Mandaatbesluit commissaris van de Koning 2016 Besluit van de commissaris van de Koning van Zeeland d.d. 1 september 2016, kenmerk 16012650 tot het verlenen van mandaten. De commissaris van de Koning i

Artikel 176

, tweede lid Provinciewet Secretaris/Algemeen directeur; Directeur Organisatie; Directeur Programma's en projecten; Afdelingshoofd Kabinet; Afdelingshoofd Concernstaf tevens concerncontroller; Afdelingshoofd Water, bodem en natuur; Afdelingshoofd Mobiliteit en samenleving; Afdelingshoofd Ruimte; Afdelingshoofd Economie en duurzaamheid; Afdelingshoofd Planvorming en realisatie; Afdelingshoofd Beheer en onderhoud; Unithoofd DI; Unithoofd NI Voor zover het betreffende budget toereikend is en voor de doeleinden waartoe het budget is toegewezen. Het ondertekenen van die overeenkomsten waartoe hij als budgethouder door gedeputeerde staten gemandateerd is tot het aangaan van privaatrechtelijke

Artikel 176

, tweede lid Provinciewet Afdelingshoofd Personeel en organisatie; Afdelingshoofd Financiën; Afdelingshoofd Informatie en Automatisering; Unithoofd ICT-GEO; Unithoofd I-zaak; Afdelingshoofd Facilitair; Afdelingshoofd Communicatie; Afdelingshoofd Juridisch, inkoop en subsidieloket (JIS); ProgrammaleiderProjectleider Voor zover het betreffende budget toereikend is en voor de doeleinden waartoe het budget is toegewezen. Het ondertekenen van die overeenkomsten waartoe hij als budgethouder door gedeputeerde staten gemandateerd is tot het aangaan van privaatrechtelijke

Artikel 176

, tweede lid Provinciewet Statengriffier Voor zover het betreffende budget toereikend is en voor de doeleinden waartoe het budget is toegewezen Het ondertekenen van die overeenkomsten waartoe hij als budgethouder door gedeputeerde staten gemandateerd is tot het aangaan van privaatrechtelijke

Artikel 176

, tweede lid Provinciewet Secretaris Algemene Rekenkamer Voor zover het betreffende budget toereikend is en voor de doeleinden waartoe het budget is toegewezen Toelichting behorende bij het Mandaatbesluit commissaris van de Koning 2016

