Vergaderregeling fusieraad Altena 2019 (Werkendam)

Vergaderregeling fusieraad Altena 2019De raad van de gemeente Werkendam; gelezen het voorstel van de raadswerkgroep Altena 2019 d.d. 6 juni 2017, inzake aanpassing van de vergaderregeling voor de raadswerkgroep en de fusieraad; gelezen het advies van de fusieraad; besluit: De vergaderregeling van de fusieraad AWW in te trekken en de vergaderregeling van de fusieraad Altena 2019 vast te stellen. Vergaderregeling fusieraad Altena 2019 Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: lid: een lid van de fusieraad voorzitter: voorzitter van de fusieraad of diens vervanger; griffier: griffier van een van de raden van Aalburg, Werkendam of Woudrichem; vergadering: vergadering van de fusieraad stuurgroep: de stuurgroep Altena 2019 raden: de raden van de gemeenten Aalburg, Werkendam en Woudrichem fractie: fractie van een van de raden Hoofdstuk 2 Instelling, taken en samenstelling Artikel 2 Instelling fusieraad De raden van Aalburg, Werkendam en Woudrichem stellen een gezamenlijke commissie in op basis van artikel 84 Gemeentewet, verder te noemen: fusieraad. Artikel 3 Taken De fusieraad vervult de functie van de informatieve en opiniërende raadsbijeenkomsten respectievelijk commissievergaderingen van de afzonderlijke raden met betrekking tot onderwerpen die de fusie van de drie gemeenten betreffen en andere onderwerpen waarover de drie gemeenten hun besluitvorming op elkaar af willen stemmen met het oog op de fusie. Daarbij worden de volgende taken onderscheiden: adviseren aan de raden van Aalburg, Werkendam en Woudrichem inzake voorstellen waarover besluitvorming door deze raden noodzakelijk is; adviseren aan de raad van Altena inzake voorstellen waarover de raad van Altena moet besluiten; adviseren aan en overleggen met de stuurgroep Altena 2019 inzake bovengenoemde en overige aangelegenheden. Artikel 4 Samenstelling De fusieraad is samengesteld uit alle leden van de raden van Aalburg, Werkendam en Woudrichem. De fracties voeren bij voorkeur het woord met 1 woordvoerder per fractie, waarbij de woordvoerder per onderwerp kan verschillen en fracties van verschillende raden gezamenlijk 1 woordvoerder aan kunnen wijzen. De voorzitter is de externe voorzitter van de stuurgroep Altena 2019; hij vervult de rol van onafhankelijke, technische voorzitter. Indien hij is verhinderd wordt deze functie waargenomen door een van de commissievoorzitters of plaatsvervangende voorzitters van een van de raden. De leden van de stuurgroep en de overige leden van de colleges van de drie gemeenten worden uitgenodigd voor de vergaderingen van de fusieraad en nemen desgevraagd deel aan de beraadslagingen. Artikel 5 Griffier Het secretariaat van de fusieraad wordt opgedragen aan de griffier. Hoofdstuk 3 Vergaderingen Artikel 6 Vergaderdiscipline De fusieraad vergadert volgens een door de fusieraad vast te stellen planning en verder wanneer de voorzitter dit in overleg met de griffier nodig acht of indien ten minste 3 leden namens 3 fracties schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken. Artikel 7 Agenda De voorzitter stelt in overleg met de griffiers de voorlopige agenda voor de fusieraad vast. Agenderingsverzoeken die zijn ingediend door ten minste drie leden namens drie fracties worden toegevoegd aan de voorlopige agenda. De griffier zendt ten minste tien dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken. In spoedeisende gevallen kunnen aanvullende agendapunten en aanvullende stukken worden toegevoegd; deze worden zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk drie dagen voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden. Bij aanvang van de vergadering stelt de fusieraad de agenda vast. De fusieraad kan onderwerpen aan de agenda toevoegen, van de agenda afvoeren of de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen. Artikel 8 Ter inzage leggen van stukken Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder op de websites van Altena 2019 en van de drie gemeenten ter inzage geplaatst. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken worden verzonden aan de leden, worden deze tegelijkertijd ter inzage geplaatst op de websites. Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier een lid op verzoek inzage. Artikel 9 Openbare kennisgeving De vergadering wordt aangekondigd op de gemeentelijke informatiepagina’s in huis-aan-huisbladen. Daarnaast wordt de vergadering door het plaatsen van een aankondiging op de gemeentelijke websites en de website Altena 2019 openbaar gemaakt. Artikel 10 Presentielijst Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de griffier door ondertekening vastgesteld. Een lid dat voor de sluiting de vergadering verlaat, meldt dit aan de voorzitter. De melding wordt in de notulen opgenomen. De griffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen. Artikel 11 Opening vergadering en quorum Een vergadering wordt niet geopend voordat de meerderheid van elk van de drie raden vertegenwoordigd is. Daarbij kan een fractie worden vertegenwoordigd door een lid van die fractie dan wel door een lid van een fractie van een andere raad. Deze vertegenwoordiging blijkt uit een eerdere verklaring van de betreffende fractie(s) tijdens een vergadering van de fusieraad, dan wel een ten behoeve van de betreffende vergadering afgegeven verklaring. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal fracties vertegenwoordigd is, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen. Op deze vergadering is het eerste lid niet van toepassing. Artikel 12 Verslag De griffier draagt zorg voor het opstellen van een conceptverslag van de vergadering. Het verslag bevat tenminste: de namen van aanwezige leden, de voorzitter, de griffier en de collegeleden, evenals die van de overige personen die het woord gevoerd hebben; een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest; gedane toezeggingen; een samenvatting van het advies met vermelding van de fracties die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring, en met aantekening van de fracties die zich niet hebben uitgelaten. Een concept van het verslag van de voorgaande vergadering wordt aan de leden toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke oproep. Het concept van het verslag wordt op hetzelfde moment toegezonden aan de overige personen die het woord gevoerd hebben en hebben aangegeven een concept van het verslag te willen ontvangen. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld. De leden, de voorzitter en de collegeleden hebben het recht, voorz over zij bij de behandeling aanwezig waren, een voorstel tot wijziging van het verslag aan de fusieraad te doen, indien het concept van het verslag onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft wat er besloten is. Een voorstel tot verandering dient voor 12:00 uur van de dag van de vergadering bij de griffier te worden ingediend. Artikel 13 Advies Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is besproken, sluit hij de beraadslaging, tenzij de fusieraad anders beslist. Als de fusieraad een advies uitbrengt beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies. Het advies kan ook zijn om niet over te gaan tot besluitvorming. Indien het een advies betreft aan de afzonderlijke raden, wordt na bespreking van het voorstel geconcludeerd of het voorstel voldoende is besproken om ter besluitvorming te worden doorgeleid naar de afzonderlijke raden. Daarbij wordt gepeild of er voldoende draagvlak is voor eenduidige besluitvorming. Deze peiling vindt plaats per raad en per fractie, waarbij voor de beoordeling van het draagvlak het aantal zetels per fractie en per raad in ogenschouw wordt genomen. Indien er onvoldoende draagvlak voor het voorstel is in één of meer raden, doet de voorzitter een voorstel voor een passende vervolgbehandeling. Indien het een advies betreft aan de raad van Altena wordt na bespreking van het voorstel geconcludeerd of het voorstel voldoende is besproken en of er voldoende draagvlak is in de raden van Aalburg, Werkendam en Woudrichem om het voorstel met een positief advies ter vaststelling voor te leggen aan de raad van Altena. Het draagvlak wordt gepeild op dezelfde wijze als in lid

1. Indien er onvoldoende draagvlak voor het voorstel is in één of meer raden, doet de voorzitter een voorstel voor een passende vervolgbehandeling. Indien het een advies betreft aan de Stuurgroep Altena 2019 wordt na bespreking van het onderwerp geconcludeerd of het onderwerp voldoende is besproken en of er voldoende draagvlak is in de raden van Aalburg, Werkendam en Woudrichem. Het draagvlak wordt gepeild op dezelfde wijze als in lid
2. In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van procedurele aangelegenheden zoals geheimhouding en voorstellen van orde. Artikel 14 Amendementen Ieder lid kan tot het sluiten van de beraadslagingen wijzigingen voorstellen op het geagendeerde besluit, inclusief het voorstel om het voorgestelde besluit in een of meer onderdelen te splitsen, waarover afzonderlijke besluitvorming zal plaatsvinden. Ieder lid kan op het amendement dat door een lid is ingediend een wijziging (subamendement) voorstellen. Een conceptamendement wordt bij voorkeur drie werkdagen van tevoren aangeleverd bij de griffier, die dit doorstuurt naar alle leden. Een (sub)amendement moet schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend, tenzij de voorzitter – met het oog op het eenvoudige karakter van het voorgestelde – oordeelt dat met een mondelinge indiening kan worden volstaan. Het draagvlak voor een amendement wordt op dezelfde wijze gepeild als bedoeld in artikel 13 lid
