Archiefverordening (Delft)

ArchiefverordeningDe raad der gemeente Delft; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 20 mei 1997; gelet op artikel 30 eerste lid, artikel 31 en artikel 32 tweede lid van de Archiefwet 1995; be s l u i t vast te stellen de Verordening betreffende de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht door de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening). HOOFDSTUKIALGEMENE BEPALINGEN Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: de wet: de Archiefwet 1995; het besluit: het Archiefbesluit 1995; de gemeentelijke organen: de in artikel 1, onder b, van de wet bedoelde overheidsorganen, voor zover behorende tot de gemeente; archiefbescheiden: de in artikel 1, onder c, van de wet bedoelde bescheiden van de gemeentelijke organen; de archiefbewaarplaats: de door de gemeenteraad ingevolge artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; de archiefruimte: de bewaarplaats voor de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats; de archivaris: de ingevolge artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris; de beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; de beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel; het informatiesysteem: het systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. HOOFDSTUKIIDE AANWIJZING VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Artikel2 De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats die zich bevindt op het adres Oude Delft 169 te Delft. HOOFDSTUKIIIDE ZORG VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN Artikel3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerders. Artikel5 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Artikel6 1.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen gelden als archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel7 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel8 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, voorschriften vast. HOOFDSTUKIVHET BEHEER VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Artikel9 Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Artikel10 De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen, indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. Artikel11 Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld, zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens, afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd. Artikel12 De archivaris brengt de kosten voor het verstrekken van gegevens, afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen van of uit de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen aan de verzoeker in rekening volgens een door burgemeesters en wethouders krachtens delegatie door de raad vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld. HOOFDSTUKVTOEZICHT DOOR DE ARCHIVARIS OP HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBESCHEIDEN DIE NIET ZIJN OVERGEBRACHT NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Artikel13 De archivaris ziet erop toe dat het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. Artikel14 De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel15 1.De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden. Artikel16 De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel17 De beheerders doen aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot: opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid, of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, een ander overheidsorgaan of een andere rechtspersoon; bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. HOOFDSTUKVISLOTBEPALINGEN Artikel18 De Archiefverordening van Delft 1971, het Reglement voor de gemeentelijke archiefbewaarplaats van Delft 1972 en de Instructie voor de gemeentearchivaris van Delft 1971 worden ingetrokken. Artikel19 Deze verordening treedt in werking acht dagen na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 1996. Artikel20 Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening van Delft 1997. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 29 mei 1997. Bekendgemaakt: 17 juli 1997. burgemeester H.V.van Walsumlo.secretaris D.van Doorninck