1. ALGEMEEN Aanleiding voor het nieuwe mandaatbesluit Het besluit tot wijziging van de topstructuur heeft onder meer wijziging tot gevolg van de indeling van de ambtelijke organisatie als vastgelegd in de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris
2. De aanstelling van de directeur Organisatie en van de directeur Programma's en Projecten maakt een wijziging van het huidige mandaatbesluit commissaris van de Koning 2015 (afgekort: mandaatbesluit cvdK) noodzakelijk. De wijziging van de indeling van de ambtelijke organisatie heeft eveneens betrekking op het aanwijzen van programma- en projectleiders ter uitvoering van het streven meer opgaven gestuurd en resultaatgericht te werken. Omdat vooralsnog niet helder in beeld is tot welke mandaten dit zou moeten leiden voor programma- en projectleiders is deze wijziging niet meegenomen in de wijziging van het mandaatbesluit cvdK. Zodra genoeg ervaring is opgedaan met het meer opgaven gestuurd en resultaatgericht werken zal verdere wijziging en aanvulling van het mandaatbesluit plaatsvinden. Onderscheid mandaat, machtiging en volmacht Bijna dagelijks worden er allerlei beslissingen door de commissaris van de Koning (hierna te noemen: cvdK) genomen. Het zou niet werkbaar zijn als de cvdK al die beslissingen steeds zelf moet nemen en afdoen. Daarom bestaat al sinds jaar en dag de mogelijkheid dat de CvdK aan een ander de bevoegdheid toekent om dit namens hem te doen. Er is dus sprake van vertegenwoordiging van het bestuursorgaan (lees: de cvdK). Er zijn verschillende vormen van vertegenwoordiging (mandaat, machtiging en volmacht). Hieronder wordt uitleg gegeven over het onderscheid tussen de begrippen mandaat, machtiging en volmacht. Mandaat In de Algemene wet bestuursrecht is een algemene regeling opgenomen over mandaat, en wel in afdeling 10.1.
3. In artikel 10.1 van deze Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt onder mandaat verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (de cvdK) besluiten te nemen. Met andere woorden: degene aan wie mandaat wordt verleend (= de gemandateerde) krijgt de bevoegdheid om een besluit te nemen dat geldt als een besluit van het bestuursorgaan dat het mandaat heeft verleend. Het door de gemandateerde genomen besluit geldt dan ook als een besluit van het bestuursorgaan en heeft dezelfde juridische gevolgen als een door het bestuursorgaan zelf genomen besluit. Mandaat heeft alleen betrekking op het nemen van besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. In deze wet wordt onder besluit verstaan "een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling". Het gaat hier om typische overheidsbeslissingen, zoals bijvoorbeeld het verlenen van ontheffing aan een burgemeester op grond van artikel 69 van de Gemeentewet. Het bestuursorgaan dat mandaat heeft verleend (= de mandaatgever) blijft volledig verantwoordelijk voor het besluit dat in mandaat is genomen. Machtiging Van machtiging is sprake bij het verrichten van feitelijke handelingen. Feitelijke handelingen zijn geen privaatrechtelijke handelingen of besluiten als bedoeld in artikel 1:3 van de Awb. Feitelijke handelingen zijn bijvoorbeeld het geven van informatie of het voeren van het woord in een juridische procedure. De schakelbepaling van artikel 10:12 van de Awb bepaalt dat de bepalingen in de Awb die betrekking hebben op mandaat (afdeling 10.1.1) tevens van toepassing zijn indien het bestuursorgaan aan een ander, werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid, machtiging verleent tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn. Soms wordt het begrip machtiging ook wel gebruikt als verzamelbegrip voor de verschillende vormen van vertegenwoordiging. Volmacht Volgens het Burgerlijk wetboek wordt onder volmacht verstaan: de bevoegdheid die een volmachtgever verleent aan een ander, de gevolmachtigde, om in zijn naam rechtshandelingen te verrichten (artikel 3:60 lid 1 Burgerlijk wetboek). Een door de gevolmachtigde "binnen de grenzen van zijn bevoegdheid in naam van de volmachtgever verrichte rechtshandeling treft in haar gevolgen de volmachtgever" (artikel 3:61 lid 1 Burgerlijk wetboek). Volmacht heeft altijd betrekking op privaatrechtelijke rechtshandelingen, zoals bijvoorbeeld het ondertekenen van een overeenkomst of convenant. Evenals bij machtiging geldt dat de mandaatregeling van afdeling 10.1.1 van de Awb van overeenkomstige toepassing is wanneer een bestuursorgaan volmacht verleent. Het aangaan van een overeenkomst Het aangaan van een overeenkomst is een privaatrechtelijke rechtshandeling waarbij in de regel de provincie partij is. Het gaat daarbij om de provincie als privaatrechtelijke rechtspersoon en niet om gs of de cvdK als bestuursorganen. Omdat de provincie als bestuursorgaan niet bestaat, zijn gs op grond van de Provinciewet bevoegd om te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen (artikel 158, eerste lid sub e). GS zullen dus moeten besluiten om een bepaalde overeenkomst aan te willen gaan. Vervolgens is bepaald dat de cvdK de provincie in en buiten rechte vertegenwoordigt (artikel 176 Provinciewet). Dit houdt zowel formele procesvertegenwoordiging (in rechte) als vertegenwoordiging bij het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen (buiten rechte). De cvdK is daarom degene die de overeenkomst namens de provincie ondertekent. Voor het aangaan van een overeenkomst is dus zowel een mandaat nodig van gs (voor het beslissen om een overeenkomst aan te gaan) als een volmacht van de cvdK om de overeenkomst te ondertekenen. Het mandaat van gs is geregeld in het mandaatbesluit gs en de volmacht van de cvdK is te vinden in het onderhavige besluit. Dit laat onverlet dat naast het contracteren inzake privaatrechtelijke bevoegdheden ook sprake kan zijn van het middels privaatrechtelijke overeenkomst vastleggen van afspraken inzake (het gebruik van) publiekrechtelijke bevoegdheden door het bestuursorgaan. In dat geval komt de bevoegdheid tot ondertekening van de bedoelde overeenkomst toe aan het bestuursorgaan. In de regel is dat het college van gedeputeerde staten. Als men een gedeputeerde wil aanwijzen die de ondertekening op zich neemt gebeurt dat via mandaat. Relatie met de respectievelijke wijziging van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2016, het Mandaatbesluit gedeputeerde staten 2016 en de Regeling budgetbeheer provincie Zeeland 2016 Het besluit van gs tot wijziging van de topstructuur, heeft onder meer wijziging tot gevolg van de indeling van de ambtelijke organisatie als vastgelegd in de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris
4. De aanstelling van de directeur Organisatie en van de directeur Programma's en Projecten alsmede het aanwijzen van programma- en projectleiders ter uitvoering van het streven meer opgaven gestuurd en resultaatgericht te werken, leidt tot aanpassing van de genoemde Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2016, het mandaatbesluit gedeputeerde staten 2015, het mandaatbesluit commissaris van de Koning 2015 en de Regeling budgetbeheer Provincie Zeeland
5. De aanpassing van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2016 is gericht op het voorzien in een algemene 'kapstok' waarin het organisatorische uitgangspunt wordt uitgewerkt dat verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie worden neergelegd. In de regeling wordt in dat verband de link gelegd naar het mandaatbesluit van gedeputeerde staten en de Regeling budgetbeheer (de budgethoudersregeling). Naast de tekstuele aanpassing van enkele artikelen die de aansturing van de ambtelijke organisatie en de organisatie-eenheden regelen, wordt de algemene vervangingsregeling aangevuld met een regeling voor de vervanging van een unithoofd, en wordt daarnaast een specifieke vervangingsregeling opgenomen voor de budgethouder. In een dergelijke vervangingsregeling was nog niet voorzien. Ten aanzien van programma- en projectleiders: Programma- en projectleiders maken deel uit van de ambtelijke organisatiestructuur als beschreven in de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris
6. Aan deze functionarissen komen specifieke bevoegdheden toe ter uitvoering van hun leidinggevende taken in het betreffende programma of project. Zij kunnen in dat kader tevens worden aangewezen als budgethouder als bedoeld in de Regeling budgetbeheer Provincie Zeeland
7. Programma- of projectleider is de formele aanduiding voor de leidinggevende functionaris van een programma of project. In artikel 1, van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2016, is een definitie opgenomen van programma en project. In de dagelijkse praktijk van de provinciale organisatie kan het voorkomen dat andere benamingen worden gebruikt, zoals die van opgavemanager. Een opgavemanager geldt naar de aard van zijn functie als programmaleider in de zin van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris
8. Zo zijn er ook andere benamingen denkbaar die steeds moeten worden gekwalificeerd als programma- of projectleider. Het verdient de voorkeur de formele functiebenaming te hanteren, maar als dat onder de gegeven omstandigheden niet is gewenst, dan dient men zich te realiseren wat het formele kader is. Uitgangspunten mandaatbesluit cvdK 2016 Voor een adequate functie-uitoefening dienen de directeur Organisatie en de directeur Programma's en Projecten over toereikende mandaten van zowel gs als van de cvdK te beschikken. Mede daarom is de wijziging vooralsnog gericht op de topstructuur van de organisatie: d.w.z. dat mandaten aan de directeur Organisatie en aan de directeur Programma's en Projecten worden toegekend. De mandatering van gs bevoegdheden wordt geregeld in het Mandaatbesluit gedeputeerde staten
9. De bevoegdheden die de cvdK namens hem laat uitvoeren door genoemde functionarissen wordt geregeld in het onderhavige Mandaatbesluit commissaris van de Koning
