Privacyreglement basisregistratie personen Voorst 2017Burgemeester en wethouders van de gemeente Voorst gelet op de Wet basisregistratie personen en de Verordening basisregistratie personen Voorst 2014 B E S L U I T E N: Het Privacyreglement voor de gemeentelijke basisregistratie personen van de gemeente Voorst vast te stellen Artikel1Begripsbepalingen Dit reglement verstaat onder: wet: de Wet basisregistratie personen; verordening: de Verordening basisregistratie personen Voorst 2014, vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 15-09-2014; Besluit: het Besluit basisregistratie personen verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders; basisregistratie: de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens bedoeld in artikel 2.7 van de wet; GBA-V: de verstrekkingsvoorziening zoals die nu nog functioneert totdat de centrale opslag en bewerking van persoonsgegevens is geregeld; beheerder: een daartoe ingevolge de beheerregeling basisregistratie personen Voorst 2017, aangewezen gemeenteambtenaar of diens plaatsvervanger die is belast met het beheer van de gemeentelijke basisregistratie personen; bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de gemeentelijke basisregistratie personen wordt gevoerd; ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1.1 van de wet, in de gemeentelijke basisregistratie personen van de gemeente is opgenomen; binnengemeentelijke afnemer: een organisatieonderdeel van de gemeente Voorst; authentiek gegeven: een in de basisregistratie opgenomen gegeven dat op grond van artikel 1.6 van de wet als authentiek wordt aangemerkt. Artikel2Beheer van de basisregistratie personen Beheerder van de basisregistratie personen is de coördinator Publiekszaken of een door deze functionaris aangewezen functionaris. Bewerker van de gemeentelijke basisregistratie personen is niet van toepassing. De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan: (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties; (rechtstreekse) toegang tot de basisregistratie middels andere geautomatiseerde toepassingen; verstrekkingen aan organen van de gemeente of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisregistratie. Artikel3Authentieke gegevens Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de basisregistratie personen nodig hebben voor de vervulling van hun taken, Artikel4Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen 1.Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen hebben: de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van de vakgroep Publiekszaken; de bewerker en diens medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de bewerker en de gemeente Voorst; de in Bijlage 1 bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke afnemers. 2.De in Bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hen bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. 3.Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen. Artikel5Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers De in Bijlage 2 vermelde binnengemeentelijke afnemers, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisregistratie personen, ontvangen de in die tabel aangegeven gegevens systematisch ten behoeve van de eveneens in die tabel aangegeven doeleinden. Artikel6Verbanden met andere gemeentelijke registraties Met het oog op het met elkaar in verband brengen, van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de in Bijlage 3 genoemde afnemers van andere gemeentelijke registraties gegevens verstrekt. Artikel7Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking Aan buitengemeentelijke afnemers, en derden, als bedoeld in artikel 3.3 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt. Artikel8Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt 1.Aan de in Bijlage 4 bij deze verordening aan te geven overige verzoekers kunnen gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden met de beperkingen zoals omschreven in artikel 3.13 van de wet. 2.Wij kunnen bij afzonderlijk besluit gegevens verstrekken aan instellingen die zijn aangewezen in de artikelen 3.2, 3.3 en 3.9 van de wet en met inachtneming van de verordening. Artikel9Terugmeldplicht 1.Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisregistratie personen of de BRP-V, doet hiervan mededeling aan de beheerder. 2.De beheerder regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan; 3.De beheerder regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een melding wordt gedaan. 4.In bijlage 5 worden de binnengemeentelijke afnemers aangewezen die tevens mededeling doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Aangegeven wordt welke gegevens het betreft. Artikel10Beveiliging De beheerder treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging. Artikel11Slotbepaling 1.Dit reglement treedt in werking 1 januari
- 2.Het Privacyreglement basisregistratie personen Voorst 2014 wordt ingetrokken per 1 januari
- 3.Dit reglement wordt aangehaald als “Privacyreglement basisregistratie personen Voorst 2017”. Aldus besloten in de vergadering van 1 november 2016 Burgemeester en wethouders van de gemeente Voorst, secretarisE.J.M. vanLeeuwenburgemeesterdrs. T.H.M.PenninxBIJLAGE1Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid De Wet basisregistratie personen noemt in artikel 2.69, lid 1 de volgende algemene gegevens algemene gegevens: gegevens over de burgerlijke staat waar het betreft de naam, de geboorte, het geslacht en het overlijden; gegevens over de nationaliteit, met dien verstande dat geen gegevens over een vreemde nationaliteit worden opgenomen naast gegevens over het Nederlanderschap of het feit dat de betrokkene als Nederlander wordt behandeld; gegevens in verband met het verblijfsrecht van de vreemdeling; gegevens over het woonadres ; gegevens over het burgerservicenummer van de ingeschrevene; Waar in het vervolg wordt gesproken over persoonsgegevens wordt bedoeld: Voornamen, voorvoegsels, geslachtsnaam, naamgebruik, geslacht/ De volgende dienstonderdelen van de gemeente Voorst hebben toegang tot de basisregistratie personen: Organisatie onderdeel Taakvelden/wettelijk kader Gegevensset Alle gemeentelijke vakgroepen Voor alle publieke taakvelden en met name voor het correct adresseren van brieven Gegevens betreffende de Geslacht, naam , adres, postcode, woonplaats van de ingezetenen van de Gemeente Voorst. Deze gegevens worden beschikbaar gesteld via het programma Corsa. Vakgroep Publiekszaken Wet BRP, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen. Alle gegevens op PL en aangehaakte gegevens Vakgroep Welzijn (WZ) Leerlingenadministratie Leerplichtwet en Leerplichtregeling
- persoonsgegevens, adresgegevens, naamsgegevens, oudergegevens. kindgegevens, overlijdensgegevens, gerelateerden, adresgegevens, Vakgroep Zorg (ZRG) Opvang nieuwkomers Voorzieningen gehandicapten Jeugdzorg Ouderenzorg persoonsgegevens, adresgegevens, naamsgegevens, oudergegevens. huwelijksgegevens, kindgegevens, overlijdensgegevens, gerelateerden, verblijfplaatsgegevens, , verblijfstitel. Vakgroep documentatie en Informatievoorziening (DIV) -documentaire informatievoorziening; Persoonsgegevens, adresgegevens. Vakgroep Personele Zaken (PZ) -personeel en organisatie; Persoonsgegevens, adresgegevens. Vakgroep Communicatie en Representatie (C&R) -communicatie en representatie; persoonsgegevens, adresgegevens, oudergegevens. huwelijksgegevens, kindgegevens, overlijdensgegevens, gerelateerden, verblijfplaatsgegevens, verblijfstitel. Vakgroep Informatie en Automatisering (I&A) Het waarborgen van een juiste werking van de computer, het netwerk en de applicaties; Toegang tot alle in het systeem aanwezige gegevens; Vakgroep Ruimtelijke Ontwikkeling (ROW) Wet milieubeheer, Wet verontreiniging Oppervlaktewater, Woningwet en het BW Persoonsgegevens, adresgegevens Vakgroep Openbaar Grondgebied (BOG) beheer en inrichting openbare ruimte Persoonsgegevens, adresgegevens Vakgroep Veiligheid (VLH) veiligheid en rampenbestrijding Persoonsgegevens, adresgegevens Vakgroep Groen en Infrastructuur (G&I) Beheer wegen, riool, groen, water Persoonsgegevens, adresgegevens Vakgroep Belastingen (BEL) - Invorderingswet; - belastingen; Persoonsgegevens, adresgegevens, naamsgegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, gerelateerden, Vakgroep Huishoudelijke Dienst (HHD) - weekmarkt en standplaatsen; Persoonsgegevens, adresgegevens Vakgroep Economie en Grondzaken (EGZ) - grondexploitatie, economie en planrealisatie; Persoonsgegevens, adresgegevens Vakgroep Inkoop en gebouwenmanagement (IGM) - beheer gemeentelijke accommodaties; Persoonsgegevens, adresgegevens Vakgroep Vastgoedinformatie (VGI) - vastgoedregistratie en -informatie Persoonsgegevens, adresgegevens Vakgroep Handhaving, Milieu en Afval (HMA) - Controle naleving wetgeving op het terrein van milieu en afval en voorschriften op het terrein van de ruimtelijke ordening en bouw; Persoonsgegevens, adresgegevens Vakgroep Financiën en Controlling - Controle adresgegevens debiteuren en crediteuren - verrichten interne controle werkzaamheden - ontwikkeling en bewaking van de integrale kwaliteitszorg; Persoonsgegevens, Adresgegevens Vakgroep Grondgebonden Projecten (GGP) - ontwikkelen en opstellen van strategische beleidskaders – plannen op het gebied van planontwikkeling; Persoonsgegevens, Adresgegevens Griffie - secretariaat van de griffie; Persoonsgegevens, Adresgegevens Juridische Administratieve Ondersteuning en Veiligheid (JAOV) - complexe bezwaar- en beroepschriften: - oplossing geschillen met burgers; - behandelen aanvragen voor urgentie en woonvergunningen; Persoonsgegevens, Adresgegevens Managersassistende (MA) - ondersteunen in leidinggevende taken; - Bieden van secretariële ondersteuning; - Verlenen administratieve ondersteuning; Persoonsgegevens, Adresgegevens Vergunning (VRG) - regelgeving bouw- en sloopvergunningen en naleving daarvan; - Afhandelen subsidieverzoeken; - deelnemen aan ruimtelijke projecten; Persoonsgegevens, Verblijfplaatsgegevens Cultuurhistorie, archeologie en monumenten (CAM) - ontwikkelen, uitvoeren en beheren van beleid op het terrein van cultuurhistorie, archeologie en monumentenzorg; Persoonsgegevens, Verblijfplaatsgegevens Managers (MAN) Leidinggevende taken Persoonsgegevens, Verblijfplaatsgegevens De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage. BIJLAGE2Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de BRP Wie Waarvoor Gegevensset Vakgroep Zorg (ZRG) Uitvoering Sociale wetten. Mutatiegegevens: vestigingen, binnen-verhuizingen, vertrekken, verblijfstitels, emigraties en overlijden. Vakgroep Welzijn (WZ) Ten behoeve van registratie leerlingen en leerplicht Uitvoering Leerplichtwet Uitvoering Wet Inburgering Nieuwkomers. Mutatiegegevens: vestigingen, binnen-verhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden. Vakgroep Vastgoedinformatie (VGI) Vastgoedadministratie Mutatiegegevens: vestigingen, binnen-verhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden. BIJLAGE3Lijst van binnengemeentelijke afnemers waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, gegevens worden verstrekt. Registratie Waarvoor Gegevensset Documentenadministratie (CORSA) Registratie Documenten, Dossiers, Organisatie, Personen Titiels en Vastgoed Pesoonsgegevens, adresgegevens en verblijfplaatsgegevens Begraafplaatsenadministratie Bijhouding van het onderhoud van graven; rechthebbende Pesoonsgegevens, adresgegevens en verblijfplaatsgegevens Vergunningen en handhaving-administratie (SQUIT-XO) Bijhouding administratie voor vergunning en handhavingszaken. Bijhouding van klachten, vergunningen als ook controle en handhaving Pesoonsgegevens, adresgegevens en verblijfplaatsgegevens BIJLAGE4Lijst van derden waaraan gegevens worden verstrekt. Wie Waarvoor Welke gegevens Geheimhouding Leges Basis Woningbouwverenigin-gen/woningcorporaties Ten behoeve van de bijhouding van de huurdersadministra-tie en de woningtoewijzing Maximaal de gegevens genoemd in art. 3.9 Wet BRP Mogelijk Nee Art. 3.9 Wet BRP Ziekenhuizen Voor het uitoefenen van patiëntenzorg en het verlenen van medische zorg. Overlijdens worden doorgegeven; van belang voor planning ingrepen. Maximaal de gegevens genoemd in art. 3.9 Wet BRP Moeilijk Nee Art. 3.9 Wet BRP Stichting Mens en Welzijn Voorst Ten behoeve van de zorgverlening aan oudere inwoners van de gemeente Maximaal de gegevens genoemd in art. 3.9 Wet BRP betreffende inwoners ouder dan 75 jaar. Mogelijk Nee Art.3.9 Wet BRP BIJLAGE5Lijst van binnengemeentelijke afnemers, die zijn aangewezen tevens mededeling te doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Organisatieonderdeel Gegevens