een tijdindicatie, en behandelwijze. 4.Genoemde tijden zijn richtinggevend en kennen in voorkomende gevallen een door de voorzitter te bepalen uitloop. Artikel2.2Taken Politiek forum Het politiek forum heeft de volgende taken: het zich laten informeren en het uitbrengen van advies aan de raad over de wijze van behandeling van een voorstel of onderwerp waarover door de raad beraadslaagd en of besloten dient te worden. het proces van beeldvorming, meningsvorming en besluitvorming voor de raad te verduidelijken. De volgende werkvormen worden onderscheiden; informerend; opiniërend; en ter voorbereiding op besluitvorming door de raad. Artikel2.3Samenstelling 1.Fracties vertegenwoordigd in de raad kunnen ten minste 1 lid afvaardigen ten behoeve van het politiek forum; 2.Elke fractie in de raad kan door tussenkomst van het presidium bij de raad een voordracht indienen tot benoeming van één niet-raadslid (verder aangeduid als fractievertegenwoordiger) tot lid van een forum in de plaats van een tot die fractie behorend raadslid, met dien verstande dat: uitsluitend een voordracht kan worden gedaan voor de eerstvolgende persoon, die voorkomt op de geldig verklaarde kandidatenlijst voor de laatstgehouden gemeente-raadsverkiezingen. Een voordracht voor de daaropvolgende persoon op de hiervoor genoemde lijst is mogelijk, mits de hiervoor bedoelde eerstvolgende persoon op de lijst overeenkomstig artikel W2, eerste lid, aanhef en onder e, van de Kieswet heeft verklaard af te zien van benoeming als lid van de raad; de artikelen 10, 12, 13, eerste en tweede lid en 15 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing zijn voor de (kandidaat-)fractievertegenwoordiger. Artikel2.4Voorzitter 1.De voorzitter en zijn plaatsvervanger worden door de raad uit zijn midden benoemd. 2.De voorzitter is geen lid van het politiek forum. 3.De voorzitter is belast met: het leiden van de vergadering; het handhaven van de orde; het doen naleven van deze verordening; hetgeen deze verordening aan de voorzitter verder opdraagt; lidmaatschap van het presidium. Artikel2.5Zittingsduur en vacatures 1.De zittingsperiode van een lid, de voorzitter en hun plaatsvervangers eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad. 2.De raad kan een lid ontslaan op voorstel van de fractie op wiens voordracht het lid is benoemd. 3.De raad kan de voorzitter of diens plaatsvervanger ontslaan. 4.Een lid, de voorzitter en hun plaatsvervangers kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd. 5.Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan met inachtneming van de artikelen 2.3 en 2.4. 6.Indien een fractie blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van het lid, dat op voordracht van die fractie is benoemd, van rechtswege. 7.Naast het bepaalde in het eerste lid eindigt het lidmaatschap van een fractievertegenwoordiger: Indien de fractievertegenwoordiger onherroepelijk is toegelaten als raadslid; In de gevallen als bedoeld in de artikelen X1, eerste lid, en X5 van de Kieswet met dien verstande dat voor burgemeester en wethouders het presidium wordt gelezen; Indien de raad op voordracht van de desbetreffende fractie een vertegenwoordiger diens lidmaatschap van het politiek forum vervallen verklaard; Indien de raad overigens een fractievertegenwoordiger van diens lidmaatschap vervallen verklaart. Artikel2.6Ondersteuning politiek forum 1.De griffier, of een door de griffier aangewezen vervanger, is in iedere vergadering aanwezig. 2.Het politiek forum kan de griffier verzoeken deel te nemen aan de beraadslagingen. HOOFDSTUK3AANWEZIGHEID COLLEGE EN BURGEMEESTER Artikel3.1Burgemeester en wethouders 1.Het presidium of in spoedeisende gevallen de voorzitter kan de burgemeester en één of meer wethouders uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen. 2.Indien de burgemeester of een wethouder bij een vergadering aanwezig wil zijn en wil deelnemen aan de beraadslagingen, doet hij hiertoe een verzoek aan het presidium of in spoedeisende gevallen aan de voorzitter. 3.Het presidium respectievelijk de voorzitter neemt zo spoedig mogelijk een voorlopige beslissing op het verzoek. 4.Het politiek forum kan bij aanvang van de vergadering beslissen dat de burgemeester en één of meer wethouders niet in de vergadering aanwezig mogen zijn of aan de beraadslagingen mogen deelnemen. HOOFDSTUK4VERGADERINGEN Paragraaf1Tijdstip van vergaderen en voorbereidingen Artikel4.1.1Vergaderfrequentie 1.In de regel vinden de vergaderingen plaats overeenkomstig het op grond van artikel 3.1.1, tweede lid van het Reglement van orde voor de raad vastgestelde rooster en worden zij gehouden in het stadhuis. 2.Het politiek forum vergadert voorts indien het presidium of de voorzitter van de raad het nodig oordelen of indien ten minste twee fracties schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken. Artikel4.1.2Oproep 1.De griffier zendt namens het presidium ten minste 7 dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, tijdstip, plaats, onderwerp en doelstelling van de vergadering. 2.De agenda wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden verzonden. 