Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Tholen houdende regels omtrent treasury Treasurystatuut gemeente Tholen (Tholen)

Treasurystatuut gemeente TholenDe raad van de gemeente Tholen; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 8 november 2016, nummer 59.048; Gelet op de verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet en de Wet financiering decentrale overheden; b e s l u i t : Vast te stellen het navolgende 'Treasurystatuut gemeente Tholen'. Hoofdstuk1:Treasury functie Artikel1:Begrippenkader In dit statuut wordt verstaan onder: Derivaten Financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen of obligaties zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren. Financiering Het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen. Geldstromenbeheer Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer). Intern liquiditeitsrisico De risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen. Kasgeldlimiet Een bedrag op basis van de Wet Fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar. Koersrisico Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen. Kredietrisico De risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit. Liquiditeitenbeheer Het financieren en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar. Liquiditeitenplanning Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld naar aard en tijdseenheid Rating De inschatting van de kans op eventuele wanbetalingen bij toekomstige rente- en aflossingsbetalingen op schuldpapier. Renterisico Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de gemeente door rentewijzigingen. Renterisiconorm Een bij de aanvang van enig jaar op basis van de Wet Fido gefixeerd percentage van het totaal van de vaste schuld van de gemeente dat bij de realisatie niet mag worden overschreden. Rente typische looptijd Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding. Saldobeheer Het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen. Rentevisie Toekomstverwachting over de renteontwikkeling. Solvabiliteitsratio van 0% Status die door een bancaire toezichthouder in de Europese Economische Ruimte (lidstaten van de Europese Unie uitgebreid met Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) aan het schuldpapier van een instelling kan worden toegekend. Treasuryfunctie De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, gemeentefinanciering, kasbeheer en debiteuren- en crediteurenbeheer. Uitzetting Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer. Wet Fido De Wet financiering decentrale overheden Artikel2:Doelstellingen van de functie De treasuryfunctie van de gemeente dient tot: Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities. Het beschermen van gemeentelijke vermogens- en (rente-)resultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s. Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities. Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet Fido respectievelijk de limieten en richtlijnen van het 'Treasurystatuut'. Het aanhouden van overtollige middelen in ’s Rijks schatkist (verplicht schatkistbankieren) conform de wet Fido. Hoofdstuk2:Risicobeheer Artikel3:Uitgangspunten Risicobeheer Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten: De gemeente mag leningen of garanties dan wel borgstellingen uit hoofde van de “publieke taak” uitsluitend verstrekken aan door de Gemeenteraad goedgekeurde derde partijen, waarbij vooraf advies wordt ingewonnen over de financiële positie en de kredietwaardigheid van de betreffende partij. Voor het overige dienen liquide middelen te worden aangehouden in ’s Rijks schatkist (verplicht schatkistbankieren) conform Wet Fido. Bij het uitzetten of verstrekken van middelen (waaronder garanties en borgstellingen) moet rekening gehouden worden met de staatssteun- en mededingingsregels uit het EU-verdrag. De gemeente kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasuryfunctie indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico conform de Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo). Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd middels de richtlijnen en limieten van dit treasurystatuut. Er worden geen leningen aangetrokken met als doel deze tegen een hoger rendement uit te zetten (Ruddo). Het gebruik van derivaten is toegestaan maar deze worden uitsluitend toegepast ter beperking van financiële risico's. Alvorens een derivatentransactie wordt afgesloten wint de gemeente het advies in van een externe adviseur. Artikel4:Renterisicobeheer 1.De kasgeldlimiet en de renterisiconorm worden niet overschreden conform de Wet Fido. 2.Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning. 3.De rente typische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand. 4.Binnen de kaders streeft de gemeente tevens naar spreiding in de rente typische looptijden van leningen en uitzettingen. Artikel5:Koersrisicobeheer 1.De gemeente beperkt de koersrisico’s op uitzettingen uit hoofde van treasury, door daarbij uitsluitend de volgende producten te hanteren: rekening courant, spaarrekening, daggeld, deposito’s, participaties, obligaties en garantieproducten. 