Archiefverordening gemeente Maasdriel 2016 (Maasdriel)

Archiefverordening gemeente Maasdriel 2016De raad van Maasdriel; Gelezen het voorstel van het college van Maasdriel van 19 juli 2016; Gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995; Overwegende dat die wet voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van het college voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop; Besluit vast te stellen de volgende: Verordening betreffende de zorg van het college voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop (Archiefverordening gemeente Maasdriel 2016) HoofdstukIDefinities Artikel1Definities In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van een nader aan te wijzen organisatieonderdeel wet de Archiefwet 1995 HoofdstukIIDe zorg voor het beheer van de archiefbescheiden Artikel2Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit Het college draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Artikel3Middelen Het college draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Artikel4Personeel Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Artikel5Beheervoorschriften Het college draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden. Artikel6Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden Het college wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder. Artikel7Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden Het college wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de archivaris. Artikel8Archiefbewaarplaats Het college wijst een archiefbewaarplaats aan. HoofdstukIIIHet toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan het college over het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel9Toezichthouder De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel10Uitvoering toezicht De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers. Artikel11Informatieverstrekking De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelingen informatie die nodig is voor een goede taakvervulling, Artikel12Toegang tot archiefbescheiden De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden. Artikel13In kennisstelling door de archivaris De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het college hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen. Artikel14Verslag van de archivaris aan het college over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden De archivaris brengt jaarlijks aan het college verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer. Artikel15Verantwoording door de archivaris aan het college over beheer van de overgebrachte archiefbescheiden De archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen. HoofdstukIVVerslaglegging door het college aan de raad Artikel16Verslag van het college aan de raad over het beheer Het college brengt jaarlijks verslag uit aan de raad over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de archivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 15 en 16. HoofdstukVSlotbepalingen Artikel17Intrekking De Archiefverordening Maasdriel 1999 wordt ingetrokken met ingang van de dag van inwerkingtreding van deze verordening. Artikel18Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de bekendmaking daarvan. Artikel19Naamgeving Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Maasdriel 2016. Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 22 september 2016. De gemeenteraad voornoemd, de griffiermw. drs. H.P. vanOmmerende voorzitterH. vanKooten