REGLEMENT VOOR DE HAAGSE BEVOLKINGSADMINISTRATIEREGLEMENT VOOR DE HAAGSE BEVOLKINGSADMINISTRATIE Burgemeester en wethouders van de gemeente Den Haag gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie pe

rsoonsgegevens, de Wet bescherming persoonsgegevens en de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens besluiten: In te trekken het Reglement voor de Haagse bevolkingsadministratie, BBZ/2004.19 d.d. 4 januari 2005; Vast te stellen het volgende: Reglement voor de Haagse bevolkingsadministratie. HOOFDSTUK1ALGEMENE BEPALINGEN Artikel1Begripsbepalingen Dit reglement verstaat onder: de Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 2002, 191); de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties; verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens , vastgesteld door de gemeenteraad op 8 november 2001; basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de Wet; aangehaakt gegeven: een in de bevolkingsadministratie opgenomen gegeven anders dan ter uitvoering van de Wet (bijlage 1); gekend persoon: degene die geen ingeschrevene is en over wie, ter uitvoering van gemeentelijke taken, gegevens zijn opgenomen in de bevolkingsadministratie; bevolkingsadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens over de bevolking bestaande uit de basisadministratie, de gekende personen, de aangehaakte gegevens en de kernregistratie natuurlijke personen; kernregistratie (natuurlijke personen): de verzameling die toegang geeft tot gegevens van de basisadministratie, gekende personen en aangehaakte gegevens; centrale directory service (CDS): het bestand met NAW-gegevens, dat gebruikt wordt voor de elektronische dienstverlening; verantwoordelijke: degene die zeggenschap heeft over de bevolkingsadministratie zijnde het college van burgemeester en wethouders; beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie en aan wie de bevoegdheden van de verantwoordelijke inzake de uitvoering van de Wet en in samenhang daarmee de Wet bescherming persoonsgegevens zijn gemandateerd; ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet, in de basisadministratie van de gemeente is opgenomen; ingezetene: de ingeschrevene op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van zijn vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen; betrokkene: een ingezetene , een ingeschrevene of een gekend persoon; afnemer: afnemer als bedoeld in artikel 1 van de Wet; binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente; buitengemeentelijke afnemer: elke andere afnemer dan een binnengemeentelijke afnemer; derde: elke andere persoon of instelling dan een afnemer en de ingeschrevene; raadpleger: de persoon of instelling die op basis van de Wet bescherming persoonsgegevens toegang heeft tot de kernregistratie natuurlijke personen; protocollering: het vastleggen van gegevensverstrekkingen uit de bevolkingsadministratie aan een afnemer of derde; (gegevens)verstrekking: elke verstrekking van gegevens in welke vorm en aan welke persoon of instantie dan ook. Artikel2Beheer van de bevolkingsadministratie Beheerder van de bevolkingsadministratie is de directeur van de Dienst Burgerzaken. Artikel3Toepasselijke regelgeving 1.De bevolkingsadministratie wordt zoveel mogelijk als één geheel, onder toepassing van de Wet, behandeld. 2.Ten aanzien van de onderwerpen waarover de Wet en de Wet bescherming persoonsgegevens niet-gelijkluidende bepalingen hebben, wordt met betrekking tot de aangehaakte gegevens en de gekende personen de Wet bescherming persoonsgegevens toegepast. 3.Op de kernregistratie natuurlijke personen is de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing. HOOFDSTUK2DOEL EN INHOUD VAN DE BEVOLKINGSADMINISTRATIE Artikel4Doelstellingen met betrekking tot de bevolkingsadministratie 1.De bevolkingsadministratie heeft tot doel: gegevens te verwerken ter uitvoering van de Wet; gegevens te verwerken ten behoeve van het verlenen van diensten aan burgers en het uitvoeren van bij of krachtens wet opgelegde taken; gegevens te verwerken ter uitvoering van de door het gemeentebestuur opgedragen taken; informatie te leveren aan afnemers en derden, slechts voorzover dezen daar recht op hebben. 