Richtlijn van voor vernietiging in aanmerking komende stukken van de ambtelijke organisatie Saba 2010 (Saba)

Richtlijn van voor vernietiging in aanmerking komende stukken van de ambtelijke organisatie Saba 2010Artikel1Bewaartermijnen Categorie Omschrijving termijn Algemeen Jaarlijks terugkerende activiteiten (evenementen etc. ) Regelingen waarop activiteiten gebaseerd zijn alsmede wijzigingen en aanvullingen daarop bewaren Bescheiden betreffende de organisatie/uitvoering van de activiteiten, die jaarlijks ontstaan 5 jaar Benoeming Bescheiden betreffende de benoeming van commissieleden, stembureaus, werkgroepen etc. en aanwijzing van eilandvertegenwoordigers: Na verstrijken van de benoemingstermijn (mits benoeming in een te bewaren lijst is overgenomen) 1 jaar Vergaderingen Oproepbrieven, agenda’s, presentielijsten etc. 1 jaar Verslagen van vergaderingen: na vervallen belang vernietigen Verslagen die beleidsfactoren/ -handelingen betreffen bewaren Representatie Bijv. uitnodigingen, dankbetuigingen, rouwbeklag Na afdoening Voorschriften Eigen beleidsplannen, verordeningen en regelingen bewaren Voorschriften, richtlijnen en regelingen van derden: na vervallen of geen betekenis voor plaatselijk gebruik Bekendmakingen Welke tot bewijs dienen Bewaren Alg. bekendmakingen/publicaties 1 jaar Vergunningen, machtigingen, ontheffingen, verklaringen van geen bezwaar Na vervallen van de handeling/recht/gevolg, alsmede de ingetrokken en niet-doorgegane aanvragen 5 jaar Bescheiden ter voorbereiding, dienend ter verwerking van gegevens: na afdoening 1 jaar Weigeringen en vervallen verklaarde vergunningen 3 jaar Kennisgevingen, verzoeken om inlichtingen, opgaven Bescheiden niet langer van belang voor dienst/departement/eiland 1 jaar Opgaven ter berekening/betaling van bijdragen, belastingen of premies (bijv. salarissen, uitkeringen, pensioenen) 5 jaar Voorlichting, propaganda, reclame Bescheiden die strekken ter voorlichting/propaganda/reclame 1 jaar Statistiek Statistische opgaven bewaren Inkomstenopgaven T.b.v. berekeningen van uitkeringen (sociale zorg etc.): zodra de voorgeschreven controle heeft plaatsgevonden 5 jaar Toezicht en controle Bescheiden m.b.t. toezicht/controle op de naleving van wettelijke regelingen of gestelde voorwaarden, voor zover ze geen verdere gevolgen hebben: na vervallen belang Bescheiden betreffende toezicht, die leiden tot gedogen van situaties: na vervallen belang Aanschrijvingen en lastgeving Na vervallen 1 jaar Gegevens verwerkt in overzichten, verslagen en rapporten In geval van periodieke verwerking tot overzichten (behoudens controle): na verwerking vernietigen Uitzondering: grond-, basis-, of primaire gegevens al dan niet verkregen uit eigen sociaal- economisch of ander onderzoek: in geval van verwerking 3 jaar In geval gegevens onbewerkt zijn gebleven 5 jaar Klachten Voor zover ze geen deel uitmaken van een te bewaren zaak: na afdoening 1 jaar Hulpadministraties Administratieondersteunende bescheiden, waaronder registers dan wel staten, dienstroosters, dienstinstructies, opdrachtformulieren, overzichten, tijdverantwoording etc. Afhankelijk van het gebruik na verwerking/controle: na vaststelling van de jaarrekening 5 jaar Kennisgevingen Bescheiden die voorts niet hebben geleid tot het ontstaan van een nieuwe zaak of deel uitmaakten van een bestaande zaak 1 jaar Ingetrokken/ niet doorgegane zaken van eenvoudige aard Incl. besluiten waaraan goedkeuring is onthouden 1 jaar Tekeningen Dienen als bijlagen van de zaak waartoe ze behoren, de besluitvorming dienende of ter realisering + detailtekeningen. bewaren Afschriften/kopieën/ uittreksels Voor beoordeling van vernietigbaarheid van bescheiden voorkomende in de archieven van één of meer organisatieonderdelen, dient in overleg te worden besloten welke bescheiden dienen te worden bewaard/vernietigd: Indien geen administratief belang meer aanwezig is 1 jaar Zie ook kennisgevingen Brieven Geleide-, ontvangstbevestigings- en rappelbrieven Naar behoefte Offertes/leveringen Aanbiedingen waarvan geen gebruik wordt gemaakt onmiddellijk Correspondentie inzake het aangaan/afwijzen van een offerte/levering: na voltooiing/levering Training en cursus Bescheiden omtrent gehouden oefeningen/deelname trainingen en cursussen Naar behoefte Jaarlijkse bescheiden Uit hoofde van lidmaatschap in samenwerkingsverbanden, stichtingen, vennootschappen e.d. 1 jaar Ingeval de jaarlijkse bescheiden voor kennisgeving worden aangenomen en geen geldelijke bijdragen betreffen 5 jaar Ontvangen uit hoofde van toezicht of goedkeuring op het beleid of de tarieven van instellingen, die een financiële band met de archiefvormende organisatie hebben 5 jaar Zie voorts ook Financiën Financiën Algemeen financieel beleid/beheer (stukken mbt jaarverslagen de begroting/ salarisadministratie ) Bescheiden ter voorbereiding van de begroting/investeringsplannen, niet aan Bestuurscollege overlegd. 1 jaar Belastingzaken aangiften, aanslagen, bezwaar- en beroepsschriften 5 jaar Invorderingsbescheiden, na invordering: 5 jaar Taxaties, na vervallen: 5 jaar Boekhoudkundige bescheiden tbv de voorbereiding van begroting, na vaststelling jaarrekening: 10 jaar uitzondering: bescheiden die betreffen de vaststelling van de rekeningen, de jaarrekeningen, begrotingen en wijzigingen van de begroting alsmede bescheiden met een historisch belang bewaren Afrekeningen/betalingsbewijzen verrichte leveringen/ diensten 5 jaar Afrekeningen/betalingsbewijzen bank/giro/rek. courant 5 jaar Periodieke rapporten, betreffende controle van kas, boeken administratie en voorraden 5 jaar Leningen/voorschotten en kredieten Na aflossing/na vervallen 5 jaar Saldibiljetten, controleopgaven, na vaststelling jaarrekening 1 jaar Subsidieverlening Jaarlijks terugkerende zaken, na afrekening: 5 jaar Uitzondering: Principe besluiten ( beslissing op eenmalig voorkomende aanvragen en bij jaarlijks terugkerende zaken: de eerste toekenning, wijziging, beëindiging of intrekking). bewaren Uitkeringen/ Vergoedingen en bijdragen aan of door het land/eiland of archiefvormende instantie Bescheiden ter uitvoering van algemene regelingen door of namens het bevoegde gezag gedaan Uitzondering: bescheiden aan/door archiefvormende instantie slechts voor zover zij voor historisch onderzoek van belang zijn. 5 jaar Garanties Verlening en uitvoering: Na vervallen 5 jaar Jaarlijkse saldibiljetten: na vaststelling jaarrekening 1 jaar Verzekeringen Aanwijzing en wijziging verzekerde objecten/personen /bedragen: na vervallen 1 jaar Premiebetaling 5 jaar Polissen: na vervallen (historisch belang: bewaren) 5 jaar Schadeclaims: na afwikkeling 5 jaar Declaraties Incl. opmaak en gevoerde correspondentie 5 jaar Overige Bewaring geven van geld/geldwaardige papieren: na vervallen 1 jaar Beheer Inrichting gebouwen en terreinen + hulpmiddelen Aanschaf Verbruiksartikelen (incl. overeenkomsten van lease, huur etc.) 1 jaar Uitzondering: Uitzonderlijke/kostbare voorzieningen bewaren Gebruiksartikelen, abonnementen/lidmaatschap: na beëindiging 1 jaar Gebruik Gebruik van middelen en regeling gebruik: na beëindiging 1 jaar Onderhoud & voorzieningen Jaarlijkse