Inkoop- en aanbestedingsvoorschriften ODRN (Omgevingsdienst Regio Nijmegen)

Inkoop- en aanbestedingsvoorschriften ODRNInkoop- en aanbestedingsvoorschriften ODRN In dit document zijn de spelregels en drempelbedragen opgenomen die aansluiten bij de Kadernota Inkoop van de ODRN. Dit document kan door het Dagelijks bestuur worden aangepast als bijvoorbeeld de drempelbedragen of andere regelgeving door de Europese of Landelijke overheid wijzigen. Verder kan dit document worden aangepast als er aan inkoop gerelateerde werkprocessen bij de ODRN worden gewijzigd. Stappenplan Aanbesteden is het proces dat voorafgaat aan het verstrekken van een opdracht aan een derde. Om te bepalen of en hoe (de spelregels) opdrachten aanbesteed moeten worden, kunnen de volgende stappen worden doorlopen: Stap1Bepaal welke categorie de aankoop betreft Er wordt onderscheid gemaakt in onderstaande categorieën: leveringen (aankoop, leasing, huur of huurkoop van producten) diensten (schoonmaak, onderhoud, reparatie, advies, inhuur personeel) werken (bouwkundige en civieltechnische werken; wegen-, water-, spoorwegbouw) Het is soms moeilijk om aan te geven wat je als werk, dienst of levering moet beschouwen. De juiste keuze maken is vooral van belang voor stap 3. Team Inkoop kan hier advies in geven. Stap2Bepaal de opdrachtwaarde Voor het bepalen van de opdrachtwaarde moet uitgegaan worden van de feitelijke aanschaf, duur (bv raamovereenkomst voor levering van pc'

1. s)of inhuur(periode) inclusief alle opties en verlengingen. Voorbeelden Stel je wilt een auto kopen met optioneel een extra set winterbanden en een trekhaal. Dan moet je voor het bepalen van de opdrachtwaarde uitgaan van de kosten voor de auto, winterbanden en trekhaak. Eventuele additionele service, zoals onderhoud of pechservice, dient ook meegenomen te worden. Stel je wilt een externe adviseur inhuren. Je bepaalt de inhuurperiode zoals je die op dat moment voorziet met een eventuele verlengingsmogelijkheid. De looptijd bepaal je als volgt: als een bepaalde termijn is afgesproken, dan neem je die termijn; weet je de termijn niet of is het voor onbepaalde tijd, dan meot je voor de vaststelling van de opdrachtwaarde de duur van 4 jaar nemen. Stap3Bepaal welke inkoopprocedure van toepassing is De categorie en de opdrachtwaarde bepalen welke inkoopprocedure van toepassing is. Er zijn diverse variaties in aanbestedingsprocedures mogelijk. Bij iedere aanbesteding boven de €50.000,- moet de keuze worden vastgesteld in het projectplan. De keuzes zijn: enkelvoudige onderhandse procedure; meervoudig onderhandse procedure; openbare procedure zonder voorafgaande selectie; niet-openbare procedure met voorafgaande selectie; gunning via onderhandeling; concurrentiegerichte dialoog. Bij aanbestedingen waarbij wij zelf partijen uitnodigen, wordt gekeken of er regionale ondernemers zijn, die mee kunnen dingen naar de opdracht. Onderstaande drempelbedragen gelden tot en met 31 december 2015 en zijn exclusief BTW. Hiervoor gelden de volgende bedragen: Werken Diensten en leveringen Procedure Publicatie offerteaanvraag <€250.000 <€50.000 Enkelvoudig Onderhandse aanbesteding (
2. a)Offerteaanvraag naar één aanbieder €250.000 - €1.500.000 €50.000 - €207.000 Meervoudig Onderhandse aanbesteding (
3. b)Offerteaanvraag naar minimaal 3 en maximaal 5 €1.500.000 - €5.186.000 n.v.t. Nationale aanbesteding (c,
4. d)TenderNet >€5.186.000 >€207.000 Europese aanbesteding (c,d,e,
5. f)TenderNet n.v.t. >€207.000 Voor IIB. Diensten Europese aanbesteding (
