ARCHIEFVERORDENING GEMEENTE APELDOORN 2009 (Apeldoorn)

ARCHIEFVERORDENING GEMEENTE APELDOORN 2009De gemeenteraad van Apeldoorn; Gelezen het voorstel van burgemeester van wethouders van 23 november 2009; Gelet op artikel 30, eerste lid en artikel 32, tweede lid van de Archiefwet 1995; Besluit: Vast te stellen de navolgende verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening Gemeente Apeldoorn 2009) HoofdstukIAlgemene bepalingen Artikel1 In deze verordening wordt verstaan onder: a. de wet: de Archiefwet 1995 b. het besluit: het Archiefbesluit 1995 c. archiefbescheiden: documenten overeenkomstig het gestelde in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995 d. documentaire verzamelingen: bronnen, bijeengebracht wegens hun informatiewaarde als aanvulling op de beheerde archiefbescheiden e. gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de Archiefwet 1995 f. archiefbewaarplaats: de door burgemeester en wethouders overeenkomstig artikel 31 van de Archiefwet 1995 aangewezen archiefbewaarplaats g. archiefruimte: de ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of artikel 13, eerste lid van de Archiefwet 1995 h. archivaris: de door burgemeester en wethouders overeenkomstig artikel 32, derde lid van de Archiefwet 1995 benoemde gemeentearchivaris i. beheerder: de directeur van een gemeentelijke dienst die als hoofd van een beheerseenheid ingevolge artikel 3 van deze verordening verantwoordelijk is voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en diensten die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats j. beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders aangewezen of aan te wijzen gemeentelijke dienst k. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, geraadpleegd en beheerd l. ordeningssysteem: systeem van ordening van archiefbescheiden of archiefbestanddelen binnen een (deel van een) archief HoofdstukIIDe zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Artikel2 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerders. Artikel4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Artikel5 1.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden op zodanige wijze geschieden, dat het behoud hiervan voldoende is gewaarborgd. 2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor deze als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel6 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel7 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voorschriften vast. Artikel8 Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per jaar aan de gemeenteraad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Daarbij wordt verantwoording afgelegd over de verslagen die door de archivaris aan burgemeester en wethouders zijn uitgebracht over het beheer van de archiefbewaarplaats en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. HoofdstukIIIBeheer van de archiefbewaarplaats Artikel9 1.De archivaris is verantwoordelijk voor het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. 2.De Stichting CODA (Cultuur Onder Dak Apeldoorn) is belast met de uitvoering van het beheer van de archiefbewaarplaats. Artikel10 De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentaire verzamelingen op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. Artikel11 1.Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden gesteld bij de opneming in de archiefbewaarplaats zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd. 2.Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden gesteld bij de opneming in de archiefbewaarplaats zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en documentaire verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd. 3.De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld. Artikel12 Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld. Artikel13 De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. HoofdstukIVToezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel14 De archivaris ziet er op toe, dat het beheer van de archiefbescheiden geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering van de wet gegeven voorschriften. Artikel15 De archivaris is bevoegd, ter uitvoering van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet of een daarmee naar het oordeel van de archivaris vergelijkbaar en gelijkwaardig ander diploma. Artikel16 1.De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimte waarin deze zich bevinden. Artikel17 De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel18 De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot: opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van een of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; verandering van de plaats van bewaring van archiefbescheiden; ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. Artikel19 De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht. HoofdstukIVSlotbepalingen Artikel20 1.Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari

1. 2.Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening vervalt de Archiefverordening van de gemeente Apeldoorn, vastgesteld bij raadsbesluit van 21 september 2000 en laatstelijk gewijzigd bij raadsbesluit van 10 juli
2. Artikel21 Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening Gemeente Apeldoorn
3. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering d.d. 26 november 2009Gepubliceerd in het Apeldoorns Stadsblad d.d. 27 januari 2010Inwerking getreden d.d. 4 februari 2010 TOELICHTING OP DE ARCHIEFVERORDENING GEMEENTE APELDOORN 2009 InleidingDe archiefverordening die in 2000 is vastgesteld dient te worden vervangen in verband met de digitale ontwikkelingen, de gewijzigde organisatie, de totstandkoming van de ministeriële regelingen ex artikel 11 (Regeling duurzaamheid archiefbescheiden), artikel 12 (Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden) en artikel 13 (Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen) van het Archiefbesluit 1995 en de inwerkingtreding van de wet dualisering van de medebewindbevoegdheden per 8 maart
4. De Archiefverordening Gemeente Apeldoorn 2009 is, nadrukkelijker dan zijn voorganger, niet alleen van toepassing op de klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op de moderne, digitale informatiedragers. Om te voorkomen dat bij elke organisatiewijziging de verordening moet worden aangepast is er voor gekozen de beheerseenheden niet meer met name te noemen. Volstaan is met het opnemen van een omschrijving van het begrip ‘beheerseenheid’ als een zodanig door burgemeester en wethouders aangewezen / aan te wijzen organisatieonderdeel. Verder wordt in enkele artikelen van de verordening indirect verwezen naar twee ministeriële regelingen die ingevolge het Archiefbesluit 1995 zijn vastgesteld: de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (artikel 5) en de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (artikel 2). Ook is de verordening aangepast aan de dualisering van de medebewindbevoegdheden met ingang van 8 maart
5. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden berusten nu bij burgemeester en wethouders. Dit heeft o.a. tot gevolg dat het hoofdstuk over de aanwijzing van de archiefbewaarplaats in de oude archiefverordening is overgeheveld naar het nieuwe Besluit Informatiebeheer Gemeente Apeldoorn
6. De Archiefverordening Gemeente Apeldoorn 2009 bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk I bevat algemene bepalingen. Hoofdstuk II werkt het begrip zorg uit, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2) is geregeld in het Archiefbesluit
7. Hoofdstuk III regelt het beheer van de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk IV is een uitwerking van het toezicht als bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet. Sinds de dualisering van het gemeentebestuur in 2002, dienen gemeentelijke verordeningen te worden ondertekend door de burgemeester en de griffier. Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel 2De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefruimten en de archiefbewaarplaatsen moeten voldoen. Artikel 5De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden stelt op grond van artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materieel behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel wordt dit onjuist geacht. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan deze regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 7 De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Gemeente Apeldoorn
8. Artikel 9, tweede lidIn 2002 heeft de gemeenteraad besloten over te gaan tot de instelling van een Stichting waarbinnen het Gemeentearchief, de twee gemeentelijke musea en de Openbare Bibliotheek onder één dak worden gebracht. In 2003 is Apart, nu CODA (Cultuur Onder Dak Apeldoorn), van start gegaan, waarin drie culturele functie in één modern gebouw zijn geïntegreerd. Het beheer van de archiefbewaarplaats is een wettelijke taak. De gemeente kan de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester ven wethouders en de ambtelijke verantwoordelijkheid van de gemeentearchivaris niet aan een private organisatie overdragen. Dit kan alleen ten aanzien van de uitvoering van het feitelijk beheer. De gemeente heeft daartoe in een met CODA afgesloten dienstverleningsovereenkomst nauwkeurig omschreven wat de taken en de prestaties inhouden en hoe de verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn geregeld. Het gunnen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten valt onder de Europese aanbestedingsregels (EU-richtlijn in Nederland geïmplementeerd in het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten). Een dergelijke aanbesteding doorkruist echter het gemeentelijke beleid om (vanuit de genoemde drie culturele functies het publiek van een integraal diensten- en productenaanbod te voorzien) een goede borging van de uitvoering van het archiefbeheer te realiseren. Aangezien er sprake is van een wettelijke overheidstaak zijn deze aanbestedingsregels niet van toepassing indien de overheidsopdracht aan een andere ‘aanbestedende dienst’ (i.c. CODA) wordt gegund op basis van een uitsluitend recht. Dit uitsluitend recht is geregeld in dit artikel. Artikel 14De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term archiefbescheiden. De wetgever heeft - binnen de formele betekenis van dit begrip - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden. Ondanks de ruimere betekenis van het begrip archiefbescheiden kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als beheer. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht. Artikel 16Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefdiensten en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden kunnen hebben.