Archiefverordening gemeente Winterswijk 2016 (Winterswijk)

Archiefverordening gemeente Winterswijk 20162016, nr. XII-4 De raad van de gemeente Winterswijk; gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995; overwegende dat de Archiefwet 1995 voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het intern toezicht daarop; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 15 november 2016; nr. 122086 besluit: vast te stellen de volgende verordening: ARCHIEFVERORDENING GEMEENTE WINTERSWIJK 2016 Hoofdstuk1Definities Artikel1Definities In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: archiefbescheiden : de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet archiefbewaarplaats : de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats archiefruimte : een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte archivaris : de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris beheerder : degene die belast is met het beheer van de archiefbescheiden van een nader aan te wijzen organisatieonderdeel de wet : de Archiefwet 1995 Hoofdstuk2De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden Artikel2Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Artikel3Kwaliteitssysteem Burgemeester en wethouders stellen een kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheiden vast. Artikel4Middelen Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Artikel5Personeel Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Artikel6Beheervoorschriften Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden. Artikel7Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden Burgemeester en wethouders wijzen taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder. Artikel8Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden Burgemeester en wethouders wijzen taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de archivaris. Artikel9Archiefbewaarplaats Burgemeester en wethouders wijzen een archiefbewaarplaats aan. Hoofdstuk3Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel10Toezichthouder De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel11Uitvoering toezicht De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers. Artikel12Informatieverstrekking De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling. Artikel13Toegang tot de archiefbescheiden De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden. Artikel14In kennisstelling door de archivaris De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens burgemeester en wethouders hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen. Artikel15Verslag van de archivaris aan burgemeester en wethouders over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden De archivaris brengt jaarlijks verslag uit aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer. Artikel16Verantwoording door de archivaris aan het college over beheer van de overgebrachte archiefbescheiden De archivaris legt jaarlijks verantwoording af aan burgemeester en wethouders in de vorm van een verslag betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen. Hoofdstuk4Verslaglegging door burgemeester en wethouders aan de raad Artikel17Verslag van burgemeester en wethouders aan de raad over het beheer Burgemeester en wethouders brengen jaarlijks verslag uit aan de raad over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de archivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 15 en 16 van deze verordening. Hoofdstuk5Slotbepalingen Artikel18Intrekking De Archiefverordening gemeente Winterswijk 2009 wordt ingetrokken. Artikel19Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van de bekendmaking. Artikel20Naamgeving Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Winterswijk

1. Aldus besloten door de raad van de gemeente Winterswijk in zijn openbare vergadering gehouden op 22 december 2016,de griffier, de voorzitter,Memorie van toelichtingDe Archiefwet 1995 bepaalt dat burgemeester en wethouders zorg dragen voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening. Deze Archiefverordening dient daartoe. Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet
2. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden op orde: wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen is het mogelijk verantwoording af te leggen over het gemeentelijk handelen kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd. Deze verordening bestaat, naast definities en slotbepalingen, uit drie gedeelten. Hoofdstuk 2 geeft aan welke aspecten van het beheer van archiefbescheiden door burgemeester en wethouders moet worden geregeld; Hoofdstuk 3 regelt het toezicht op het beheer van archiefbescheiden en de wijze waarop burgemeester en wethouders worden geïnformeerd over het beheer van archiefbescheiden en de uitvoering van het toezicht; Hoofdstuk 4 bevat bepalingen over het informeren van de raad. Burgemeester en wethouders nemen op grond van deze verordening een aantal besluiten. Het beheer van de archiefbescheiden wordt nader geregeld in het Besluit Informatiebeheer, op grond van artikel
3. De benoeming van de gemeentearchivaris is in handen van het Erfgoedcentrum Achterhoek Liemers. De taken worden aan het Erfgoedcentrum toebedeeld bij of krachtens gemeentelijke verordening. En ten slotte wordt een besluit genomen ter aanwijzing van de archiefbewaarplaats waaronder begrepen een e-depot. Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1a.Archiefbescheiden: met dit wettelijke begrip wordt bedoeld het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente. Dit ongeacht de vorm of de leeftijd van de archiefbescheiden. Het begrip “archiefbescheiden” suggereert evenals het begrip “archief” ten onrechte dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Taken en werkprocessen van de gemeente kunnen worden uitbesteed aan andere partijen, zoals een orgaan als bedoeld in de Wet Gemeenschappelijke Regelingen. Zie hiervoor de Notitie Verbonden Partijen van het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPIAI) en de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN). Archiefbescheiden die door dergelijke organen of partijen worden gevormd op grond van taken en/of de werkprocessen van de gemeente vallen onder de werking van deze verordening. Dat geldt dus ook voor privaatrechtelijke rechtspersonen die gemeentelijke taken uitvoeren. Archiefbewaarplaats: de locatie waarheen blijvend te bewaren archiefbescheiden conform de wet worden overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling. Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale archiefbescheiden: het e-depot. Archiefruimte: ruimte of beheeromgeving waar de blijvend te bewaren analoge of digitale archiefbescheiden na afhandeling worden bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats worden gebracht. Artikel 2Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet. Artikel 3De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. De toelichting op dit artikel stelt: “De kern van dit artikel is dat elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken.” Het beheer van de archiefbescheiden dient vervolgens te voldoen aan de eisen onder andere door deze regelmatig te toetsen. Artikel 8Artikel 32, derde lid, van de wet bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders de archivaris benoemt. Artikel 32, eerste lid, van de wet bepaald dat de archivaris de archiefbewaarplaats beheert. Artikel 9Dit is bepaald in artikel 31 van de wet. Artikel 15 en 16De verslaglegging van het afleggen van verantwoording door de archivaris vormen de basis voor de verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad. Artikel 17Hierdoor wordt de raad in de gelegenheid gesteld het college van burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van zijn zorgtaak. Deze informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren.