VERORDENING OP DE AUDITCOMMISSIE GEMEENTE BAARN (Baarn)

VERORDENING OP DE AUDITCOMMISSIE GEMEENTE BAARNHoofdstuk1Begripsbepalingen Artikel1Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: Adviseurs van de commissie: een of meerdere door de auditcommissie uitgenodigde betrokkenen en deskundigen, met als taak het adviseren over door de auditcommissie aan hen voorgelegde kwesties en vraagstukken. Tot de adviseurs kunnen ook gerekend worden: de algemeen directeur, directeur bedrijfsvoering, senior controller, de griffier, evenals leden van het college van burgemeester en wethouders. Gestreefd wordt naar zoveel mogelijk continuïteit onder de adviseurs: tot de ‘vaste’ adviseurs worden gerekend de wethouder financiën en de managers bedrijfsvoering. Accountantcontrole: de jaarlijkse financiële onderzoeken door of namens de door de raad aangewezen accountant; Auditcommissie: de commissie die is ingesteld bij besluit van de gemeenteraad en die ten doel heeft het aansturen van de accountant; het coördineren van de financiële onderzoeken binnen de gemeente, conform hetgeen gesteld is in het Besluit Begroten en Verantwoorden, en het bewaken van het geheel van de ontwikkelingen betreffende de gemeentelijke financiële controle; Lid: een door de raad aangewezen lid van de raad die zitting heeft in de auditcommissie; Voorzitter: de door de raad aangewezen voorzitter, dan wel plaatsvervangend voorzitter van de auditcommissie; Hoofdstuk2Instelling, taken en samenstelling Artikel2Instelling De raad stelt een auditcommissie accountantscontrole in, zoals bedoeld in artikel 84 Gemeentewet, betreffende de instelling van ‘andere’ commissies. Artikel3Taken van de auditcommissie De auditcommissie heeft de volgende taken: Het onderhouden van de contacten met de door de raad aangewezen accountant; Het coördineren van de financiële onderzoeken en accountantscontrole; Het adviseren van zowel de raad als de door de raad aangewezen accountant betreffende specifieke onderwerpen van de accountantscontrole; Het aansturen van de door de raad gewenste ontwikkelingen met betrekking tot de aard, omvang, werkwijze en inhoud van de accountantscontrole, binnen de daarvoor geldende wettelijke bepalingen. Artikel4Samenstelling auditcommissie De auditcommissie bestaat uit maximaal vier raadsleden, maximaal één commissielid per fractie, tenzij de raad anders beslist. De commissieleden worden door de raad benoemd. Bij verhindering of afwezigheid kan een commissielid zich laten vervangen door een ander raadslid. Artikel5Voorzitter De commissie wijst uit haar midden één van de commissieleden, bedoeld in het eerste lid van artikel 4, als voorzitter aan, voor de duur van een jaar. Daarna wordt een van de andere leden aangewezen als voorzitter, zodat het voorzitterschap jaarlijks rouleert. De voorzitter draagt zorg voor bijeenroepen van de vergaderingen van de auditcommissie, het leiden van de vergaderingen, het doen naleven van deze verordening en voor al hetgeen deze verordening hem opdraagt; De auditcommissie wijst uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan, die de vergadering voorzit bij verhindering of afwezigheid van de voorzitter; Artikel6Zittingsduur en vacatures 1.De zittingsperiode van een commissielid, de voorzitter en hun plaatsvervangers eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad. 2.De raad kan de voorzitter, dan wel een ander commissielid, ontslaan. 3.Een commissielid, de voorzitter en hun plaatsvervangers kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat in zodra er een ander commissielid is benoemd. Artikel7Ondersteuning 1.De auditcommissie wordt secretarieel ondersteund vanuit de griffie, onder toezicht en aansturing van de voorzitter/griffier. 2.De griffier, of diens plaatsvervanger, is in principe bij elke vergadering aanwezig. Hoofdstuk3De aanwezigheid van adviseurs Artikel8Adviseurs De voorzitter kan besluiten één of meerdere adviseur(s) uit te nodigen de vergaderingen van de auditcommissie bij te wonen, hetzij op voorstel van de auditcommissie, hetzij op verzoek van de betreffende adviseur, hetzij op voorstel van de gemeentelijke accountant. Hoofdstuk4Vergaderingen Artikel9Vergaderfrequentie / quorum 1.De auditcommissie stelt de frequentie van de vergaderingen vast, alsmede de dagen waarop wordt vergaderd. 2.De auditcommissie vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt, dan wel hiertoe een verzoek wordt ingediend door een commissielid of door een adviseur. 3.De voorzitter kan, in bijzondere gevallen, een andere dag c.q. aanvangsuur bepalen waarop de vergadering zal plaatsvinden, alsmede een andere vergaderplaats aanwijzen. 4.De vergadering van de auditcommissie zal slechts doorgang vinden indien ten minste de helft van de door de raad benoemde leden aanwezig is. Artikel10Niet openbaar 1.De vergaderingen en de verslagleggingen van de auditcommissie zijn niet openbaar, overeenkomstig artikel 84, derde lid van de Gemeentewet, tenzij de auditcommissie anders beslist. 2.Artikel 86 van de Gemeentewet, betreffende bepalingen inzake geheimhouding, is van overeenkomstige toepassing. Artikel11Inlichtingen De auditcommissie zal de raad en het college periodiek inlichtingen verstrekken aangaande haar werkzaamheden en in ieder geval wanneer en zo vaak de raad of het college dit wenselijk acht. Artikel12Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als de verordening op de auditcommissie gemeente Baarn. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van de gemeente Baarn d.d. 8 september 2010De griffier De voorzitter