3.De stukken, die betrekking hebben op de in de vergadering aan de orde komende onderwerpen, worden onmiddellijk na de verzending van de oproep voor de leden ter inzage gelegd. Deze terinzagelegging geldt ook voor de overige raadsleden. Artikel4.1.3Ter inzage leggen van stukken 1.Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder op het gemeentehuis ter inzage gelegd. De voorzitter of namens deze de griffier maakt van de terinzagelegging melding in de openbare kennisgeving, bedoeld in artikel 4.1.4Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en zo mogelijk in een openbare kennisgeving. 2.Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het stadhuis gebracht. 3.Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, worden deze stukken in afwijking van het eerste lid uitsluitend voor de leden, de voorzitter en de overige raadsleden ter inzage gelegd. De griffier treft zodanige maatregelen dat de geheimhouding ook daadwerkelijk gewaarborgd is. Artikel4.1.4Openbare kennisgeving 1.De vergadering wordt tegelijkertijd of wanneer dat niet mogelijk is zo spoedig mogelijk met de schriftelijke oproep door aankondiging in het gemeentelijk informatieblad en door plaatsing op de internetsite van de gemeente ter openbare kennis gebracht. 2.De openbare kennisgeving vermeldt: de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering; de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien; de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 4.2.2. Paragraaf2Orde van de vergadering Artikel4.2.1Opening vergadering; quorum 1.De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde tijdstip, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. 2.Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter na overleg in het presidium onder verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen der afwezige fracties, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen. Artikel4.2.2Uitnodiging en spreekrecht burgers 1.Personen of instellingen die zich tot de raad, het politiek forum, het college en/of de burgemeester dan wel overigens tot de gemeente Oldenzaal hebben gewend, ontvangen tijdig en op behoorlijke wijze (zoveel als mogelijk schriftelijk) bericht van dag en tijdstip van de vergadering waarvoor hun zaak is geagendeerd. 2. De voorzitter stelt, zonodig na een korte mondelinge toelichting, personen die een openbaar politiek forum als toehoorder bijwonen, alsmede de personen of instellingen bedoeld in het vorige lid, op hun verzoek in de gelegenheid informatie te verstrekken, op het onderwerp in te spreken voor, zover zulks naar het oordeel van de voorzitter, nog niet bekende feiten of omstandigheden betreffen ter zake van aan de orde zijnde agendapunten. 3.Het woord kan niet gevoerd worden over: een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep heeft opengestaan of openstaat, tenzij in het geval van het laatste de behandeling in het politiek forum onderdeel uitmaakt van een procedure als bedoeld in de afdelingen 3.3 en of van de gelegenheid tot het geven van een zienswijze als bedoeld in de artikelen 4:7 en 4:8 van de Algemene wet bestuursrecht dan wel van een in andere regelgeving vermelde vergelijkbare procedure of gelegenheid tot het geven van een zienswijze; benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen; een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuurs- recht kan of kon worden ingediend; de agendapunten: besluitenlijst(en), informaties, mededelingen en rondvraag. 4. Het spreekrecht geldt voor één termijn, voorafgaande aan de voor de leden geldende, in artikel 4.2.6 opgenomen termijnen. 5. De sprekers spreken van de spreekplaats, tenzij de voorzitter anders beslist en richten zich tot de voorzitter. 6. De leden kunnen tijdens hun termijnen, als vermeld in artikel 4.2.6 en overeenkomstig het bepaalde in artikel 4.2.4 ingaan op de door sprekers verstrekte informatie, gestelde vragen of voor de sprekers bestemde vragen stellen. Artikel4.2.3Besluitenlijst(

1. en)1.Van een politiek forum wordt een besluitenlijst opgesteld. Desgewenst kan de vergadering op verzoek van forum en collegeleden worden uitgewerkt. 2.De besluitenlijsten van de het politiek forum worden, zo mogelijk, aan de leden van de raad toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke oproep. 3.De leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders hebben het recht een voorstel tot wijziging van de besluitenlijst aan de raad te doen, indien de besluitenlijst onjuistheden bevatten of niet duidelijk weergeven hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering kan bij de griffier worden ingediend dan wel in de vergadering tijdens de behandeling van het onderwerp. 4.De besluitenlijst(
2. en)worden opgesteld onder de zorg van de griffier. 5.De vastgestelde besluitenlijst(