2.De aangehaakte gegevens worden alleen gebruikt indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van gemeentelijke taken. Artikel4aDoelstelling met betrekking tot de kernregistratie natuurlijke personen De kernregistratie heeft tot doel gegevens te verstrekken aan afnemers en raadplegers, slechts voorzover deze daar recht op hebben op basis van de Wet of de Wet bescherming persoonsgegevens. Artikel5Categorieën van personen van wie gegevens in de bevolkingsadministratie voorkomen 1.In de bevolkingsadministratie komen alleen gegevens voor van ingeschrevenen, ingezetenen en gekende personen. 2.Gekende personen worden opgenomen op basis van hun relatie met ingeschrevenen of ingezetenen of op basis van hun relatie met binnengemeentelijke afnemers. Artikel5aCategorieën van personen van wie gegevens in de kernregistratie natuurlijke personen voorkomen In de kernregistratie komen de gegevens voor van de personen die in de bevolkingsadministratie voorkomen. Artikel6Soorten van gegevens en de wijze van verkrijging 1.Naast de gegevens die op grond van de Wet in de bevolkingsadministratie worden opgenomen en op de in de Wet vermelde wijze worden verkregen, kunnen worden opgenomen de aangehaakte gegevens zoals vermeld in bijlage

1. 2.Aangehaakte gegevens kunnen, voorzover zij niet zijn verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, worden verkregen door opgave van een ingeschrevene of een gekend persoon of van afnemers of derden in het kader van wettelijke bepalingen. 3.Van de gekende personen worden slechts die gegevens opgenomen die nodig zijn voor het uitvoeren van de taken van gemeentelijke diensten. Artikel6aSoorten van gegevens in de kernregistratie en de wijze van verkrijging In de kernregistratie worden de gegevens uit de bevolkingsadministratie opgenomen met uitzondering van gegevens met betrekking tot afnemersindicaties en proceshistorie. Artikel7Verwijdering van opgenomen gegevens Verwijdering van gegevens uit de bevolkingsadministratie vindt plaats: op grond van bepalingen bij of krachtens de Wet; op grond van een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke, indien de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de bevolkingsadministratie. HOOFDSTUK3BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE VERSTREKKING VAN GEGEVENS Artikel8Voorwaarden voor verstrekking 1.Teneinde voor een verstrekking in aanmerking te komen: dient uit een schriftelijk verzoek om verstrekking duidelijk te blijken voor welk doel en op welke grond de informatie gevraagd wordt; dient aangegeven te worden welke persoon of categorieën van personen het verzoek behelst; dienen door de verantwoordelijke te bepalen bewijsstukken, zoals bijv. een identiteitsbewijs of schriftelijke toestemming van een betrokkene, te worden overgelegd. 2.De afnemers en derden mogen de verstrekkingen slechts verwerken voor het doel waarvoor deze zijn gedaan. Zij moeten bij de verwerking van de verkregen gegevens handelen conform de geldende privacywetgeving. 3.Voor alle verstrekkingen geldt dat de daaruit verkregen informatie na zes maanden niet meer mag worden gebruikt dan na toestemming van de verantwoordelijke. De toestemming is niet nodig als de afnemer/derde zelf zorgdraagt voor actualisering van de gegevens. 4.De verantwoordelijke kan nadere voorwaarden stellen. Artikel9Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie hebben: de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van de Dienst Burgerzaken; de medewerkers die belast zijn met taken als beheer en onderhoud van de systemen; Artikel10Rechtstreekse toegang tot de kernregistratie natuurlijke personen en de CDS door binnengemeentelijke afnemers 1.De in bijlage 2 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de gegevens in de kernregistratie natuurlijke personen en in de CDS die zij nodig hebben voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. 2.De directeur van de betreffende dienst wijst schriftelijk de medewerkers aan die bevoegd zijn de kernregistratie natuurlijke personen en de CDS te raadplegen, of persoonsgegevens op te halen uit een andere Nederlandse gemeente. 