Verordening van de raad van Achtkarspelen houdende bepalingen over het archief 2017 (Achtkarspelen)

Verordening van de raad van Achtkarspelen houdende bepalingen over het archief 2017Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen (Archiefverordening gemeente Achtkarspelen 2017) De raad van de gemeente Achtkarspelen; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 16 juni 2017; b e s l u i t : vast te stellen de Archiefverordening gemeente Achtkarspelen

1. HoofdstukIDefinities Artikel1Definities In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: de wet: de Archiefwet 1995 archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet c.organen: de gemeentelijke organen, bedoeld in artikel 1 onder b van de wet, voor zover behorende tot de gemeente Achtkarspelen d.archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats e.archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van de overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats f.beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefinfor- matie van een organisatieonderdeel HoofdstukIIDe zorg voor het beheer van de archiefbescheiden Artikel2Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Artikel3Kwaliteitssysteem Het college van burgemeester en wethouders stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast. Artikel4Middelen Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Artikel5Personeel Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Artikel6Beheervoorschriften Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden. Artikel7Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder. Artikel8Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de secretaris. Artikel9Archiefbewaarplaats Het college van burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen, inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats. HoofdstukIIIVerslaglegging door de secretaris aan het college van burgemeester en wethouders Artikel10Verslag van de secretaris aan het college over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden De secretaris brengt tweejaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel11Verantwoording van de secretaris aan het college over beheer van de overgebrachte archiefbescheiden De secretaris legt tweejaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen. HoofdstukIVVerslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad Artikel12Verslag van het college aan de raad over het beheer Het college van burgemeester en wethouders brengt tweejaarlijks verslag uit aan de raad over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de secretaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 10 en
2. HoofdstukVSlotbepalingen Artikel13Intrekking De Archiefverordening gemeente Achtkarspelen 2006 wordt ingetrokken. Artikel14Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking op de website en in regionale krant(en). Artikel15Naamgeving Deze verordening wordt aangehaald als de Archiefverordening gemeente Achtkarspelen
3. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Achtkarspelen van 13 juli
4. De griffier, mw. J. van Hoppe MPM De voorzitter, G.Gerbrandy