3. en)worden door de griffier ondertekend. Artikel4.2.4Spreekregels 1.De leden van het forum en het college spreken vanaf hun plaats of van de spreekplaats en richten zich tot de voorzitter. 2.Bij bijzondere gelegenheden kan de voorzitter bepalen dat de in het eerste lid genoemde personen vanaf een andere plaats spreken. Artikel4.2.5Volgorde sprekers 1.De leden van het forum en het college voeren het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van deze verkregen te hebben. 2.De volgorde van sprekers kan worden gewijzigd, wanneer het woord wordt gevraagd over de orde van de vergadering. Artikel4.2.6Aantal spreektermijnen 1.De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij het politiek forum anders beslist. 2.Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. 3.Een lid mag in een termijn niet meer dan eenmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel. 4.Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde. Artikel4.2.7Spreektijd De voorzitter bepaalt de spreektijd van insprekers, forum- en collegeleden. Artikel4.2.8Voorstellen van orde 1.De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht. 2.Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen. 3.Over een voorstel van orde beslist het politiek forum terstond. Artikel4.2.9Handhaving orde; schorsing 1.Een spreker mag in diens betoog niet worden gestoord, tenzij: de voorzitter het nodig oordeelt deze aan het opvolgen van deze verordening te herinneren; een lid deze interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden. 2.Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt deze door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter deze gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen. 3.De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door de voorzitter te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten. 4. De voorzitter kan het politiek forum voorstellen aan een lid, dat door diens gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter dat lid verwijderen. Bij herhaling van diens gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd. Artikel4.2.10Beraadslaging 1.Op voorstel van een lid of de voorzitter kan het politiek forum beslissen de beraadslaging voor een door haar te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is. 2.Wanneer het politiek forum een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan zij aan het college of de burgemeester nadere inlichtingen of advies vragen. Het presidium bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt. Artikel4.2.11Deelname aan de beraadslaging door anderen De voorzitter kan bepalen dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging. Artikel4.2.12Advies 1.Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit deze de beraadslaging, tenzij het politiek forum anders beslist. 2.Nadat de beraadslaging is gesloten, doet het politiek forum een voorstel over de voortgang en de wijze van behandeling aan de raad. 3. Het forum beslist bij meerderheid van stemmen. Indien de stemming staakt wordt het voorstel doorgeleid naar de raad. De raad bepaalt alsdan de wijze van behandeling. HOOFDSTUK5BESLOTEN VERGADERING Artikel5.1Algemeen Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voorzover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering. Artikel5.2Toehoorder(
4. s)Raadsleden, fractievertegenwoordigers, collegeleden en ambtelijk adviseurs kunnen, indien zij geen lid zijn van het betreffende politiek forum, besloten vergaderingen als toehoorder bijwonen. Artikel5.3Notulen 1.De notulen van een besloten vergadering worden uitsluitend toegezonden dan wel verstrekt aan de leden, de overige raadsleden, de voorzitter van de raad en de griffier. 2.Deze notulen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt het presidium een beslissing over het al dan niet openbaar maken van deze notulen. De vastgestelde notulen worden door de griffier ondertekend. Artikel5.4Geheimhouding Voor de afloop van de besloten vergadering beslist het politiek forum overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. Artikel5.5Opheffing geheimhouding Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt daarover, indien de leden in het politiek forum, die geheimhouding heeft opgelegd, daarom verzoekt, in een besloten vergadering met de raad overleg gevoerd. HOOFDSTUK6TOEHOORDERS EN PERS Artikel6.1Toehoorders en pers 1.De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen. 2.Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden. 3.De voorzitter is bevoegd toehoorders, die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan de voorzitter voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen. Artikel6.2Geluid- en beeldregistraties Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen. Artikel6.3Verbod gebruik mobiele telefoons In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik, alsmede het stand-by houden van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen, die inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering, zonder toestemming van de voorzitter niet toegestaan. HOOFDSTUK7SLOTBEPALINGEN Artikel7.1Uitleg verordening In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist het politiek forum op voorstel van het presidium of in spoedeisende gevallen op voorstel van de voorzitter. Artikel7.2Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2009. Artikel7.3Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening op de werkwijze politiek forum 2008. Vastgesteld in de openbare vergadering van 18 december 2008, de griffier, de voorzitter,Toelichtingbehorende bij de Verordening op de werkwijze politiek forum 2008 Toelichting behorende bij de Verordening op de werkwijze politiek forum 2008