Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westland houdende regels voor vervanging van archiefbescheiden uit werkprocesse

(10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging; gelet op het Mandaatbesluit tot vervanging (substitutie) van 16 juni 2014 over archiefverzamelingen of archiefbescheiden uit werkprocessen van de gemeente Westland; Besluit: Artikel1Omschrijving van de te vervangen archiefbescheiden en wijze van reproductie 1.Over te gaan totvervanging door digitale reproducties van de navolgende analoge archiefbescheiden die op grond van de gemeentelijke selectielijst 2005 1 'Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996' in: Stcrt. 20 december 2005, nummer

1. voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd: Archiefbescheiden uit werkprocessen op het domein van Inrichting en Beheer Openbare Ruimte (IBOR), daterend vanaf januari
2. Ofwel archiefbescheiden ontvangen of opgemaakt op grond van uitvoering van de volgende vigerende wet- en regelgeving: Burgerlijk Wetboek, Wegenwet, Wegenverkeerswet, Wet milieubeheer, Reglement verkeersregels en Verkeerstekens, Algemene plaatselijke verordening Westland, Richtlijn Agentschap NL, Flora- en faunawet, Keur Hoogheemraadschap van Delfland, NEN-normen (IBOR gerelateerd), Privaatrecht, Waterwet, Kaderrichtlijn Water, Provinciale verordening (PMV Zuid-Holland), Boswet, Bestrijdingsmiddelenwet, Warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen, Wet op de lijkbezorging, Beheerverordening begraafplaatsen gemeente Westland, Gemeentewet. Het betreft met name archiefbescheiden over de navolgende onderwerpen: Eigendom en bezit (onroerende goederen zoals snippergroen) beleidsvorming en regelgeving, contracten, aanbestedingen, projecten eigendom en bezit, eigendomsbeperking, kadaster, registratie via grootschalige basiskaart Nederland Openbare werken (voorzieningen t.b.v. het algemeen belang zoals wegen en waterwerken) beleidsvorming en regelgeving, overlegorganen openbare werken, offertes, contracten, aanbestedingen, projecten en objecten in de openbare ruimte Producten, diensten en verrichtingen (zoals groenvoorziening, meldpunt leefomgeving en gladheidsbestrijding) beleidsvorming en regelgeving, offertes, contracten en aanbestedingen Openbare orde en veiligheid (zoals inzet bij rampen en calamiteiten, wegafsluitingen) beleidsvorming en regelgeving, overlegorganen openbare orde en veiligheid, offertes, contracten, aanbestedingen en projecten openbare orde, calamiteitendienst Lijkbezorging en begraafplaatsen meldingen en verloven tot begraven, vergunningen grafbedekkingen, urnen en asbestemmingen, registratie ruiming graven, grafonderhoud, grafrechten, grafrecht afstandsverklaringen,grafrechtenoverschrijvingen, grafrechtenverlengingen, grafruimingen, grafrusttermijn, begraafregisters, oorlogsgraven, opgraven en herbegraven stoffelijke overschotten, beheerverordening, aanleg-, onderhoud-, en voorzieningen begraafplaatsen Afvalinzameling vergunningen en ontheffingen, meldingsformulieren, bezwaarschriften en klachten, afvalcontainers, afvalbakken, openbare plekken voor inzameling van afval, inzameling chemische afvalstoffen, oud papier, kerstbomen, recyclingbedrijven en stortadministratie Afvalwater lozingsvergunningen WVO, meldingen lozingen, rapportages afvalwaterbemonstering Riolering rioleringsplannen, aansluiting percelen op de riolering, riool aansluitingsvergunningenaanleg en verbetering riolering, aanleg van IBA (individuele behandeling afvalwater) inrichtingen inspectie riolering, onderhoudsplanning- en contracten riolering klachten en overlast riolering, gemalen en persleidingen Trillingen en geluid gemeentelijk geluidshinderprogramma, geluidsoverlast, meetgegevens weggeluiden grenswaarden geluid Gevaarlijke stoffen / vuurwerk toezicht