Controleprotocol 2016 (Hilvarenbeek)

Controleprotocol 2016 De raad van de gemeente Hilvarenbeek, gezien het voorstel van het college, gelet op de Gemeentewet; besluit: Het controleprotocol 2016 vast te stellen. Het normenkader ter kennisname aan te nemen. Besloten in zijn openbare vergadering van 16 februari

1. de raad, Raadsgriffier de heer G.J. de Ruiter Voorzitter de heer R.F.I. Palmen Controleprotocol 2016 gemeente Hilvarenbeek 1.Inleiding Artikel 213 van de Gemeentewet draagt de gemeenteraad op om regels te stellen voor de controle op het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente. Gelet op dit artikel en het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) heeft de gemeenteraad de controleverordening gemeente Hilvarenbeek 2013 vastgesteld. Bij besluit van 3 november 2016 heeft de gemeenteraad aan BDO opdracht verstrekt de accountantscontrole als bedoeld in de controleverordening voor de gemeente Hilvarenbeek uit te voeren voor het jaar
2. Object van de controle is de jaarrekening 2016 en daarmee tevens het financieel beheer over dit jaar zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek. Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de algemene uitgangspunten voor de controle, de reikwijdte van de controle, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de jaarrekening. Tevens geven we aan welke wet- en regelgeving onderwerp van rechtmatigheidscontrole zijn. 2.Algemene uitgangspunten voor de controle. Zoals in art. 213 Gemeentewet is voorgeschreven is de controle van de jaarrekening door de accountant gericht op het afgeven van een oordeel over: de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen; de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in art. 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV); de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. onrechtmatigheden in de jaarrekening; Bij de controle zijn de nadere regels bepalend die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten). Tevens zijn de Kadernota Rechtmatigheid en de adviezen van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten bepalend voor de uit te voeren werkzaamheden, alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NIVRA). 3.Het begrip rechtmatigheid en aanvullend te controleren criteria voor rechtmatigheid De accountant toetst de getrouwheid en de rechtmatigheid. Onder rechtmatigheid wordt verstaan de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dat wil zeggen "in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen". In het kader van de controle worden de volgende criteria onderkend: begrotingscriterium voorwaardencriterium misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium calculatiecriterium valuteringcriterium adresseringscriterium volledigheidscriterium aanvaardbaarheidscriterium leveringscriterium. In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zal extra aandacht besteed moeten worden aan de volgende rechtmatigheidscriteria: het begrotingscriterium; het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium); het voorwaardencriterium. Begrotingscriterium Het begrotingscriterium is verder verfijnd uitgewerkt in de Kadernota Rechtmatigheid van het Platform Rechtmatigheid van Provincies en Gemeenten (PRPG). De algemene lijn is datbegrotingsoverschrijdingen die passen binnen de beleidskaders van de raad nietmeegewogen worden in het accountantsoordeel. Het begrotingscriterium richt zich primair op de baten en lasten op programmaniveau. Overschrijdingen zijn onrechtmatig als deze als verwijtbaar worden beschouwd. Zij vallen dan buiten het door de raad geformuleerde bestaande beleid. Overschrijdingen binnen het bestaande beleid dienen in de jaarrekening te worden opgenomen en worden toegelicht. Met de vaststelling van de jaarrekening door de raad worden de desbetreffende uitgaven alsnog geautoriseerd. Daarmee zijn deze uitgaven alsnog als rechtmatig bestempeld. De accountant stelt deze uitgaven in het verslag van bevindingen aan de orde. In bijlage 1 is aangegeven wat de consequentie van de betreffende overschrijding is voor het accountantsoordeel. Het misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium (M&O-criterium) Onder misbruik wordt verstaan: “het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of het niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen”. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: “verrichten van handelingen teneinde ten onrechte overheidsbijdragen te ontvangen, te lage heffingen betalen en handelingen conform regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking van de regelgeving”. Door de raad is in veel verordeningen M&O beleid vastgesteld. Voor bestaande procedures wordt getoetst in hoeverre deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik- en oneigenlijk gebruik worden genomen. Daarbij is de vooronderstelling gerechtvaardigd dat binnen de belangrijkste procedures reeds (informeel) adequate maatregelen zijn getroffen ter waarborging van de getrouwheid van de financiële verantwoording. Tevens komt dit aspect aan de orde bij de (verbijzonderde) interne controle activiteiten. Het voorwaardencriterium Baten, lasten en balansmutaties door de gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbondenwaarop door de accountant moet worden getoetst. De voorwaarden liggen vast in wetten enregels van andere overheden en in eigen gemeentelijke regelgeving. Door de raad zijn in verschillende verordeningen en besluiten voorwaarden opgenomen. Met het in dit controleprotocol vaststellen van de reikwijdte van de accountantscontrole wordt het voorwaardencriterium nader uitgewerkt. 4.Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties Er wordt een tweetal toleranties onderscheiden, te weten de goedkeuringstolerantie en derapportagetolerantie. Goedkeuringstolerantie De goedkeuringstolerantie heeft betrekking op het totaalbedrag aan fouten en onzekerheden datin de jaarrekening mag voorkomen. Deze tolerantie vormt de basis voor de verklaring van deaccountant. De goedkeuringstolerantie die wij hanteren (tabel 1) komen overeen met de voorgeschreven wettelijke minimumeisen overeenkomstig het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten. Gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de accountantsverklaring. De goedkeuringstolerantie wordt berekend als een percentage van de totale lasten, inclusief toevoegingen aan de reserves, van de gemeente. Soort verklaring Goedkeurend Met beperking Oordeels- onthouding Afkeurend Fouten in de jaarrekening (% van de totale lasten) ≤ 1% > 1% ≤ 3% - > 3% Onzekerheden in de controle (% van de lasten) ≤ 3% > 3% ≤10% > 10% - Tabel 1: goedkeuringstoleranties Rapporteringtolerantie Naast de goedkeuringstolerantie wordt de rapporteringstolerantie onderkend. Voor zover er fouten of onzekerheden worden geconstateerd die deze tolerantiegrens te boven gaan neemt de accountant ze op in het rapport van bevindingen bij de jaarrekening. De rapporteringstolerantie is een bedrag gelijk of lager dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. De rapporteringstolerantie stellen we gelijk aan de goedkeuringstoleranties. 5.Reikwijdte van de accountantscontrole De accountantscontrole op rechtmatigheid is gericht op: de naleving van wettelijke kaders conform bijlage 2 van dit protocol (normenkader), uitsluitend voor zover het de financiële rechtmatigheid betreft. de naleving van de interne kaders conform bijlage 2 van dit protocol (normenkader) voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze direct financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar recht, hoogte en duur van de financiële beheershandelingen, tenzij tegen derden (bijvoorbeeld in toekenningbeschikkingen) aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen. Collegebesluiten vallen buiten de rechtmatigheidstoets. Deze voorschriften hebben immers betrekking op de relatie tussen het college en de ambtenaren. Kaderstellende collegebesluiten kunnen verplicht zijn gesteld door hogere regelgeving of raadsbesluiten. Indien in deze regeling de verplichting tot het opstellen en nemen van een besluit is opgenomen, zal de accountant alleen onderzoeken of dit besluit ook daadwerkelijk door het college is vastgesteld. 