10. In de regel gaat het om het geven van volmacht tot het ondertekenen van privaatrechtelijke overeenkomsten. Voor het aangaan van een privaatrechtelijke overeenkomst, als dan niet in het kader van budgethouderschap (zie hieronder onder Regeling budgetbeheer) is zowel een mandaat nodig van gs (voor het beslissen om een overeenkomst aan te gaan) als een volmacht van de cvdK om de overeenkomst te ondertekenen. Het mandaat van gs is geregeld in het mandaatbesluit gs 2016 en de volmacht van de cvdK is te vinden in het onderhavige besluit. Voor de onderlinge vervanging van functionarissen wordt verwezen naar de algemene vervangingsregeling van artikel 14 van Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2016, welke van toepassing wordt verklaard op het onderhavige mandaatbesluit. Voor het overige blijft de systematiek van het 'oude' mandaatbesluit en –register cvdK intact. Dit betekent dat ook in het nieuwe besluit is getracht een algemeen kader aan te geven waarbinnen kan worden beoordeeld of een bevoegdheid namens de cvdK kan worden uitgeoefend. In de bij dit besluit behorende bijlage (register cvdK) wordt concreet aangegeven om welke bevoegdheden het gaat. Of deze besluiten c.q. (rechts)handelingen inderdaad 'in mandaat' kunnen worden afgedaan, kan worden beoordeeld aan de hand van de in artikel 2 genoemde criteria. Er wordt in het besluit en register geen onderscheid gemaakt tussen mandaten, volmachten en machtigingen, omdat dit voor de werkwijze geen consequenties heeft. Als verzamelnaam hanteren we het begrip 'mandaat' maar wanneer wordt gesproken over mandaat zou het dus best kunnen zijn dat het in feite een volmacht (bijvoorbeeld tot het onderteken van een overeenkomst). Regeling budgetbeheer Om het mandaatbesluit en -register zo volledig mogelijk te makenzijn ook de mandaten voortvloekend uit de budgethoudersregeling hierin opgenomen. Het is vanuit praktisch oogpunt belangrijk dat in één register kenbaar is wie als budgethouder is aangemerkt en bevoegd is om de actie uit te voeren. De bevoegdheid tot ondertekening van privaatrechtelijke overeenkomsten waarbij de provincie Zeeland partij is, is wettelijk toegekend aan de cvdK, die op zijn beurt toestemming heeft gegeven aan één of meerdere provinciale functionaris(sen) om dit namens hem te doen. Dit laatste is mogelijk op grond van artikel 176, tweede lid Provinciewet. Juridisch gezien is dit geen mandatering maar verleent de cvdK volmacht aan een functionaris. De aanvulling van deze ondertekeningsvolmachten dient te worden geregeld in het mandaatbesluit en –register van de cvdK. In de hoedanigheid van budgethouder kunnen gs beschikken over budgetten voor bepaalde activiteiten en/of projecten. In die hoedanigheid kunnen zij, mits passend binnen de doeleinden waarvoor het budget is toegewezen en voor zover het budget toereikend is, ingevolge artikel 158, eerste lid sub e Provinciewet besluiten inzake het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten. Ingevolge de Regeling budgetbeheer provincie Zeeland 2010 is separaat mandaat verleend aan ambtelijke functionarissen tot het beschikken over bepaalde budgetten en voorts in het kader daarvan tot het besluiten inzake het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten. Als gevolg van de nieuwe organisatiestructuur is de Regeling budgetbeheer provincie Zeeland 2010 gewijzigd en wordt budgethouderschap toegekend aan de directeur Organisatie, de directeur Programma's en Projecten en aan programma- en projectleiders. Het betreft een aanvulling op het bestaande budgethouderschap van de secretaris/algemeen directeur, de afdelingshoofden en unithoofden. De vervanging van budgethouders wordt geregeld in artikel 15 van de (nieuwe) Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris
12. ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING Artikel
13. Verlenen mandaat Uitgangspunten herziening mandaatbesluit en –register uitgangspunt is het toekennen van meervoudig mandaat. (=de bevoegdheid komt aan meerdere functionarissen toe). Mandaten worden verleend aan de secretaris/algemeen directeur, de directeur Organisatie, de directeur Programma's en Projecten, de afdelingshoofden en unithoofden. De eerste functionaris is de secretaris/algemeen directeur, de tweede de directeuren (directeur Organisatie en directeur Programma's en Projecten) en de derde de functionaris in de organisatie die daadwerkelijk in de dagelijkse praktijk van die bevoegdheid gebruik maakt (afdelingshoofd, unithoofd etc.). De bevoegdheden van de functionaris 'senior–ontwikkelmanager' zijn geschrapt omdat deze functie is komen te vervallen. Dit geldt eveneens voor de 'werkveldmanager'. Uitzondering: een aantal mandaten is uitsluitend aan de directeur Organisatie toegekend: voorbeeld: het sluiten van een zwembadinrichting. voor de mandaten die door de cvdK aan de kabinetschef zijn verleend op het gebied van rijkstaken is geen formele plaatsvervanger die bij afwezigheid waar kan nemen. Aan de functieomschrijving van senior beleidsmedewerker Kabinet A is een taak toegevoegd: bij afwezigheid van de kabinetschef