op bewaring en vervoer, niet gesprongen explosieven (NGE), onderzoek ontbrandingstoestemming, toezicht ontsteken professioneel vuurwerk en schade door vuurwerk Waterstaat (voorbereiding en uitvoering) beheerplan waterhuishouding, beleidsvorming, regelgeving en projecten waterstaat, keurvergunningen Hoogheemraadschap van Delfland, onderhoud, schouw en instandhouding watergangen, constructietekeningen enklachten m.b.t. waterstaat Verkeer en vervoer beleidsvorming en regelgeving, overlegorganen verkeer en vervoer, offertes-, contracten-, aanbestedingen- en projecten verkeer en vervoer, verkeersklachten Wegenbeheer beheerplan wegen, aanleg-, onderhoud-, beheer-, verbetering-, instandhouding wegen en paden adoptie-, aanleg- en beheer rotondes, gladheidsbestrijding, asfalttypering (ZOAB, stil asfalt etc), aanleg-, onderhoud- en beheer straatverlichting, wegenleggers en vaarwegenleggers, klachten over wegen Bruggen, beschoeiingen, damwanden en duikers aanleg-, onderhoud-, beheer-, verbetering- en instandhouding bovengenoemde werken, constructietekeningen, klachten Zorg vervoermiddelen (openbaar vervoer) abri’s en halteborden, infrastructurele openbaar vervoersvoorzieningen Verkeersveiligheid / verkeersmaatregelen (advisering en uitvoering) tijdelijke verkeersmaatregelen, verkeersmaatregelen voor onbepaalde tijd vergunningen en ontheffingen, parkeervoorzieningen gehandicapten, snelheidsbeperkende maatregelen, uitwegen en uitritten, afsluitingen, bebording, bewonersavonden Aanwijzings- en waarschuwingstekens verwijzingsborden, plattegronden, straat- en plaatsnaamborden, verkeersborden, bewegwijzering, verkeerslichten Verkeer en vervoer te water beheer en onderhoud waterwegen plus havens, infrastructurele voorzieningen Natuur- en landschappelijk schoon (advisering en uitvoering) beleidsvorming en regelgeving, overlegorganen, projecten natuur- en landschappelijk schoon, kappen van bomen, herplantplicht, boomfeestdag Wijken, parken, plantsoenen, wandelplaatsen en kunstwerken gebiedsbeheerplan wijken, wijkschouw, aanleg-, verbetering-, onderhoud- en klachten betreffende groenvoorzieningen, aanschaf-, plaatsing- en onderhoud van kunstwerken Plassen, meren en waterpartijen aanleg-, verbetering- en onderhoud van waterpartijen, waterkwaliteit (zwem)water, contracten en afspraken m.b.t. aanleg beschoeiingen en grondkeringen Sport en spel, recreatie en toerisme gebiedsbeheerplan recreatiegebieden, projectplannen, aanleg-, verbetering- en onderhoud recreatieve voorzieningen en speelvoorzieningen, beheer strand en strandvoorzieningen, klachten Kabels en leidingen vergunningverlening aanleg kabels en leidingen, leges straatwerktarieven, klikmeldingen Bedrijventerreinen en overige locaties gebiedsbeheerplan bedrijventerreinen, gebiedsbeheerplan bijzondere locaties Regelgeving gemeente als orgaan verordeningen en regelingen, circulaires, voorstellen en adviezen, mededelingen van derden, agenda, notulen en overige vergaderstukken van overlegorganen Betrekkingen gemeente tot andere instanties mededelingen en inlichtingen van en aan derden, ter kennisgeving toegezonden stukken, statistische opgaven en onderzoeken Beleidsvorming rechtspositie gemeente nota’s, notities, memo’s, beleidsplannen, overlegverslagen, onderzoeksrapporten en –gegevens Eigendom en bezit (alles wat niet-gebouw-gebonden is) mededelingen en inlichtingen aan derden, voorschriften en richtlijnen, statistische opgaven en –onderzoeken, huur, pacht en leasing (zoals wagenpark, containers, machines etc.), gebruik en ingebruikgeving (zoals snippergroen), kadastrale wijzigingen Beheer eigendommen (zoals wagenpark en terrein begraafplaatsen) klachten beheer eigendommen, gebruik, verhuur en ontruiming, verwijdering clandestien geplaatste goederen op gemeente eigendommen Onderhoud en