3. Indien er voldoende draagvlak is voor een amendement, wordt de tekst ervan verwerkt in het voorgestelde besluit. De peiling over amendementen vindt plaats voor de peiling van het aanhangige voorstel. Indien op een amendement een subamendement is ingediend, wordt eerst het subamendement gepeild en vervolgens het amendement. Indien twee of meer amendementen of subamendementen op een aanhangig voorstel zijn ingediend, bepaalt de voorzitter de volgorde waarin deze worden gepeild. Daarbij geldt de regel, dat het meest verstrekkende (sub)amendement het eerst in stemming wordt gebracht. Artikel 15 Moties Ieder lid kan ter vergadering een motie indienen. Een conceptmotie wordt bij voorkeur drie werkdagen van tevoren aangeleverd bij de griffier, die dit doorstuurt naar alle leden. Een motie moet schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend. De peiling over een motie die is ingediend over een aanhangig voorstel vindt plaats na de peiling over dat voorstel, tenzij de fusieraad oordeelt dat een andere volgorde gewenst is. De behandeling van een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt plaats nadat alle agendapunten zijn behandeld. Het draagvlak voor een motie wordt op dezelfde wijze gepeild als bedoeld in artikel 13 lid
4. Artikel 16 Deelname aan de beraadslaging door anderen De fusieraad kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging. Artikel 17 Spreekrecht burgers Ingezetenen van de drie gemeenten en rechtstreeks belanghebbenden zoals bedoeld in artikel 1:2 van de Algemene wet bestuursrecht hebben recht om in te spreken in de vergaderingen van de fusieraad. De voorzitter kan beperkingen stellen aan de spreektijd en het aantal insprekers. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken meldt dit voor 12:00 uur van de dag van de vergadering aan de griffier. De voorzitter of een lid doet een voorstel voor de verdere behandeling van de inbreng van de inspreker. Artikel 17a Burgerinitiatiefvoorstel Inwoners kunnen een initiatiefvoorstel indienen. De fusieraad neemt een initiatiefvoorstel in behandeling indien dit is ondertekend door tenminste 50 inwoners van 16 jaar of ouder en een onderwerp betreft dat past bij de taak van de fusieraad. Artikel 18 Voorstellen van orde De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De opiniërende vergadering beslist hier terstond over. Besloten vergadering en geheimhouding Artikel 19 Toepassing verordening op besloten vergadering Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing , voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering. Degene die kennis dragen van de stukken waarover geheimhouding is opgelegd mogen aanwezig zijn bij de besloten vergadering. Concept verslagen van besloten raadsvergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de raadsleden ter inzage gelegd bij de griffier. Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de fusieraad een besluit over het al dan niet openbaar maken van het vastgestelde verslag. De vastgestelde verslagen worden door de voorzitter en de griffier ondertekend. Artikel 20 Opheffing geheimhouding Als een raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de fusieraad die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de fusieraad overleg gevoerd. Toehoorders en pers Artikel 21 Toehoorders en pers De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden. De voorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen. Artikel 22 Geluid- en beeldregistraties Degenen die van een vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Hoofdstuk 4 Overige bepalingen Artikel 23 Schriftelijke vragen Ieder lid kan aan de stuurgroep buiten de vergadering van de raad om schriftelijke vragen stellen. Deze vragen worden zo spoedig mogelijk beantwoord, in elk geval binnen dertig dagen. De antwoorden worden ook ter kennis gebracht van de overige leden. Artikel 24 Uitleg verordening In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de fusieraad op voorstel van de voorzitter. Artikel 25 Inwerkingtreding en citeertitel Dit reglement treedt in werking op de dag na openbare bekendmaking. De op 26 januari 2016 vastgestelde vergaderregeling voor de fusieraad wordt ingetrokken. Dit reglement wordt aangehaald als: Vergaderregeling fusieraad Altena
5. Aldus besloten door de raad van de gemeente Werkendam in zijn openbare vergadering van 4 juli 2017 de raadsgriffier, de voorzitter, mr. I. Bakker mr. Y.C.M.G. de Boer