3.De afnemers dienen de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer na te leven. De beheerder is bevoegd hiertoe controles te (doen) houden. Artikel10aRechtstreekse toegang tot de kernregistratie natuurlijke personen en de CDS door raadplegers 1.De in bijlage 3 genoemde raadplegers hebben rechtstreekse toegang tot de gegevens in de kernregistratie natuurlijke personen en in de CDS die zij nodig hebben voor de uitvoering van de daar genoemde taken. 2.De (directeur van de) raadpleger wijst schriftelijk de medewerkers aan die bevoegd zijn de kernregistratie natuurlijke personen en de CDS te raadplegen. 3.De raadplegers dienen de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer na te leven. De beheerder is bevoegd hiertoe controles te (doen) houden. Artikel11Systematische verstrekkingen aan Afnemers en raadplegers 1.Afnemers en raadplegers kunnen met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de Wet op systematische wijze de gegevens afnemen die zij nodig hebben voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. 2.Daarnaast kunnen zij verzoeken om andere verstrekkingen langs systematische wijze, zoals selecties. Artikel12Systematische verstrekking aan buitengemeentelijke afnemers Aan buitengemeentelijke afnemers kunnen systematisch gegevens worden verstrekt op basis van een afzonderlijk besluit van de verantwoordelijke, mits zij deze gegevens niet reeds langs systematische weg verkrijgen krachtens een besluit van de Minister. Artikel13Andere verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op schriftelijk, mondeling, of telefonisch verzoek slechts gegevens worden verstrekt indien buiten twijfel, ter beoordeling van de verantwoordelijke,is dat het verzoek afkomstig is van een gemeentelijke afnemer en deze de gegevens nodig heeft ter vervulling van zijn taken. Artikel14Verbanden met andere bestanden Op grond van een besluit van de verantwoordelijke kunnen aan een andere verantwoordelijke zoals bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens voor verwerking van persoonsgegevens gegevens uit de bevolkingsadministratie worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit twee of meer bestanden. Artikel15Gegevensverstrekking aan vrije derden 1.Aan de rechtspersonen als bedoeld in artikel 100 van de Wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens, desgewenst systematisch of in de vorm van selecties, worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang waarvoor de gegevens gevraagd worden. 2.Aan natuurlijke personen als bedoeld in artikel 100 van de Wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang van de aanvrager. 3.Aan vrije derden kunnen gegevens worden verstrekt als bedoeld in artikel 109 lid 1 van de Wet onder de daar genoemde omstandigheden en voorwaarden. Artikel16Terugmeldverplichting 1.Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hem verstrekt is uit de bevolkingsadministratie, doet hiervan mededeling aan de beheerder. 2.Binnengemeentelijke afnemers en raadplegers doen de beheerder op diens verzoek onverwijld schriftelijk mededeling van door hen geconstateerde afwijkingen tussen gegevens die zij uit de bevolkingsadministratie hebben gekregen en gegevens waarvan zij op andere wijze kennis hebben gekregen. 3.De beheerder kan de wijze bepalen waarop de terugmeldingen dienen te worden gedaan. 4.De beheerder kan de wijze bepalen waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer of raadpleger naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan. HOOFDSTUK4PROTOCOLLERING Artikel17Protocollering 1.De beheerder legt gegevens vast inzake de gegevensverstrekkingen als bedoeld in de artikelen 6 en 110 van de Wet. 2.De beheerder kan de protocolleringsgegevens actief aan betrokkenen bekend maken. HOOFDSTUK5HET VESTIGINGSREGISTER Artikel18Toepasselijkheid Reglement Dit Reglement is, voorzover de Wet niet anders bepaalt, van overeenkomstige toepassing op het Vestigingsregister als bedoeld in hoofdstuk 4 van de Wet. HOOFDSTUK6OVERIGE BEPALINGEN Artikel19Beveiliging 1.De beheerder treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging. 2.De beheerder beschrijft de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot systeembeheer, applicatiebeheer, gegevensbeheer, informatiebeheer en privacybeheer. Artikel20Slotbepaling 1.Dit reglement wordt aangehaald als Reglement voor de Haagse bevolkingsadministratie. 2.Het reglement ligt ter inzage in het gemeentelijk ContactCentrum en op alle stadsdeelkantoren bij de Dienst Burgerzaken 3.De beheerder zendt het reglement aan het College Bescherming Persoonsgegevens. 4.Dit reglement treedt in werking op