voorzieningen 5 jaar Meerjarige voorzieningen: na beëindiging 5 jaar Verkoop/ inruil Alle bescheiden 1 jaar Eigendom (en werken) Beheer en exploitatie van individuele landelijke en eilandelijke objecten van eigendom en bezit Verkrijging en verlies Besluiten en beleidsbepalende bescheiden bewaren Bescheiden betreffende de totstandkoming 10 jaar Infrastructuur, aanleg van wegen, gebouwen Voorzieningen van blijvend belang: Besluiten, beleidsbepalende bescheiden en de realisering; Uitzondering: bescheiden overbodig voor de kennis der zaak/rechten en plichten, alsmede dag- en weekrapporten betreffende de uitvoering van werken Bewaren Uitzondering: 10 jaar Voorziening van tijdelijk/ondergeschikt belang: na afwikkeling of vervallen van het belang voor bestuur en administratie 10 jaar Gebruik zakelijke, persoonlijke en andere rechten erfpacht, opstal, erfdienstbaarheid, vruchtgebruik, huur en pacht etc. Bescheiden regelende de rechtsverhouding tussen partijen: na vervallen of beëindiging bewaren Onderhoud, schoonmaak, water- en energievoorziening Jaarlijkse voorzieningen 5 jaar Verzekering Zie ook Financiën 5 jaar Personeelszaken Personeelsdossiers Bescheiden inzake de benoeming, bevordering, ontslag, wachtgeld, pensioen, bezoldiging (loon), toelagen, vergoedingen, beoordelingen, nevenfuncties, strafoplegging, woonplaats, ziekte, afwezigheid, vakantie, jubilea Let op: Vernietiging kan slechts plaatsvinden nadat de pensioenfondsen gehoord zijn → daarvoor dient een lijst met de geboortedatum, tijdstip van indienst- en uitdiensttreding, functies worden overlegd. Bewaren tot 70 jaar na de geboortedatum Uitzondering: als bovenstaande bescheiden slechts hebben gediend ter informatie van bestuur en administratie 2 jaar Uitzondering: persoonsdossiers van voor het eiland gezichtsbepalende figuren (bij twijfel, raadpleeg Alg. Landarchivaris) bewaren Stukken m.b.t. sollicitaties (afgewezen) Niet-benoemde sollicitanten en de n.a.v. sollicitaties opgemaakte stukken 6 mnd Salarisadministratie Zie ook financiën 10 jaar Burgerlijke stand Registers huwelijk, overlijden, geboorte, echtscheiding Registers bewaren Bescheiden voor het opmaken, inschrijven, wijzigen en aanvullen van akten en registers: na verwerking 1 jaar Register ingekomen/vertrokken personen en binnenverhuizingen 10 jaar Verslag onderzoek registers 3 jaar Verklaring overlijden Zonder vermelding doodsoorzaak 1 jaar Met vermelding doodsoorzaak voor zover op persoonskaart (→afdeling gezondheidszorg) direct Nationaliteit Onderzoek naar identiteit: na afdoening Uitzondering: in speciale gevallen (tijdrovende onderzoeken, moeilijke communicatie, veranderde buitenlandse wetgeving, onzekerheden omtrent conclusies) - bewaren direct Voorbereiding naturalisatie, in geval van totstandkoming 1 jaar Voorbereiding naturalisatie, in geval van niet-totstandkoming 10 jaar Paspoorten, legitimatiebewijzen en andere reisdocumenten Bescheiden inzake aanvraag, uitreiking, afgifte en verlenging: na verstrijken gebruiksduur reisdocument/legitimatiebewijs 1 jaar Bescheiden inzake inhouding en inname 1 jaar Ingeleverde en ingehouden reispapieren 6 mnd verkiezingen Tevens de benoeming van vertegenwoordigende lichamen Verkiezingen Algemene regelingen inzake de organisatie van verkiezingen bewaren Bescheiden betreffende de voorbereiding en houden verkiezingen (bijv. stembiljetten, oproepkaarten e.d. ) 5 jaar Stemming (vernietiging van deze bescheiden is gebaseerd op Kiesreglement Staten en Eilandsraden. De Gezaghebber zorgt voor de vernietiging en maakt daarvan proces- verbaal