treedt de senior-beleidsmedewerker Kabinet A op als zijn waarnemer wat betreft uitvoering van gemandateerde rijkstaken van de cvdK. Daarnaast behoudt de secretaris/algemeen directeur conform de algemene uitgangspunten ter zake van mandatering zijn bevoegdheden (vangnetfunctie). Voor de onderlinge vervanging van functionarissen wordt verwezen naar de algemene vervangingsregeling van artikel 14, en de specifieke vervangingsregeling voor de budgethouder van artikel 15 van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2016, welke van toepassing wordt verklaard op het onderhavige mandaatbesluit cvdK door middel van het daarin opnemen van een gelijkluidende vervangingsregeling. Ondermandaat is niet toegestaan, enkel in uitzonderlijke gevallen. Artikel
14. Beperking In dit artikel wordt de begrenzing van het verleende mandaat aangegeven. Het betreft immers een bevoegdheid. Naast de wettelijke begrenzing die artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht aangeeft somt dit artikel criteria op waardoor het voor de gemandateerde mogelijk wordt om te beoordelen of hij een bevoegdheid c.q. beslissing in mandaat kan uitoefenen en/of nemen. Mandaat kan enkel worden verleend indien het gevallen betreft die routinematig administratief, procedureel of formeel van aard zijn. Onder ‘routinematig’ wordt verstaan die gevallen waarvan onomstotelijk vaststaat dat zij passen binnen het vastgestelde beleid. Bij twijfel overlegt de gemandateerde met de bestuurder. Artikel
15. Inlichtingen en verantwoording Omdat de cvdK, ook al heeft deze mandaat verleend, verantwoordelijk blijft voor de 'in mandaat' genomen beslissing of handeling is het van belang dat hij op de hoogte wordt gesteld van die beslissingen of handelingen waarvan kennisneming van belang is. Artikel
16. Ondertekening In dit artikel wordt concreet aangeven hoe de ondertekening plaats dient te vinden. In het onderhavige mandaatbesluit en –register wordt er wanneer mandaat aan een ambtelijk functionaris wordt verleend, vanuit gegaan dat die zowel het besluit neemt als ondertekent. Het besluit en register gaan derhalve uit van zgn. 'afdoeningsmandaten'. Kenbaarheid speelt hierbij een rol, dat wil zeggen dat naar buiten toe duidelijk is wie de beslissing of (rechts)handeling 'in mandaat' heeft genomen of verricht.
17. TOELICHTING REGISTER De algemene mandaten zijn vastgelegd in een register. In bijzondere gevallen kan de CvdK (buiten het register om) besluiten om een mandaat te verlenen. Dit dient dan plaats te vinden in een afzonderlijk besluit. Zoals hiervoor reeds aangehaald is het uitgangspunt van het mandaatbesluit dat meervoudig mandaat wordt verleend. Dit heeft tot gevolg dat de bevoegdheid aan meerdere functionarissen toekomt. Primair de functionaris in de organisatie die daadwerkelijk in de dagelijkse praktijk van die bevoegdheid gebruik maakt (dus afdelingshoofd, unithoofd etc.). De twee directeuren, voor zover het bevoegdheden betreft die tot hun taakveld behoren, en de secretaris/algemeen directeur geven in tweede instantie uitvoering aan de mandaten. Zij kunnen altijd als vangnet dienen. Let op: Een aantal mandaten zijn uitsluitend aan de directeur Organisatie en aan de secretaris/algemeen directeur toegekend In een algemeen hoofdstuk zijn mandaten ondergebracht die voor de gehele organisatie gelden. Dit verbetert de toegankelijkheid en leesbaarheid van het register. Voorbeeld: Vertegenwoordiging van de provincie bij buitengerechtelijke rechtshandelingen ingevolge artikel 176, tweede lid Provinciewet, zoals het ondertekenen van bepaalde overeenkomsten (aan- en verkoop-/huurovereenkomsten; overeenkomsten met externe deskundigen of met advies/onderzoeksbureau’s); Tot slot een praktisch 'stappenplan': Stap 1 Kijk in het mandaatregister onder het hoofdstuk "algemeen" of het hoofdstuk van je eigen afdeling. Kijk in de kolom "omschrijving bevoegdheid" en kijk of het besluit of de (rechts)handeling die je wilt (laten) nemen of verrichten of wordt genoemd. Er zijn twee mogelijkheden: De bevoegdheid wordt niet genoemd. Dit betekent dat je je tot de cvdK dient te richten om toestemming tot het namens hem mogen uitoefenen van de bevoegdheid. Het mandaat-besluit en -register is dan niet meer van toepassing. De bevoegdheid wordt wel genoemd. Ga dan naar stap
18. Stap 2 Kijk in de kolom "namens de cvdK uitgeoefend door". Hier staan de functionaris(sen) genoemd die de bevoegdheid mogen uitoefenen. Deze functionarissen mogen tevens ondertekenen. Naast de daarin genoemde functionaris(sen) is altijd de betreffende directeur en de secretaris/algemeen directeur bevoegd, tenzij het een uitzondering betreft. (zie hiervoor onder: ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING, Artikel
19. Verlenen mandaat). Bij ontstentenis of afwezigheid van de desbetreffende functionaris: raadpleeg de vervangingsregeling uit artikel
20. Stap 3 * Stel een conceptdocument/brief op en maak gebruik van het model uit het iWRITER. * Zorg voor een juiste ondertekening.