6. b)Offerteaanvraag naar minimaal 3 (waarvan 2 regionale) aanbieders plus publicatie gunning op TenderNet Stap4In de projectplannen specifiek een apart hoofdstuk opnemen voor Inkoop als het in te kopen bedrag meer bedraagt dan €50.000,- In het hoofdstuk Inkoop wordt het volgende aangegeven: hoe hoog het ingeschatte bedrag voor de inkoop is; welke procedure gevolgd wordt; hoe de aanbesteding verder georganiseerd wordt en wie waar verantwoordelijk voor is. Stap5Uitvoering van de inkoopprocedure Bij de uitvoering van de procedure wordt minstens aandacht geschonken aan de volgene onderdelen: Duurzaamheid; Social return; Uitsluitingsgronden van partijen; Eisen en wensen; Beoordelingssystematiek op basis van EMVI (economisch meest voordelige inschrijving); Contractbeheer en administratieve voorwaarden; Verantwoordelijkheden binnen het proces; Vastleggen van gegevens. Uitzondering en Afwijken van de voorschriften Het is niet toegestaan af te wijken van aanbestedingsprocedures boven de Europese drempel. Wel kunnen de uitzonderingen zoals deze in de Aanbestedingswet 2012 zijn defenieerd, worden gebruikt. Het afwijken van vastgestelde aanbestedingsprocedures onder de Europese drempel is, in analogie met de uitzonderingen gedefinieerd in de Aanbestedingswet 2012, alleen toegestaan bij: dwingende spoed zwaarwegende technische, artistieke, economische of bestuurlijke redenen. De motivatie dient schriftelijk worden vastgelegd en ter accordering worden voorgelegd aan de directeur. BijlageWat zijn IIa en IIb diensten? Bij de aanbesteding van Diensten bestaat van onderverdeling tussen diensten waarbij het volledige regime van de Europese aanbestedingsrichtlijnen van toepassing is (IIa) en diensten waarbij slechts een zeer beperkt gedeelte van de Europese aanbestedingsrichtlijnen (IIb) van toepassing is. De IIb diensten zijn aangemerkt als diensten die geen bijdrage leveren aan de eenwording van de interne markt omdat de diensten door nationale dienstverleners (moeten) worden uitgevoerd. Bij IIb diensten is het alleen verplicht om de gunning te publiceren en de algemene regels van het EU verdrag en de regels van technische specificatie in acht te nemen. De onderverdeling is neergelegd in de richtlijn zelf en is in het Besluit aanbestedingsregels overheidsopdrachten (Bao) uitgewerkt in twee bijlagen (IIa en IIb), waarin verschillende categorieën van diensten zijn opgesomd. Onderstaande lijst is op 15 september 2008 van kracht geworden na een wijziging van CPV codes. 2A-Diensten waarop de volledige procedure van toepassing is 2B-Diensten waarop de beperkte procedure van toepassing is 1. Onderhoud en reparatie 17. Hotels en restaurants 2. Vervoer te land, met ingebrip van vervoer per pantserwagen en koerier, met uitzondering van postvervoer 18. Vervoer per spoor 3. Luchtvervoer van passagiers en vracht, met uitzondering van postvervoer 19. Vervoer over water 4. Postvervoer te land en door de lucht 20. Vervoersondersteunende activiteiten 5. Telecommunicatie 21. Rechtskundige diensten 6. Diensten van financiële instellingen:
7. a)verzekeringsdiensten
8. b)bankdiensten en diensten i.v.m. beleggingen 22. Arbeidsbemiddeling 7. Diensten in verband met computers 23. Opsporen en beveiliging, met uitzondering van vervoer per pantserwagen 8. Onderzoeks- en ontwikkelingswerk 24. Onderwijs 9. Accountants en boekhouders 25. Gezondheidszorg en maatschappelijke zorg 10. Markt- en opinieonderzoek 26. Cultuur, sport en recreatie 11. Advies inzake bedrijfsvoeringen 27. Overige diensten 12. Diensten van architecten; diensten van ingenieurs en geïntegreerde diensten van ingenieurs bij kant-en-klaar opgeleverde projecten; diensten in verband met stedenbouw en landschapsarchitectuur; dienstne in verband met aanverwante wetenschappelijke en technische adviezen; diensten voor keuring en controle 13. Reclamewezen 14. Reiniging van gebouwen en beheer van onroerende goederen 15. Uitgeven en drukken, voor een vast bedrag of op contractbasis 16. Straatreiniging en afvalverzameling; afvalwater verzameling en -verwerking en aanverwante diensten