6.Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant als volgt: Interim-controle In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een interim-controle uitgevoerd. Overde uitkomsten van deze controle wordt verslag uitgebracht aan het college door middel van demanagementletter. De bestuurlijk relevante zaken worden met de gemeenteraad gedeeld. Verslag van bevindingen Naar aanleiding van de controle van de jaarrekening wordt door de accountant een verslag vanbevindingen opgemaakt voor de gemeenteraad. Het verslag gaat in afschrift naar het college. 7.Procedure De gemeenteraad heeft op 27 november 2003 de controleverordening (ex art. 213 Gemeentewet) voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Hilvarenbeek vastgesteld. In de verordening is onder meer opgenomen dat de accountant, voorafgaand aan de raadsbehandeling, van de jaarstukken het verslag van de bevindingen met een vertegenwoordiging van de raad bespreekt. Verder vindt ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole in ieder geval overleg plaats tussen de accountant en de ambtelijk verantwoordelijke/betrokken medewerkers. BIJLAGE 1: Begrotingscriterium Bij de toetsing van begrotingsafwijkingen kunnen tenminste de volgende "soorten" begrotingsafwijkingen worden onderkend: Onrechtmatig, maar telt niet mee voor het oordeel Onrechtmatig, en telt mee voor het oordeel
3. Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor het college tegen beter weten in geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Bijvoorbeeld: de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan in regelgeving (subsidieregeling, -verordening) was gedefinieerd. X
4. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij de accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn gesignaleerd. Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar het college heeft de raad niet geïnformeerd of heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met de raad. X
5. Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die passen binnen het bestaande beleid en die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde inkomsten. Bijvoorbeeld: compensatie via kostendekkende omzet (heffingen, huur) via egalisatiereserves of via subsidies. X
6. Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die passen binnen het bestaande beleid en een gevolg zijn van interne factoren zoals bijvoorbeeld: ·doorberekening van indirecte kosten, onder voorwaarde dat de totale apparaatskosten zoals verantwoord op de kostenplaatsen niet worden overschreden; ·kapitaallasten, onder voorwaarde dat de investeringskredieten door de raad zijn geautoriseerd (overschrijding van kredieten); ·overschrijdingen als gevolg van abusievelijke fouten in de begroting; ·dotaties aan voorzieningen die verplicht zijn op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. Vaak blijken dergelijke zaken pas bij het opmaken van de jaarrekening. X
7. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid en die in verband met het tijdstip van het ontstaan ervan, niet tijdig aan de raad konden worden gerapporteerd in de Najaarsnota, die niet meer binnen het budget kunnen worden gecompenseerd en die worden veroorzaakt door (externe) factoren zoals bijvoorbeeld: ·een open einde (subsidie)regeling; ·faillissement van debiteuren / vorderingen die niet geïnd konden worden; ·wijzigingen in landelijke wet- en regelgeving met financiële consequenties; ·aanpassingen in het gemeentefonds; ·uitgaven van gemeenschappelijke regelingen; ·realisatie op begrote subsidieverwachtingen; ·de rente-ontwikkeling op de kapitaalmarkt; ·strategische grondaankopen; ·klimaatsomstandigheden, bijvoorbeeld een overschrijding van het budget gladheidbestrijding als gevolg van sneeuwval; ·uitgaven die naar hun aard onvoorzien, onvermijdelijk en onuitstelbaar zijn. Vaak blijken dergelijke zaken pas bij het opmaken van de