Archiefverordening Gemeenschappelijke Regeling Werkmaatschappij 8KTD (Tytsjerksteradiel)

Archiefverordening Gemeenschappelijke Regeling Werkmaatschappij 8KTDHet algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Werkmaatschappij 8KTD gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van de Werkmaatschappij 8KTD gelet op artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 32 van de Gemeenschappelijke Regeling Werkmaatschappij 8KTD Besluit vast te stellen de navolgende: Verordening betreffende de zorg van het Dagelijks Bestuur voor de archiefbescheiden van de Werkmaatschappij 8KTD, het aanwijzen van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening WM8KTD). HoofdstukI.Algemene bepalingen Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: de wet: de Archiefwet 1995; archiefbescheiden: documenten overeenkomstig het gestelde in art. 1, onder Cvan de wet; organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b1 van de wet, voor zover behorende tot de gemeenschappelijke regeling; de archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van de overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats; de archiefbewaarplaats: de in de gemeenschappelijke regeling van 19 december 2013 aangewezen archiefbewaarplaats; beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; beheereenheid: een door het Dagelijks Bestuur als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening; informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd; Werkmaatschappij 8KTD: de gemeenschappelijke regeling Werkmaatschappij Achtkarspelen - Tytsjerksteradiel. HoofdstukII.De archiefbewaarplaats Artikel2 Als archiefbewaarplaats van de gemeenschappelijke regeling wordt aangewezen dearchiefbewaarplaats van de gemeente Tytsjerksteradiel te Burgum, uitgezonderd dearchiefbescheiden betreffende in mandaat uitgevoerde taken en/of bevoegdheden van dedeelnemers. HoofdstukIII.De zorg van het Dagelijks Bestuur voor de archiefbescheiden Artikel3 Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel4 Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s). Artikel5 Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeelvoor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden endocumentaire verzamelingen van de WM8KTD, ongeacht hun vorm. Artikel6 1.Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van dearchiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheidenvoldoende is gewaarborgd. 2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging vanbescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welkebescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen alsarchiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel7 Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting van de WM8KTDvoldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor dearchiefbescheiden zijn verbonden. Artikel8 Het Dagelijks Bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de organen van deWerkmaatschappij 8KTD die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebrachtvoorschriften vast. Artikel9 Het Dagelijks Bestuur doet tenminste eenmaal per twee jaar aan het Algemeen Bestuurverslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. HoofdstukIVSlotbepalingen Artikel10 Deze verordening treedt in werking één dag na bekendmaking. Artikel11 Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Gemeenschappelijke RegelingWerkmaatschappij 8KTD

1. Aldus vastgesteld door het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regelingWerkmaatschappij 8KTD in de vergadering van 28 juni 2016Het bestuur voornoemd,de secretaris, de voorzitter,Mr. Drs. E.H.C. van der Laan Drs. E.J. ter KeursMemorie van toelichting Deze model Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995en dient door het Algemeen Bestuur te worden vastgesteld op grond van de in de aanhefgenoemde artikelen in de Archiefwet
2. Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die hetDagelijks Bestuur draagt voor de archieven en het bij of krachtens de wet bepaalde tenaanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar dearchiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke,papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordtgedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in hetArchiefbesluit 1995 en in de Archief regeling. Artikelsgewijze toelichting Artikel1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening eenmeer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel2 In de gemeenschappelijke regeling, vastgesteld in de Raadsvergadering van 19 december2013, is deze archiefbewaarplaats aangewezen. Het gaat hierbij vnl. om de te bewarenstukken betreffende de eigen bedrijfsvoering van de Werkmaatschappij en eventueel dedocumenten die ontstaan zijn betreffende de uitvoering van gedelegeerde taken en/ofbevoegdheden. Archiefbescheiden betreffende in mandaat uitgevoerde taken en/ofbevoegdheden van de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel zijn en blijven de verantwoordelijkheid van deze betrokken deelnemers en worden te zijner tijd overgebrachtnaar de archiefbewaarplaats die door elk van de twee genoemde gemeenten afzonderlijk isaangewezen. Overigens dient nog een elektronisch depot (zgn. e-depot) door de tweegemeenten te worden aangewezen ten behoeve van de te bewaren digitalearchiefbescheiden. Artikel3 Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn is geregeld in het Archiefbesluit 1995,respectievelijk in de Archiefregeling. De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierdelid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen dearchiefruimten moeten voldoen. Artikel4 Het aanwijzen van de beheerder wordt opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellenvoorschriften: het Besluit Informatiebeheer. Dit besluit dient na het vaststellen van deArchiefverordening door het Dagelijks Bestuur van de WM8KTD te worden genomen. Artikel6 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van dedaarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor deoverheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. Het openbaar lichaamheeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel8 Zoals in artikel 32, lid 2 van de Gemeenschappelijke Regeling staat vermeld dient hetDagelijks Bestuur de nadere regels voor het beheer van de archiefbescheiden van deWM8KTD vast te stellen. Deze voorschriften worden opgenomen in het nog te nemen Besluit Informatiebeheer van de WM8KTD. Artikel9 Binnen één zittingsperiode verneemt het Algemeen Bestuur op deze manier tweemaal wat ervoor wat betreft het archief van de Werkmaatschappij 8KTD op het gebied van dearchiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Deverslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaarder accentwordt gelegd op de horizontale verantwoording. Stuknummer: S2015-02524