2. Den Haag, 2005 Burgemeester en wethouders van Den Haag, de secretarisde burgemeesterBIJLAGE1 Aangehaakte gegevens kunnen zijn: Binnengemeentelijke afnemersindicaties Voogdijgegevens Onderzoeks- en signaleringsgegevens Gegevens inzake systeembeheer en autorisaties Relaties Aliassen/pseudoniemen Historische gegevens Rijbewijsgegevens Dienstplichtcode Code lid stembureau Historische bewoning Begin gezin BIJLAGE2: Autorisaties van SZW GBD BSD DSB DSO FAD OCW POO Politie Haaglanden Haeghegroep Brandweer a. SZWa. Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid PERSOON SOFI-NUMMER/BURGERSERVICENUMMER REISDOCUMENTEN OUDER1 OUDER2 NATIONALITEIT PARTNER OVERLIJDEN INSCHRIJVING VERBLIJFPLAATS KIND VERBLIJFSTITEL VERWIJZING GEZINSSAMENSTELLING b. GBDb. Gemeentelijke Belastingdienst PERSOON SOFI-NUMMER/BURGERSERVICENUMMER OUDER1 OUDER2 PARTNER OVERLIJDEN INSCHRIJVING VERBLIJFPLAATS KIND VERWIJZING c. BSDc. Bestuursdienst PERSOON SOFI-NUMMER/BURGERSERVICENUMMER OUDER1 OUDER2 PARTNER OVERLIJDEN INSCHRIJVING VERBLIJFPLAATS KIND REISDOCUMENT VERWIJZING GEZINSSAMENSTELLING d. DSBd. Dienst Stadsbeheer PERSOON SOFI-NUMMER/BURGERSERVICENUMMER PARTNER OVERLIJDEN INSCHRIJVING VERBLIJFPLAATS KIND VERWIJZING e. DSOe. Dienst Stedelijke Ontwikkeling PERSOON SOFI-NUMMER/BURGERSERVICENUMMER OUDER1 OUDER2 NATIONALITEIT PARTNER OVERLIJDEN INSCHRIJVING VERBLIJFPLAATS VERBLIJFSTITEL VERWIJZING GEZINSSAMENSTELLING f. FADf. Facilitare Dienst PERSOON SOFI-NUMMER/BURGERSERVICENUMMER OUDER1 OUDER2 PARTNER OVERLIJDEN INSCHRIJVING VERBLIJFPLAATS KIND VERWIJZING g. OCW en g. Onderwijs, Cultuur & Welzijn PERSOON SOFI-NUMMER/BURGERSERVICENUMMER OUDER1 OUDER2 NATIONALITEIT PARTNER OVERLIJDEN INSCHRIJVING VERBLIJFPLAATS KIND VERWIJZING h. POOh. Primair Openbaar Onderwijs PERSOON SOFI-NUMMER/BURGERSERVICENUMMER OUDER1 OUDER2 NATIONALITEIT PARTNER OVERLIJDEN INSCHRIJVING VERBLIJFPLAATS KIND VERWIJZING i. Politie Haaglandeni. Politie Haaglanden PERSOON SOFI-NUMMER/BURGERSERVICENUMMER OUDER1 OUDER2 NATIONALITEIT PARTNER OVERLIJDEN INSCHRIJVING VERBLIJFPLAATS KIND VERBLIJFSTITEL GEZAGSVERHOUDING REISDOCUMENT VERWIJZING j. Haeghegroepj. Haeghe Groep PERSOON SOFI-NUMMER/BURGERSERVICENUMMER OUDER1 OUDER2 PARTNER OVERLIJDEN INSCHRIJVING VERBLIJFPLAATS KIND VERBLIJFSTITEL GEZAGSVERHOUDING REISDOCUMENT VERWIJZING k. Brandweerk. Brandweer PERSOON OVERLIJDEN VERBLIJFPLAATS VERWIJZING BIJLAGE3 De woningcorporaties HaagWonen Staedion Vestia ten behoeve van publiekrechtelijke taken op het gebied van de volkshuisvesting: eerlijke verdeling volkshuisvesting (inclusief de afwikkeling van huurovereenkomsten), bestrijding woonfraude, handhaving en toezicht. corporaties PERSOON SOFI-NUMMER/BURGERSERVICENUMMER OUDER1 OUDER2 NATIONALITEIT PARTNER OVERLIJDEN INSCHRIJVING VERBLIJFPLAATS VERBLIJFSTITEL VERWIJZING GEZINSSAMENSTELLING TOELICHTING oktober 2006 In verband met de rechtstreekse toegang van de Brandweer, de Politie Haaglanden, de Dienst Primair Openbaar Onderwijs, de Haeghegroep en de drie Haagse woningcorporaties tot de kernregistratie natuurlijke personen dient het reglement gewijzigd te worden. Daarnaast krijgen de diensten DSO en SZW i.v.m. de fraudebestrijding toegang tot gegevens inz. reisdocumenten en de Bestuursdienst i.v.m. het woonwagenbeleid tot de oudergegevens. Verder zijn de bijlagen met de gegevens waartoe afnemers en raadpleger toegang hebben ingekort: de GBA-technische details zijn weggelaten, waardoor het document korter en duidelijker wordt. Tot slot wordt de term Burgerservicenummer geïntroduceerd en wordt rekening gehouden met de invoering van de GBA als basisregistratie.