Bezoekersreglement Gemeentearchief Steenwijkerland 2017 (Steenwijkerland)

Bezoekersreglement Gemeentearchief Steenwijkerland 2017De gemeentearchivaris van de gemeente Steenwijkerland: gelet op artikel 14 van de Archiefwet 1995; gelet op artikel 16 van het Besluit Informatiebeheer 2017 Besluit vast te stellen de volgende: Voorschriften omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimte waarin deze ter beschikking worden gesteld. Hoofdstuk1- Algemene bepalingen Artikel1 In dit reglement wordt verstaan onder: gebruik van archieven en collecties: het raadplegen en het maken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen als bedoeld in artikel 14 van de Archiefwet 1995 gemeente: de gemeente Steenwijkerland gemeentearchivaris: de gemeentearchivaris van de gemeente Steenwijkerland studieruimte: de door de gemeentearchivaris aangewezen ruimte voor het gebruik van archieven en collecties door bezoekers bezoeker: een burger, die een bezoek brengt aan het gemeentehuis met het doel om archieven en collecties te gebruiken studieruimtemedewerkers: ambtenaren van de gemeente Steenwijkerland, belast met helpen van bezoekers in de studieruimte archiefbescheiden: bescheiden zoals in artikel 1, onder c. van de Archiefwet 1995 gedefinieerd archiefeenheid: een als één eenheid in omslag of kaft gebundelde hoeveelheid bescheiden, die als één individuele eenheid beschreven staat in een inventaris of catalogus en ook als één individuele eenheid kan worden opgevraagd in de studieruimte Hoofdstuk2- Studieruimte Paragraaf2.1- Algemeen Artikel2 Het meenemen van huisdieren in de studieruimte is niet toegestaan. Een uitzondering op deze regel vormt het meenemen van een geleidehond of hulphond. Artikel3 Het gebruik van de archieven en verzamelingen door bezoekers geschiedt in de studieruimte. Artikel4 Tot het gebruik van de archieven en collecties van het gemeentearchief bestaat gelegenheid wanneer de studieruimte voor het publiek geopend is. De actuele openingstijden van de studieruimte zijn te vinden op de website van de gemeente. Artikel5 Indien er in vakantieperiodes of door andere omstandigheden een verminderde personeelsbezetting is behoudt de gemeente zich het recht voor om de studieruimte tussen 12.30 en 13.30 uur te sluiten voor bezoekers. Artikel6 Tot de archiefbewaarplaats heeft niemand toegang dan uit hoofde van zijn functie of met toestemming van de gemeentearchivaris. Artikel7 Bezoekers dienen jassen en tassen en overige op te hangen aan, respectievelijk te plaatsen bij de kapstok in de studieruimte. De gemeente is niet aansprakelijk bij verlies en/of diefstal van de eigendommen. Artikel8 Bij het eerste bezoek ontvangt de bezoeker een exemplaar van dit bezoekersreglement. Artikel9 Bij het eerste bezoek aan de studieruimte dient de bezoeker zich te identificeren en een bezoekersformulier in te vullen. Artikel10 Bij ieder vervolgbezoek wordt gecontroleerd of de bezoeker geregistreerd staat, desgewenst met legitimatie. De bezoekdata worden bijgeschreven. Artikel11 De in artikel 9 en 10 bedoelde registraties zijn alleen bedoeld voor statistische doeleinden, om indien nodig de bezoeker te traceren en om misbruik van de archieven en collecties te voorkomen en traceren. Artikel12 Voor het doen van onderzoek is rust en stilte belangrijk. Overleg tussen bezoekers dient buiten de studieruimte gevoerd te worden. Artikel13 Eten en drinken in de studieruimte is niet toegestaan. Bezoekers kunnen eten of drinken buiten de studieruimte in de publieksruimte van het gemeentehuis. Na het eten en/of drinken dienen de handen gewassen te worden. Artikel14 Het gebruik door bezoekers van apparaten voor het afspelen van beeld en/of geluid dan wel voor telecommunicatie (bijvoorbeeld mobiele telefoons) is niet toegestaan, met uitzondering van draagbare computers. Voor het maken van foto’s wordt verwezen naar artikel 32 van dit reglement. Paragraaf2.2- Aanvragen, raadplegen en terugbezorgen van bescheiden Artikel15 Een bezoeker kan bij de studieruimtemedewerker bescheiden uit archieven en collecties aanvragen voor raadpleging. De archiefbescheiden worden zo snel mogelijk opgehaald. De maximale wachttijd bedraagt 30 minuten. Artikel16 Een bezoeker mag maximaal vijf archiefeenheden tegelijk in gebruik hebben. Artikel17 Een bezoeker kan tot 30 minuten voor sluitingstijd archiefbescheiden opvragen. Artikel18 Archiefbescheiden en delen