Uitvoeringsregeling behorend bij het ‘Besluit openstellen elektronische weg indienen zienswijzen en bezwaarschriften Veendam 2015’Het college van burgemeester en wethouders van Veendam, Gelet op het ‘Besluit openstellen elektronische weg indienen zienswijzen en bezwaarschriften Veendam 2015’, BESLUIT met betrekking tot de uitvoering van het ‘Besluit openstellen elektronische weg indienen zienswijzen en bezwaarschriften Veendam 2015’ de volgende bepalingen vast te stellen: AfdelingAZienswijzen Artikel1Elektronische indiening zienswijzen 1.Elektronisch ingediende zienswijzen worden alleen in behandeling genomen wanneer deze zijn verzonden via een daarvoor bestemd webformulier. 2.Het in het vorige lid bedoelde webformulier is toegankelijk via de gemeentelijke website www.veendam.nl dan wel via een aan de gemeentelijke website gekoppelde website. 3.Op het webformulier dat via de gemeentelijke website toegankelijk is, dienen in ieder geval te worden ingevuld: naam, adres en emailadres van de indiener; een omschrijving van het ontwerpbesluit of –plan; de inhoud van de zienswijze. 4.Verzending via een webformulier vindt plaats door de op het webformulier gevraagde en ingevulde gegevens te verzenden via de betreffende website. 5.Zienswijzen die op een andere elektronische wijze dan in lid 4 genoemd worden ingediend, bijvoorbeeld via email-, SMS-, MMS-, What’sApp- of faxbericht, al dan niet als printscreen, kopie of foto, worden niet in behandeling genomen. Artikel2Indiening zienswijzen door groepen Groepen personen die gezamenlijk elektronisch een zienswijze willen indienen, doen dit door:
- a)één persoon het webformulier te laten invullen en verzenden, en
- b)een lijst met namen van de overige personen uit de groep als bijlage bij het webformulier te voegen, welke lijst is ondertekend door die overige personen. AfdelingBBezwaarschriften Artikel3Elektronische indiening bezwaarschriften 1.Elektronisch ingediende bezwaarschriften worden alleen in behandeling genomen wanneer deze zijn verzonden via een daarvoor bestemd webformulier, waarvoor een DigiD-inlogcode is vereist. 2.Het in het vorige lid bedoelde webformulier is toegankelijk via de gemeentelijke website www.veendam.nl. 3.Het webformulier voldoet voor wat betreft de te vragen gegevens in ieder geval aan artikel 6:5 van de Algemene wet bestuursrecht. 4.Verzending via een webformulier vindt plaats door de op het webformulier gevraagde en ingevulde gegevens te verzenden via de gemeentelijke website. 5.Bezwaarschriften die op een andere elektronische wijze dan genoemd in lid 4 worden ingediend, bijvoorbeeld via email-, SMS-, MMS-, What’sApp- of faxbericht, al dan niet als printscreen, kopie of foto, worden niet in behandeling genomen. Artikel4Ondertekening elektronisch ingediend bezwaarschrift Als elektronische handtekening ter ondertekening van het bezwaarschrift als bedoeld in artikel 2:16 Algemene wet bestuursrecht moet gebruik worden gemaakt van DigiD. Artikel5Indiening bezwaarschrift door gemachtigde Indien het bezwaarschrift door een gemachtigde in de zin van artikel 2:1 Algemene wet bestuursrecht wordt ingediend, dient als bijlage bij het webformulier een bewijs van machtiging te worden gevoegd. AfdelingCAlgemeen Artikel6Tijdstip ontvangst elektronisch bericht; ontvangstbevestiging 1.Als tijdstip van ontvangst van een elektronisch bericht geldt het tijdstip waarop het bericht het systeem voor gegevensbewerking van de gemeente Veendam heeft bereikt. 2.Na binnenkomst van het elektronisch bericht wordt automatisch een elektronische ontvangstbevestiging naar het door de indiener opgegeven emailadres verstuurd. Hiermee wordt aangegeven dat het bericht, technisch gezien, in goede orde is ontvangen. 3.Bij gebruik van de elektronische weg ligt het risico van het niet of te laat bereiken van het bestuursorgaan, totdat de ontvangstbevestiging is ontvangen, bij de verzender. Na de ontvangst van de technische ontvangstbevestiging ligt de verantwoordelijkheid bij het bestuursorgaan. Artikel7Weigering van elektronische berichten 1.Elektronische berichten worden geweigerd en niet in behandeling genomen indien:
- a)De virusscanner een virus in het bericht dan wel bijlage vermoedt of detecteert;
- b)Het bericht inclusief bijlagen groter is dan 20 MB of een andere omvang indien dat bij de bekendmaking van een specifiek ontwerpbesluit of ontwerpplan expliciet is vermeld;
