Verordening onderzoek en doelmatigheid en doeltreffendheid van bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling ICT-samenwerking Hoeksche Waard (Binnenmaas)

Verordening onderzoek en doelmatigheid en doeltreffendheid van bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling ICT-samenwerking Hoeksche WaardVerordening onderzoek en doelmatigheid en doeltreffendheid van bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling ICT-samenwerking Hoeksche Waard Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling ICT-samenwerking Hoeksche Waard, gelet op artikel 213a van de Gemeentewet; besluit vast te stellen de volgende verordening: Verordening voor periodiek onderzoek door het dagelijks bestuur naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het dagelijks bestuur gevoerde bestuur. 1.Definities: In deze regeling wordt verstaan onder: a.Doelmatigheid: De mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zoveel mogelijk resultaat wordt bereikt. b.Doeltreffendheid: De mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald. Artikel 2. Onderzoekfrequentie. Het dagelijks bestuur onderzoekt jaarlijks de doelmatigheid van (onderdelen van) de bedrijfsvoering en de uitvoering van taken door de gemeenschappelijke regeling. Onderwerpen van onderzoek worden jaarlijks op basis van actuele accountantsrapportages en, of interne controles bepaald. Het dagelijks bestuur toetst periodiek de doeltreffendheid van een in een programma of paragraaf opgenomen activiteit. Artikel 3. Onderzoeksplan Het dagelijks bestuur zendt na vaststelling een onderzoeksplan naar het algemeen bestuur van de te verrichten interne onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid. De manager doet jaarlijks een voorstel voor de selectie en prioritering van de onderzoeksonderwerpen in het concept-onderzoeksplan. In het onderzoeksplan worden per intern onderzoek globaal aangegeven: het object van onderzoek de relevantie van het onderzoek de reikwijdte van het onderzoek de onderzoeksmethode doorlooptijd van het onderzoek de wijze van uitvoering In het jaarplan worden de budgetten en arbeidscapaciteit die in de begroting zijn opgenomen voor de uitvoering van de onderzoeken, aangegeven. Artikel 4. Uitvoering onderzoeken De onderzoeken uit het onderzoeksplan worden uitgevoerd door een auditteam onder verantwoordelijkheid van de controller. De medewerkers die belast worden met de uitvoering van een onderzoek uit het onderzoeksplan vormen het audittea. Het onderzoek kan worden uitgevoerd door medewerkers van de gemeente of door derden. Medewerkers van de gemeenschappelijke regeling die belast worden met het onderzoek mogen in hun dagelijkse werkzaamheden betrokken zijn bij het onderzoeksobject. Analyses en aanbevelingen tot verbetering dienen echter zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand te komen en uitgevoerd te worden door medewerkers die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. het auditteam heeft toegang tot alle documenten en bestanden over de gemeentelijke bedrijfsvoering die zij in het kader van een onderzoek uit het onderzoeksplan van belang achten. Artikel 5. Voortgang onderzoeken Het dagelijks bestuur rapporteert in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid en de uitputting van bijbehorende budgetten. Artikel 6. Rapportage en gevolgtrekking De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en aanbevelingen voor verbeteringen. Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het dagelijks bestuur indien nodig een plan van verbetering op. De rapportage en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan het algemeen bestuur aangeboden. Het dagelijks bestuur neemt op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen. Artikel 7. Inwerkingtreding 1.Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en heeft terugwerkende kracht tot en met 1 januari 2014. Artikel 8. Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van bestuur van de gemeenschappelijke regeling ICT-samenwerking Hoeksche Waard.” Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 13 januari 2014. De manager, de voorzitter, W.H. van Ravestijn K. Tigelaar Artikelsgewijze toelichting Artikel 2. Onderzoekfrequentie In artikel 2 wordt het dagelijks bestuur opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. De onderzoeken naar doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. Om zoveel mogelijk in te kunnen spelen op actuele onderwerpen wordt het onderwerp van onderzoek jaarlijks gekozen, waarbij wordt ingespeeld op wat uit onderzoeken door de accountant of uit interne controles is gebleken. De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma’s of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma’s omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten. Artikel 3. Onderzoeksplan De beslissing wat te onderzoeken is aan het dagelijks bestuur. Vanzelfsprekend zal het algemeen bestuur willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als hij dat nodig acht invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het onderzoeksplan. Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal. De aard en de diepgang van de onderzoeken kan verschillen. De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Het onderzoeksplan wordt aangeboden aan het algemeen bestuur, en het algemeen bestuur kan het ter bespreking agenderen, maar het wordt door het dagelijks bestuur vastgesteld. In de verordening kan worden aangegeven wat in een onderzoeksplan in ieder geval moet worden opgenomen. De onderwerpen genoemd in het tweede lid kunnen als volgt worden toegelicht:

1. a)Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.
2. b)Met de relevantie van het onderzoek wordt aangegeven wat het belang van het te onderzoeken deel van de bedrijfsvoering, gemeentelijke taak, programma of paragraaf is en wat eventueel de aanleiding voor de keuze van het onderzoeksobject is.
3. c)De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (algemeen bestuur, dagelijks bestuur), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeenschappelijke regeling bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeenschappelijke regeling worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en niet-gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken.
4. d)Hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (benchmarking, systeemtoets, accountant, enquête, enzovoorts).
5. e)Een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen.
6. f)Hierin wordt aangegeven hoe het onderzoeksteam is samengesteld en op welke wijze het onderzoek wordt uitgevoerd. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert zullen in de onderzoeksopzet waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbetering worden gegarandeerd. Artikel 4. Uitvoering onderzoek Het onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid mag worden uitgevoerd met eigen personeel of personeel van derden. De gemeenschappelijke regeling beschikt niet over een afzonderlijke audit-functie. Een goed alternatief is het per onderzoek samenstelling van een projectmatig, multidisciplinair auditteam, waarin medewerkers van de deelnemende gemeenten zitting hebben. Met het samenstellen van een auditteam onder leiding van de controller wordt de onafhankelijkheid gewaarborgd. Artikel 5. Voortgang onderzoek De bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met inhoud van de programma’s van de begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand om in deze paragraaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Artikel 6. Rapportage en gevolgtrekking Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeenschappelijk regeling de transparantie van hun handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarvoor te verstrekken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor het algemeen bestuur, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid van de Gemeentewet. De rapporten worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat het algemeen bestuur, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt zodra ze zijn vastgesteld. Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in deze verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage, en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het dagelijks bestuur. Het is dan ook het dagelijks bestuur dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het dagelijks bestuur moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan het algemeen bestuur gestuurd. Artikel 7. Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de bekendmaking, en heeft een terugwerkende kracht tot en met 1 januari 2014. Artikel 8. Citeertitel In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.