1. op)Bescheiden inzake de verzegelde pakketten: na onherroepelijke toelating van de nieuw benoemden De processen-verbaal, de rangschikking en de toekenning van plaatsen voor de Staten en de Eilandsraden: Na afloop van de tijd waarvoor de verkiezing is geschied Processen-verbaal ter vaststelling van uitslag verkiezing bewaren Benoeming Bescheiden betreffende de stemming voor de benoeming van de Staten en de Eilandsraden 5 jaar Gezondheidszorg Algemeen Bescheiden betreffende de organisatie/uitvoering van jaarlijks of periodiek terugkerende activiteiten 5 jaar Zorg individuele personen en objecten Keuring van personen Uitzondering: keuringsgegevens van personen vallende onder de werking v/d Pensioenverordening Burgerlijke Landsdienaren: na bereiken leeftijd 65 jaar 3 jaar 1 jaar Advies en begeleiding volwassenen Uitzondering: voor minderjarigen geldt: na het bereiken van leeftijd van 21 5 jaar 5 jaar Onderzoek, behandeling, bewaking en verpleging (incl. röntgenfoto’
2. s)voor volwassenen Uitzondering: Minderjarigen: na het bereiken van leeftijd 21 10 jaar 10 jaar Basisgegevens en gegevens m.b.t. erfelijke ziekten 110 jaar Bescheiden inzake het gebruik van individuele objecten (bijv. woningen, gebouwen, inrichtingen) 5 jaar Bescheiden in overige gevallen betreffende individuele personen en objecten: na verval belang voor gebruiker 1 jaar Besmettelijke ziekten Bescheiden inzake maatregelen ter voorkoming/ bestrijding 5 jaar Ambulancevervoer Bescheiden betreffende melding en rapportering 10 jaar Bescheiden betreffende vervoer 5 jaar Lijkbezorging Doodschouw en sectierapporten 3 jaar Bescheiden inzake lijkbezorging op kosten van het eiland 5 jaar Toezicht levens- en gebruiksartikelen Bescheiden inzake het toezicht op de bereiding/vervaardiging/ distributie en verkoop Uitzondering: de regeling van toezicht- bewaren 3 jaar Ruimtelijke ordening Volkshuisvesting en bouwtoezicht Algemene regelingen Bestemmingsplannen bewaren Voorbereidingsbesluiten m.b.t. bestemmingsplannen 1 jaar Overlegbescheiden m.b.t. bestemmingsplannen: na het gevoerde overleg 3 jaar De niet van belang zijnde bescheiden tot voorbereiding van de vaststelling van bestemmingsplannen e.d. 3 jaar Bouw/aanleg/gebruik Principe-uitspraken, die niet gerealiseerd worden 5 jaar Bescheiden ontvangen/opgemaakt ter voorbereiding/ verwezenlijking van vergunningen 5 jaar Vordering van woonruimte: na vervallen 5 jaar Onbewoonbaarverklaring van woningen: na sloop/ na opheffing van de onbewoonbaarverklaring 5 jaar Vergunningen Na vervallen van de handeling/recht/gevolg, alsmede de ingetrokken en niet-doorgegane aanvragen 5 jaar Bescheiden ter voorbereiding, dienend ter verwerking van gegevens: na afdoening 1 jaar Weigeringen en vervallen verklaarde vergunningen 3 jaar Own your own home foundation Bescheiden inzake stichting/verbetering en buitengewoon onderhoud:na beëindiging van de bijdragen en/of na aflossing van de betreffende financieringsvoorschotten 5 jaar Jaarlijkse exploitatiebijdragen/fondsvorming/balansen etc. Uitzondering: jaarverslagen bewaren 10 jaar Bescheiden inzake gewoon onderhoud 5 jaar Bescheiden inzake huurvaststelling en -verhoging 10 jaar Levering water/energie (aanvulling op ‘eigendommen en werken’) Leiding- en kabelnetten, installaties, apparatuur Bescheiden inzake aanleg, gebruik en verwijdering: na buitinwerkingstelling/ verwijdering 5 jaar Bescheiden inzake bewaking, controle, meting en onderhoud 5 jaar Verkrijging producten Besluiten en contracten bewaren Bescheiden overbodig voor de kennis van de zaak 10 jaar Periodieke opgaven inzake