Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organ

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Harlingen Raad : 18 juni

1. Agendanr. : DE RAAD VAN DE GEMEENTE HARLINGEN; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 29 april 2008; gelet op artikel 212 van de Gemeentewet; b e s l u i t : vast te stellen de “Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Harlingen”.
2. Inleidende bepalingen Artikel
3. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
4. Begroting en verantwoording Artikel
5. Programma-indeling De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast. Artikel
6. Inrichting begroting en jaarstukken
7. Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de productenraming ingedeeld naar programma’s en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de producten-realisatie ingedeeld naar programma’s.
8. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.
9. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven. Artikel
10. Autorisatie begroting, investeringskredieten en begrotingswijzigingen
11. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.
12. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de begroting geautoriseerd.
13. Indien het college voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het college in de eerstvolgende raadsvergadering aan de raad gemeld. Het college voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid.
14. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor. Artikel
15. Tussentijdse rapportage
16. Het college informeert de raad door middel van een tussenrapportage twee keer per jaar (voorjaarsnota en najaarsnota) over de realisatie van de begroting over het lopende begrotingsjaar.
17. De tussenrapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van: de baten en lasten per programma; het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen; het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a en b; de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma; het resultaat na bestemming volgend uit de onderdelen c en d, alsmede een realisatie en raming van de productenrealisatie.
18. In de tussenrapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten toegelicht.
19. Het college informeert de raad door middel van een tussenrapportage drie keer per jaar over de realisatie en raming van de uitputting van investeringskredieten groter dan € 250.000,--.
20. Financieel beleid Artikel
21. Waardering en afschrijving vaste activa
22. Kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden lineair in maximaal 5 jaar afgeschreven.
23. Het saldo van agio en disagio en de kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.
24. Voor het afschrijven van de materiële vaste activa met economisch nut alsmede de materiële vaste activa met meerjarig maatschappelijk nut in de openbare ruimte met vervangingsverplichting worden de methodieken en termijnen gehanteerd zoals vermeld in de bijlage “Afschrijvingsbeleid vaste activa” die onderdeel uitmaakt van deze verordening.
25. Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden ten laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervan bij raadsbesluit wordt afgeweken dan wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere door de raad aan te geven tijdsduur. Artikel
26. Reserves en voorzieningen
27. Het college biedt de raad eens in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan. De raad stelt de nota vast. De nota behandelt: de vorming en besteding van reserves; de vorming en besteding van voorzieningen; de toerekening en verwerking van rente over de reserves en voorzieningen.
28. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investerings-voornemen wordt minimaal aangegeven: het specifieke doel van de reserve; de voeding van de reserve; de maximale hoogte van de reserve; de maximale looptijd.
29. Indien een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering dan valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene investeringsreserve toegevoegd. Artikel
30. Kostprijsberekening
31. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.
32. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffen-heffing de compensabele BTW.
33. De omslagrente voor de rentetoerekening aan de activa wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij de begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en de voorzieningen. Artikel
34. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen
35. Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, retributies, leges, rechten etc.
36. Het college biedt eens in de vier jaar de raad een nota aan met de kaders voor de prijzen voor de verhuur en verkoop van onroerende goederen en in het bijzonder de prijzen voor de uitgifte van gronden en erfpachtcanons. De raad stelt de nota vast.
37. Het college biedt eens in de vier jaar de raad een nota aan met de kaders voor de prijzen van gemeentelijke diensten anders dan genoemd in het tweede lid. De raad stelt de nota vast.
38. De besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen en het wijzigen van prijzen worden ter kennisneming aan de raad aangeboden. Artikel
39. Financieringsfunctie
40. Het college zorgt bij de uitoefening van de financieringsfunctie voor: het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren; het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s; het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen; het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.
41. Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht: het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een A rating afgegeven door tenminste één gezaghebbende rating agency of bij instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van 0%; overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is; derivaten worden uitsluitend gebruikt voor het beperken van financiële risico’s; voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan 1 jaar worden tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro.
42. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofd van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.
43. Financieel beheer en interne controle Artikel
44. Administratie De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij dienstbaar is voor: het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen; het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, etc.; het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties; het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijk beleid; het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving. Artikel
45. Interne controle Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel. Artikel
46. Misbruik en oneigenlijk gebruik Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.
47. Financiële organisatie Artikel
48. Financiële organisatie Het college zorgt voor en legt vast: een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen; een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd; de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie; de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.