jaarrekening. Deze overschrijdingen worden door de raad geaccepteerd (passend binnen het beleid). X BIJLAGE 2: Normenkader Wet- en regelgeving (extern) Regelgeving intern (Raad) DIENSTVERLENING DIENSTVERLENING Bestuur en recht Bestuur en recht Gemeentewet Organisatieverordening Burgerlijk wetboek Algemeen plaatselijke verordening 2016 (APV) Wet gemeenschappelijke regelingen Inspraakverordening Algemene Wet Bestuursrecht (AWB) Bezoldigingsverordening Rechtspositiebesluit burgemeesters Uitkerings- en pensioenverordening wethouders Rechtspositiebesluit wethouders Delegatieverordening: Verordening regelende de delegatie van bevoegdheden van de raad en het college van B&W Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden Verordening Rekenkamercommissie gemeente Hilvarenbeek 2005 Europese richtlijn inzake staatssteun Verordening op de behandeling van klachten gemeente Hilvarenbeek 2010 Wet markt en overheid Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Hilvarenbeek 2009 Mededingingswet Verordening commissie bezwaarschriften Grondwet Verordening Burgerinitiatief Hilvarenbeek 2008 Verordening op de ambtelijke bijstand Verordening programmaraad Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden Hilvarenbeek 2016 Commissieverordening: Verordening voor de raadscommissies en raadsinformatiebijeenkomsten van de gemeente Hilvarenbeek 2011 Regelement van orde voor vergaderingen van de raad van de gemeente Hilvarenbeek 2011 Regelement van Orde van het presidium van de gemeenteraad Hilvarenbeek Financieel beheer en administratie Financieel beheer en administratie Besluit Begroting en verantwoording (BBV) Financiële verordening gemeente Hilvarenbeek Ministeriële regeling verantwoordingsinformatie specifieke uitkeringen Verordening Treasurystatuut gemeente Hilvarenbeek 2009 Wet financiering decentrale overheden (fido) Controleverordening Financiële verhoudingswet + besluit financiële verhouding Nota waardering en afschrijving Wet en regelgeving SISA (incl. Nota verwachtingen accountantscontrole SISA). Nota reserves en voorzieningen Besluit accountantscontrole decentrale overheden Nota risicomanagement en weerstandsvermogen Regeling uitzetting derivaten decentrale overheden (RUDO) Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden schatkistbankieren Wet op financieel toezicht Inkopen / aanbestedingen Inkopen / aanbestedingen Europees aanbestedingsbeleid Nota inkoop en aanbestedingsbeleid Aanbestedingswet Personeel Personeel CAR/UWO Bezoldigingsverordening ambtenaren burgerlijke stand Hilvarenbeek 1997 Fiscale wetgeving Sociale verzekeringswetten Ambtenarenwet Pensioenwetgeving (ABP/APPA) Wet normering Topinkomsten Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs Gemeentelijke belastingen en heffingen Gemeentelijke belastingen en heffingen Wet waardering onroerende zakenWOZ Verordening baatbelasting aanleg riolering buitengebied gemeente Hilvarenbeek Algemene wet rijksbelastingen Verordening baatbelasting aardgasleiding nr. 29 Kostenwet invordering rijksbelastingen Verordening baatbelasting aardgasleiding nr. 30 Invorderingswet + uitvoeringsregeling Verordening op de heffing en invordering van onroerende zaakbelastingen 2016 Paspoortwet, Besluit paspoortgelden en uitvoeringsregelingen Verordening op de heffing en invordering van forensenbelasting 2016 Verordening op de heffing en invordering van toeristenbelasting 2016 Verordening op de heffing en invordering van een eenmalig rioolaansluitrecht 2016 Verordening op de heffing en invordering van rioolheffing 2016 Verordening op de heffing en invordering van de afvalstoffenheffing en reinigingsrecht 2016 Verordening op de heffing en invordering van leges 2016 Verordening op de heffing en de invordering precariobelasting terrassen 2016 Verordening op de heffing en de invordering van marktgelden 2016 Verordening op de heffing en de invordering van vermakelijkshedenretribuatie 2016 Verordening op de heffing en invordering precariobelasting ter zake kabels, buizen en leidingen 2016 Verordening kwijtschelding gemeentelijke belastingen 1997 in de gemeente Hilvarenbeek Burgerzaken Burgerzaken Wet rechten burgerlijke stand Verordening gemeentelijke basisregistratie personen (BRP) Wet basisregistratie personen (BRP) + besluit en uitvoeringsregelingen Wet basisregistraties adressen en gebouwen Wet op de lijkbezorging Wet bescherming persoonsgegevens Kieswet en kiesbesluit Informatisering en automatisering Informatisering en automatisering Archiefwet, - besluit en uitvoeringsregelingen SAMENLEVING SAMENLEVING Volksgezondheid Volksgezondheid Wet ambulancevervoer Wet collectieve preventie volksgezondheid Onderwijs en opvang Onderwijs en opvang Wet voortgezet onderwijs Verordening voorzieningen huisvesting primair onderwijs gemeente Hilvarenbeek Wet op het primair onderwijs Verordening leerlingenvervoer 2014 Wet basisvoorziening kinderopvang Verordening Cliëntenraad leerlingenvervoer gemeente Hilvarenbeek Leerlingenplichtwet Verordening wet kinderopvang 2005 Wet educatie en beroepsonderwijs Sociaal domein Sociaal domein Jeugdwet Algemene subsidieverordening gemeente Hilvarenbeek 2015 Vreemdelingenwet Verordening burger- en cliëntenparticipatie Wet maatschappelijke ondersteuning en Wet werk en bijstand Participatiewet incl. besluit participatiewet Verordening individuele inkomstentoeslag 2015 Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen (Suwi) Verordening jeugdhulp Hilvarenbeek 2015 Wet maatschappelijke ondersteuning + uitvoeringsbesluit Verzamelverordening P-wet, IOAW, IOAZ en Bbz gemeente Hilvarenbeek Wet inburgering Verordening maatschappelijke ondersteuning gemeente Hilvarenbeek 2015 Regeling opvang asielzoekers Verordening Wet gemeentelijke antidiscriminatievoorzieningen Wet Werk en Bijstand Verordening wet inburgering IOAW/IOW/BBZ Wet Inkomensvoorziening Wet sociale werkvoorziening Wet gemeentelijke antidiscriminatie voorzieningen Wet gemeentelijke schuldhulpverlening RUIMTE RUIMTE Ruimtelijke ordening Ruimtelijke ordening Wet op de ruimtelijke ordening Grondnota Woningwet Bouwverordening Hilvarenbeek 2012 Wet algemene bepalingen omgevingsrecht Exploitatieverordening gemeente Hilvarenbeek 2003 Bouwbesluit Algemene verordening ondergrondse infrastructuren van de gemeente Hilvarenbeek Besluit indieningsvereisten aanvraag bouwvergunning Algemene uitgiftevoorwaarden bouwgrond gemeente Hilvarenbeek 2014 Huurwet Verordening geurhinder en veehouderij Huurprijzenwet woonruimte Toewijzigingsverordening bouwgrond voor woningen gemeente Hilvarenbeek 2014 Leegstandswet Verordening naamgeving en nummering adressen 2006 Monumentenwet Procedureverordening voor advisering tegemoetkoming in planschade gemeente Hilvarenbeek Verordening op de monumentencommissie gemeente Hilvarenbeek Erfgoedverordening Verordening VROM starterslening gemeente Hilvarenbeek 2013 Economie Economie Verordening betreffende het instellen en toekennen van de onderscheiding kwaliteitsonderneming Verordening betreffende het instellen en verlenen van onderscheidingen van de gemeente Hilvarenbeek Marktverordening 1994 Openbare orde en veiligheid Openbare orde en veiligheid Wet op de veiligheidsegio's Brandveiligheidsverordening Hilvarenbeek 2012 Drank- en horecawet Speelautomatenhalverordening Hilvarenbeek Winkeltijdenwet Verordening beperking sterke drank Brandweerwet Verordening brandveiligheid en hulpverlening 2003 Wet geneeskundige hulpverlening bij rampen Wegsleepverordening Hilvarenbeek Wet rampen en zware ongevallen Verordening inzake de winkeltijden Wet op de kansspelen Verordening op groepsaccommodaties ten behoeve van recreatief nachtverblijf Milieubeheer Milieubeheer Wet milieubeheer Afvalstoffenverordening 2015 van de gemeente Hilvarenbeek Wet belasting op milieugrondslag Wegen en verkeer Wegen en verkeer Wegenverkeerswet Regelement verkeersregels en verkeerstekens Besluit wegslepen voertuigen Wet personenvervoer Besluit administratieve bepalingen inzake het wegverkeer (BABW) + uitvoeringsvoorschriften Taxiwet Riool Riool Waterwet Gemeentelijk rioleringsplan (vGRP) Groen Groen Boswet Flora en faunawet