Archiefverordening 2016 (Almere)

Archiefverordening 2016Inleidende tekst De Raad maakt bekend dat zij in haar vergadering van 1 december 2016 heeft besloten om de Archiefverordening 2016 vast te stellen, De Archiefverordening 2011 is ingetrokken. De Archiefverordening 2016 bevat voorschriften aan het college inzake de zorgplicht voor de archieven en de verantwoording daarover aan de raad. De Archiefverordening 2016 treedt op de dag na bekendmaking in dit Gemeenteblad in werking. Archiefverordening 2016 HoofdstukI.Algemene bepalingen Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder: a. de wet: de Archiefwet; b. de raad: de Gemeenteraad van Almere; c. het college: het College van Burgemeester en Wethouders van Almere; d. de stadsarchivaris: de overeenkomstig artikel 32, lid 3 van de wet door het college benoemde gemeentearchivaris; e. de beheerder: degene die ingevolge artikel 3 van de wet is belast met het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; f. collectie: informatie die met een vooraf bepaald doel bijeen is gebracht is en een gemeenschappelijk criterium kent. HoofdstukII.De zorg van het college voor de archiefbescheiden Artikel2 Het college wijst een of meer beheerders aan. Artikel3 Het college stelt voorschriften vast voor de beheerder. HoofdstukIII.Toezicht en verslaglegging Artikel4 Het college overlegt jaarlijks een verslag aan de raad over de zorg, waarin zijn opgenomen de bevindingen van de stadsarchivaris op basis van het uitgevoerde archieftoezicht. HoofdstukIV.Opname van archiefbescheiden en collecties in de archiefbewaarplaats Artikel5 De stadsarchivaris is bevoegd om nadere regels te stellen inzake de raadpleging van archiefbescheiden die in de archiefbewaarplaats berusten. HoofdstukV.Slotbepalingen Artikel6 Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening 2016. Artikel7 Deze Archiefverordening treedt in werking met ingang van de datum van bekendmaking. Artikel8 De Archiefverordening 2011, vastgesteld op 19 januari 2012, wordt ingetrokken per datum inwerkingtreding van deArchiefverordening Almere. Vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Almere op 24 november 2016 De griffier, De voorzitter, J.D. Pruim F. Weerwind Toelichting Algemeen.De wet schrijft voor dat de raad een verordening vaststelt over de zorg voor de archiefbescheiden (art. 30, lid 1) en over het toezicht over het beheer van archiefbescheiden (art 32, lid 2). Deze Archiefverordening bevat daarnaast bepalingen die bewerkstelligen dat de raad zijn controlerende taak ten aanzien van het college kan uitvoeren. Artikel 2.De reden voor opname van dit artikel is dat de wet niet expliciet voorschrijft dat het college een of meer beheerders aanwijst voor archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Met dit artikel wordt het college in staat gesteld om een of meerdere beheerders aan te wijzen. Redenen om meer beheerders aan te wijzen, kunnen bijvoorbeeld zijn: ketenafspraken met andere bestuursorganen, aansluiting op gemeenschappelijke voorzieningen en/of aansluiting op mandaatbesluiten van het college. Artikel 3.Dit artikel is opgenomen om het college in staat te stellen om een besluit te nemen over de wijze waarop de beheerder zijn taken dient uit te voeren. Artikel 4.Dit artikel is opgenomen om de overzichtelijkheid van de verslaglegging van het college aan de raad te waarborgen en om procesmatig aan te sluiten bij afspraken inzake de begrotingscyclus van de gemeente en inzake het Interbestuurlijk Toezicht. Artikel 5.Dit artikel is opgenomen om de informatie die in de archiefbewaarplaats berust, zo toegankelijk mogelijk te kunnen maken. Vooral ten aanzien van de toegankelijkheid van digitale informatie kunnen extra maatregelen gewenst zijn.