aankoop, winning, opwekking 5 jaar Behandeling producten Bescheiden inzake het beleid m.b.t. de behandeling bewaren Levering producten Algemene regeling tarieven en voorwaarden Bewaren Installateurs en fitters Erkenningen 5 jaar Sociale zorg Bescheiden inzake materiële en immateriële bijstand: na vervallen belang →vernietigen Onderwijs Algemeen Algemene regelingen en principebeslissingen bewaren Organisatie De jaarlijkse uitvoering betreffende de toelating van kleuters en leerlingen 5 jaar Speel- en werkplannen, lesroosters (incl. afwijkingen daarvan) 5 jaar De vakken van onderwijs 5 jaar De activiteiten binnen en buiten schoolverband 5 jaar Financiën: kosten, tegemoetkomingen, bijdragen, subsidies en vergoedingen ten behoeve van: Personeel/kapitaal en exploitatie 10 jaar Inrichting, meubilair, leer- speel en hulpmiddelen en benodigdheden 10 jaar het volgen /bevorderen of het voorzien/geven van onderwijs 5 jaar Jaarlijkse activiteiten binnen en buiten schoolverband 5 jaar Leerlingenadministratie en correspondentie (dossiers) Jaarlijkse in- en uitschrijvingen e.d. bewaren Bescheiden betreffende de lichamelijke/geestelijke gesteldheid van individuele leerlingen bewaren Overige bescheiden inzake individuele leerlingen (met uitzondering van onderwijsresultaten) bewaren Onderwijsresultaten leerlingen Gegevens omtrent vorderingen en resultaten, alsmede Eindexamenresultaten bewaren Leerplicht Gevallen van schoolverzuim 5 jaar Vrijstelling van leerplicht: Na vervallen 1 jaar Verslagen 5 jaar Schoolgebouw/terrein Zie Eigendommen en werken (planningbureau) Personeel Zie Personeel (PZ) Schoolgelden Zie Financiën (FEZ) Bescherming bevolking Beschermingsdiensten Bescheiden inzake de formatie, omvang, bezetting etc. 5 jaar (Bedrijfs)beschermings-plannen Na vervallen 5 jaar Verkeer Straatverlichting Aanleg en uitbreiding 5 jaar Stroomlevering 5 jaar Verkeersmaatregelen Na vervallen 5 jaar Verkeersborden Plaatsingsregelingen Bewaren Bescheiden inzake de plaatsing 5 jaar Landsverdediging Dienstplicht en militaire vorderingen Bescheiden betreffende de voorbereidingen tot de vervulling en de beëindiging van de dienstplicht 1 jaar Vergoedingen wegens dienstplicht voor zover gecontroleerd 5 jaar Militaire vorderingen (bijv. inkwartiering/ reservering gebouwen en goederen): na vervallen 1 jaar De vergoedingen wegens militaire vorderingen 5 jaar Volkstelling (census) Definitieve uitslag bewaren Bescheiden betreffende de voorbereiding/organisatie/ en verwerking/afdoening: na de volgende telling 1 jaar Straatnamen en huisnummering Straatnaamgeving en Huisnummering Besluiten tot naamgeving en vernummeringslijsten bewaren Bescheiden betreffende de uitvoering: na afdoening 1 jaar Artikel2Politie De politie is bewust niet opgenomen in deze richtlijn. Ten aanzien van de politie is er afgesproken dat deze afdeling haar eigen (digitale) archiveringssysteem handhaaft met eigen bewaartermijnen. In overleg met een vertegenwoordiger van de politie en de gezaghebber is besloten om deze afdeling geen deel uit te laten maken van deze richtlijn. Derhalve dienen politiebescheiden overgedragen te worden aan het dienstdoende hoofd van de politie om aldus te kunnen worden verwerkt in overeenstemming met hun eigen systeem. Artikel3Inwerkingtreding Dit eilandsbesluit, houdende algemene maatregelen, treedt in werking met ingang van de dag na die der afkondiging. Artikel4Slotbepalingen en ondertekening Dit eilandsbesluit, houdende algemene maatregelen, wordt aangehaald als: Eilandsbesluit Richtlijn bewaartermijnen archiefbescheiden Saba 2010.