49. Slotbepalingen Artikel
50. Inwerkingtreding
51. Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar
52. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.
53. Deze verordening treedt in de plaats van de “Financiële verordening gemeente Harlingen” vastgesteld door de raad op 12 november
54. Artikel
55. Citeertitel Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Harlingen”. Vastgesteld door de raad in zijn vergadering van , de voorzitter. , de raadsgriffier. Bijlage “Afschrijvingsbeleid vaste activa” als bedoeld in artikel 6 lid 3 van de “Financiële verordening gemeente Harlingen”. Omschrijving Afschrijvingsmethode Afschrijvingstermijn Automatiseringsapparatuur * minicomputer * printers en hardware * licenties en software * stemcomputers Lineair Lineair Lineair Lineair 5 jaar 4 jaar 5 jaar 10 jaar Kantoormachines en meubilair * breedband kopieermachine * stoelen * bureaus en kasten * paternosterkast Lineair Lineair Lineair Lineair 5 jaar 7 jaar 15 jaar 10 jaar Gebouwen * schoolgebouwen (permanente bouw) * idem (integratieverbouwing) * idem (semi-permanent) * sporthal / gymnastieklokalen * kleedaccommodaties bij sportvelden * gemeentehuis * werkplaats * multifunctionele gebouwen * zwembad Lineair Lineair Lineair Lineair Lineair Lineair Lineair Lineair Lineair 40 jaar 40 jaar 15 jaar 40 jaar 30 jaar 40 jaar 40 jaar 40 jaar 25 jaar Installaties * technische installaties gebouwen * telefooncentrale Lineair Lineair 15 jaar 6 jaar Tractie en gereedschappen * schaftwagens * vervoermiddelen * veegwagens * dienstfietsen * diverse gereedschappen / materieel buitendiensten Lineair Lineair Lineair Lineair Lineair 10 jaar 6 jaar 6 jaar 3 jaar afhankelijk van technische levensduur 3 t/m 10 jaar Brandweer * brandweerauto * tankautospuit * hoogwerker * waterongevallenauto * waterongevallenboot * diverse gereedschappen / materieel Lineair Lineair Lineair Lineair Lineair Lineair 15 jaar 20 jaar 25 jaar 15 jaar 15 jaar afhankelijk van technische levensduur 4 t/m 20 jaar Parkeren * parkeerterreinen * parkeermeters / -automaten Lineair Lineair 25 jaar 10 jaar Bruggen * bruggen en andere kunstwerken * bedieningshuisjes Lineair Lineair 40 jaar 25 jaar Omschrijving Afschrijvingsmethode Afschrijvingstermijn Openbare verlichting * plaatsen lichtmasten Lineair 20 jaar Binnenhavens / waterwegen * aanleg en verbetering: - walbeschoeiingen - kademuren / damwanden * ligplaatsen recreatievaart Lineair Lineair Lineair 30 jaar 30 jaar 25 jaar Zeehavens * aanleg en verbetering: - houten walbeschoeiingen - damwanden en kademuren - talud - steigers * aanbrengen kathodische bescherming * aanleg openbare kaden * aanleg haven- en navigatieverlichting Lineair Annuïteit Lineair Lineair Annuïteit Lineair Lineair 15 jaar 40 jaar 25 jaar 25 jaar 10 jaar 40 jaar 6 jaar Sportvoorzieningen * aanleg sportvelden * renovatie / groot onderhoud sportvelden * aanleg kunstgras sportvelden Lineair Lineair Annuïteit 30 jaar 15 jaar 30 jaar Riolering * aanleg riolering * aanleg drukriolering / persleiding * aanleg bergbezinkbassin * aanleg randvoorzieningen * aanleg pompput * aanleg pompinstallatie * plaatsen wervels en gemalen Annuïteit Annuïteit Annuïteit Annuïteit Annuïteit Annuïteit Annuïteit 60 jaar 45 jaar 45 jaar 45 jaar 45 jaar 15 jaar 15 jaar Behoort bij raadsbesluit van 18 juni
56. De griffier van de gemeente Harlingen, Drs. G. Helder.