Archiefverordening van de gemeente Renswoude 2017 (Renswoude)

Archiefverordening Renswoude 2017De raad van de gemeente Renswoude; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 12 juni 2017; Gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995; Overwegende dat die wet voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van hetcollege van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analogearchiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezichtdaarop; BESLUIT: Besluit vast te stellen de volgende verordening: Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor hetbeheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmedebetreffende het interne toezicht daarop (Archiefverordening 2017) HoofdstukIDefinities Artikel1Definities In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a.archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van dewet b.archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats c.archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte d.archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris e.beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van een nader aan te wijzen organisatieonderdeel f.wet: de Archiefwet 1995 HoofdstukIIDe zorg voor het beheer van de archiefbescheiden Artikel2Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vervaardigen, bewarenen, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat deduurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschrevenbewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Artikel3Kwaliteitssysteem Het college van burgemeester en wethouders stelt een kwaliteitssysteem voor het beheervan de archiefbescheiden vast. Artikel4Middelen Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op degemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijnverbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Artikel5Personeel Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling vanvoldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan hetbeheer van de archiefbescheiden. Artikel6Beheervoorschriften Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of doenvaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden. Artikel7Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden tenaanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toeaan de beheerder. Artikel8Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden tenaanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar dearchiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan dearchivaris. Artikel9Archiefbewaarplaats Het college van burgemeester en wethouders wijst een archiefbewaarplaats aan. HoofdstukIIIHet toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording doorde archivaris aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van dearchiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel10Toezichthouder De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzienvan het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar dearchiefbewaarplaats. Artikel11Uitvoering toezicht De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheidendie niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende endeskundige medewerkers. Artikel12Informatieverstrekking De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van hettoezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor eengoede taakvervulling. Artikel13Toegang tot archiefbescheiden De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebbentoegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin dearchiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerdworden. Artikel14Inkennisstelling door de archivaris De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van hettoezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het college van burgemeester enwethouders hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen envoorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij ofkrachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen. Artikel15Verslag van de archivaris aan het college over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden De archivaris brengt jaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders verslag uitover het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar dearchiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer. Artikel16Verantwoording door de archivaris aan het college over beheer van de overgebrachte archiefbescheiden De archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college vanburgemeester en wethouders betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijnovergebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijnopgenomen. HoofdstukIVVerslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aande raad Artikel17Verslag van het college aan de raad over het beheer Het college van burgemeester en wethouders brengt jaarlijks verslag uit aan de raad overhet beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de archivarisaan hen heeft uitgebracht conform artikel 15 en

1. HoofdstukVSlotbepalingen Artikel18Intrekking De Archiefverordening Renswoude 1999 wordt ingetrokken. Artikel19Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op de derde dag na die waarop zij is bekendgemaakt. Artikel20Naamgeving Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van de gemeente Renswoude
2. Memorie van toelichting De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken enverantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellenverordening. Deze Archiefverordening dient daartoe. Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet
3. Algemeen wordt dit begripuitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende entoegankelijke staat van de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van het beheer van dearchiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor dearchiefbescheiden worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden op orde wordt eenefficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigenrechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over hetgemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorischearchiefbescheiden worden gegarandeerd. Deze verordening bestaat, naast definities en slotbepalingen, uit drie gedeelten. Hoofdstuk IIgeeft aan welke aspecten van het beheer van archiefbescheiden door het college vanburgemeester en wethouders geregeld moeten worden. Hoofdstuk III regelt het toezicht ophet beheer van archiefbescheiden en de wijze waarop het college van burgemeester en wethouders wordt geïnformeerd over het beheer van archiefbescheiden en de uitvoering vanhet toezicht. Hoofdstuk IV bevat bepalingen over het informeren van de raad.Het college van burgemeester en wethouders neemt op grond van deze verordening eenaantal besluiten. Het beheer van de archiefbescheiden wordt nader geregeld in het BesluitInformatiebeheer, op grond van artikel
4. De taken en verantwoordelijkheden van de gemeentearchivaris worden vermeld in diens benoemingsbesluit. Ten slotte wordt eenbesluit genomen ter aanwijzing van de archiefbewaarplaats waaronder begrepen een edepot. Artikelsgewijze toelichting Artikel1 a.Archiefbescheiden: met dit wettelijke begrip wordt bedoeld het geheel van op één ofmeer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, dieworden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen vande gemeente. Dit ongeacht de vorm of de leeftijd van de archiefbescheiden. Hetbegrip ‘archiefbescheiden’ suggereert evenals het begrip ‘archief’ ten onrechte dathet slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Taken en werkprocessen van de gemeente kunnen worden uitbesteed aan anderepartijen, zoals een orgaan als bedoeld in de Wet Gemeenschappelijke regelingen. Ziehiervoor de Notitie Verbonden Partijen van het Landelijk Overleg van ProvincialeArchiefinspecteurs (LOPAI) en de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland(BRAIN). Archiefbescheiden die door dergelijke organen of partijen worden gevormdop grond van taken en/of de werkprocessen van de gemeente vallen onder dewerking van deze verordening. Dat geldt dus ook voor privaatrechtelijke rechtspersonen die gemeentelijke taken uitvoeren. b.Archiefbewaarplaats: de locatie waarheen blijvend te bewaren archiefbescheidenconform de wet worden overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling. Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring,het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale archiefbescheiden: het e-depot. c.Archiefruimte: ruimte of beheeromgeving waar de blijvend te bewaren analoge ofdigitale archiefbescheiden na afhandeling worden bewaard totdat deze naar dearchiefbewaarplaats worden overgebracht. Artikel2 Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet. Artikel3 De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het beheer van dearchiefbescheiden vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. De toelichting op ditartikel stelt: ‘De kern van dit artikel is dat elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden enuitvoering van taken.’ Het beheer van de archiefbescheiden dient vervolgens te voldoen aande eisen onder andere door deze regelmatig te toetsen. Artikel8 Artikel 32, derde lid, van de wet bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders dearchivaris benoemt. Artikel 32, eerste lid, van de wet bepaalt dat de archivaris dearchiefbewaarplaats beheert. Artikel9 Dit is bepaald in artikel 31 van de wet. Artikel15en 16 De verslaglegging en het afleggen van verantwoording door de archivaris vormen de basisvoor de verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad. Artikel17 Hierdoor wordt de raad in de gelegenheid gesteld het college van burgemeester enwethouders te controleren ten aanzien van zijn zorgtaak. Deze informatie kan tevensgebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten teinformeren. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van 27 juni 2017de griffier, de voorzitter,