van de collecties mogen niet op de grond gezet worden, maar moeten op de tafel of het bureau geplaatst worden. Artikel19 Bezoekers dienen de archiefbescheiden na raadpleging terug te bezorgen aan de studieruimtemedewerker. Artikel20 De volgende categorieën archiefbescheiden worden niet (in origineel) aan bezoekers ter beschikking gesteld: bescheiden uit archieven die in bewerking zijn bescheiden, die zodanig kwetsbaar zijn, dat raadpleging een groot risico op onherstelbare schade oplevert bescheiden of (delen van) collecties waarvan vervangende dragers beschikbaar zijn Artikel21 De gemeentearchivaris is bevoegd om een uitzondering te maken voor het onder artikel 20 bepaalde. Artikel22 De bezoeker mag archiefbescheiden, waarop een beperking van de openbaarheid berust, slechts inzien na overlegging van een schriftelijk machtiging (dispensatie) van de daarvoor bevoegde functionaris of organisatie. Artikel23 De bezoeker dient aanvragen voor het inzien van archiefbescheiden waarop een beperking op de openbaarheid berust, schriftelijk in te dienen bij de gemeentearchivaris. Formulieren hiervoor zijn beschikbaar bij de studieruimtemedewerker. Paragraaf2.3- Omgaan met het materiaal uit archieven en collecties Artikel24 De bezoeker mag de hem of haar ter raadpleging verstrekte bescheiden uit de archieven en collecties op geen enkele manier vervreemden. Wanneer vervreemding wordt geconstateerd wordt altijd de politie ingeschakeld. Artikel25 De bezoeker dient rekening te houden met de kwetsbaarheid van bescheiden uit archieven en collecties, uiterste voorzichtigheid te betrachten en al het mogelijke te doen om schade aan archiefbescheiden te voorkomen. Hiervoor dient de bezoeker minimaal de volgende regels in acht te nemen: Het vouwen of kreuken van bescheiden dient vermeden te worden. Het gebruik van bescheiden als onderlegger is niet toegestaan. Het likken aan of bevochtigen van de vingers bij het omslaan van de bladzijden is niet toegestaan. Het leunen of het plaatsen van voorwerpen op archiefbescheiden is niet toegestaan. De bescheiden moeten zo min mogelijk met de vingers aangeraakt worden. De studieruimtemedewerkers kunnen voor het raadplegen van kwetsbare materialen als kaarten, charters en foto's verplichten speciale, door de gemeente beschikbaar gestelde, handschoenen te gebruiken. Het verwijderen van labels, nietjes of ander bindmateriaal van het archiefstuk is niet toegestaan. Het (opnieuw) ordenen van losse archiefbescheiden is niet toegestaan De studieruimtemedewerker kan het gebruik van een, in de studieruimte beschikbaar, leeskussen om gebonden delen te steunen verplichten. De bladen van een archiefbescheiden mogen niet uitgewaaierd worden. Het maken van aantekeningen op archiefbescheiden is niet toegestaan. Het toevoegen van eigen documenten aan archiefbescheiden is niet toegestaan. Beschadigingen of verkeerd opgeborgen archiefbescheiden dienen aan de studieruimtemedewerker gemeld te worden. Het overtekenen van kaarten of archiefbescheiden met behulp van transparant papier is niet toegestaan. Artikel26 De bezoeker mag, vanwege het risico van onopzettelijke schade die veroorzaakt kan worden door onder meer markeerstiften, correctievloeistof, nietmachines, perforators, balpoints, vulpennen, gummen, deze voorwerpen niet gebruiken bij het raadplegen van archiefbescheiden. Artikel27 De bezoeker dient eventuele aantekeningen voor zichzelf met potlood of een draagbare computer te maken. Artikel28 De bezoeker moet de opgevraagde archiefbescheiden zorgvuldig behandelen. De kosten van eventuele schade worden op hem of haar verhaald. Artikel29 Het regelen van de schade toegebracht aan archiefbescheiden die aan de gemeente in bewaring of ter leen gegeven zijn, geschiedt door de gemeentearchivaris na overleg met degene die de bescheiden in bewaring of ter leen heeft gegeven, behoudens hetgeen hieromtrent door hoger gezag of bij overeenkomst mocht zijn bepaald. Paragraaf2.4- Reproducties Artikel30 Het maken van kopieën van bescheiden uit archieven en collecties geschiedt door de studieruimtemedewerker. Deze kan beslissen om vanwege de kwetsbaarheid van de archiefbescheiden geen kopieën te maken uit: gebonden archiefdelen dikker dan 5 centimeter bescheiden groter dan A3-formaat charters (van perkament en met een zegel), andere bescheiden van perkament en/of zegels gekleurde afbeeldingen archiefbescheiden en boeken