verbetering eigendommen onderhoud, schilderwerk, schoonhouden etc. Verzekeringen van personen en eigendommen Polissen, aanwijzing en wijziging van verzekerde objecten en personen Exploitatie staten van eigendom, inventarislijsten, kostprijsberekeningen van gronden Voertuigen, machines en overige aanschaffingen t.b.v. de gemeentelijke dienst statistische opgaven en onderzoeken, beleidsvorming aanschaf en beheer, beleidsplannen, overlegverslagen en onderzoeksrapporten, aankoop, beheer en onderhoud, keuring en registratie, gevraagde-, ongevraagde en afgewezen offertes, gegunde offertes en aanbestedingsdocumenten, privaatrechtelijke overeenkomsten en contracten, leaseovereenkomsten Betrokken organisatieonderdelen van IBOR: team Beheerstrategie team Ondersteuning en Monitoring team Civiel Beheer team Ingenieursbureau team Gebiedsbeheer 2.Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het vastgestelde handboek vervanging ‘Handboek vervanging gemeente Westland’. Artikel2Uitzonderingen Van de bevoegdheid de vervangen bescheiden te vernietigen wordt geen gebruik gemaakt voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden: waarvan de waarde geheel of gedeeltelijk betrekking heeft op de uitwendige vorm; die een symbolische waarde of historische belevingswaarde vertegenwoordigen; waarvan de authenticiteit of integriteit na digitale vervanging niet meer is vast te stellen; die op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard; waarbij de aanwezigheid van originele documenten een vereiste zijn in het kader van het bewijsrecht; bankgaranties. Artikel3Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van bekendmaking. Artikel4Citeertitel Dit besluit wordt aangehaald als ‘Besluit tot vervanging van archiefbescheiden uit werkprocessen op het domein van Inrichting en Beheer Openbare Ruimte (2016-03)’. Aldus besloten op 11 augustus 2016Burgemeester en wethouders van Westland,namens deze,Teamleider Documentaire InformatievoorzieningA.E. van Harling TOELICHTING Per 1 januari 2013 is de Archiefwet 1995 gewijzigd ingevolge de inwerkingtreding van de Wet revitali-sering generiek toezicht. Vanaf dat moment kunnen zorgdragers zonder machtiging van Gedeputeerde Staten een besluit over vervanging nemen van zowel vernietigbare als te bewaren archiefbescheiden. De wetgever stelt wel regels waaraan de zorgdrager in geval van vervanging van te bewaren archief-bescheiden moet voldoen en waar achteraf op kan worden getoetst (artikelen 26a en 26b in hoofdstuk 3a van de Archiefregeling). Met dit vervangingsbesluit worden de volgende analoge archiefbescheiden vervangen door digitale reproducties: ‘Archiefbescheiden uit werkprocessen op het domein van Inrichting en Beheer Openbare Ruimte’. Het vervangingsbesluit heeft betrekking op routinematige vervanging van informatie in de dynamische fase. Het gaat om het doorlopend vervangen van de beschreven categorieën archiefbescheiden in genoemde werkprocessen. De inrichting van het vervangingsproces borgt dat de reproducties een juiste en volledige weergave geven van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Verantwoording over het proces van vervanging en waarborging van belangenReproductie is een voldoende waarborg voor het behoud van de in de archiefbescheiden vervatte gegevens en hun toegankelijkheid, omdat de volgende voorzorgen in acht zijn genomen: de fysieke archiefbescheiden worden gedigitaliseerd door middel van scanning en opgeslagen in PDF/A-formaat in het daarvoor aangewezen digitaal beheersysteem, het Document Management-systeem (DMS) met specifieke software, waardoor de toegankelijkheid, authenticiteit en beveiliging van archiefbescheiden gegarandeerd is. Reproductie van desbetreffende analoge archiefbescheiden is noodzakelijk vanuit het oogpunt van digitaal werken (uitvloeisel van Het Nieuwe Werken en nieuwe dienstverleningsconcepten, technische ontwikkelingen en digitalisering van de samenleving als geheel), een efficiënte informatievoorziening en ruimtebesparing. Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het op 13 maart 2012 vastgestelde en bekend gemaakte ‘Handboek vervanging gemeente Westland (Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties)’. Het handboek geeft een beschrijving van de procesmatige en technische inrichting van de vervanging en de resultaten van de inrichting. In het handboek is een 'Procedure Change Management' opgenomen. Het doel van deze procedure is om de gemeente Westland de regie te laten voeren en houden op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving. De procedure borgt dat wijzigingen in de procesmatige en technische inrichting niet tot verminderde resultaten leiden, c.q. blijven voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Het vervangingsproces voorziet in kwaliteitsbewaking om te voorkomen dat er onbedoeld en onomkeerbaar informatie verloren gaat door fouten. In het ‘Handboek vervanging gemeente Westland’ staan kwaliteitsprocedures beschreven, opgesplitst in kwaliteitsborging op het vervangingsproces, de technische inrichting en de algemene IT-beheersmaatregelen. Ook zijn er zowel technische als procedurele kwaliteitseisen en criteria voor interne controles in het handboek opgenomen om continue kwaliteit van het vervangingsproces te borgen. Zo worden conform het handboek de juiste archiefbescheiden geselecteerd die voor vervanging in aanmerking komen. Vervolgens worden deze op een dusdanige wijze gescand, geregistreerd en gecontroleerd zodat er geen verlies van gegevens voor komt. Er worden er steekproeven gehouden op gescande documenten en metadata in het DMS en het vervangingsproces om de kwaliteit daarvan te waarborgen. Daarnaast wordt jaarlijks getoetst op de kwaliteit van het vervangingsproces en de duurzame opslag van digitale archiefbescheiden aan het daarvoor vastgestelde interne Normenkader. Met het betrokken organisatieonderdeel of –onderdelen is met de proceseigenaar en andere benodigde betrokken medewerkers het vervangingsproces afgestemd. Het belang van de gegevens voor de recht- of bewijszoekenden, historisch onderzoek en de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed is als volgt gewaarborgd: In het ‘Handboek vervanging gemeente Westland’ is bij de 'Procedure Selecteren archiefbescheiden voor het vervangingsproces' aangegeven dat cultureel erfgoed (indien mogelijk wel wordt gedigitaliseerd maar) niet mag worden vervangen. Daarbij wordt voor een overzicht van cultureel erfgoed verwezen naar de 'Handleiding selecteren, scannen en registreren' van de gemeente Westland. De vervangen analoge documenten worden periodiek vernietigd. De procedure hiervan is beschreven in het ‘Handboek vervanging gemeente Westland’. TOELICHTING Per 1 januari 2013 is de Archiefwet 1995 gewijzigd ingevolge de inwerkingtreding van de Wet revitali-sering generiek toezicht. Vanaf dat moment kunnen zorgdragers zonder machtiging van Gedeputeerde Staten een besluit over vervanging nemen van zowel vernietigbare als te bewaren archiefbescheiden. De wetgever stelt wel regels waaraan de zorgdrager in geval van vervanging van te bewaren archief-bescheiden moet voldoen en waar achteraf op kan worden getoetst (artikelen 26a en 26b in hoofdstuk 3a van de Archiefregeling). Met dit vervangingsbesluit worden de volgende analoge archiefbescheiden vervangen door digitale reproducties: ‘Archiefbescheiden inzake werkprocessen op het domein van werk en inkomen (2016-02)’. Het vervangingsbesluit heeft betrekking op routinematige vervanging van informatie in de dynamische fase. Het gaat om het doorlopend vervangen van de beschreven categorieën archiefbescheiden in genoemde werkprocessen. De inrichting van het vervangingsproces borgt dat de reproducties een juiste en volledige weergave geven van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Verantwoording over het proces van vervanging en waarborging van belangenReproductie is een voldoende waarborg voor het behoud van de in de archiefbescheiden vervatte gegevens en hun toegankelijkheid, omdat de volgende voorzorgen in acht zijn genomen: de fysieke archiefbescheiden worden gedigitaliseerd door middel van scanning en opgeslagen in PDF/A-formaat in het daarvoor aangewezen digitaal beheersysteem, het Document Management-systeem (DMS) met specifieke software, waardoor de toegankelijkheid, authenticiteit en beveiliging van archiefbescheiden gegarandeerd is. Reproductie van desbetreffende analoge archiefbescheiden is noodzakelijk vanuit het oogpunt van digitaal werken (uitvloeisel van Het Nieuwe Werken en nieuwe dienstverleningsconcepten, technische ontwikkelingen en digitalisering van de samenleving als geheel), een efficiënte informatievoorziening en ruimtebesparing. Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het op 13 maart 2012 vastgestelde en bekend gemaakte ‘Handboek vervanging gemeente Westland (Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties)’. Het handboek geeft een beschrijving van de procesmatige en technische inrichting van de vervanging en de resultaten van de inrichting. In het handboek is een 'Procedure Change Management' opgenomen. Het doel van deze procedure is om de gemeente Westland de regie te laten voeren en houden op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving. De procedure borgt dat wijzigingen in de procesmatige en technische inrichting niet tot verminderde resultaten leiden, c.q. blijven voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Het vervangingsproces voorziet in kwaliteitsbewaking om te voorkomen dat er onbedoeld en onomkeerbaar informatie verloren gaat door fouten. In het ‘Handboek vervanging gemeente Westland’ staan kwaliteitsprocedures beschreven, opgesplitst in kwaliteitsborging op het vervangingsproces, de technische inrichting en de algemene IT-beheersmaatregelen. Ook zijn er zowel technische als procedurele kwaliteitseisen en criteria voor interne controles in het handboek opgenomen om continue kwaliteit van het vervangingsproces te borgen. Zo worden conform het handboek de juiste archiefbescheiden geselecteerd die voor vervanging in aanmerking komen. Vervolgens worden deze op een dusdanige wijze gescand, geregistreerd en gecontroleerd zodat er geen verlies van gegevens voor komt. Er worden er steekproeven gehouden op gescande documenten en metadata in het DMS en het vervangingsproces om de kwaliteit daarvan te waarborgen. Daarnaast wordt jaarlijks getoetst op de kwaliteit van het vervangingsproces en de duurzame opslag van digitale archiefbescheiden aan het daarvoor vastgestelde interne Normenkader. Met het betrokken organisatieonderdeel of –onderdelen is met de proceseigenaar en andere benodigde betrokken medewerkers het vervangingsproces afgestemd. Het belang van de gegevens voor de recht- of bewijszoekenden, historisch onderzoek en de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed is als volgt gewaarborgd: In het ‘Handboek vervanging gemeente Westland’ is bij de 'Procedure Selecteren archiefbescheiden voor het vervangingsproces' aangegeven dat cultureel erfgoed (indien mogelijk wel wordt gedigitaliseerd maar) niet mag worden vervangen. Daarbij wordt voor een overzicht van cultureel erfgoed verwezen naar de 'Handleiding selecteren, scannen en registreren' van de gemeente Westland. De vervangen analoge documenten worden periodiek vernietigd. De procedure hiervan is beschreven in het ‘Handboek vervanging gemeente Westland’.