2.Tevens beperkt de gemeente de koersrisico’s door conform artikel 7 de looptijd van de uitzettingen af te stemmen op de liquiditeitenplanning. Artikel6:Kredietrisicobeheer Bij het uitzetten van middelen gelden de volgende uitgangspunten: Met betrekking tot uitzettingen worden de bepalingen van de Wet Fido gevolgd. Nederlandse bankrelaties dienen voor wat betreft kredietwaardigheid tenminste te beschikken over een AA-rating van één van de volgende erkende rating-bureaus: Moody’s, Standard & Poors of Fitch. Bij het verstrekken van leningen en garanties uit hoofde van de publieke taak worden zoveel mogelijk zekerheden geëist. Artikel7:Intern liquiditeitsrisicobeheer De gemeente beperkt haar interne liquiditeitsrisico’s door haar treasuryactiviteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitenplanning (looptijd tot één jaar), alsmede een meerjarige liquiditeitenplanning welke aansluit op het meerjaren investeringsprogramma. Artikel8:Valutarisicobeheer Valutarisico’s worden in de gemeente uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in de euro. Hoofdstuk3:Gemeentefinanciering Artikel9:Financiering Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten: Financieringen worden enkel aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak. Toegestane instrumenten bij het aantrekken van financieringen zijn: onderhandse leningen. De gemeente vraagt offertes op bij minimaal twee instellingen alvorens een financiering wordt aangetrokken. De offertes worden door de gemeente schriftelijk vastgelegd. Artikel10:Langlopende uitzettingen Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van de treasuryfunctie voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten: Uitzettingen worden uitsluitend gedaan onder de in artikel 4, 5, 6 en 8 genoemde voorwaarden. De gemeente vraagt offertes op bij minimaal twee instellingen alvorens een langlopende uitzetting wordt gedaan. Deze offertes worden door de gemeente schriftelijk vastgelegd. Lid 2 is niet van toepassing bij uitzettingen in de schatkist of andere openbare lichamen. Artikel11:Relatiebeheer De gemeente beoogt het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten. Hiervoor gelden de volgende uitgangspunten: Bankrelaties en hun bancaire condities worden beoordeeld op marktconformiteit. Bankrelaties dienen wat betreft hun kredietwaardigheid minimaal te voldoen aan de eisen die zijn gesteld in artikel

1. Financiële instellingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen) dienen onder Nederlands of anderszins EER-toezicht te vallen, zoals De Nederlandsche Bank en de Verzekeringskamer. Tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen. Hoofdstuk4:Kasbeheer Artikel12:Geldstromenbeheer Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te beperken wordt: Het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op gemeenteniveau op elkaar en de liquiditeiten-planning af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen. Het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd door één bank. Contante geldstromen worden zoveel mogelijk beperkt. Artikel13:Saldo- en Liquiditeitenbeheer Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen: De gemeente streeft naar concentratie van liquiditeiten binnen één rentecompensatiecircuit met de gunstigste condities. Indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat, kan de gemeente kortlopende middelen aantrekken. Hierbij wordt -conform artikel 4, lid 1- de kasgeldlimiet niet overschreden. Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld leningen, kasgeldleningen en krediet in rekening courant. Toegestane instrumenten bij het extern uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar zijn daggeld leningen aan derden, deposito’s, spaarrekeningen, krediet in rekening courant, participaties en beleggingen in obligatiefondsen. Bij het extern uitzetten van gelden korter dan één jaar zijn slechts de in artikel 6 genoemde tegenpartijen toegestaan. De gemeente vraagt offertes op bij minimaal twee instellingen alvorens middelen worden aangetrokken of uitgezet met een looptijd korter dan één jaar. Lid 6 is niet van toepassing bij uitzettingen in de schatkist of bij andere openbare lichamen. Hoofdstuk5:Administratieve organisatie en interne controle Artikel14:Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle: De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd. Bevoegdheden zijn via delegatie en mandaat nader schriftelijk vastgelegd. Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden: iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd (het vier-ogen-principe); de uitvoering en controle geschiedt door afzonderlijke functionarissen; de uitvoering en registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen. Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties. De transacties worden onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten en gecontroleerd door de functionaris die belast is met de interne controle. Hoofdstuk6:Overige bepalingen Artikel15:Verantwoordelijkheden De verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de gemeente staan in onderstaande tabel gedefinieerd. Functie Verantwoordelijkheden Gemeenteraad • Het vaststellen van treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, globale richtlijnen en limieten door middel van het treasurystatuut. • Het vaststellen van de treasuryparagraaf in begroting en jaarrekening. • Het houden van toezicht op het treasurybeleid en de uitvoering hiervan. • Het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid. College van B&W • Het uitvoeren van het treasurybeleid (formele verantwoordelijkheid). • Het bekrachtigen van de afgesloten transacties. • Het rapporteren aan de Gemeenteraad over de uitvoering van het treasurybeleid. Portefeuillehouder Financiën • Het uitvoeren van het treasurybeleid (politieke verantwoordelijkheid). Controller • Het opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van treasury. • Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen. • Het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie en hierover rapporteren aan het college van B&W. Hoofd afdeling Middelen • Het uitvoeren van de aan haar/hem gemandateerde treasuryactiviteiten conform het treasurystatuut en de treasuryparagraaf. • Het zorgdragen voor juiste verantwoording van de uitvoering van de door hem/haar gemandateerde treasuryactiviteiten. • Het afleggen van verantwoording aan het college van B&W. Afdelingshoofden (budgethouders) • Het zorgdragen voor het tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie aan de afdeling Middelen over toekomstige geldstromen. • Het fiatteren van betalingen en ontvangsten, ten laste c.q. ten gunste van hun budgetten. Het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die hun afdelingen aanleveren aan de afdeling Middelen met betrekking tot toekomstige uitgaven en ontvangsten. De beleidsmedewerker van de afdeling Middelen belast met treasury (Treasurer) • Het uitvoeren van de activiteiten met betrekking tot de volgende deelfuncties: het risicobeheer, gemeentefinanciering (financiering, uitzetting en relatiebeheer) en kasbeheer. Deze activiteiten moeten conform dit "treasurystatuut" en de treasuryparagraaf worden uitgevoerd en de transacties dienen geautoriseerd te zijn door het Hoofd afdeling Middelen. • Het aantrekken en uitzetten van gelden in het kader van het saldo- en liquiditeitenbeheer. • Het beheren van de geldstromen. • Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen. • Het afsluiten van financiële contracten voortvloeiend uit bovenstaande deelfuncties. • Het voorbereiden van beleidsvoorstellen op treasurygebied; • Het adviseren van de afdelingen/sectoren over de financiële gevolgen van hun activiteiten en projecten. • Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie. • Het overboeken van saldi tussen bankrekeningen. • Het ontvangen van de orderbevestiging van derden en het controleren of deze overeenkomst met de treasury-informatie. • Het afleggen van verantwoording aan het hoofd afdeling Middelen over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten. Financiële administratie • Het juist en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten, uitgaven, ontvangsten en betalingen in de verplichtingen- en financiële administratie. Externe accountant • Het in het kader van haar reguliere controletaak adviseren en controleren omtrent de feitelijke naleving van het "treasurystatuut". Artikel16:Bevoegdheden In onderstaande tabel staan bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde fiattering. Advisering (1ehandtekening) Beslissingsbevoegdheid (2e handtekening) Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer
2. Het uitzetten van middelen via daggeld, deposito, spaarrekening, rekening courant Treasurer Hoofd afd. Middelen
3. Het aantrekken van middelen via daggeld, kasgeld of roodstand in rekening courant Treasurer Hoofd afd. Middelen Bankrelatiebeheer
4. Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen Treasurer Hoofd afd. Middelen
5. Bankcondities en tarieven afspreken Treasurer Hoofd afd. Middelen Financiering en uitzetting
6. Het vaststellen van kredietfaciliteiten Treasurer College van B & W
7. Het aantrekken van middelen via onderhandse leningen Treasurer College van B & W
8. Het verstrekken van leningen aan derden uit hoofde van de publieke taak Treasurer College van B & W
9. Het aantrekken en uitzetten van middelen zoals vastgelegd in de paragraaf financiering Treasurer College van B & W
10. Het garanderen van gelden uit hoofde van de publieke taak Treasurer College van B & W Artikel17:Informatievoorziening De informatievoorziening met betrekking tot de treasuryactiviteiten wordt meegenomen in de documenten uit de planning en controlecyclus van de gemeente. Artikel19:Inwerkingtreding Dit 'Treasurystatuut gemeente Tholen' treedt in werking met ingang van 1 januari
11. Artikel20:Hardheidsclausule In gevallen waarin dit statuut niet voorziet of afwijkt besluit het college van Burgemeester en Wethouders. Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Tholen in zijn openbare vergadering van 8 december 2016., voorzitter., griffier.