waarvan de band het niet toelaat archiefbescheiden van vóór 1850 boeken van voor 1950 alle archiefbescheiden, die materieel niet in goede staat verkeren Artikel31 De studieruimtemedewerker bepaalt hoeveel kopieën direct worden vervaardigd. De overige kopieën worden zo snel mogelijk nagezonden. Voor de hieraan verbonden kosten wordt verwezen naar hoofdstuk 5. Artikel32 De bezoeker heeft voor het maken van foto’s van uit archieven en collecties toestemming nodig van de studieruimtemedewerker. Het gebruik van een flitser is echter verboden. Ook mag het fotograferen andere bezoekers niet hinderen. Artikel33 Het is mogelijk van afbeeldingen een digitale reproductie te verkrijgen. De bezoeker kan deze bestellen bij de studieruimtemedewerker. Voor de kosten hiervan wordt verwezen naar hoofdstuk 5. Artikel34 Voor publicatie van afbeeldingen van bescheiden uit archieven en collecties is schriftelijke toestemming van de gemeentearchivaris vereist. Zowel bij de publicatie van archiefbescheiden als van afbeeldingen is bronvermelding verplicht. Artikel35 Indien de bezoeker voor gegevens over nog levende personen gebruik maakt van de archieven en collecties van de gemeente, dan mag de bezoeker op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens deze informatie niet publiceren of op een andere wijze openbaar maken op een zodanige wijze dat de belangen van deze personen geschaad kunnen worden. Hoofdstuk3Sancties Artikel36 Bezoekers dienen zich te allen tijde te houden aan de inhoud van dit reglement en de aanwijzingen van de studieruimtemedewerkers op te volgen. Artikel37 Bij weigering zich te gedragen overeenkomstig de voorschriften van dit reglement of de aanwijzingen van de studieruimtemedewerkers kan aan de bezoeker onmiddellijk verder verblijf in de studieruimte worden ontzegd. Artikel38 Bij herhaaldelijk geconstateerd wangedrag kan de gemeentearchivaris een bezoeker de toegang tot de studieruimte worden geweigerd. Hiervan zullen andere archiefdiensten op de hoogte worden gesteld. Hoofdstuk4- Verzoeken om inlichtingen en reproducties, zowel schriftelijk als per e-mail Artikel39 Aan schriftelijke of per e-mail ontvangen verzoeken van burgers om te hunnen behoeve onderzoek in de archieven en verzamelingen te doen of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels, dan wel bewerkingen te maken, wordt door de gemeente voldaan voor zover de dienst zulks toelaat. Hoofdstuk5- Legeskosten archiefonderzoek en vervaardigen reproducties Artikel40 Voor het verrichten van onderzoek en het maken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen uit archieven en collecties door medewerkers van de gemeente, wordt betaling van legesgelden gevorderd overeenkomstig de desbetreffende bepalingen van de Legesverordening van de gemeente Steenwijkerland. Artikel41 Aan de aanvrager wordt een rekening gezonden voor het gedane onderzoek en/of de gemaakte afbeeldingen, afschriften, uittreksels, dan wel bewerkingen. Wanneer het verschuldigde bedrag is bijgeschreven op de rekening van de gemeente, worden de gegevens en/of afbeeldingen, afschriften, uittreksels, dan wel bewerkingen aan de aanvrager verstrekt, respectievelijk toegestuurd. Hoofdstuk6- Uitlening Artikel42 Uit de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en collecties kunnen voor een overeengekomen termijn archiefbescheiden worden uitgeleend ten behoeve van tentoonstellingen, mits dit geschiedt onder voldoende waarborgen voor het transport, de bewaring en beveiliging van het ter leen gegevene, tegen vergoeding van de kosten en op de door de gemeentearchivaris te stellen voorwaarden. Artikel43 Behoudens wettelijke bepalingen en het vorenstaande wordt van de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en collecties niets uitgeleend, tenzij de gemeentearchivaris daartoe in bijzondere gevallen termen aanwezig acht. Hoofdstuk7- Klachten Artikel44 Voor bejegeningsklachten is de klachtenprocedure van de gemeente Steenwijkerland van toepassing. Hoofdstuk8- Slotbepalingen Artikel45 Het Bezoekersreglement Gemeentearchief Steenwijkerland 2011 wordt ingetrokken. Artikel46 Dit besluit treedt in werking op de dag na de dag van bekendmaking. Artikel47 Dit besluit kan worden aangehaald als het Bezoekersreglement Gemeentearchief Steenwijkerland 2017. Vastgesteld te Steenwijk, dd. 1 juni 2017, De gemeentearchivaris van de gemeente Steenwijkerland, R.H. Lensen