- c)De bijlagen zijn aangeleverd in een ander bestandsformaat dan: - MS-Office DOC(X); - MS-Office XLS(X); - Digitale foto’s JPEG; - Adobe PDF; - Autocad DWG. 2.Geweigerde elektronische berichten worden geacht niet te zijn ontvangen. 3.Zienswijzen die op grond van het eerste lid zijn geweigerd, kunnen schriftelijk dan wel mondeling worden ingediend. 4.Bezwaarschriften die op grond van het eerste lid zijn geweigerd, kunnen schriftelijk worden ingediend. Artikel8Wijze van verzending van aanvullende informatie 1.Aanvullende informatie en bijlagen kunnen onverminderd het bepaalde in artikel 7 lid 1 sub b digitaal bij het te gebruiken webformulier, via een webdienst voor bestandsuitwisseling , of apart schriftelijk, worden ingediend. 2.Bij het via een webdienst voor bestandsuitwisseling, of schriftelijk, indienen van aanvullende informatie en bijlagen moet worden verwezen naar het bijbehorende webformulier, indien mogelijk met een kenmerk. Artikel9Onvoorziene omstandigheden In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college. Artikel10Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking. Artikel11Citeertitel Deze regeling wordt aangehaald als “Uitvoeringsregeling openstellen elektronische weg indienen zienswijzen en bezwaarschriften Veendam 2015’”. Aldus besloten in de vergadering van 15 september 2015, Burgemeester en wethouders van Veendam, burgemeester, secretaris, S.B. Swierstra A. Castelein Algemene en artikelsgewijze toelichting op de Uitvoeringsregeling behorend bij het ‘Besluit openstellen elektronische weg indienen zienswijzen en bezwaarschriften Veendam 2015’ Door middel van het ‘Besluit openstellen elektronische weg indienen zienswijzen en bezwaarschriften Veendam 2015’ hebben de raad, het college en de burgemeester van Veendam besloten om de elektronische weg open te stellen voor zienswijzen en bezwaarschriften die bij hen kunnen worden ingediend (uitgezonderd personele bezwaren). In datzelfde besluit hebben de raad en de burgemeester aan het college de bevoegdheid gegeven om nadere regels te stellen. In onderhavige regeling stelt het college deze nadere regels vast. Artikel1Elektronische indiening zienswijzen; Artikel 3 Elektronische indiening bezwaarschriften Om het elektronisch verkeer beheersbaar te houden is ervoor gekozen te werken met een webformulier - dat is te bereiken via de website van de gemeente en (voor zienswijzen) via een daaraan gekoppelde website – en om alle andere mogelijke vormen van elektronisch verkeer uit te sluiten. Op die manier kan ten eerste gestuurd worden op de gegevens die de burger dient aan te leveren, en ten tweede wordt voorkomen dat er bijvoorbeeld e-mails worden verzonden naar diverse emailadressen binnen de organisatie en daar rond gaan zwerven of zoekraken. Artikel2Indiening zienswijzen door groepen Het komt geregeld voor dat een zienswijze wordt ingediend door een groep personen, bijvoorbeeld een groep buren of omwonenden. Om efficiënt met dit soort situaties om te gaan, is deze bepaling opgenomen. Artikel4Ondertekening elektronisch ingediend bezwaarschrift Een bezwaarschrift dient te zijn voorzien van een handtekening. DigiD voldoet aan de eisen die de Algemene wet bestuursrecht (Awb) stelt aan de ondertekening van elektronische berichten. NB. Een zienswijze kan zowel mondeling als schriftelijk worden ingediend, en de Awb stelt niet als eis dat een zienswijze moet zijn voorzien van een handtekening. Daarom is de eis van ondertekening door middel van DigiD niet opgenomen in Afdeling A van deze regeling. Artikel6Tijdstip ontvangst elektronisch bericht; ontvangstbevestiging De Awb kent een aparte regeling voor het registreren van tijdstip van ontvangst van een elektronisch bericht ten opzichte van ontvangst van reguliere post; artikel 6 is in overeenstemming met die bepalingen. Doordat de indiener van een elektronisch bericht een emailadres dient op te geven, kan automatisch een (technische) ontvangstbevestiging worden verstuurd. Hiermee wordt echter alleen kenbaar gemaakt dat er een bericht is ontvangen door de gemeente, het zegt nog niets over de compleetheid, ontvankelijkheid, etc. Dit zal hierna nog handmatig moeten worden gecontroleerd en bevestigd. Artikel7Weigering van elektronische berichten Hier moet een onderscheid worden gemaakt tussen bezwaarschriften en zienswijzen: lid 2: zienswijzen mogen (naast elektronisch) zowel schriftelijk als mondeling worden ingediend lid 3: bezwaarschriften mogen (naast elektronisch) slechts schriftelijk worden ingediend Artikel8Wijze van verzending van aanvullende informatie Bij het webformulier kunnen bestanden als bijlage worden gevoegd. Dit heeft vanuit efficiency-oogpunt uiteraard de voorkeur, maar er moet ook een mogelijkheid zijn om aanvullende informatie op een andere wijze aan te leveren. Het moet dan wel zijn te achterhalen bij welk elektronisch bericht de aanvullende informatie behoort. Er is gekozen voor het begrip ‘schriftelijk’, omdat dit zowel ziet op aanleveren per reguliere post als op in persoon afgeven aan de balie van het gemeentehuis. Bij het begrip ‘webdienst voor bestandsuitwisseling’ kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een dienst als WeTransfer.