De Archiefverordening gemeente Moerdijk 2006 (Moerdijk)

De Archiefverordening gemeente Moerdijk 2006HOOFDSTUK1Algemene bepalingen Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a. de wet: de Archiefwet 1995; b. gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; c. de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; d. de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris; e. beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats; f. beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel; g. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd; h. de gemeenschappelijke regeling: Regionaal Archief West-Brabant j. het college het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Moerdijk HOOFDSTUK2De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden. Artikel2 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder/beheerders. Artikel4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm. Artikel5 1.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2.Het eerste lid is van overeenkomstig toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel6 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel7 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast. Artikel8 Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. SLOTBEPALINGEN Artikel9Inwerkingtreding 1.Deze verordening treedt in werking op 8 dagen na bekendmaking ervan. 2.De verordening wordt met inachtneming van de bepalingen in de Gemeentewet bekendgemaakt in huis aan huis blad de Moerdijkse Bode. 3.De Archiefverordening van de gemeente Zevenbergen d.d. 2 januari 1997 wordt ingetrokken. Artikel10Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als De Archiefverordening gemeente Moerdijk 2006 Vastgesteld in de vergadering van de raad d.d. 26 oktober 2006, de griffierJ.A.M.Hereijgersde voorzitterH.W.den DuijnToelichting ARCHIEFVERORDENING GEMEENTE MOERDIJK 2006 In de regel worden de volgende taken en bevoegdheden overgedragen aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling: het opheffen van beperkingen aan de openbaarheid (artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995); het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden die uit andere hoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten (artikel 16, tweede lid, Archiefwet 1995); de benoeming van de (directeur van die dienst die als) gemeentearchivaris (gaat functioneren) (artikel 32, derde lid, Archiefwet 1995); het aanwijzen van de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen (artikel 31 Archiefwet 1995); het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden (artikel 32, tweede lid, Archiefwet 1995). Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb 671) en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet

1. Zij beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. De regeling voor het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats wordt beschreven in de Archiefverordening van de Gemeenschappelijke Regeling waaraan deze taken en bevoegdheden zijn gedelegeerd. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden maar ook op moderne digitale informatiedragers. Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit
2. Dit model is aangepast aan de dualisering van de medebewindsbevoegdheden met ingang van 8 maart
3. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden komen dan te berusten bij het College van Burgemeester en Wethouders. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de archiefbewaarplaats in de oude verordeningen is overgeheveld naar het Besluit Informatiebeheer. Verder worden sinds de dualisering van het gemeentebestuur in 2002, gemeentelijke verordeningen ondertekend door de burgemeester en de griffier. Dat is ook in deze versie aangepast. Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel 2De Ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 3De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van Artikel 7 te stellen voorschriften: Het besluit Informatiebeheer. Artikel 5De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 7De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Artikel 8Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.