Archiefverordening gemeente Heemstede 2016De gemeenteraad van Heemstede gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 1 maart 2016, gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995, besluit vast te stellen de navolgende: Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge informatie van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop (Archiefverordening gemeente Heemstede 2016). Hoofdstuk1Definities Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats waaronder begrepen een e-Depot; archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1, onder e, van de wet aangewezen archiefruimte; archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris; beheerder: degene die is belast met het beheer van de informatie van een nader aan te wijzen organisatieonderdeel; informatie: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onder c, van de wet, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente; kwaliteitssysteem: overeenkomstig artikel 16 van de Archiefregeling vastgesteld kwaliteitssysteem; informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd; wet: de Archiefwet
- Hoofdstuk2De zorg voor het beheer van de informatie Artikel2 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het vervaardigen en bewaren van de informatie zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Artikel3 Burgemeester en wethouders stellen een kwaliteitssysteem voor het beheer van de informatie vast. Artikel4 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de informatie. Artikel5 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de informatie. Artikel6 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het (doen) vaststellen van voorschriften voor het beheer van de informatie. Artikel7 Burgemeester en wethouders wijzen taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de informatie die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht toe aan de beheerder. Artikel8 Burgemeester en wethouders wijzen taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen toe aan de archivaris. Artikel9 Burgemeester en wethouders zien erop toe, dat bij deelname door de gemeente Heemstede aan Wgr-regelingen of andere samenwerkingen met privaatrechtelijke rechtspersonen, wordt vastgelegd wie het beheer over de informatie uitvoert conform de bepalingen van de wet. Hoofdstuk3Het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan burgemeester en wethouders over het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel10 De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel11 De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende deskundige medewerkers. Artikel12 De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling. Artikel13 De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de informatie en tot de ruimten en informatiesystemen waarin de informatie zich bevindt en met behulp waarvan de informatie beheerd wordt. Artikel14 De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens burgemeester en wethouders hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel15 De archivaris brengt jaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer. Artikel16 De archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen. Hoofdstuk4Het afleggen van horizontale verantwoording door burgemeester en wethouders aan de raad Artikel17 Burgemeester en wethouders informeren jaarlijks de raad over het beheer van de informatie. Zij voegen daarbij de verslagen die de archivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 16 en
- Hoofdstuk5Slotbepalingen Artikel18 De Archiefverordening Heemstede 2006 wordt ingetrokken. Artikel19 Deze verordening treedt in werking op 1 juni
- Artikel20 Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening gemeente Heemstede
- Vastgesteld door de raad op 1 juni
- Bijlage1 Toelichting bij Archiefverordening gemeente Heemstede 2016