Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archief

Hoofdstuk1Algemene bepalingen Artikel1 Dit besluit verstaat onder: a. de wet De archiefwet 1995 b. het besluit het Archiefbesluit 1995 c. de archivaris de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde streekarchivaris d. archiefverordening de in de artikelen 30, eerste lid, 32 tweede lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad d.d. 9 december 1996; e. documenten de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats; f. beheer van documenten het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren; g. informatiebestand documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden; h. informatievoorziening het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening, inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten. i. hoofd beheerseenheid het hoofd van de stafafdeling O.I.O. Hoofdstuk2Verantwoordelijkheid Artikel2 Als beheerseenheid wordt in verband met dit besluit het volgende organisatie onderdeel aangemerkt: stafafdeling O.I.O., team documentaire informatievoorziening. Artikel3 Het hoofd van de beheerseenheid is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de documenten van de beheerseenheid, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel4 Het hoofd van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan een of meer medewerkers. HOOFDSTUK3 Archiefvorming en -Ordening Productie van documenten Artikel5 Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel6 Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast. Artikel7 Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut. Artikel8 Het hoofd van de beheerseenheid draagt – voor zover van toepassing – zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen. Identificering van documenten Artikel9 1.Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat – centraal – uit ieder document, dan wel uit daarbij horende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer, en aan wie een exemplaar ervan is verzonden. 2.Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden. Dit geschiedt binnen een werkdag nadat deze documenten bij de beheerseenheid zijn ontvangen, opgemaakt of verzonden. Documenten nmogen in principe niet in behandeling worden genomen als bedoelde kenmerken nog niet zijn verwerkt in een postregistratiesysteem. 3.De voorgaande leden hebben geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger. Artikel10 Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningtermijnen worden bewaakt. Ordening en toegankelijkheid van documenten Artikel11 Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek. Artikel12 Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe, dat van informatiebestanden een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken. Artikel13 Uit de in het vorige artikel beschreven inventaris blijkt ten allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd. HOOFDSTUK4 Beheer van documenten Bewaring van documenten Artikel14 Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek. Artikel15 De bewaring van de dynamische en semi-statische archieven vindt in principe centraal plaats. Uitzondering hierop zijn de archiefbestanden bij de afdeling sociale zaken, personeelszaken en financiën Na verloop van tijd worden deze bestanden overgebracht naar de archiefkluis. Artikel16 Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimten, die onder zijn/haar beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel17 Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van documenten behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de streekarchivaris gehoord. Beveiliging en raadpleging van documenten Artikel18 Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen. Artikel19 Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de betreffende sector c.q. stafafdeling Artikel20 Toevoeging van documentaire informatie aan een dossier is slechts toegestaan aan de medewerkers van de beheerseenheid. Dit betreft naast de medewerkers van de documentaire informatievoorziening ook de medewerkers van de afdelingen waar archiefbestanden bewaard worden (zie artikel 15). Artikel21 Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge of krachtens een wet gegeven regels. Artikel22 1.Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten. 2.Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aange- legenheid. 3.Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 4 de uitvoering van dit besluit is op- gedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding noodzakelijk is. Vervanging van documenten Artikel23 Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid van het besluit wordt vooraf het advies van de streekarchivaris ingewonnen. Vervreemding en overdracht documenten Artikel24 Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het besluit wordt vooraf het advies van de streekarchivaris ingewonnen. Artikel25 Overdracht van documenten aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in artikel 29, niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de streekarchivaris gehoord. Selectie en vernietiging van documenten Artikel26 De streekarchivaris kan voorstellen doen aan burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid van de wet. Artikel27 1.Het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften. 2.In geval van de selectie voor vernietiging, worden documenten voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft. 3.Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de artikel 12 bedoelde inventaris. Artikel28 Het hoofd van de beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan, voor zijn organisatie een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de streekarchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging. Overbrenging van documenten Artikel29 Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging overgebracht. Artikel30 Overbrenging als bedoeld in artikel 12 van de wet, geschiedt als regel in periodeblokken van 10 jaar. HOOFDSTUK5 Slotbepalingen Artikel31 Dit besluit treedt in werking op de eerste dag van de maand, volgende op de datum van vaststelling. Artikel32 Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer 2000. Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente Reeuwijk d.d. 25 juli 2000. Burgemeester en wethouders van Reeuwijk, de secretaris, de burgemeester, H.Bruins J.C. Bauer