Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Nijkerk houdende regels omtrent digitale en analoge archiefbescheiden Archiefverordening 2017 (Nijkerk

Archiefverordening 2017 De raad van de gemeente Nijkerk; gelezen het collegevoorstel van 14 maart 2017; gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995; b e s l u i t : de volgende verordening vast te stellen: Archiefverordening 2017 Artikel1Definities In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet; archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats, waaronder een e-depot; archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte, waaronder een serverruimte; college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nijkerk; e-depot: het geheel van hardware, software en procedures dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt; serverruimte: ruimte met voorzieningen voor de opslag en bewaring van digitale informatie; wet: de Archiefwet

1. Artikel2Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit Het college draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Artikel3Kwaliteitssysteem Het college stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast. Artikel4Middelen Het college draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Artikel5Personeel Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Artikel6Beheervoorschriften Het college draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden. Artikel7Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden Het college wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de secretaris. Artikel8Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden Het college wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de secretaris. Artikel9Archiefbewaarplaats Het college wijst een archiefbewaarplaats aan, waaronder een e-depot. Artikel10Verantwoording Het college rapporteert jaarlijks in de paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag aan de raad over het informatiebeheer en het beheer van de archiefbescheiden. Artikel11Intrekking De Archiefverordening 2006, raadsbesluit 2006-018/1, wordt ingetrokken. Artikel12Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de bekendmaking. Artikel13Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening
2. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Nijkerk op 20 april 2017,de griffier, mevrouw A.G. Verhoef-Franken de voorzitter, de heer mr. drs. G.D. RenkemaTOELICHTING Algemeen De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening. Deze Archiefverordening dient daartoe. Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet
3. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd. Het college neemt op grond van deze verordening een aantal besluiten. Het beheer van de archiefbescheiden wordt nader geregeld in het Besluit Informatiebeheer, op grond van artikel
4. De taken en verantwoordelijkheden van de secretaris ten aanzien van het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden vermeld in diens benoemingsbesluit. Ten slotte wordt een besluit genomen ter aanwijzing van de archiefbewaarplaats waaronder begrepen een e-depot. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 archiefbescheiden Met dit wettelijke begrip wordt bedoeld het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente. Dit ongeacht de vorm of de leeftijd van de archiefbescheiden. Het begrip ‘archiefbescheiden’ omvat dus niet alleen de traditionele papieren documenten maar ook alle andere gegevensdragers, met name digitale bestanden. archiefbewaarplaats Dit is de locatie waarheen blijvend te bewaren archiefbescheiden conform de wet worden overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling. Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale archiefbescheiden: het e-depot. archiefruimte Ruimte of beheeromgeving waar de blijvend te bewaren analoge of digitale archiefbescheiden na afhandeling worden bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht. Artikel 2 Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet. Artikel 3 De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. De toelichting op dit artikel stelt: ‘De kern van dit artikel is dat elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken.’ Het beheer van de archiefbescheiden dient vervolgens te voldoen aan de eisen onder andere door deze regelmatig te toetsen. Artikel 8 Artikel 32, eerste lid, van de wet bepaalt dat, wanneer geen archivaris is benoemd, de secretaris de archiefbewaarplaats beheert. Artikel 9 Dit is bepaald in artikel 31 van de wet. Artikel 10 Voor de gewenste verslaglegging is evenals in de Archiefverordening 2006, gekozen voor een integrale verslaglegging via de paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag.