Archiefverordening gemeente Ooststellingwerf 2017 (Ooststellingwerf)

Archiefverordening gemeente Ooststellingwerf 2017De raad van de gemeente Ooststellingwerf; nr. 9 gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 29-3-2017; gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995; b e s l u i t : vast te stellen de Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor hetbeheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop. (Archiefverordening gemeente Ooststellingwerf 2017) HoofdstukIDefinities Artikel1Definities In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van een nader aan te wijzen organisatieonderdeel wet: de Archiefwet 1995 HoofdstukIIDe zorg voor het beheer van de archiefbescheiden Artikel2Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vervaardigen, bewarenen, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat deduurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschrevenbewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Artikel3Kwaliteitssysteem Het college van burgemeester en wethouders stelt een kwaliteitssysteem voor het beheervan de archiefbescheiden vast. Artikel4Middelen Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Artikel5Personeel Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling vanvoldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan hetbeheer van de archiefbescheiden. Artikel6Beheervoorschriften Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of doenvaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden. Artikel7Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden tenaanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toeaan de beheerder. Artikel8Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden tenaanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar dearchiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan desecretaris. Artikel9Archiefbewaarplaats Het college van burgemeester en wethouders wijst een archiefbewaarplaats aan. HoofdstukIIIHet toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de secretaris aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel10Toezichthouder De secretaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzienvan het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar dearchiefbewaarplaats en voor zover hij daarvan zelf geen beheerder is. Artikel11Uitvoering toezicht De secretaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheidendie niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende endeskundige medewerkers. Artikel12Informatieverstrekking De beheerder verstrekt aan de secretaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van hettoezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor eengoede taakvervulling. Artikel13Toegang tot archiefbescheiden De secretaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebbentoegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin dearchiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerdworden. Artikel14Inkennisstelling door de secretaris De secretaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van hettoezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de secretaris tevens het college van burgemeester enwethouders hiervan in kennis. De secretaris geeft daarbij aan welke handelingen envoorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij ofkrachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen. Artikel15Verslag van de secretaris aan het college over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden De secretaris brengt jaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders verslag uitover het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar dearchiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer. Artikel16Verantwoording door de secretaris aan het college over beheer van de overgebrachte archiefbescheiden De secretaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college vanburgemeester en wethouders betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijnovergebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijnopgenomen. HoofdstukIVVerslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad Artikel17Verslag van het college aan de raad over het beheer Het college van burgemeester en wethouders brengt jaarlijks verslag uit aan de raad overhet beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de secretarisaan hen heeft uitgebracht conform artikel 15 en 16. HoofdstukVSlotbepalingen Artikel18Intrekking De Archiefverordening Ooststellingwerf 1997 wordt ingetrokken. Artikel19Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 juni 2017. Artikel20Naamgeving Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Ooststellingwerf 2017. Besloten in de openbare vergadering van 23 mei 2017. , griffier. , voorzitter.